ECM

Internationale Umfrage der AIIM zu Enterprise Content Management

Die rechtskonforme Dokumentenverwaltung war bis vor kurzem der wichtigste Treiber für Investitionen in Systeme für Enterprise Content Management (ECM), behauptet die Hersteller- und Anwendervereinigung Association for Information and Image Management (AIIM).

Doch laut der aktuellen Untersuchung “State of the ECM industry”, für die der Verband 536 Unternehmen verschiedener Größe und Branchen befragte, haben sich die Prioritäten geändert: Demnach ist nun die Hoffnung auf Kosteneinsparungen durch eine Integration von Dokumentenprozessen Grund Nummer eins für Anwender, auf ECM zu setzen.
Zugleich bestätigten Unternehmen, dass sich ECM-Investitionen auszahlen. So habe man die erhofften Einsparungen bei den Fixkosten erzielen können, indem sich beispielsweise durch eine Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung Personalkosten reduzieren ließen. Ebenso habe man bei den “weichen Kostenfaktoren” die Erwartungen weit übertroffen.
Allerdings herrscht bei der Nutzung von ECM-Systemen bei weitem kein eitler Sonnenschein, wie AIIM einräumt. So erklärte fast die Hälfte der Befragten Schwierigkeiten mit Verwaltung ihrer elektronischen Dokumente zu haben. Speziell die Verwaltung von E-Mails ist bei über der Hälfte der Unternehmen nicht annähernd organisiert. Vielmehr bezweifelt diese Mehrheit, dass wichtige Unterlagen vollständig erfasst, archiviert und auffindbar sind.
Ebenso räumen 75 Prozent der Firmenvertreter ein, dass “moderne Kommunikationskanäle” wie Instant Messaging, Textnachrichten, Blogs und Wikis bisher nicht kontrolliert und der dabei entstehende Content nicht archiviert wird. Zwar ist eigentlich die IT für die die Beschaffung, Auslieferung und Einführung von Technik verantwortlich, doch gerade diese neuenKommunikationsplattformen würden oft auf Eigeninitiative der Anwender unbemerkt in die Unternehmen kommen. Die Folgen können die unkontrollierte Veröffentlichung sensibler Informationen sein sowie der Gefahr einesDatenverlust , da Unternehmensinhalte in diese Plattformen abwanderten statt in den bisherigen Dokumenten-Management-Systemen verwaltet zu werden.
Mit Blick auf die kommenden Monate zeichnet sich laut AIIM ein durchwachsenes Bild im ECM-Markt ab: Danach sollten die Lizenzverkäufe für die Anwendungsgebiete Dokumenten- und Records-Management inetwa das Niveau von 2008 erzielen. Auf Einbußen müssten sich hingegen Hersteller von Scanner-Hardware, unabhängige Beratungshäuser sowie Outsourcing-Dienstleister.

Die Studie mit weiteren Ergebnissen ist als kostenloser Download bei der AIIM erhältlich: www.aiim.org/Research/Information-Management-Research-ECM-BPM-ERM.aspx