DMS-Auswahl

[Kennys_Dead]

Hallo die Damen und Herren,

ich bin auf dieses Forum im Rahmen meiner Recherchen für meine Abschlussarbeit gestoßen und bin wirklich begeistert von den vielen Fachleuten, die sich tatsächlich mit der Thematik Dokumentmanagement auskennen. Deswegen erhoffe ich mir hier an der Quelle des Wissens natürlich die besten Antworten und Hilfestellungen.

Nun kurz zum Sachverhalt.

Ich befinde mich in meiner Abschlussarbeit und soll für ein rasant gewachsenes mittelständisches Unternehmen eine kleine Vorauswahl treffen, wie sich die Dokumente hier am besten organisieren und verwalten lassen.

Ich habe leider feststellen müssen, das sich jeder Anbieter eines DMS damit rühmt der beste zu sein, was nicht wirklich wahr sein kann.

Ich bin ein wirklicher Neuling in der Thematik und kann nach ca. 2 Wochen Recherchen natürlich noch keine Erfahrungswerte in meine entscheidung mit einfließen lassen.

Zurück zum Unternehmen, es gibt ca. 200 Mitarbeiter die über 8 Filialen in Deutschland verteilt sind. Das Ziel ist es, alle Prozessrelevanten Dokumente herauszufiltern (was mir eigentlich schon fast komplett gelungen ist) und nun so zu verwalten, das alle Niederlassungen zugriff darauf haben. Dies geschieht mittlerweile alles über einen Server, auf dem alle Dokumente liegen.
Leider habe ich feststellen müssen, das es viele Redundanzen der Dokumente gibt, da sich jede Niederlassung Ihre Dokumente personalisiert (Briefkopf, Name etc.).
Das möchte mein vorgesetzter aber nicht mehr, da er die Dokumente im Moment verwaltet und bei jeder Änderung, alle betroffenen über die Änderung informieren muss.

Daraus folgt schon die erste Anforderung an das DMS, gibt es etwas wie eine Push-Funktion, innerhalb eines DMS, das alle verwender eines Dokuments über eine veränderung informieren kann?

Zudem soll es das Unternehmen in der DIN EN ISO 9001-2008 unterstützen, speziell das Stichwort Vorgabe- und Nachweisdokumente.

Ich denke aus der ISO ergibt sich auch die Datensicherheitsanforderung.

Und natürlich sollen Redundanzen vermieden werden.

Ich muss dazu sagen, es gibt ca. 150 Dokumente, die die Prozesse im Unternehmen unterstützen.

Ich hoffe es findet sich jemand, der nach diesem gewaltigen Text noch den elan hat mir zu antworten.
Zudem hätte ich gerne noch gewusst, welche Lektüre mir die Fachleute ans Herz legen, ich habe sehr viele Artikel von Dr. Ulrich Kampffmeyer gelesen und auch von Götzer et-al. für den wissentschaftlichen Teil meiner Arbeit, auch hier wäre ich für Anregungen und neue Blickweisen dankbar.

Mit freundlichen Grüßen
Markus

[decorous]

Zitat von Kennys_Dead

Hallo die Damen und Herren,

Daraus folgt schon die erste Anforderung an das DMS, gibt es etwas wie eine Push-Funktion, innerhalb eines DMS, das alle verwender eines Dokuments über eine veränderung informieren kann?

Ja, das gibt es. Bei Agorum core, welches bei uns Verwendung findet, wird allen berechtigten Mitarbeiter per Mitteilungen im System angezeigt, wenn ein Dokument in Ihrem Bereich des Systems verändert oder ein neues gespeichert wurde. So sind immer alle informiert, wo sich etwas getan hat.

[Kennys_Dead]

Danke für die Antwort, dann hab ich ja mal einen Anbieter, den ich genauer unter die Lupe nehmen muss...
Sorry das ich jetzt erst antworte, war die letzte Woche leider nicht im Büro...

[LoMu]

Hallo Markus,

so wie ich deine Ausführung verstehe geht es diesem Unternehmen primär um ein reines DMS_System inkl. revisionssicherer Archivierung?! Prinzipiell erfüllen diese Anforderungen eigentlich alle bekannten Produkte, insbesondere jene die nicht Branchenspezifische entwickelt wurden. Schau dir doch einfach mal DocuWare, Windream, Xerox DocuShare, ELO, d.velop d.3, etc an, die gehören auf dem deutschen Markt mit zu den führenden Produkten.

Zu deinen Fragen:

Ich befinde mich in meiner Abschlussarbeit und soll für ein rasant gewachsenes mittelständisches Unternehmen eine kleine Vorauswahl treffen, wie sich die Dokumente hier am besten organisieren und verwalten lassen.

Hier würde ich dir raten Kontakt zu einem Berater aus der Branche aufzunehmen, denn vielmehr als technisches Verständnis ist hier Erfahrung der Schlüssel zum Erfolg. Machbar ist nämlich vieles....

Daraus folgt schon die erste Anforderung an das DMS, gibt es etwas wie eine Push-Funktion, innerhalb eines DMS, das alle verwender eines Dokuments über eine veränderung informieren kann?

Das sollte für die meisten Systeme gar kein Problem sein und ist quasi Standard.

Zudem soll es das Unternehmen in der DIN EN ISO 9001-2008 unterstützen, speziell das Stichwort Vorgabe- und Nachweisdokumente.Ich denke aus der ISO ergibt sich auch die Datensicherheitsanforderung.

Ein ganz interessantes Thema..Ich würde den Schwerpunkt hier eher auf das Thema rechtliche Anforderungen (z.B. aus der GDPdU) legen, da ich einmal vermute dass das Unternehmen dies implizit meint. Leider gibt es im ECM Bereich kaum eine brauchbare Zertifizierung, nur verschiedene Ansätze (z.B. VOI). Es gibt aber viele Kanzleien die sich auf diese Art der Prüfung spezialisiert haben.

Ich muss dazu sagen, es gibt ca. 150 Dokumente, die die Prozesse im Unternehmen unterstützen.

Ein Tipp für deine Arbeit: Könnte man diese Dokumente nicht Standardisieren und somit deren Anzahl reduzieren? Die Anzahl kommt mir etwas hoch vor. Sollte dem nicht so sein, denke doch einmal über eine Unterstützung der Erkennung durch Barcodes/DMC nach. Auch das unterstützen schon viele Systeme.

Ich hoffe ich konnte dir mit den Antworten weiterhelfen. Bezüglich der Literatur kann ich dir leider auch nichts wirkliche empfehlen was ich als "Das Standardwerk" bezeichnen würde. (Solltest du da etwas gefunden haben, möchte ich hier direkt einmal Interesse anmelden) Vielmehr setzt sich das ganze Thema ECM/DMS aus den verschiedensten Thematiken zusammen und so muss man sich auch die Literatur an vielen Stellen zusammensuchen.

Viele Grüße,
Lothar

[Kennys_Dead]

Hallo Lothar,

zunächst einmal vielen vielen Dank für die ausführlichen Antworten.
Ich werde mich mit den einzelnen Anbietern, die du hier erwähnt hast auseinandersetzen.
Ja, mit der Literatur hast du recht, man muss sich das wiklich alles zusammensuchen. Doch welche ich für meine Arbeit wirklich interessant finde, sind die meisten Werke von Kapffmeyer. Er hat eine wirklich gute Sichtweise der Dinge und ich finde die meisten übereinstimmungen in seinen Werken. Egal ob es um die Bücher oder nur die Newsletter geht.
Ja, eine Standardisierung der Dokumente ziehe ich auch in Betracht. Werde mal sehen, ob ich noch Zeit für diverse Makros habe.

Aber, ich denke ich habe eine Lösung gefunden, die kostengünstig für unser Unternehmen ist und eigentlich alles unterstützt, was wir fordern. (Ich werd die anderen trotzdem noch überprüfen)

Aber mit Microsofts Sharepoint Foundation 2010 ist eigentlich alles abgedeckt, was wir fordern. Die IT-Abteilung hat schon großes Interesse an diesem Programm geäußert.
die Lizenzkosten sind für uns natürlich optimal, da wir Server 2008 von MS nutzen bezahlen wir für Sharpoint Foundations laut MS nichts.

Damit sind wirklich einige fliegen mit einer Klappe geschlagen. Das DMS an sich, die langzeit Archivierung, die "Push-Funktion" und zusätzlich noch eine weboberfläche für den Außendienst des Unternehmens.

Jetzt wieder die Frage an das Forum, kann man MS mit dieser Software wirklich als DMS wahrnehmen oder handelt es sich bei MS sharepoit Foundation um mehr Schein als sein?
Über Erfahrungsberichte, und diverse Hinweise, was man bei der Software beachten sollte wäre ich wie immer äußerst dankbar.

Ich freu mich schon auf eure Antworten.

Mit freundlichen Grüßen
Markus

[LoMu]

Hallo Markus,
nunja, ob Sharepoint jetzt ein „richtiges“ DMS ist oder nicht, darüber lässt sich sicherlich vortrefflich diskutieren
Meine Meinung dazu ist: „Nein, ist es nicht“. Sharepoint kommt eher aus der Ecke der Collaboration Tools, während DMS sich ja aus Archiv-Systemen entwickelt haben. Die Schnittmenge der Funktionen ist jedoch zugegeben recht groß und wächst Zunehmens.
So kann man Sharepoint sicherlich auch zur Langzeitarchivierung einsetzen, jedoch wird man bei wachsenden Dokumentenvolumen schnell auf einige „Herausforderungen“ technischer Art stoßen z.B. bei der Performance der Datenbank (Alle Dokumente, auch eine 10 MB PowerPoint, werden in der Datenbank abgelegt). Auch eine Anbindung Input-Lösungen wie Scannern, usw. ist bei Sharepoint nicht gerade ideal gelöst, das können DMS z.T. besser.

Viele Grüße,
Lothar

[Kennys_Dead]

Hallo Lothar und auch Hallo an alle, die unsere Diskussion hier verfolgen.

Du (hoffe das mit dem Du ist okay für dich Lothar) hast vollkommen recht, das mit Sharpoint würde eine vortreffliche Diskuddion abgeben. Aber ich will ja keine Fehde in gang bringen...

So habe ich das noch garnicht betrachtet, wegen Sharpoint Foundation. Da wird die DB ja wirklich vollgestopft mit Daten.

Ich hab aber ein par Neuigkeiten, die euch vielleicht interessieren könnten.
gestern habe ich meinem Betreuer und dem IT-Leiter agorum core open vorgestellt.
Die waren vom Umfang und den Funktionen wirklich angetan.

Aber es hat sich ein Problem herauskristallisiert, dass meine gesamte Arbeit in eine Sackgasse laufen lässt.

In dem Unternehmen verwenden wir smartCRM, ein Customer Relationship Management Tool, das etwas zweckentfremdet wurde für unsere Ansprüche hier. Der Knackpunkt ist der, das diese Software einen vordefinierten Ort für die Ablage von Dokumenten hat. Das heißt, es will selbst die Dokumente an einem Ort ablegen und verwalten. Den Pfad kann ich aber leider nicht einstellen.

So, das heißt nun im Klartext für mich, dass dieser Sachverhalt im Widerspruch mit einer zentralen Verwaltung von Dokumenten mittels eines DMS steht. smartCRM schreibt selbst in die DB und ich kann es nicht zwingen mit nem neuen Laufwerk zu arbeiten.

Vielleicht hatte ja jemand mit der gleichen oder einer ähnlichen Problematik zu kämpfen und ne Lösung gefunden.
Würde mich wie immer über alle Tipps und Ratschläge freuen.

MfG
Markus

[agorum]

Hallo,

eine Frage dazu, speichert das smartCRM die Dateien in dieses festgelegte Verzeichnis mit einem "gescheiten" Namen und in eine sinnvolle Ordnerstruktur? Oder liegen dort nur kryptische Dateinamen, die nur die Anwendung in Kombination Ihrer Datenbank nutzen kann?

Im ersteren Fall hätte ich eine Idee für eine Lösung...

Ansonsten: haben Sie den Hersteller von smartCRM schon mal angefragt, ob es für DMS-Systeme Lösungen/Anbindungen gibt?

Viele Grüße

Oliver Schulze
(agorum Software GmbH)

[Kennys_Dead]

Hallo Herr Schulze,

wie genau smartCRM die Daten ablegt weiß ich leider nicht genau.
Ich vermute kryptisch, werde mich aber nochmal genauer erkundigen.

Ja, es gibt tatsächlich einen Anbieter, der eine Anbindung an smartCRM hat. Es handelt sich um HABEL.

Dort wurde mir telefonisch berichtet, das man mit einer Indexdatei und einer .tif oder .pdf als Abbild des Originals arbeitet, um die Daten aus dem smartCRM zu verwalten.

Ich bin mal gespannt auf die Idee zur Lösung. Hoffe das es so funktioniert, wie sie sich das gedacht haben.
Ich werde wie gesagt, in dieser Woche noch vom smartCRM Betreuer kontaktiert, der ist momentan leider nicht erreichbar für mich, wird sich aber bei mir melden.

Mit freundlichen Grüßen
Markus

[Kennys_Dead]

Hallo an alle,

also, es hat sich so einiges getan in der vergangenen Woche.
Das wollte ich hier mal mitteilen.
Speziell Herr Schulze von agorum core, wollte ich hiermit auf dem neusten Stand halten.
Ich habe die Möglichkeit, meinem CRM-System zu sagen, was es tun soll. Jetzt sollte ich nur noch wissen, was agorum core alles zur Dokumentenverwaltung benötigt. Damit meine ich die Punkte:

- Wie die Datei aussehen muss (.doc,.pdf,etc.)
- Was zusätzlich benötigt wird (KD-NR. beispielsweise)

Wenn all diese Punkte geklärt sind, besteht die Möglichkeit hier in unserem Unternehmen agorum core produktiv zu setzen.

Für sämtliche Antworten bin ich dankbar.

MfG
Markus