Alle Beiträge mit dem Tag "Sharepoint"
25. März 2009
Intrexx Xtreme als Alternative zu Sharepoint?
Es muss auf der CeBIT 2000 gewesen sein, als ich für ein Unternehmen eine Intranet/CMS-Lösung evaluiert habe und auf der CeBIT auf einen kleinen Partnerstand mit zwei Personen, einem PC und einer interessanten Software aufmerksam geworden bin. Intrexx steckte zwar noch in den Kinderschuhen, es gab aber schon Testversionen zum Mitnehmen auf CD und die Lösung sah schon damals recht vielversprechend aus.
Da das System damals zwar schon recht viele Funktionen aufwies, die Funktionstiefe aber eher gering und vor allem die Anpassbarkeit und der Betrieb etwas umständlich war, kam die Lösung damals nicht in die engere Wahl.
Zum Glück ist das Unternehmen jedoch nicht in den Wirren der platzenden Dotcom-Blase untergegangen, sondern hat sich weiter entwickelt. Man baute am Fundament, entwickelte Module, schaffte ein Partnermodell, erleichterte die Administration und entwickelte sich auf schnellem Wege zur Eierlegenden Wollmilchsau. Als Portalanwendung konzipiert, können eine Vielzahl von Anwendungen innerhalb des Portals laufen. Intrexx bringt hier eine Menge mit – und hatte schon viele Jahre vor Apple so was wie einen “AppStore”, in dem man seinen Intrexx-Server mit neuen Anwendungen füttern kann.
Wie das so mit Eierlegenden Wollmilchsäuen ist, hat dies aber auch Nachteile. Die Eier sind etwas klein, die Wolle etwas rau, sie gibt nicht besonders viel Milch und das gleich ist etwas zäh – man ist halt auf keine Disziplin besonders konzentriert und bietet für jedes Unternehmensproblem eine Lösung: z. B. Fuhrpark, Kassenbuch, Bibliothek, Kantine, Newsletter, Mitarbeiterlisten – und natürlich auch Funktionen eines DMS und eines CMS.
Und natürlich kann Intrexx – auch wenn es mittlerweile ein “Xtreme” im Namen führt, um sich von dem Modell, wie ich sie 2000 kennengelernt habe, abzuheben – keinem spezialisierten WCMS oder DMS das Wasser reichen. Für die mittelständische Zielgruppe kann ein solches Kombinationsprodukt jedoch eine gute Lösung sein, um nicht mehrere Spezialsysteme betreiben zu müssen. Zudem lassen sich die Module anpassen oder eigene Module entwickeln, die den eigenen Ansprüchen genügen.
In einer aktuellen Pressemeldung vergleich sich Intrexx mit Sharepoint und wirbt mit der Kundenaussage “Viel weniger Programmieraufwand als Sharepoint”. Im ersten Augenblick meint man vielleicht, dass hier Äpfel mit Birnen verglichen werden und in manchen Punkten mag dies auch stimmen – wenn man jedoch sieht, als was Sharepoint alles verkauft wird, ist Intrexx in manchen Punkten gewiss vergleichbar. Der ganze Sharepoint-Hype ist sowieso nicht zielführend, vor allem teuer und oft sinn- und nutzlos. Da ist das Umschauen nach Alternativen bestimmt eine gute Idee.
6. Mai 2008
Hosted Sharepoint
Besonders kleine und mittlere Unternehmen können von der Umstellung der Dokumentenablage weg von freigegebenen Laufwerken hin zu Dokumentenmanagementsystemen schnell einen großen Nutzen erzielen. Jedoch ist es besonders für diese Zielgruppe nicht einfach, eine Lösung zu finden, die nicht nur initial bezahlbar ist, sondern auch betrieben werden kann.
Eine interessante Lösung kann hier die Nutzung eines gehosteten Lösung sein. Insbesondere Microsoft Sharepoint (genauer die Windows Sharepoint Services) werden verstärkt als ASP-Lösung (Application Service Providing) am Markt angeboten. Für kleine Unternehmen ist dies – auch aufgrund der tiefen Integration mit Microsoft Office – eine gute Lösung, um Dokumentenmanagement zu betreiben.
Jedoch muss dem Unternehmen klar sein, dass eine gehostete Lösung auch Einschränkungen bietet. Am schwersten wiegt das Bandbreitenproblem. Wenn mit großen Dateien gearbeitet wird, ist es praktisch unmöglich, diese über Internetverbindungen zu speichern ohne den normalen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Hier muss entweder eine Terminalserver-Lösung eingesetzt werden, die – da z.B. im gleichen Rechtenzentrum wie das DMS betrieben – eine breitbandigere Anbindung an das DMS hat, die Bandbreite zwischen den lokalen Arbeitsplätzen und dem DMS stark erhöht oder auf den Einsatz einer gehosteten DMS-Lösung verzichtet werden.
Weitere Herausforderungen sind die Anpassbarkeit einer gehosteten Lösung und die Datensicherheit. Hier muss vor Auswahl eines passenden Hosting-Anbieters unbedingt genau geprüft werden, welche Möglichkeiten sich geben. In diesem Zusammenhang ist der Zusammenarbeit mit spezialisierten Premiumhostern unbedingt der Vorrang vor unspezialisierten Massenhostern zu geben. Letztere versuchen den Markt insbesondere für Sharepoint Hosting massiv zu besetzten, können jedoch in vielen Punkten nur eine halbe Lösung anbieten.
21. Februar 2008
Fünf populäre Irrtümer über Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007
- Microsoft verfolgt eine klare Produktstrategie
- Die vielen Zusatzpodukte, die praktisch jeder mögliche und unmögliche Softwareanbieter anbietet, sind rein optionale Komponenten, Sharepoint ist auch so wunderbar zu nutzen.
- “Wir haben das ganz schnell installiert bekommen, da wird es auch kein großer Aufwand mehr sein, die Lösung im Unternehmen auszurollen.”
- Portal, WCMS, Workflow, Dokumentenmanagement – Alles in einem, alles out-of-the-box.
- “Wir haben es ja schon im Unternehmen, darum sollten wir es auch nutzen.”
(Reihenfolge rein zufällig, Fortsetzung folgt)
5. Dezember 2007
Ist Sharepoint ein Virus?
CMS Watch stellt in ihrer neuesten Veröffentlichung die These auf, dass Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007 ein “ECM virus” sei. Das System würde noch stärker als die Vorversion eingesetzt. Diese zeige auf der einen Seite die Vorteile der einfachen und schnell zu nutzenden Collaborationsfunktionen des Systems, jedoch führe auf der anderen Seite auch dazu, dass es zu ernst zunehmenden Problemen beim Management des Systems gibt, für die Microsoft keine Lösung verfügbar hat.
Als Beispiele werden angeführt, dass eine nordamerikanische Bank mehr als 5.000 unkontrollierte und nicht freigegebene Instanzen von Sharepoint gemeldet hat. Und ein großer Energieversorger bei der genauen Suche über 15.000 bisher unbekannte Installationen aufspürte.
Das hier von CMS Watch aufgezeigte Problem ist gut bekannt und wird von vielen Unternehmen stark unterschätzt. Abteilungen, die sich in der bisherigen Infrastruktur des Unternehmens nicht wiederfinden oder denen die zentralen Entscheidungen zu langsam sind, installieren einfach einen Sharepointserver und nutzen diesen als Ablage für die Abteilung. Dies löst vielleicht die Probleme der Abteilung, führt im Gesamtunternehmen jedoch zu keiner Besserung: Informationen sind nicht zentral zugänglich, werden mehrfach abgelegt, gehen verloren usw. Nicht selten ist sogar zu sehen, dass IT-Abteilungen – meist um den Druck auf die eigene Abteilung zu vermindern – dazu übergehen und Sharepoint aktiv in den Abteilungen propagieren.
Die IT-Abteilungen, die so etwas dulden und sogar unterstützen, handeln verantwortungslos und müssen umgehend eine ganzheitliche Strategie entwickeln, um dies in den Griff zu bekommen. Hierbei darf sich kein Entscheider von der einfachen Bedienbarkeit und kurzen Zeit bis zur Nutzbarkeit der Microsoft Lösung blenden lassen: die wirklichen Herausforderungen kommen erst hinterher.
Auch in Deutschland ist “Compliance” ein wichtiges Thema – es geht hierbei um die generelle Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen. Dies kann mit einer unkontrollierten Umgebung nicht erreicht werden. Unternehmen riskieren großen und teuren Ärger.
Fazit
Sharepoint hat eine hohe Anwenderakzeptanz. Gepaart mit den richtigen Konzepten zur Einführung und ggf. der ein oder anderen Softwarelösung zur “Abrundung” der Funktionen des MOSS 2007 kann es eine sehr gute Plattform für Dokumentenmanagement und Collaboration entstehen. Einfach loszulegen ohne nachzudenken führt mit dem MOSS 2007 jedoch besonders oft in die Sackgasse.
9. November 2007
Kommentar: ELO und MOSS
Auch ELO sucht in der Integration mit dem Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007 eine Möglichkeit, neue Kundengruppen anzusprechen und bestehende Kunden zu halten. Viele Anwender, besonders in kleineren und mittleren Unternehmen, sehen viele Vorteile bei der Nutzung von Sharepoint im Vergleich mit ihren DMS-Systemen. Insbesondere sind die sehr enge Integration in Windows und Office sowie die sehr gute Benutzeroberfläche starke Argumente für Sharepoint.
Die DMS-Funktionen von Sharepoint sind jedoch nur rudimentär – wenngleich auch für viele Unternehmen ausreichend. Um echtes Dokumentenmanagement (und mehr) betreiben zu können, ist die Integration eines DMS notwendig, wozu Sharepoint jedoch vielfältige Schnittstellen anbietet.
Die Strategie von ELO hier – wie praktisch alle Marktbegleiter – eine enge Integration anzubieten ist naheliegend und notwendig, insbesondere weil ELO bereits in der Vergangenheit seine Kunden mit einer engen Office-Integration gewonnen hat.
10. August 2007
Leserfragen an das ECM-Blog
Über Google wurden kürzlich folgende Fragen an das ECM-Blog herangetragen, die eine Antwort verdient haben:
“Ist es zielführend, nur auf Sharepoint zu setzen?”
Das hängt ganz von den Anforderungen ab! Es gibt genug Unternehmen, die mit Sharepoint – genauer gesagt dem Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007 – als DMS, für das Intranet, als Portal und auch für die Website zufrieden sind. Es ist also ganz gewiß kein Kardinalfehler, ausschließlich auf Sharepoint zu setzen. Sharepoint wird seinen Marktanteil kurzfristig auch nennenswert ausdehnen, so dass auch bald (noch mehr) Zustatzkomponenten und Integrationen verfügbar sein werden. Jedoch gibt es – je nach Anforderungen – auch bessere Lösungen.
“Gibt es eine Integration zwischen Alfresco und Typo3?”
Alfresco antwortet hierauf ohne mit der Wimper zu zucken: “Ja!”. So ganz richtig ist das aber nicht. Alfresco kann natürlich jegliche HTML-Seiten importieren und diese dann verwalten – genau das kann auch mit Inhalten aus Typo3 geschehen. Alle an Alfresco überstellte Inhalte können dann mit allen Funktionen von Alfresco bearbeitet werden – wie beispielsweise Workflow oder Archierung. Hier gibt es also umfangreiche Möglichkeiten – aber (bisher) keine echte Integration.
“Lassen sich Daten auf CDs archivieren?”
Die Frage ist, was Sie unter “Archivierung” verstehen. Prinzipiell kann auch die CD ein Archivierungsmedium sein. Wichtig ist, wie bei jedem Medium, dass die Prozesse für die regelmäßige Prüfung, das Umkopieren und natürlich die Datensicherheit sauber definiert sind.
“Welches einfache DMS empfehlen Sie?”
Aus dem Stand: DocuPortal, Alfresco, Ax.DMS. Es gibt aber noch eine Menge mehr.
11. April 2007
8 von 10 Softwareanbietern nutzen ihre eigene Software nicht
“Unsere Software selbst einsetzen? Wir wollen doch überleben!” – So oder so ähnlich muss es sich teilweise in den Chefetagen der großen Anbieter von Enterprise Content Management Software anhören, wenn es darum geht, doch einfach mal die eigenen Produkte einzusetzen. Oft ist dies ja nur eine reine Vermutung und die Anbieter wehren sich stark dagegen – schließlich sei ja die eigene Software das beste, was man finden kann.
Einen wunderschönen Weg, herauszufinden, wie Anbieter ihre eigenen Produkte einsetzen fand die Butler Group im Rahmen der neuen Studie “Document Collaboration”. Die in der Studie berücksichtigten Produkte sind:
- Adobe: Acrobat 8, Acrobat Connect
- EMC: eRoom
- IBM: Notes/Domino, Workplace, Lotus Quickplace
- Microsoft: Sharepoint Services 3.0, Sharepoint Server 2007, Groove
- OpenText: LiveLink Document Collaboration, OpenText (Hummingbird) eDocs Collaboration
- Oracle: Collaboration Suite, Content DB, Records DB
- Stellent: Collaboration Management
- Vignette: Vignette Collaboration
Man bat nun jeden Anbieter, seine eigene Software zu nutzen, um mit Butler zusammen, die Studie zu erstellen und abzustimmen. Richard Edwards, einer der Autoren der Studie, erklärte Tim Barker von Koral das erschreckende Ergebnis: Acht dieser zehn Anbietern waren nicht im Stande dies mit ihren eigenen Produkten durchzuführen und nutzen lieber E-Mails.
Offen bleibt zwar, bei welchen beiden Produkten der Einsatz tatsächlich stattfand, es ist jedoch klar, dass die Softwareanbieter oft Dinge verkaufen, die sie selbst nicht einsetzen (können). Das mag an fehlendem Know-how oder schlechten Produkten liegen. In jedem Fall wirft es kein gutes Licht auf die Branche.
Um die Frage “Is this just me that is shocked by this statistic?” von Tim Barker in seinem Blog zu beantworten: “No, I wasn’t really shocked. Many vendors have no idea what exactly they are selling – that is easy to see. But I am astonished how many it are…”.
6. Februar 2007
Etwas viel des Guten: Werbung für die Sharepointkonferenz
Schon Ende letzten Jahres und im Januar schlugen täglich Werbemails zu “Microsoft European SharePoint Conference 2007″ ein, die vom 12. – 14. 2. in Berlin stattfindet. Nun gestern schon wieder: “Fast ausgebucht” sei die Veranstaltung nun und man solle sich doch einen der letzten Plätze sichern.
Muss man für eine Veranstaltung so intensiv Werbung machen? Und muss es sein, dass neben dem Veranstalter auch einzelne Aussteller zusätzlich massiv per E-Mail werben?
15. Januar 2007
Suchanfragen [2]
Viele Besucher des ECM-Blogs kommen über Google und verschiedene andere Suchmaschinen hierher. Die Anfragen der Benutzer sind vielfältig und zeigen oft interessante Fragestellungen auf. Das Besondere an diesen Fragestellungen ist der hohe Praxisbezug, der sich darin ausdrückt. In unregelmäßigen Abständen werden die interessanteten Suchabfragen vorgestellt und beantwortet.
sharepoint server 2007 easy software easy enterprise saperion
Der Ansatz ist gut! Sharepoint 2007, Easy Enterprise und Saperion sind drei Systeme die man ruhig in eine Shortlist schreiben kann, die zur Auswahl der passenden Lösung dient. Leider sidn standardisierte Vergleiche, wie man sie vielleicht bei Google unter Angabe dieser Suchebegriffe finden könnte, für eine Auswahlentscheidung nicht geeignet. Vielmehr ist es wichtig, die individuellen Anforderungen des Unternehmens bei der Auswahl zu berücksichtigen. Die Kernunterschiede der drei Systeme sollten sich schon bei einem kurzen blick auf die Produkte erschließen, da es hier teilweise grundlegende konzeptionelle Unterschiede gibt. Für Unterstützung bei der konkreten Anforderungsdefinition und fundierten Vergleichsanalyse sprechen Sie mich einfach an.
doq magazin elisabeth grenzebach
Das Magazin “DoQ” wurde leider eingestellt. Frau Grenzebach hat sich auf die eigenen Beine gestellt.
21. Dezember 2006
Open Text mit weiteren Details zur Hummingbird-Integration
Open Text hat weitere Details seiner Roadmap zur Integration der kürzlich erworbenen Hummingbird-Produkte bekannt gegeben. Zu den aktuellen Plänen für das Jahr 2007, die Kunden und Partnern nach eigenen Angaben bereits zur Verfügung gestellt wurden, soll die weitere Unterstützung der Livelink ECM – eDOCS-Produkte (früher: Hummingbird Enterprise), neue Produktintegrationen insbesondere mit den Neuerungen der jüngst vorgestellten Open Text-Suite Livelink ECM 10 sowie völlig neue Lösungen zur Steigerung der Prozesseffizienz und für Compliance Management gehören.
„Auf der Basis unserer Integrationspläne können Livelink ECM – eDOCS-Kunden den Wert ihrer bereits getätigten Investitionen steigern und für ihre Unternehmen ECM-Strategien entwerfen, die langfristig Bestand haben“, so Kirk Roberts, Executive Vice President of Products, Solutions and Marketing bei Open Text. „Durch den komplementären Charakter der Technologien von Open Text und Hummingbird sind wir in der Lage, unseren Kunden beste Qualität in Sachen ECM-Lösungen und –Expertise zu bieten, so dass sie Inhalte unternehmensweit noch besser kontrollieren und managen können.“
Zu den konkreten Maßnahmen im nächsten Jahr sollen unter anderem zählen:
- Unterstützung für Microsoft Office 2007 und Windows Vista: Das Produkt Livelink ECM – eDOCS DM soll früher als bisher geplant Microsoft Office 2007 und Windows Vista unterstützen. Herausragende Merkmale von Livelink ECM – eDOCS soll die Rich Client-Benutzeroberfläche sowie die enge Integration mit den Microsoft Office-Anwendungen und Microsoft Outlook sein. Rich Clients als primäre und in Microsoft Office und Outlook integrierte Arbeitsoberflächen sollen eines der Kernelemente der weiteren Entwicklung von Livelink ECM 10 sein.
- Vertragsmanagementlösungen: Open Text will die bestehenden komplementären Lösungen für Vertragsmanagement zusammenführen und damit den Kunden “die umfangreichste Lösung für Vertragserstellung, -verhandlung, -erfüllung und -erneuerung bieten, die am Markt erhältlich ist”.
- Konzentration auf Zertifizierungen für Records Management: Open Text will auch weiterhin die Livelink ECM – eDOCS-Funktionalitäten für Records Management regelmäßig nach dem Standard des US-Verteidigungsministeriums U.S. Department of Defense (DoD) 5015.2-STD einschließlich Chapter 4 zertifizieren lassen. Es handelt sich dabei nach Angaben des Unternehmen um eine der wichtigsten Anforderungen, die Kunden aus dem Behörden-Umfeld an Lösungen für Records Management stellen. Die nächste Rezertifizierung steht für April 2007 an. Vor kurzem hat Open Text bereits die erfolgreiche U.S. DoD-Zertifizierung seiner anderen Records Management-Lösungen, darunter die Lösungen für den gemeinsamen Einsatz mit dem Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 sowie SAP-Lösungen, bekannt gegeben.
- Lösungen für große Anwaltskanzleien: Open Text bekräftigt seine bereits kurz nach der Hummingbird-Übernahme getroffene Aussage, die Lösungen speziell für Anwaltskanzleien Livelink ECM – eDOCS DM und LegalKEY weiter zu unterstützen. Die Lösungen werden darüber hinaus weiterentwickelt, um die spezifischen Anforderungen dieser Kundenklientel zu erfüllen.
- E-Mail-Management: Open Text will die bestehende Integrationsstrategie für das Zusammenspiel von Livelink ECM – eDOCS und Archivierungslösungen führender Anbieter fortsetzen.
Für 2007 sind nach Angaben des Unternehmens weitere Produktintegrationen vorgesehen, die Kunden von Livelink ECM – eDOCS neue Funktionalitäten bringen sollen, darunter zahlreiche in Livelink ECM 10 realisierte Neuerungen:
- Livelink ECM 10 integriert Funktionalitäten wie Archivierung, Metadaten-Management, unternehmensweites Records Management und Informationssuche nahtlos miteinander und stellt sie als „Enterprise Library Services“ zur Nutzung bereit. Inhalte sollen sich zu Compliance-Zwecken unternehmensweit automatisch und manuell klassifizieren lassen, definierte Aufbewahrungsregeln und -fristen sollen zugeordnet werden können.
- Livelink ECM 10 soll Zugang zu Unternehmensinhalten in Backend-Systemen führender Hersteller wie SAP von der Microsoft Outlook-Arbeitsoberfläche aus ermöglichen.
- In Kombination mit Artesia Digital Asset Management von Open Text sollen Anwender der Livelink ECM – eDOCS-Suite zusätzlich und genauso komfortabel Rich Media-Inhalte managen können.
