DMS für Rechnungskopien gesucht

[basstscho]

Hallo zusammen,

ich bin auf der Suche nach einem für uns geeigneten DMS-System (openSource).
Wir sind eigentlich momentan mit unserem Ablagesystem (über Netzlaufwerke und Ordnerstruktur) zufrieden und suchen "nur" eine DMS-Lösung, mit der wir uns das Ausdrucken von Rechnungskopien ersparen können (also an sich keine sonderlich hohen Anforderungen).
Wir generieren die Rechnungen mit Navision. Hierbei wird dann 1x eine Originalrechnung ausgedruckt, sowie eine Kopie, die wir lochen und in jeder menge Ordnern ablegen (-> eigentlich Papierverschwendung).
Daher suchen wir ein DMS, mit welchem wir die Rechnungskopie einfach über einen PDF-Drucker (o.ä.) in ein geeignetes DMS abspeichern können. Meines Wissens muss das DMS (sowie die darin gespeicherten Dokumente) dann folgenden Anforderungen gerecht werden:
- Die Rechnungen dürfen nicht mehr veränderbar sein
- unverzügliche Lesbarkeit
- und maschinelle Auswertbarkeit muss gewährleistet sein

Hab ich etwas vergessen? Was könnt ihr mir empfehlen?

Ich bin schon sehr gespannt und bedanke mich bereits für die Antworten,
Johannes

[luckw]

Zitat von basstscho

Hallo zusammen,

ich bin auf der Suche nach einem für uns geeigneten DMS-System (openSource).
Wir sind eigentlich momentan mit unserem Ablagesystem (über Netzlaufwerke und Ordnerstruktur) zufrieden und suchen "nur" eine DMS-Lösung, mit der wir uns das Ausdrucken von Rechnungskopien ersparen können (also an sich keine sonderlich hohen Anforderungen).
Wir generieren die Rechnungen mit Navision. Hierbei wird dann 1x eine Originalrechnung ausgedruckt, sowie eine Kopie, die wir lochen und in jeder menge Ordnern ablegen (-> eigentlich Papierverschwendung).
Daher suchen wir ein DMS, mit welchem wir die Rechnungskopie einfach über einen PDF-Drucker (o.ä.) in ein geeignetes DMS abspeichern können. Meines Wissens muss das DMS (sowie die darin gespeicherten Dokumente) dann folgenden Anforderungen gerecht werden:
- Die Rechnungen dürfen nicht mehr veränderbar sein
- unverzügliche Lesbarkeit
- und maschinelle Auswertbarkeit muss gewährleistet sein

Hab ich etwas vergessen? Was könnt ihr mir empfehlen?

Ich bin schon sehr gespannt und bedanke mich bereits für die Antworten,
Johannes

Hallo,

da gibt es eine ganze Reihe von erprobten Systemen unter dem Stichwort "revisionsicheres Archiv".

In Deutschland fallen mir spontan EASY, d.velop, docuware, elo, saperion, windream usw. als Hersteller von kostenpflichtigen Systemen ein, der Name "Alfresco" steht für ein OpenSource System.

Aber die Anforderungen sind meist doch ein wenig höher - i.d.R. müssen Belege auch auf "revisionssichere" Datenträger kopiert werden, damit das Finanzamt das anerkennt.

PS: Wir erfüllen mit unserem System diese Kern-Anforderung nicht, sondern bedienen revisionssichere Archvie per Schnittstelle. Ich könnte aber gerne einen Kontakt herstellen, wenn gewünscht! --> web-site --> email

Grüße aus dem schon wieder verschneiten Wuppertal