einfaches DMS

[leibnitz]

Hallo

wir sind auf der suche nach einem einfachen DMS und ich hoffe, dass mir hier weitergeholfen werden kann.

Bis jetzt ist unsere Ordnerstruktur so:

Beispiel:

• DEMO-09-001
• Schriftverkehr
  • Allgemeiner Schriftverkehr
  • Eingang
    • Briefe
    • Faxe
  • Verträge
• Druckdaten
  • Korrekturabzug
• Jobdaten

So das ist unsere Struktur, die bei jedem Job angelegt wird.

Punkt1:
Wir benötigen in erster Line nur eine automatisscher Versionierung allerer Dokumente. Sobald ein Dokument überschrieben wird, dass dann automatisch eine neue Version erstellt wird, wo man ggf. die alte Version sich anzeigen kann bzw wiederherstellen kann.

Punkt2:
Das ganze sollte wenn möglich über eine Laufwerksschnittstelle (CIFS, WEBDAV o.Ä.) realisiert sein, damit wir es nahtlos in unsere Struktur eingliedern können.

Punkt3:
Es sollen Benutzergruppen möglich sein, dass z.b. Gruppe A nur die Jobdaten sehen kann und mehr nicht.

Punkt4:
was schön wäre, aber kein muss ist eine revisionssicherheit, sprich das dokumente nicht gelöscht werden können. das z.B. der Admin auch gelöschte dokumente immer wieder herstellen kann. Der user soll gelöschte dokumente nicht mehr sehen können.

Ich hoffe alle funktionen sind soweit klar und hoffe auf tipss damit wir eine geeignete Lösung finden.

Mfg Leibnitz

[Parohl]

Hallo,

unter der Voraussetzung, dass Sie sich mit Windows sowohl als Server-BS als auch für die Clients anfreunden können, würde ich Ihnen empfehlen sich das System bzw. die Komponenten von windream anzuschauen. Das System erfüllt alle Ihre gestellten Anforderungen und ist vom Komplexitätsgrad und der Investition noch sehr überschaulich.

Ich kann aus Projekterfahrungen sprechen, da wir als DMS Dienstleister zwar generell produktneutral sind, aber gerade dieses System gerne als Lösungskomponente für alle Arten von Dokumentenverarbeitung einsetzen.

Viele Grüße
Michael Parohl

[leibnitz]

hallo

danke für die Infos, hätte vllt. noch paar Infos dazugeben können.

Der Server wo die Daten liegen ist ein Windows SBS2008.
Die Clients sind Mac, Windows und Linux, darum wäre eben eine Webdav oder CIFS Schnittstelle gut, da es so dann überall funktioniert.

Wir sind auf agorum Core gestoßen, dass genau diese Funktion hätte, allerdings ist das für unseren Zwecks einfach zum umfangreich.

Sind eben auf der suche nach einem kleineren schlankeren DMS.

Mfg Leibnitz

[Parohl]

Hallo,

sollte trotzdem kein Problem sein - generell würde ich als DMS Server immer ein eigene Hardware bevorzugen, gerade auch in Verbindung mit dem Stichwort "Revisionssicherheit". Für die Windows Clients gibt es eine einfach Client-Software, die sehr gut ins BS integriert ist. windream arbeitet unter Windows mit einem virtuellen Dateisystemtreiber. Für den Zugriff von anderen Betriebssystemen gibt es die Möglichkeit ähnlich einer Netzwerkfreigabe auf das DMS (ShareDrive genannt, CIFS oder SMB) zuzugreifen oder per WebClient wäre natürlich auch immer möglich ist. Ich meine für das ShareDrive muss diese Komponente aber auf einem anderen Windows Server installiert sein. Das sind aber Detailfragen.
agorum Core als Open Source ist mir auch bekannt, ebenso wie Alfresco in diesem Bereich - erscheinen mir aber auch ungleich komplexer. Aber das hängt natürlich auch von den Fähigkeiten im Haus, Anforderungen und Ansprüchen ab. Und letztendlich - wie bei fast allem - vom Budget!

Wie viele Benutzer würden mit dem System arbeiten?

Viele Grüße
Michael Parohl

[leibnitz]

Hallo

danke für die Infos.

Von den Hardwareanforderungen sind wir recht flexibel und hätte auch genügend Ressourcen zur Verfügung.

Aktiv benutzen würden es in der Regel 2-5 User, es kann allerdings kurzzeitig auch mal vorkommen das es mehr sind.

Budget ist immer so eine Frage, sind hier nicht wirklich festgelegt, es muss einfach zu unserer Struktur passen und auch vom Preis Leistung Sinn machen.

Mfg Leibnitz

[Parohl]

Hallo,

keine Ursache. Bei 2-5 Usern sollte die Kalkulation zumindest was die reine Standardsoftware (also das DMS) angeht "überschaubar" sein. Was man dabei nie vergessen sollte ist die Frage nach der mittel- bis langfristigen Strategie. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es unabhängig von der letztendlichen Größe des Betriebes gerade doch im Rahmen eines zentralen DMS viele Anforderungen existieren, die für alle gleich sind - aber natürlich Preistreiber sein können. Bestest Beispiel ist immer die "möglichst schicke" Integration bestehender Software - z.B.b WaWis, Buchhaltung oder auch andere Fachanwendungen - da sind häufig Exoten (in KMU Betrieben) anzutreffen für die es keine Standardschnittstellen gibt. Also muss entwickelt werden. Manchmal ist es aber auch so, dass selbst die Standardschnittstelle bei kleiner Benutzeranzahl den Preis des eigentlichen Systems schon übersteigt. Usw.

Auch sollte man vorher bei der Anschaffung eines solchen Systems sich wirklich die Zeit und evtl. auch das Geld in die Hand nehmen, die Anforderungen und Möglichkeiten für ein solches System zu beleuchten , damit man sich letztendlich durch das Startprojekt nicht Türen zu macht, die man später doch gerne offen gehabt hätte.

Meiner Meinung nach ist ein DMS ein zentrales Element einer Unternehmens DV und sollte auch dementsprechend geplant und genutzt werden.

Viele Grüße
Michael Parohl

[leibnitz]

Hallo

die Anforderungen auch langfristig gesehen ist eigntlich nur die Versionierung der Jobdaten wichtig.

Wir setzen jetzt seit kurzer zeit eine Agentursoftware ein, die im Endeffekt alle Korrespondenz usw verwaltet. diese ist unserer Zentrale anlaufstelle für alle Jobs und Dokumente. Aus der Software heraus kann man pro Job Ordner auf dem Fileserver etc verlinken. Genau für diesen Ordner den wir verlinken brauchen wir eine Versionierung. Die Jobdaten sind im Endeffekt Grafikdateien etc die von Designern geändert werden.

Die Integration in diversen Programmen fällt bei uns eigentlich flach, wie benötigen grundsätzlich eigentlich nur eine Lösung, die eine automatische Versionierung macht und wir ein Netzlaufwerk z.b. haben wo wir dann von unserer Software auf den Ordner verlinken können.

Die Ordnerstruktur vom ersten Post, ist noch die alte Struktur, die aber mittelfristig nicht mehr existieren wird.

Es muss eigentlich nur ganz einfach sein. Wir testen gerade noch Subversion ist zwar kein DMS aber macht im Endeffekt diese sache, allerdings ist es von der Verwaltung her nicht so konfortabel. das Tag- und Branchkonzept konzept benötigen wir eigentlich auch nicht aber mal schaun.

Hoffe die Anforderungen jetzt nochmal genauer erläutert zu haben.

Gruß Leibnitz

[Bosser]

Zitat von leibnitz

Hallo

wir sind auf der suche nach einem einfachen DMS und ich hoffe, dass mir hier weitergeholfen werden kann.

Bis jetzt ist unsere Ordnerstruktur so:

Beispiel:

• DEMO-09-001
• Schriftverkehr
  • Allgemeiner Schriftverkehr
  • Eingang
    • Briefe
    • Faxe
  • Verträge
• Druckdaten
  • Korrekturabzug
• Jobdaten

So das ist unsere Struktur, die bei jedem Job angelegt wird.

Punkt1:
Wir benötigen in erster Line nur eine automatisscher Versionierung allerer Dokumente. Sobald ein Dokument überschrieben wird, dass dann automatisch eine neue Version erstellt wird, wo man ggf. die alte Version sich anzeigen kann bzw wiederherstellen kann.

Punkt2:
Das ganze sollte wenn möglich über eine Laufwerksschnittstelle (CIFS, WEBDAV o.Ä.) realisiert sein, damit wir es nahtlos in unsere Struktur eingliedern können.

Punkt3:
Es sollen Benutzergruppen möglich sein, dass z.b. Gruppe A nur die Jobdaten sehen kann und mehr nicht.

Punkt4:
was schön wäre, aber kein muss ist eine revisionssicherheit, sprich das dokumente nicht gelöscht werden können. das z.B. der Admin auch gelöschte dokumente immer wieder herstellen kann. Der user soll gelöschte dokumente nicht mehr sehen können.

Ich hoffe alle funktionen sind soweit klar und hoffe auf tipss damit wir eine geeignete Lösung finden.

Mfg Leibnitz

Klar gibt es viele DMS Systeme die dieses leisten können. Preis Leistung stimmt nicht bei allen...

Die Firma applord hat da was.. <Telefonnummer entfernt>

[admin]

Bosser,

bitte keine so plumpe Werbung hier im Forum. Was bietet applord denn?

Grüße,
jdk.de-Admin

[Bosser]

applord bietet ein DMS mit Revisionssicherheit, Rollen basiertes Berechtigungssystem, Versionierungstool allerdings ohne direkte Schnittstelle zu CIFS u. WEBDAV.
LG
Bosser