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AIIM warnt vor Dokumenten-Missmanagement

John Mancini, President des internationalen Anwender-Fachverbands AIIM, hat eine zehn Punkte umfassende Fakten-Liste rund um Unternehmensdokumente herausgegeben. Sie benennt in Zahlen, was das Dokumenten-Missmanagement konkret für Verluste an Zeit, Ressourcen und Geld bedeutet.

Um zu veranschaulichen, dass es laut Fachverband keine Diskussion mehr darüber zu geben braucht, ob der Einsatz eines Dokumenten- und Content Management-Systems sinnvoll ist, sondern höchstens noch welches, hat er einige aussagekräftige Zahlen zusammengetragen. Sie basieren zwar auf Erhebungen in den USA, sind aber durchaus weltweit adaptierbar, so der Verband.
Die Aussagen im einzelnen sind:
1. Die Ablage eines Dokuments kostet Unternehmen 20 Dollar. Wurde es falsch abgelegt, kostet das Wiederauffinden 120 Dollar, und gar 220 Dollar müssen Unternehmen investieren, wenn sie ein Dokument wieder herstellen wollen.
2. 7,5 Prozent aller Dokumente gehen verloren, weitere drei Prozent werden falsch abgelegt.
3. Mitarbeiter verbringen bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit der Informationssuche, dagegen nur zwischen fünf und 15 Prozent mit dem Lesen von Informationen.
4. Ein Geschäftsdokument wird durchschnittlich 19 Mal fotokopiert.
5. Über 4 Billionen Papierdokumente haben sich allein in US-Unternehmen angesammelt, und ihre Zahl wächst laut PricewaterhouseCoopers jährlich um 22 Prozent.
6. Durchschnittlich 18 MB an E-Mails gingen in 2007 täglich bei Mitarbeitern ein. Bis 2011 soll diese Menge auf 28 Megabyte ansteigen.
7. Nach einer Untersuchung der Radicati Group versenden und empfangen Anwender durchschnittlich 133 E-Mails am Tag.
8. Ein einziges Faxgerät im Unternehmenseinsatz kostet 6.200 Dollar (z.B. von Captaris) im Jahr. Der manuelle Versand einer Fax-Nachricht schlägt mit durchschnittlich acht Minuten Arbeitszeit zu Buche.
9. Der Versand eines Päckchens per Kurier kostet durchschnittlich zwischen acht und 15 Dollar.
10. Allein in 2008 sind die Kosten für Büroräume weltweit um durchschnittlich 19 Prozent gestiegen.