Wie funktioniert Versionierung?

[peterv]

Hallöchen!

Wir wollen in unserem Intranet-DMS eine Versionierung. Wie funktioniert so etwas aber in der Praxis? Was passiert, wenn ich das Dokument außerhalb de DMS bearbeite? Wird dann auch die Version im DMS aktualisiert? Und was passiert, wenn jemand die Datei von Hand in ein anderes Verzeichnis legt?

Ich hoffe, jemand kann mir helfen und/oder Tipps geben!

Grüße,
Peter

[jdk]

Lieber Peter!

Begrifflich sollte man zunächst zwei Bereiche unterscheiden:

1.) Check-In/Check-Out
2.) Versionierung

Beide Bereiche werde sehr eng miteinander verwendet und sind auch teilweise voneinander abhängig, beschreiben aber verschiedene Funktionalitäten.

Zu 1.) Unter Check-In/Check-Out bezeichnet man die Funktionalität, Dokumente vor Veränderungen durch andere Benutzer zu schützen. Wenn ein Benutzer einen "Check-Out" eines Dokuments durchführt, kann nur noch er Änderungen an diesem Dokument vornehmen, bis er einen "Check-In" des Dokuments vornimmt. Diese Funktion wird genutzt, um zu verhindern, dass mehrere Benutzer, die gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ihre Änderungen gegenseitig überschreiben.

Zu 2.) Unter Versionierung versteht mann, dass verschiedene Arbeitsstände eines Dokuments gespeichert werden. So ist es möglich, Änderungen zu verfolgen und ggf. auf eine ältere Version zurück zu gehen.

In der Praxis arbeiten meist beide Funktionen zusammen: Bei jedem Check-In wird automatisch eine neue Version angelegt. So können alle Änderungen nachvollzogen werden, ohne das Kleinständerungen versioniert werden. Dies wäre der Fall, wenn das System bei jeder Änderung des Dokuments eine neue Version anlegen würde (Word speichert je nach Einstellung alle 1 - 10 Minuten automatisch - das wären sonst 6 - 60 Versionen pro Stunde).

Bei weiteren Fragen freut sich das Forum auf Ihren nächsten Eintrag!

Viele Grüße,
Ihr Jörg Dennis Krüger