DMS gesucht für mittelständisches Unternehmehn

[Alex2104]

Hallo,

wir suchen derzeit für unser Unternehmen eine DMS Lösung. Diese sollte am besten kostenlos sein und natürlich auch kommerziell nutzbar sein. Wichtigstes sollte auf jeden Fall eine Suchfunktion sein.

Wir besitzen derzeit ein Dokumenten Management, allerdings ist dies eine Eigenentwicklung und mittlerweile ein wenig in die Jahre gekommen. Dieses soll nun gegen etwas neues ersetzt werden. Inhalte des DMS sind vor allem Formulare für Mitarbeiter oder Arbeitsanweisungen, die von allen Mitarbeitern eingesehen werden dürfen.

Habt ihr da eine passende Lösung für uns?

Viele Grüße
Alex2104

[webster7]

Hallo Alex2104,
schauen Sie sich die plus1 Intranet Software an, ist zwar nicht kostenlos, bietet aber viele Möglichkeiten für Dokumenten Management und gemeinsame Arbeit an Dokumenten an. Die Dokumente können nicht nur mit Standardapplicationen hochgeladen werden, sondern auch über WebDAV auf dem Portal direkt gespeichert werden. Dabei werden Dokumente z.B. in .doc, .xls, .pdf Formaten indexiert und sind auch nach Inhalten durchsuchtbar. Freigaben und Workflows können eingerichtet werden. Formulare kann man zum Beispiel auch elektronisch ausfüllen lassen, durch die individuell festelegten Prozessketten werden sie an die richtigen Abteilungen verschickt. In der kleinsten Version bekommen Sie diese Software bereits für 1.099,00 EUR.

Weitere Informationen finden Sie unter www.stark-it.de/produkte/intranet-software/
Viele Grüße

[Alex2104]

Hallo webster7,

vielen Dank für Ihre Antwort. Ich habe gestern noch einmal mit unserer Geschäftsführung gesprochen. Dabei kam heraus, dass die Lösung kostenlos sein soll. Kleinere Beträge wurden als "okay" abgestempelt, aber 1.099 € ist da eindeutig zu viel.
Ich habe mal einen vorgefertigten Fragenkatalog beantwortet, damit deutlicher wird was wir für Anforderungen haben und was wir genau suchen.

Wie viele Inhalte (Dateien, Dokumente, etc) befinden sich derzeit drin und welches Aufkommen erwarten Sie pro Jahr?

Es befinden sich derzeit etwa 1.000 Dokumente bzw. Dateien. Pro Jahr kommen nicht mehr so viele dazu. Größtenteils finden nur Änderungen statt.

Was für Dateitypen verwalten Sie am meißten?

Größtenteils nur PDF, Doc und ein paar wenig Xls

Wollen Sie in Zukunft auch E-Mails speichern?

Nein

Wollen Sie in Zukunft auch Daten aus externen Sytemen speichern (z.B. Druckausgaben von Rechnungen?)

Nein

Wollen Sie in Zukunft auch eingehende Papierdokumente (Scans/Fax) dort ablegen?

Nein

Bevorzugen Sie eine Web-Lösung (also Vermeidung von Installationen auf Arbeitsplätzen)?

Ja, so eine Lösung wird auch derzeit schon auf Basis von HTML betrieben

Welche Server- und Client Betriebssysteme setzen Sie ein?

Unser Server ist ein Linux Server, Clients sind alles Win XP Arbeitsplätze

Benötigen Sie eine rechtlich saubere Speicherung/Archivierung der Daten (Handelsdokumente, etc)?

Eher nein ;-)

Hat das bisherige System eine Schnittstelle, um die Daten zu exportieren oder wollen Sie "frisch" anfangen?

Nein, wir wollen "frisch" anfangen

Sollen zu den Dokumenten auch "Meta-Informationen" (also zusätzliche Felder mit Informationen) für die Suche abgelegt werden?

Ja, das ist momentan das Hauptproblem in der unserer Lösung. Es fehlt einfach eine passende Suchfunktion. Man muss sich derzeit durch das halbe System klicken

Wollen Sie die Inhalte in Beziehungen setzen, z.B. durch Kategorien, Schlagworte, etc?

Ja

Wollen Sie Inhalte versionieren?

Ja, ist vor allem sehr wichtig für Arbeitsanweidungen. Diese müssen versioniert werden

Wollen Sie Mitarbeiter über Änderungen an Inhalten aktiv benachrichtigen?

Ja, wäre schon schön

Wollen Sie die Inhalte auch "Offline" mitnehmen?

Nein

Wollen Sie Berechtigungen (Lesen, Bearbeiten, etc) auf die Inhalte vergeben?

Ja

Sollen Abläufe, z.B. Freigaben, umgesetzt werden?

Ja, wäre gut muss aber nicht unbedingt

Sollen Inhalte direkt aus den Anwendungen, z.B. Office, im DMS abgelegt oder geöffnet werden können?

Ja

Wollen Sie neue Inhalte automatisiert Ordnern zuordnen lassen, an Stelle, dass Mitarbeiter dies manuell erledigen?

Nein

Wie viele Mitarbeiter werden aktiv damit arbeiten?

Etwa 60 Mitarbeiter


Ich hoffe ich konnte Ihnen unsere Anforderungen ein wenig näher erläutern. Was ich dazu sagen sollte, ist dass das ganze nur eine Art Sammelstelle für Dokumente sein soll. Mitarbeiter sollen dort z.B. Laufzettel oder Vorgefertigte Geschäftsbrief abrufen können.

Viele Grüße
Alex2104

[webster7]

Hallo Alex2104,
das haben Sie ja nett aufgelistet
Die plus1 Software könnte all diese Anforderungen erfüllen und das was man nicht braucht konnte man ja auch weglassen.
Die Lösung bleibt aber trotzdem nicht kostenlos, schade...

Viele Grüße!

[agorum]

Hallo Alex2104,

die kostenfreie Open Source Version des Dokumentenmanagement Systems agorum core würde Ihre Anforderungen voll erfüllen. Sie können diese lizenzkostenfrei für beliebig viele Benutzer einsetzen. Weitere Infos erhalten Sie unter http://www.agorum.com

Vielleicht hilft Ihnen das weiter.

Viele Grüße

Oliver Schulze

[lunatic13]

Hallo Alex 2104,
eine kostenlose webbasierte DMS gibt es von liebelt software (www.liebelt-software.de). Sie erfüllt Eure Anforderungen und was an Funktionen nicht benötigt wird, lässt man eben weg .
Kurzes Feed-back nach Begutachtung wäre toll. Danke!

Zitat von Alex2104

Hallo webster7,

vielen Dank für Ihre Antwort. Ich habe gestern noch einmal mit unserer Geschäftsführung gesprochen. Dabei kam heraus, dass die Lösung kostenlos sein soll. Kleinere Beträge wurden als "okay" abgestempelt, aber 1.099 € ist da eindeutig zu viel.
Ich habe mal einen vorgefertigten Fragenkatalog beantwortet, damit deutlicher wird was wir für Anforderungen haben und was wir genau suchen.



Es befinden sich derzeit etwa 1.000 Dokumente bzw. Dateien. Pro Jahr kommen nicht mehr so viele dazu. Größtenteils finden nur Änderungen statt.


Größtenteils nur PDF, Doc und ein paar wenig Xls


Nein


Nein


Nein


Ja, so eine Lösung wird auch derzeit schon auf Basis von HTML betrieben


Unser Server ist ein Linux Server, Clients sind alles Win XP Arbeitsplätze


Eher nein ;-)


Nein, wir wollen "frisch" anfangen


Ja, das ist momentan das Hauptproblem in der unserer Lösung. Es fehlt einfach eine passende Suchfunktion. Man muss sich derzeit durch das halbe System klicken


Ja


Ja, ist vor allem sehr wichtig für Arbeitsanweidungen. Diese müssen versioniert werden


Ja, wäre schon schön


Nein


Ja


Ja, wäre gut muss aber nicht unbedingt


Ja


Nein


Etwa 60 Mitarbeiter


Ich hoffe ich konnte Ihnen unsere Anforderungen ein wenig näher erläutern. Was ich dazu sagen sollte, ist dass das ganze nur eine Art Sammelstelle für Dokumente sein soll. Mitarbeiter sollen dort z.B. Laufzettel oder Vorgefertigte Geschäftsbrief abrufen können.

Viele Grüße
Alex2104