DMS und eMail

[TZB]

Hallo! Nachdem wir in diesem Forum schon den ein oder anderen wertvollen Tipp erhalten konnten, hoffen wir nun erneut auf eure Hilfe, bzw. Tipps. Und zwar gibt es Überlegungen hinsichtlich eines Dokumenten-Management-Systems, das neben "Standardfunktionen" wie z.Bsp. Versionisierung auch über einige Extras wie beispielsweise das Ablegen von Dokumenten via eMail unterstützen soll. Ist das überhaupt möglich und wenn ja, wie kompliziert und aufwändig ist die Umsetzung und Integration eines solchen DMS?! Gibt es hier Erfahrungswerte?

Danke vielmals!

[threadi]

Wie stellst Du dir ein Ablegen per E-Mail vor? Kann mir gerade nichts darunter vorstellen zumal die Dateien ja auf einem Server abgelegt werden

[jdk]

Hallo TZB,

bei der Arbeit von E-Mails mit dem Dokumentenmanagement kann man oberflächlich in zwei verschiedene Methoden unterscheiden:

1.) E-Mail-Archivierung, also die Ablage von E-Mails aus einem E-Mail-Client automatisch, halbautomatisch oder manuell mit dem Ziel die E-Mail vollständig zu archivieren.
2.) E-Mails ans DMS, also das automatisierte Verarbeiten von E-Mails, die an eine besondere E-Mail-Adresse gesendet werden, mit dem Ziel hiermit gewisse Aktionen auszulösen.

Der 1. Fall ist der häufig anzutreffende Einsatzbereich eben in der E-Mail-Archivierung. Es ist gesetzlich und oft auch organisatorisch notwendig und gewollt, E-Mails nicht im E-Mail-Programm (z.B. Exchange, Notes) zu speichern, sondern revisionssicher, nach besonderen Kriterien sortiert (z.B. nach Projekt) und zentral abzulegen. Die Herausforderung ist es hier, dies möglichst automatisch zu machen, ohne unsinnige E-Mails (Spam) zu archivieren oder Mails falsch abzulegen.

Der 2. Fall ist mindestens genauso interessant, kommt jedoch seltener zum Einsatz. Ein Beispiel hierzu: Im DMS wird ein Dokument als "fertig für den nächsten Bearbeitungsschritt" definiert. Das DMS generiert nun automatisch eine E-Mail an einen Externen - beispielsweise eine Agentur, die einen fertigen Text verarbeitet und grafisch gestaltet - und versendet das Dokument. Der Externe hat idR. keinen Zugriff auf das DMS und kann seine Ergebnisse nicht selbst speichern. Darum antwortet er mit der neuen Version einfach auf die E-Mail aus dem DMS und hängt dort das nun layoutete Dokument an. Das DMS empfängt diese E-Mail, stellt den gesendeten Anhang als neue Version des ursprünglichen Dokumentes ein und startet automatisch den nächsten Schritt (beispielsweise die Freigabe des Layouts).

Beides sind im übrigen Funktionen, die (einige) DMS (durch Zusatzprodukte) mitbringen - oft sehr tief und komplex umgesetzt. Wenn die Anforderungen nur minimal sind (z.B. einfach per E-Mail Dokumente eingestellt werden sollen, ohne dies in einen Workflow oder Arbeitsprozess zu integrieren), kann man es auch individuell entwickeln, bei größeren Anforderungen sollte darauf geachtet werden, dass die Funktion als Produkt angeboten wird.

Viele Grüße,
Jörg Dennis Krüger