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65 Prozent der Unternehmen noch ohne E-Mail-Management-System

Eine Umfrage von Pentadoc und BARC zum Einsatz von E Mail-Management-Software in über 300 Unternehmen deckt erheblichen Nachholbedarf auf:

• 35 % der befragten Unternehmen setzen ein System für E Mail-Management ein.
• 70 % hiervon nutzen es zur E-Mail-Archivierung. Lediglich ein Drittel verwendet das Medium konsequent im Geschäftsprozess.
• 60 % der aktuellen Nichtanwender planen die Einführung von E-Mail-Management. Die Hauptanforderung liegt hierbei im schnelleren Wiederfinden von Informationen.

Gerade einmal 35 % der Unternehmen setzen überhaupt eine Software-Lösung für den Bereich E-Mail-Management ein. Unternehmen, die es bereits nutzen, beschränken sich zu einem Großteil auf die reine E-Mail-Archivierung. Und auch bei den Unternehmen, die planen künftig E-Mail-Management-Systeme einzusetzen, stehen vor allem das reine Wiederfinden von E-Mails sowie die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Vordergrund. Die schnellere Vorgangsbearbeitung oder etwa die Verbesserung des Kundenservice durch eine schnellere Prozessverarbeitung, werden gerade einmal von gut einem Drittel der Unternehmen priorisiert.

Dabei lassen Unternehmen oft außer acht, dass sich zusätzlich zu den Pflichtaufgaben eines fundierten E-Mail-Managements auch große Chancen ergeben: Denn die inhaltliche Relevanz einer E-Mail steht dem typischen Geschäftsbrief in der Regel nicht mehr nach und birgt besonders hinsichtlich von Prozessverbesserungen vielversprechende Potentiale.

Zu diesen Erkenntnissen kommt eine aktuelle Marktumfrage, bei der durch die Pentadoc AG in Kooperation mit der BARC GmbH über 300 Unternehmen sowie 20 Hersteller von E-Mail-Management-Systemen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt wurden. Die komplette Studie kann ab sofort bei Pentadoc (www.pentadoc.de/shop) und BARC angefordert werden.

„Wie es scheint, wird das Thema E-Mail-Management noch nicht transparent genug dargestellt und die Potentiale werden von vielen Unternehmen verkannt“, so Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc AG. „Wer sich mit dem Thema E-Mail-Management beschäftigt, der sollte berücksichtigen, dass die wirklich interessanten Potentiale erst dann nutzbar werden, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt.“ Maximilian Gantner, Analyst der BARC GmbH, fügt hinzu – „Dabei muss der Fokus auf der Unterstützung der Anwender liegen. E-Mail-Management-Projekte scheitern nicht an fehlenden technischen Möglichkeiten sondern an organisatorischen Hürden im Unternehmen“.

Und so bleibt zu hoffen, dass dem Thema E-Mail-Management künftig noch mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird. Einen Beitrag zu mehr Transparenz soll neben der aktuell veröffentlichten Studie auch der im Oktober und November 2009 stattfindende Vergleichstest leisten, bei dem führende Hersteller der Branche im Benchmark-Labor der Pentadoc Ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen müssen. Die Ergebnisse des Benchmarks werden voraussichtlich ab Dezember 2009 verfügbar sein. Eine weitere gute Referenz ist die BARC-Studie „E-Mail-Management: Systeme für Verwaltung, Archivierung und Response-Management im Vergleich“, in der 14 E-Mail-Management Systeme getestet und verglichen werden.

Weitere Informationen zum E-Mail-Management-Survey finden Sie hier.