Alle Beiträge mit dem Tag "Workflow"
14. Mai 2008
Herr Augenarzt, mein Hals tut weh
Wer Probleme mit den Augen hat, tut gut darin, nicht zu irgendeinem Mediziner zu gehen, sondern einen Spezialisten aufzusuchen Für eine grundlegende Diagnose reicht wohl auch der (paradox betitelte) “Facharzt für Allgemeinmedizin”, die Feindiagnose und die Behandlung sollte man jedoch einem Experten überlassen.
Im Bereich des Informationsmanagement im Unternehmen ist dies für viele Entscheider nicht selbstverständlich. Da werden Intranetprojekte mit einer Designagentur angestoßen oder Workflows mit einem Programmierer designed.
Das Ergebnis: Erfolglose Projekte, schlechte Ergebnisse und fehlende Akzeptanz.
21. Februar 2008
Fünf populäre Irrtümer über Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007
- Microsoft verfolgt eine klare Produktstrategie
- Die vielen Zusatzpodukte, die praktisch jeder mögliche und unmögliche Softwareanbieter anbietet, sind rein optionale Komponenten, Sharepoint ist auch so wunderbar zu nutzen.
- “Wir haben das ganz schnell installiert bekommen, da wird es auch kein großer Aufwand mehr sein, die Lösung im Unternehmen auszurollen.”
- Portal, WCMS, Workflow, Dokumentenmanagement – Alles in einem, alles out-of-the-box.
- “Wir haben es ja schon im Unternehmen, darum sollten wir es auch nutzen.”
(Reihenfolge rein zufällig, Fortsetzung folgt)
10. April 2007
Kommunikation mit der Software
Wenn das Thema zu Workflows geht oder andere Funktionen beschrieben werden, wo der Benutzer vom System benachrichtigt werden muss/sollte, kommt immer sofort die E-Mail ins Spiel. “Dann erhält der Benutzer eine E-Mail und kann das Dokument prüfen.”, heißt es oft von Anbieterseite. In kleinen Umgebungen mit technisch nicht ganz ambitionierten Mitarbeitern mag das sinnvoll sein, meist scheitert dies in der Praxis jedoch an der tatsächlichen Hanhabbarkeit.
- E-Mails werden nicht als wichtig gesehen, zunächst ignoriert und dann vergessen. Die Vorgänge dazu auch.
- Der/die Freigabeverantwortliche/n werden mit Mails überschüttet und haben keinen Überblick mehr.
- Die E-Mails werden vom Spamfilter erfasst.
- Der Mitarbeiter liest seine Mails nicht.
- usw.
Dabei gibt es genug Möglichkeiten, den Benutzer (zusätzlich) effektiver zu informieren. Ein optimales Beispiel wäre wohl ein RSS-Feed mit den aktuellen Statusinformationen. Einige Vorteile:
- Der Anwender bekommt immer aktuelle und vollständige Informationen.
- Die Informationen können wahlweise im Feedreader, Browser, Portal oder ähnlichen Anwendungen erhalten werden.
- Der RSS-Feed kann vom Anwender oder anderen internen Systemen vielfältig verarbeitet werden.
- Jeder Abruf eines Feeds benötigt die Zugangsdaten des Benutzers – damit wird die Datensicherheit signifikant erhöht und keine unkontrollierbaren Informationen verteilt.
Leider unterstützen derzeit noch nicht viele Systeme RSS-Feeds im Standard. Da die technische Umsetzung aber eher unspektakulär ist, sollte dies schnell umzusetzen sein – und jeder seriöse Anbieter wird dies (wenn nicht schon geschehen) zeitnah im Lieferumfang haben.
14. Dezember 2006
ECM/DMS-Ausbildungen – Teil 1: CompTIA CDIA+
Die Zertifizierung als “Document Imagaging Architec” von CompTIA ist die wohl älteste am Markt verfügbare Zertifizierung im DMS-/ECM-Umfeld. Zielgruppe des Zertifikats sind vorallem Berater und Projektleiter in DMS- und Archivierungprojekten.
Das Zertifizierungsprogramm richtet sich an Personen, die über min. 12 Monate beruflicher Praxis im Bereich der “elektronischen Dokumenten-Verwaltung und -Vernetzung, Workflow-Optimierung oder Bildbearbeitung durch Scan- und Capture-Techniken” (Zitat CompTIA) verfügen.
Thematischer Schwerpunkt des Zertifikats sind Techniken und Technologien des Dokumentenmanagement und insbesondere der Archivierung von Dokumenten, aber auch Grundlagen zur Durchführung eines Einführungsprojekts in diesem Umfeld.
Die Gewichtung der einzelnen Bereiche der Zertifizierung ist wie folgt:
25% Aufnahme von Geschäftsanforderungen
22% Analyse von Geschäftsprozessen
16% Lösungsempfehlung
24% Lösungsdesign
13% Planung der Implementation
Auch wenn sich die Bereiche sehr “managementorientiert” anhören, sind die Inhalte größtenteils stark technischer Natur. Beispiel aus dem Bereich “Aufnahme von Geschäftsanforderungen”:
”
1.9 Determine the capacity requirements for server processing and storage (e.g., peak processing)
1.10 Document quantities of documents (both electronic and paper if applicable)
1.11 Determine the long-term storage capacity requirements 1.12 Define query requirements (e.g., number per day, number of query users)
1.13 Analyze the input requirements (resolution, image size, volume, scanner performance) to select the
appropriate input devices and interfaces based on the characteristics of the source documents (e.g., color, weight, finish)
1.14 Calculate the amount of image and indexing data (database or file
system) to be stored based on the document life cycle requirements
1.15 Determine the needed capacity, response times, and throughput rates
1.16 Collect all detailed information required for solution design (e.g., technological environment, infrastructure, types of operating systems, databases)
1.17 Determine growth needs and plan for scalability
1.18 Determine the required service levels for maintenance
”
(Die genauen Inhalte der Zertifizierung können hier abgerufen werden.)
In den vergangen 10 Jahren seit Etablierung von CDIA (und fünf Jahre nach Start seines Nachfolgers CDIA+) wurden weltweit nur ca. 7.000 Zertifikate ausgestellt.
Die Vorbereitung auf das Zertifikat kann im Selbststudium oder im Rahmen eines idR. 4-tägigen Kurses (inkl. Zertifizierung) durchgeführt werden. Material zum Selbststudium ist nur englischsprachig und nicht im offiziellen Buchhandel, sondern nur über einige spezielle Onlinehändler direkt aus den USA, erhältlich.
Einziger Anbieter für Schulungen zu CDIA+ in Deutschland ist Project Consult. Offene Schulungen werden nur im Hamburg angeboten. Kurs- und Prüfungssprache ist größtenteils Englisch. Hier kostet das Seminar 2.650,00 Euro inkl. den Kosten der Zertifizierung und des Unterrichtsmaterials. Die Prüfung findet standardisiert in einem Computertestcenter statt.
Fazit: Kein Schulungsangebot, sondern nur ein Zertifikat – der Weg dahin ist offen und nicht standardisiert oder qualitätsgesichert. Abfrage umfangreicher Inhalte, aber auf niedrigem Niveau. Der Inhalt ist zudem veraltet und wird anscheinend nicht mehr oder nur noch sporadisch gepflegt und weiterentwickelt. Zu geringe Verbreitung des Zertifikats und zu geringe Anerkennung insbesondere im deutschen Markt.
28. November 2006
Goldene Regel #20: Sprachverwirrungen vermeiden
“Daher heißt ihr Name Babel, weil der HERR daselbst verwirrt hat aller Länder Sprache und sie von dort zerstreut hat in alle Länder.” (Genesis 11,9)
Die Sprachverwirrung in der IT-Branche ist keine “babylonische Sprachverwirrung”. Im Gegensatz zur biblischen Sprachverwirrung, ausgelöst durch Gott als Folge des Turmbaus zu Babel, sind die vielen “Zungen” in den in der IT-Branche gesprochen wird, selbst – und oft mit Grund – gewählt.
Verschiedene Personengruppen benutzen einen besonderen Wortschatz, um sich in ihrem Fachgebiet optimal miteinander auszutauschen. Hierbei werden nicht nur Fachworte verwendet, sondern es finden auch Umdeutungen von Worten statt. Eine Nebenwirkung ist, dass die Kommunikation mit Personen aus einer anderen Fachrichtung mit einem anderen Wortschatz schwierig ist und es zu Verständigungsproblemen und Missverständnissen kommt.
So wird in einem ECM-Projekt von konzeptioneller Seite der Begriff “Workflow” verwendet, um die Abbildungen von Arbeitsabläufen der Benutzer und Interaktion mit Content/Dokumenten und anderen Benutzern zu beschreiben. Ein einfaches Beispiel ist ein Freigabeverfahren, wo Content bevor er für andere Benutzer verfügbar ist, zunächst von einer anderen Stelle genehmigt werden muss.
In der Systemtechnik wird der Begriff jedoch oft anders verwendet. Hier kann ein Workflow der automatisierte Ablauf eines IT-Prozesses, beispielsweise eines Backups oder eines Datenaustausches sein. (Man könnte dazu auch “Batch-Job” sagen, würde damit aber den komplexen Abläufen in einer modernen IT-Applikation nur bedingt gerecht.)
Unbedingt wichtig ist daher die klare und griffige Definition von Begriffen individuell in jedem Projekt. So kann mit allen Beteiligten auf einem gemeinsamen Wortschatz gesprochen werden und es wird niemand ausgegrenzt oder herabgesetzt, weil er Begriffe in seiner täglichen Arbeit anders definiert.
27. Oktober 2006
Nuxeo: Auf die nächste Stufe.
Enterprise Content Management Umgebungen auf Basis von Open Source Technologien ist derzeit ein hoch interessantes Thema, dass durch den Launch von Alfresco stark an Fahrt gewonnen hat. Neben Alfresco existieren jedoch noch einige weitere Open Source Lösungen für Dokumentenmanagement und darüber hinaus. Eine der interessantesten davon ist wohl Nuxeo.
Das primär in Frankreich entwickelte System sieht sich selbst als “global leader in Open Source Enterprise Content Management”, kann auf eine erheblich längere Geschichte als beispielsweise Alfresco zurückblicken und hat einige sehr interessante Referenzkunden.
Die aktuelle Version 3.4.2 bietet Funktionalitäten für Dokumentenmanagement (inkl. Capture und Records Management), Web Content Management, Collaboration ( und Business Process Management (inkl. Workflow). Die nächste Version (Nuxeo 5) wird zudem “auf die nächste Stufe” der Entwicklung klettern und – wie Alfresco – vollständig auf Java basieren.
Besonders für kleinere und mittlere Unternehmen sind solche Open Source ECM-Suiten eine echte Alternative zu kommerziellen Systemen und lassen sich mit ein, zwei kommerziellen Zusatzkomponenten (z.B. für OCR) zu günstigen, effektiven und trotzdem vollwertigen Lösungen ausbauen.
24. Oktober 2006
Warum bieten WCM-Anbieter so wenig Web 2.0 Funktionalitäten?
Das Web 2.0 bewegt nicht nur die Marketingwelt, sondern wird immer mehr zum Standard für den ambitionierten Internetnutzer. Dabei stehen nicht prinzipiell Weblogs im Mittelpunkt, sondern die generellen Technologien und Konzepte zur Strukturierung und Vernetzung von Inhalten, verknüpft mit zentralen Diensten, die Übersichtlichkeit schaffen und Verbindungen herstellen.
Klassische Weblog-Systeme, wie Wordpress (auf dem dieses Blog läuft) oder Serendipity, bieten hier durch Kommentarfunktionen (mit umfangreichen Spamfiltermethoden), RSS-Feeds, Trackbacks, Taging und sehr guter Optimierung für Suchmaschinen geballt die Web 2.0 Funktionalitäten an, vernachlässigen aber die “althergebrachten” professionellen Funktionalitäten des Web Content Management, wie umfangreiche Zugriffsrechte, echtes Templating, Workflows, individuelle Content-Container etc. Der Grund hierfür liegt wohl darin, dass diese professionellen Funktionalitäten eine umfangreiche Entwicklung und viel Erfahrung in dem Bereich voraussetzen. Trotzdem gewannen und gewinnen diese Blogging-Tools viele professionelle Nutzer.
Die Anbieter von professionellen Web Content Management Lösungen (Kommerziell wie Open Source!) vernachlässigen diesen Bereich “Web 2.0″ vollständig oder bieten nur rudimentäre Funktionalitäten an. Trackbacks unterstützt praktisch kein professionelles System und auch die Suchmaschinenoptimierung lässt bei vielen zu Wünschen übrig. Daneben bieten kommerzielle Systeme praktisch keine stark vereinfachten Interfaces, mit denen auch ein unerfahrener Benutzer (wie mit den Blog-Tools) Beiträge veröffentlichen kann (“One Page Publish”, auf einer Seite wird der Inhalte, Kategorien, Rechte, Tags, etc. erfasst und durch Knopfdruck publiziert – bzw. in den Freigabeworkflow gegeben).
13. Oktober 2006
Imperia – Halle A2, Stand 216
Die Imperia AG will auf der Systems 2006 eine neue CMS-Version und Out-Of-The-Box Lösungen für das Intranet präsentieren und einen ersten Einblick in die neuen Funktionalitäten des Imperia Enterprise Content Management Systems 8.5 geben. Wesentliche Produktneuerungen sollen im Bereich des Dokumenten-Managements vorgenommen worden sein. Insbesondere unstrukturierte Dokumente sollen sich nun flexibel auf Basis der Workflow-Engine prozessorientiert verwalten lassen. Der Zugriff auf den gesamten Content Lifecycle dieser Dokumente soll sich durch eine überarbeitete User-Schnittstelle deutlich vereinfachen.
Ein weiterer Messeschwerpunkt soll die Vorstellung einer ersten Version des Intranet Packages sein. Dieses beinhaltet nach Aussagen des Unternehmens zahlreiche Out-Of-The-Box Intranet Applikationen, eingebettet in ein modulares Design inklusive Mehrsprachigkeit. Durch den Einsatz des Intranet Packages sollen Anwender die Möglichkeit erhalten, ein nahezu fertiges Intranet auf Imperia Basis innerhalb kürzester Zeit in Betrieb zu nehmen.
13. Oktober 2006
Web Content aus Dokumenten
Auch wenn besonders Webagenturen oder Freelancer mit Webfokus die Intention Web Content automatisiert aus Dokumenten (z.B. Word oder Open Office) erstellen zu lassen, nicht verstehen, gibt es genügend Einsatzszenarien, bei denen dies sinnvoll ist. Nicht umsonst bieten kommerzielle Anbieter wie Coextent oder Stellent schon seit Jahren Standardlösungen, um Dokumente aus der Textverarbeitung automatisch in Web Content zu transformieren.
Dies ist nicht nur sinnvoll für Technikdokumentation, sondern erleichtert vielfach auch den Workflow im Unternehmen. Eine einmal geschriebene Pressemeldung z.B. muss nicht per “Copy/Paste” ins WCMS übernommen werden, sondern das WCMS holt sich aus dem (gut ausgezeichneten) Dokument die notwendigen Informationen und kann gleichzeitig auch noch ein PDF zum Download generieren.
Wer es etwas günstiger haben will, als mit den beiden Schwergewichten, kann z.B. auf Typo3 oder Alfresco zurückgreifen. Typo3 bietet mit seinem OpenOffice-Konverter eine Grundlage für Projekte dieser Art. Die ODF-Funktionen von Alfresco sind derzeit noch Beta, werden aber bald vollständig zur Verfügung stehen. Hier ergibt sichd er Vorteil, dass die Dokumente gleichzeitig in einem modernen DMS gehalten werden, was gleichzeitig das Repository für das WCMS bildet. Zwar erreicht man hier (Typo3 und Alfresco) nicht die Möglichkeiten der beiden erstgenannten Systeme (insbesondere die Nutzung von Microsoft Word Dokumenten), aber für viele Anwendungsfälle mag dies ausreichend sein.
Diskussion und weitere Infomationen bei OpenBC.
7. September 2006
COI mit ICODEX und Seeburger (Halle 8, Stand G061)
Die COI präsentiert zusammen mit der östereichische ICODEX erstmalig ihre gemeinsamen Leistungen für Prozessunterstützung, Workflow und Business Process Management. Ziel der Zusammenarbeit der beiden Unternehmen soll die Integration aller notwendigen Funktionalitäten in genau ein System sein. Dies soll bei den Anwender die Durchlaufzeiten von kritischen Geschäftsvorgängen verkürzen, die Kosteneffizienz steigern, die Prozesstransparenz erhöhen und die Kundenzufriedenheit verbessern.
Durch INTEGRATE!Comm@Work von ICODEX soll die entsprechende Oberfläche zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus sollen die Geschäftsprozesse so optimiert werden, dass die theoretischen Optimierungspotenziale bei der Implementierung und Umsetzung in die Praxis erreicht werden. Während der Arbeit sollen per Indikatoren Prozessschwächen aufgezeigt werden, wobei das Tool es ermöglichen soll unmittelbar aktiv die Prozesse zu verändern. So sollen sich nicht nur interne Prozesse sondern auch Prozesse mit externen Dienstleistern oder Partnern optimieren lassen. In COI-BusinessFlow sollen alle erzeugten Dokumente erfasst und abgelegt werden, wobei sie weiterhin aus der Oberfläche von ICODEX recherchierbar bleiben sollen.
Außerdem mit dabei: Die Firma Seeburger, jüngster Partner von COI. Beide Häuser verfügen nach eigener Angabe über herausragendes SAP Know-how, welches sie nun bündeln, um den gemeinsamen Interessenten eine Komplettlösung beispielsweise für die Rechnungsbearbeitung in SAP zu bieten. Die Systeme 4invoice von SEEBURGER und COI-BusinessFlow soll hierfür zu einer leistungsfähigen Lösung verbunden werden.