Rubrik: ECM
10. Mai 2011
Archivierung, ECM
LORENZ Orga-Systeme entwickelt cloudfähige Lösung für die Rechnungsprüfung
Die LORENZ Orga-Systeme GmbH aus Frankfurt, Mitglied der Compass-Gruppe, bietet jetzt ein fertiges Workflow-Anwendungsmodul für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen speziell für den Mittelstand. Der mandantenfähige „FlowManager Invoice“ wird wahlweise lokal installiert oder zur Cloud-Nutzung angeboten.
Die Lösung basiert auf dem erprobten Workflowsystem 2Charta-BPM, mit welchem Lorenz Orga bereits seit Jahren erfolgreich ist. Kommunen und Firmen erledigen mit 2Charta-BPM als webbasiertem state-of-the-art Workflow heute ihre Vorgänge elektronisch, beschleunigen Anträge oder bearbeiten ihre Eingangsrechnungen papierlos.
Konzipiert wurde der FlowManager als standardisiertes, komplettes Produkt, welches sich unmittelbar in bereits vorhandene Finanz-Buchhaltungs- und Archivsysteme integriert ist. Ein Anwender des neuen Produktes ist z.B. die bü-tec Büro-Maschinen Handels GmbH, welche damit ihre Arbeitsabläufe optimiert und beschleunigt. Eine Besonderheit dort war die Konnektivität zum externen Steuerberater als integrierten Bestandteils des Workflowprozesses.
Durch seine strategische Zusammenarbeit mit verschiedenen Rechenzentren der öffentlichen Hand, darunter Ekom21, verfügt Lorenz Orga seit vielen Jahren über besondere Expertise bei mietbaren ASP-Lösungen – heute als Cloud-Computing bekannt. Über 400 Kunden schwören auf diese Form der Nutzung der DMS- und BPM- Anwendungen von Lorenz Orga und profitieren von der preiswerten monatlichen Nutzungsgebühr statt dem Kauf von Software-Lizenzen. Diesen Service bietet Lorenz Orga mit FlowManager Invoice nun auch Kunden aus dem Mittelstand. Die Rechnungen werden dabei im Unternehmen gescannt, die weitere Bearbeitung läuft innerhalb der Cloud-Workflow-Lösung. www.lorenz-orga.de
ECM
Sicherheitslücken in neuer WebGL-Technologie – Risiko für Computer und persönliche Daten
Das Research-Team der Context Information Security, einer international agierenden Sicherheitsberatung, hat ernsthafte Sicherheitslücken in der im März vorgestellten, neuen WebGL-Technologie gefunden. Mit WebGL werden 3D-Grafiken im Browser so detailreich und schnell dargestellt, wie in lokal installierten Spielen oder Anwendungen. Da neben stationären Rechnern und Notebooks auch andere Geräte wie beispielsweise Smartphones das neue WebGL unterstützen, rechnen die Experten mit einer besonders schnellen Verbreitung und somit potenzierten Gefahrenquelle. Die Schwachstellen befinden sich auf der Design-Ebene. Laut Context haben Schadprogramme von verseuchten Web-Seiten über die Grafikkarte einen fast ungehinderten Zugang auf das eigene Endgerät. So entsteht eine Hintertür für Hacker: Alle Daten auf den mit dem Internet verbundenen Geräten sind potenziell gefährdet. Betroffen sind Computer und mobile Endgeräte, auf denen die Betriebssysteme Linux, OS X oder Windows laufen und welche die Browser Firefox 4, Safari oder Google Chrome nutzen.
0 Kommentare »3. Mai 2011
DMS, ECM
HP stellt HP Exstream 8.0 MR2 zur Dokumentenautomatisierung vor
Mit HP Exstream 8.0 MR2 (Managed Release 2) bringt HP eine neue Version seiner Software-Plattform zur Dokumentenautomatisierung auf den Markt. Die aktualisierte Lösung macht es für Unternehmen künftig noch einfacher, personalisierte Kundenkommunikation zu erstellen, zu bearbeiten oder zu produzieren – und das unabhängig von deren Komplexität oder Output-Kanal. HP Exstream 8.0 zeichnet sich durch vier wesentliche Verbesserungen in den Bereichen Mehrkanal-Kommunikation, Collaborative Tools, interaktive Dokumente sowie mehrsprachige Kommunikation gegenüber der Vorgängerversion aus.
0 Kommentare »2. Mai 2011
DMS, e-mail-management, ECM, Input Management
Zentrale Verarbeitung von dezentral erzeugten Dokumenten
Compart, Anbieter von skalierbaren und plattformunabhängigen Output-Management-Systemen (OMS), erweitert ihr Portfolio: Mit DocBridge FileCab steht Unternehmen jeder Größe und Branche ab sofort eine Lösung für die Integration von dezentral erzeugter Korrespondenz in die zentrale Dokumentenverarbeitung und -ausgabe zur Verfügung. Das betrifft vor allem Office-Dokumente, die an PC-Arbeitsplätzen erstellt werden. DocBridge FileCab zentralisiert diese Prozesse, indem die individuellen Schreiben in die Massenverarbeitung eingebettet werden – für alle gängigen Kanäle wie Druck, E-Mail, Webportal, Archiv etc. Auch die Ausgabe als E-Postbrief ist möglich.
0 Kommentare »26. April 2011
DMS, e-mail-management, ECM
Kölner Studentenwerk profitiert von modernem Dokumentenmanagement
Die ALOS GmbH, beratendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Lösungen mit Sitz in Köln, hat die Dokumentenmanagement-Software OCR for AnyDoc in der Abteilung Gebäude-Management des Kölner Studentenwerks implementiert. Die Software kommt in erster Linie bei der Erfassung von Reparaturaufträgen zum Einsatz.
Individuelle Formulare und Personalentlastung
Die Lösung unterstützt die Mitarbeiter bei der Erfassung handschriftlich ausgefüllter Arbeitsaufträge, die bei Wartungsarbeiten oder größeren Reparaturen in den vom Studentenwerk betreuten Gebäuden auftreten. Jedem Auftrag wird ein eigens dafür kreiertes Formular zugeordnet, in dem ein Barcode, die Arbeitszeit, die Arbeitsleistung und weitere spezifische Informationen aufgeführt werden. Bislang wurden diese Formulare zwar eingescannt, die Werte der für das Rechnungswesen relevanten Felder mussten aber manuell eingetragen werden, was zu erhöhten Personalkosten führte. Durch das automatische Auslesen der Dokumente entfällt dieser Prozess.
Präzise Datenerfassung
OCR for AnyDoc erkennt automatisch die Strukturen des Layouts und liest die entsprechenden Formularzonen aus. Zusätzlich verfügt es über ein Qualitätsverfahren, das den gescannten Bereich je nach Anforderungen weiterbearbeitet. So können Formulare aufgehellt, entzerrt oder bereinigt werden. Zudem werden schlecht lesbare Zeichen automatisch ergänzt und störende Linien entfernt.
Optimierter Workflow
Durch eindeutige Zuordnung können Daten im DocuWare-Archiv abgelegt und für alle relevanten Nutzer zugänglich gemacht werden. Anfragen und Auskünfte über den Status einer Reparatur können somit schneller bearbeitet werden. Desweitern unterstützt die automatische Weiterverarbeitung das Rechnungswesen durch Zuordnung der abzurechnenden Arbeitsstunden auf die verschiedenen Kostenstellen.
DMS, e-mail-management, ECM
Deutsche Firmen verbrennen Geld durch Fehler beim Dokumenten-Management
Viele deutsche Firmen verlieren durch Fehler beim Umgang mit digitalen Geschäftsunterlagen Geld. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie, die das Marktforschungsinstitut GMI im Auftrag der 1&1 Internet AG erhoben hat. Branchenübergreifend wurden für die Untersuchung insgesamt 1052 Beschäftigte aus kleinen und mittelständischen Unternehmen befragt. Jeder Dritte gab an, dass seinem Arbeitgeber schon ein finanzieller Schaden entstanden ist, weil beispielsweise eine wichtige Computerdatei nicht auffindbar war.
0 Kommentare »15. April 2011
ECM
Sieben Mehrwerte einer elektronischen Akte gegenüber einem Dokumenten-Management
Fachprozesse werden von einer elektronischen Akte weitaus besser unterstützt als von einem herkömmlichen Dokumenten-Management-System (DMS): Die ENTITEC AG, Hamburg, positioniert daher ihre Lösung für die elektronische Aktenführung als nächste Entwicklungsstufe. Während ein DMS die Verwaltung von Dokumenten und die Abwicklung von Standard-Workflow-Prozessen ermöglicht, kann der Anwender bei einer Aktenstruktur einen spezifischen Vorgang im Kontext der gesamten Akte betrachten. Dies erleichtert die Übersicht, spart sehr viel Zeit und führt in der Folge zu einem besseren Arbeitsergebnis.
0 Kommentare »ECM
Dokumentenlösung für E-Commerce und Versandhandel
Die Conspicaris GmbH (www.conspicaris.com) und die Objectif Lune GmbH (www.objectiflune.com), ein führendes Unternehmen im Bereich von PostScript- und Windows-basierten Drucklösungen sowie Workflow-Software, geben ihre Zusammenarbeit bekannt. Die Kooperation wendet sich an Versandhändler und Onlineshop-Betreiber, die flexible Druck- und Webdokumente benötigen.
0 Kommentare »6. April 2011
ECM
Weltweit digitales Vertragsmanagement bei Georg Fischer AG
Die Konzernrechtsabteilung der Georg Fischer AG, Schaffhausen, hat mit der Einführung eines unternehmensweiten digitalen Vertragsmanagements eine ganzheitliche Sicht und Transparenz auf das Vertragsportfolio des Unternehmens geschaffen. Eingeführt vom Systemintegrator entana business solutions wird die IT-Lösung helfen, die wichtigsten Verträge der Konzerngesellschaften zentral zu verwalten und Risiken aus Vertragsverhältnissen zu minimieren. Mit der angestrebten zentralen Erfassung wichtiger Verträge auf einem separaten Server kann die Rechtsabteilung wesentlich einfacher und direkter die Verträge überwachen, Complianceanforderungen sicherstellen oder unterschiedlichste Auswertungen vornehmen.
0 Kommentare »30. März 2011
ECM
Erfolgreiche ECM-Projekte – Organisation und Technik verbinden
Modernes Dokumentenmanagement unterstützt die Anwender in der Verwaltung und insbesondere der Bearbeitung von Informationen. Erfolgreiche Projekte erfordern die Auswahl der richtigen Software und die Anpassung der Strukturen, um wirklich besser und einfacher arbeiten zu können.
0 Kommentare »25. März 2011
ECM
SAP-integrierte Lösungen erleichtern internationale Rechnungsverarbeitung
Deutsche Maschinenbauer sind traditionell stark international aufgestellt. Unternehmen dieser Größenordnung erhalten täglich Hunderte von Ein-gangsrechnungen, deren manuelle Prüfung und kreditorische Buchung für die Finanzabteilungen hohen Zeitaufwand bedeuten. Um solche Prozesse zu beschleunigen und zusätzlich die in den verteilten Landesgesellschaften anfallenden Rechnungen schneller in den Prozess einzubinden, haben inzwischen viele Firmen den Umstieg auf IT-Lösungen für die automatische Erfassung und elektronische Weiterverarbeitung vollzogen.
0 Kommentare »16. März 2011
ECM
Neue Studie von Iron Mountain: Buchhaltungsabteilungen lassen sich Kosteneinsparungen entgehen
Unternehmen in ganz Europa nutzen Einsparungsmöglichkeiten in der Buchhaltung nicht, weil sie sich der tatsächlichen Kosten des Rechnungsmanagements nicht bewusst sind. Dies ergab eine neue Studie des Informationsmanagement-Experten Iron Mountain in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut YouGov. Die europäische Studie zeigt, dass fast die Hälfte aller Befragten die tatsächliche Höhe der Bearbeitungskosten pro Rechnung nicht kennt. Die gesamten Buchhaltungskosten für Eingangsrechnungen sind hier als die Gesamtausgaben für die Bearbeitung einer Rechnung einschließlich Personal-, IT- und Speicherungskosten definiert. Diese Kosten werden von 8 von 10 Befragten in Frankreich und Spanien sowie allen Befragten in Deutschland als akzeptabel angesehen. Die Teilnehmer in England sind hier vorsichtiger: Nur 4 von 10 Befragten erachten die Buchhaltungskosten als vertretbar.
Die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt stellt die Buchhaltung in Unternehmen und Behörden vor neue Herausforderungen. Entsprechend groß ist der Bedarf an optimierten Prozessen. Der europäische Geschäftsbereich Business Process Management (BPM) Services von Iron Mountain ist speziell auf diese Anforderungen ausgerichtet. Die Managed Services von Iron Mountain unterstützen Unternehmen beim Rechnungsmanagement und sind auf die Bearbeitung von 60 Milliarden Kreditorentransaktionen jährlich ausgelegt. Dazu wird eigens ein neues Verarbeitungszentrum in Bratislava eingerichtet. Die Services erlauben die effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Datenformaten und können nahtlos in bestehende ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integriert werden.
„Unsere Studie zeigt, dass viele Unternehmen zwar meinen, ihre Buchhaltungskosten im Griff zu haben. Tatsächlich wissen sie aber nicht, wie viel die Bearbeitung einer Rechnung kostet“, sagt Bettina Wonsag, Geschäftsführerin Business Process Management, Europe, Iron Mountain. „Viele Unternehmen sind sich der Tatsache gar nicht bewusst, dass hier ein enormes Einsparungspotenzial liegt. Unsere BPM-Services bieten Unternehmen vollständig digitale, kostensparende und effiziente Prozesse.“
Die BPM-Services von Iron Mountain
Die Services von Iron Mountain ermöglichen eine sichere, transparente und strukturierte Dokumentenverwaltung von der automatisierten Verarbeitung und Digitalisierung bis zur Speicherung und Wiederherstellung. Dazu gehören auch spezielle Services für die Rechnungseingangsbearbeitung, die Unternehmen bei der Bewältigung von Dokumenten-Prozessen unterstützen. Darüber hinaus basieren die BPM-Services auf einem standardisierten Ansatz, so dass Rechnungsdaten über mehrere Länder und juristische Einheiten hinweg sowie in jedem beliebigen Format und in jeder Sprache bearbeitet werden können. Das Angebot reicht von der Übernahme einzelner Prozessschritte bis hin zu einem umfassenden Managed Service.
„Der schnelle Austausch von Informationen und Dokumenten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn die Anzahl der Rechnungen steigt, stoßen viele Buchhaltungssysteme an ihre Grenzen, und Unternehmen müssen viel Geld in neue Hardware und Software investieren“, erklärt Wonsag. „Unsere neuen BPM-Services senken das mit derartigen Kapitalinvestitionen verbundene Risiko und gewährleisten die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie Daten- und Qualitätsstandards. Mithilfe der BPM Managed Services von Iron Mountain können Unternehmen die Erfüllung all dieser Auflagen einem erfahrenen Service-Provider überlassen und schnell und problemlos auf ihre digitalisierten Daten zugreifen.”
Die BPM-Services von Iron Mountain können unabhängig in eine bestehende IT-Infrastruktur sowie in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, um die Verarbeitung und Digitalisierung von Dokumenten in native Formate zu übernehmen. Dadurch ist kein manuelles Eingeben und Abtippen von Daten mehr erforderlich. Das sorgt für eine hohe Genauigkeit, und dem eigenen Personal bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Autorisierte Mitarbeiter können während des gesamten Prozesses auf die Daten zugreifen und Dokumente entweder online abrufen oder sich die Originale mit einem der Sicherheitsfahrzeuge von Iron Mountain zustellen lassen.
„Um wirtschaftlich schwierige Zeiten zu überstehen und in guten Zeiten zu wachsen, müssen Unternehmen Kostensenkungen ausbalancieren, um ihre Wirtschaftlichkeit zu verbessern und die Wettbewerbsposition weiterzuentwickeln“, sagt Peter Simons, Technischer Spezialist des Chartered Institute of Management Accountants (CIMA). „Wie die Iron Mountain-Studie bestätigt, kennen viele Unternehmen noch nicht einmal die Möglichkeit, die Kosten für Rechnungsprozesse zu reduzieren. Buchhaltungsabteilungen können Unternehmen dabei unterstützen, diese Problematik anzusprechen. Mit einer effizienteren Rechnungsbearbeitung können sie einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.“
Forschungsmethode
Die Studie wurde unter 200 Führungskräften durchgeführt, die in Unternehmen (mit mehr als 250 Mitarbeitern) für die Zahlung von Eingangsrechnungen verantwortlich sind. Dabei befragte das Marktforschungsinstitut YouGovStone jeweils 50 Teilnehmer in Deutschland, Spanien, Frankreich und im Vereinigten Königreich in ihrer Muttersprache. Die Interviews fanden sowohl online als auch telefonisch statt. YouGovStone wählte die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip aus den eigenen bestehenden Forschungs-Panels sowie aus externen europaweiten Datenquellen aus. Die Befragung erfolgte zwischen dem 4. und 21. Februar 2011.
Weitere Informationen über Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de.
21. Februar 2011
ECM
DMSFACTORY mit neuer Lösung für Business Process Automation
Um Kundenzufriedenheit zu generieren, Kosten zu senken und Unternehmenserfolg zu steigern, widmen sich immer mehr Unternehmen der Automatisierung interner Geschäftsprozesse. Durch eine frühe Optimierung der Prozesse bereits im Front-Office wird der Prozessaufwand insgesamt reduziert. Hierdurch können Geschäftsprozesse beschleunigt und Beschäftigte von Routinearbeiten entlastet werden. Die DMSFACTORY bietet zu diesem Zweck jetzt eine neue Lösung für Business Process Automation an.
In der heutigen Zeit ist die Prozessgeschwindigkeit ein wesentliches Qualitäts- und Unterscheidungsmerkmal für den Kunden bei der Wahl seiner Dienstleister. Mitarbeiter im Kundenkontakt stehen oft vor der Herausforderung, Anfragen ihrer Kunden schnell und ohne lange Wartezeiten zu bearbeiten und gleichzeitig eine ordnungsgemäße und oft zeitaufwendige Erfassung und Verwaltung der Dokumente zu gewährleisten. Am Beispiel eines Kontoeröffnungsprozesses in einer Bank lässt sich diese Problematik gut verdeutlichen: Der Kunde muss hierbei verschiedene Unterlagen ausfüllen und unterschreiben. Diese Unterlagen müssen vom Bankmitarbeiter gesammelt, ggf. für den Kunden kopiert, geordnet und abgelegt werden. Im Laufe des Tages sammelt sich bei jedem Mitarbeiter ein beachtlicher Stapel an Dokumenten an, die am Ende des Tages ins Back-Office zur weiteren Verarbeitung gebracht werden. Dort werden die Papierdokumente dann eingescannt, archiviert und in die weitere bankinterne Verarbeitung geschickt. Dieser Vorgang ist sehr zeitaufwändig und schwerfällig und verlängert die Bearbeitungszeit von Kundenanliegen unnötig.
Die DMSFACTORY bietet jetzt eine neue Business Process Automation-Lösung an, die genau diese Herausforderung meistert. Mit ihr können Mitarbeiter das Scannen und die Weiterverarbeitung von Dokumenten direkt vom Arbeitsplatz aus noch während des Kundengespräches starten. Mit nur einer Taste können die bearbeiteten Dokumente von üblichen Multifunktionsgeräten erfasst und in die weitere Verarbeitung geschickt werden. Durch diese Optimierung der Prozesse bereits im Front-Office werden unnötige Arbeitsschritte und Arbeitswege vermieden und Prozesse beschleunigt. Dadurch wird der Antrag des Kunden schneller bearbeitet, Kundenzufriedenheit generiert und die Bindung zwischen Bank und Kunde gestärkt. Für den Einsatz dieser Lösung werden nicht etwa zusätzliche Geräte benötigt, die erst für viel Geld beschafft werden müssen, vielmehr können marktgängige und bereits vorhandene Multifunktionsgeräte durch die Business Process Automation-Lösung der DMSFACTORY mit den Bearbeitungsprozessen verbunden werden. So fallen für das Unternehmen keine Investitionskosten für neue Hardware an.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: „Der gesamte Vorgang der Dokumentenerfassung wird mit der neuen Lösung für jeden Mitarbeiter stark erleichtert und die Konzentration auf die eigentlichen Geschäftsprozesse wird gefördert.“
Der Systemintegrator DMSFACTORY erweitert mit dieser Business Process Automation-Lösung sein Portfolio um einen weiteren wichtigen Baustein und ermöglicht eine noch effizientere Optimierung der Business Prozesse.
11. Februar 2011
CeBIT, DMS, ECM, Veranstaltungen
ECM-Forum des VOI auf der CeBIT
Effiziente Prozesse und leistungsfähiges Informationsmanagement sind entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg. Da sie immer wieder neuen Rahmenbedingungen unterworfen sind, besteht nach wie vor großer Informationsbedarf. Dem trägt der VOI – Verband der Organisations- und Informationssysteme e.V. Rechnung und veranstaltet auf der CeBIT in Hannover in Halle 3 am Stand D 19 ein Forum um das Thema Enterprise Content Management (ECM).
0 Kommentare »17. Januar 2011
ECM
ECM-Markt schließt 2010 mit positiver Bilanz ab
Pünktlich zum Jahresbeginn zieht die ECM-Branche ein erstes Resümee der letzten zwölf Monate und gewährt auch Einblicke in die Erwartungen für 2011.
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