Collaboration, DMS

Docuportal als Alternative zu Sharepoint [Halle 7, Stand E083]

Viele Unternehmen suchen eine Lösung, mit der sie ihren Datenbestand zentral für alle geschäftskritischen Prozesse und Projekte zur Verfügung haben. Fündig werden sie auf der DMS EXPO in Halle 7, Stand E083: Dort präsentiert DocuPortal die aktuelle Version seiner gleichnamigen Lösung. Im Gegensatz zu Microsofts SharePoint Server stellt DocuPortal eine ECM-Lösung aus einem Guss dar. Anwender kommen ohne großen Konfigurationsaufwand, ohne die vielen kostenpflichtigen Zusatzprodukte von Drittanbietern, ohne Medienbrüche, ohne Supportprobleme, ohne sich um Zuständigkeiten kümmern zu müssen und ohne aufwendige Programmierleistungen aus.

DocuPortal stellt seine umfassende ECM-Plattform mit Dokumentenmanagement, Volltextsuche, Dateivorschau, Collaboration, Informationsmanagement, Workflow, Archivierung und Records Management in einer einzigen Installation innerhalb von Minuten auf einem Windows Server bereit. Langwierige Konfigurationen, Implementierungen und der Programmieraufwand für Workflows sowie zusätzliche Serverkomponenten wie der Search Server oder Drittprodukte für Archivierung und Scanning sind nicht notwendig.

Nutzt ein Unternehmen SharePoint-Technologien und benötigt für seine ECM- Strategie diverse Drittprodukte, so ergeben sich nicht nur redundante Wartungsverträge sondern es entstehen auch Unklarheiten bezüglich der Kompetenz und der Support-Ansprechpartner bei den diversen Herstellern. Im Gegensatz dazu profitieren Anwender von DocuPortal von einem zentralen und schnellen Support.

Nach der Installation von DocuPortal lassen sich umfangreiche Dateibestände automatisch importieren und verschlagworten. Die Inhalte stehen anschließend über das Web-Portal mit Web 2.0-Technologien oder die Dateisystemintegration zur Recherche und Bearbeitung bereit. Dabei ist die Benutzerführung einfach und durchgängig gestaltet und zielt darauf ab, dass Anwender sofort mit der ECM-Plattform losarbeiten können.

Ein besonderes Differenzierungsmerkmal von DocuPortal ist die integrierte Volltextsuche und Dateivorschau für Hunderte von Dateiformaten. Das Suchergebnis zeigt nicht nur den Dateinamen an, sondern das gefundene Textfragment sowie eine Dateivorschau und sorgt so für mehr Übersichtlichkeit.

Über die neue Dateisystemintegration lassen sich Dokumente aus annähernd jeder Anwendung öffnen und speichern. Die Mitarbeiter arbeiten so mit ihren gewohnten Oberflächen, auch über Unternehmensgrenzen hinweg.

Sämtliche Funktionen von DocuPortal sind, abgesichert über Berechtigungen, per Web-Service-Schnittstelle verfügbar. Selbst komplexe Abläufe in Unternehmen lassen sich ohne Programmierung über die Web-Oberfläche mittels des integrierten Workflow-Designers erzeugen. So können Aufgaben, Entscheidungen, Freigaben, Eskalationen, Delegationen, Wiedervorlagen und andere benötigte Abläufe erstellt werden. Für die dezentrale Zusammenarbeit kann außerdem zu jeder Art Inhalt ein Forum eröffnet werden, um Anmerkungen zu hinterlassen oder Inhalte zu diskutieren. Für Projektgruppen stehen allgemeine Foren und Kalender zur Verfügung. E-Mail-Benachrichtigungen informieren aktiv über neue oder geänderte Inhalte.

Werden Dokumente und Daten nicht mehr für das Alltagsgeschäft benötigt, bietet DocuPortal ein Archivsystem. Automatische Archivierungszeiträume tragen zur Entschlackung des stetig anwachsenden Datenbestands bei.

Das DocuPortal ECM basiert bereits seit Jahren auf einer mehrschichtigen Architektur auf Microsoft .NET Basis mit serviceorientierter Architektur. Als Datenbanken werden Microsoft SQL Server, Oracle oder MySQL Datenbanken unterstützt. DocuPortal speichert sämtliche Dateiformate und unterstützt durch die Dateisystemintegration OpenOffice ebenso, wie Microsoft Office-Produkte.