WORM zwingend erforderlich - ja oder nein?

[uwe]

Hallo,

nachdem ich schon in vielen Gesprächen unterschiedliche Meinungen zu diesem Thema erhalten habe möchte ich das mal in diesem Kreise andiskutieren:

Ist für die GDPdU/GoBS-konforme Archivierung zwingend der Einsatz von WORM-Medien erforderlich? Nicht nur in Bezug auf originär digitale Unterlagen (Elektronische Rechnungen) sondern auch für digitalisierte Unterlagen (gescannte Belege).

Im BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) findet man unter Punkt II:

die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind;

Ich verstehe dies so dass es ausreichend ist, wenn bei Speicherung der Daten in einem DMS- bzw. Archivsystem, dieses System die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellt. Somit spricht eigentlich nichts gegen Ablage der Daten auf Festplatten, wobei das DMS-System durch Verschlüsselung der Daten bzw. die Ablage auf in sich geschlossenen Pseudo-Medien den Zugriff bzw. die Modifikation der Daten ausserhalb des DMS-Systems unterbindet.

Also, weitere Meinungen dazu sind gefragt.

Viele Grüße

Uwe

[jdk]

Hallo,

Sie sehen das ganz richtig: "Echte" WORM-Medien sind nicht zwingend notwendig. Der Gesetzgeber sieht diese als letztendliches Medium für eine dauerhafte Archivierung, außerhalb eines DV-Systems. Man kann darüber diskutieren, wie sinnvoll das ist. Es gibt jedoch genug Alternativen für die unveränderliche Speicherung von Daten, die auf Festplattentechnologie basieren und sogar die dauerhafte Haltung von Daten in einer Datenbank ermöglichen.

Wichtig ist, dass die Gesamtlösung mit dem zuständigen Wirtschaftsprüfen und ggf. Finanzamt abgestimmt wird, damit es später nicht zu Problemen kommt.

Dies als kurzer Einstieg - ich freue mich auf weitere Informationen, Meinungen und Praxiserfahrungen dazu hier im Forum.

Grüße,
Ihr Jörg Dennis Krüger

[uwe]

Ok, die Sache mit der Abstimmung mit dem Steuerprüfer/Finanzamt ist soweit sowieso klar.

Inwiefern gerade WORMs für die dauerhafte Lagerung ausserhalb des DV-Systems sinnvoll sein sollen erschließt sich mir auch nicht ganz. Ohne das DV-System dürften die doch eher ziemlich wertlos sein. Auch an der Unveränderbarkeit habe ich meine Zweifel. Wer will kontrollieren ob nicht die WORMs ausserhalb des DV-Systems kopiert und dabei der Datenstrom manipuliert wurde? Echte Unveränderbarkeit bzw. deren Kontrolle dürfte ja wohl nur mit einer entsprechenden Signaturlösung möglich sein.

Inwiefern ist dies alles überhaupt für bildhaft gespeicherte Papierdokumente notwendig? Die GDPdU bezieht sich doch primär auf originär digitale Unterlagen. Wie kann man das sinnvoll abgrenzen?

Viele Grüße

Uwe

[jdk]

Hallo,

natürlich ist das reine "unveränderbare Speichermedium" keine Lösung - der Gesamtprozess ist relevant. Ich kann aber nur mit solchen Medien ohne besondere technische und nicht nur organisatorische Vorkehrungen eine unveränderliche Speicherung sicherstellen.

Mit einer digitalen Signierung von Dokumenten erreichte ich dieses Ziel ggf. auch, wobei dann immer noch die Vollständigkeit der Datensammlung durch andere Prozesse sichergestellt werden muss.

Der Gesetzgeber ist hier tatsächlich übervorsichtig. Sowie ein Dokument nicht mehr papierhaft vorhanden ist, gelten stark verschärfte Regelungen gegenüber der papierhaften Aufbewahrung. Ein papierhaftes Dokument ist sehr leicht zu fälschen - meiner Meinung nach einfacher, als ein in einer Datenbank gespeichertes digitales. Trotzdem werden an das selbe Dokumente - nun aber in gescannter Form - sehr hohe Anforderungen gestellt, um seinen "Dokumentenstatus" - besonders im finanzrechtlichen Sinne - behalten zu dürfen.

Grüße!
Jörg Dennis Krüger