Alle Beiträge mit dem Tag "Projekt"
28. August 2006
Goldene Regel #11: Pragmatismus siegt über die Vision
Wenn man mich und meine “Kollegen” über das Thema ECM und seine Möglichkeiten referieren hört, glaubt man teilweise, einen Boah-Süchtigen vor sich zu haben. In buntesten Farben werden riesige Luftschlösser an die Wand gemalt und die tollsten Visionen dargestellt.
Diese Kreativität und der Blick nach vorne ist natürlich notwendig, um das Thema voranzubringen und auch für die Anforderungen von morgen und übermorgen gewappnet zu sein. Im täglichen Projektgeschäft zählt jedoch Pragmatismus: Es muss mit vertretbarem Zeiteinsatz eine effektive Lösung gefunden werden, die die Prozesse beim Kunden unterstützt und die “Schmerzen” verschwinden läßt. Natürlich darf auch nicht auf den Augen verloren werden, dass die Lösung viele Jahre funktionieren soll und damit die Erweiterung und Weiterentwicklung sichergestellt werden muss.
Ohne Pragmatismuss scheitert das Projekt jedoch schon zu Beginn, weil sich “große Visionen” (leider) nur schwer mit Zahlen oder echtem (kurz- bis mittelfristigem) Nutzen rechtfertigen lassen.
24. August 2006
ECM im praktischen Einsatz?
Eine sehr interessante Frage stellt Dr. Guido Hoffmann im Documanager.de-Forum, die auch recht ausführlich von Jens Büscher beantwortet wird. Lesenswert.
Beide vergessen in ihren Darstellungen jedoch, was ECM wirklich ist und betrachten es doch nur aus Sicht von DMS und Archiv. Die vielfältig eingeführten Intranetlösungen (die meist sehr schon zeigen, was ECM wirklich ist) werden von den beiden ebenso ignoriert, wie innovative Unternehmen, die den ECM-Gedanken schon umgesetzt haben. Es zwar verständlich, dass auf “Documanager” eine dokumentengetriebe Sicht vertreten wird – es gibt jedoch einen Unterschied, warum ich ECM mag und DRT für tot erklärt habe.
Nachtrag: Herr Huber von Stellent hat sich eingeschaltet. Stellent hat zwar nicht die Masse an Kunden in Deutschland, aber einige sehr feine Projekte. Stellent eignet sich insofern für “echtes” ECM recht gut, weil durch verschiedene Funktionen wie die umfangreichen Stellent-Konverter die Welten von “Dokumenten” und “Content” gut miteinander vereinbaren kann. So war es bei Stellent schon immer schwer, es in eine Ecke zu stecken. Ich würde mich freuen, wenn Herr Huber sich dazu vielleicht auch im Forum ausführlicher äußern würde!
23. August 2006
Goldene Regel #10: Sparen Sie nicht am falschen Ende!
Egal, welche Art von Informationen Sie zu verwalten haben und in welcher Komplexitätsstufe ein Projekt geplant wird, meist stellt man schnell fest, dass man für eine ordentliche Lösung auch ordentlich Geld auf den Tisch des Hauses legen muss. Die Kostentreiber stecken in verschiedenen Bereichen: Beratung, Lizenzkosten, Anpassungsaufwand, Hardware und interne Personalkosten sind die größten Blöcke. Oft wird hier schnell gespart: “Beratung brauch man nicht, wir nehmen Open Source, das ganze läuft auf einem Linuxserver bei einem günstigen Hoster und die Anpassung macht ein Werksstudent.” könnte der – gar nicht so seltene – Extremfall sein. Doch was ist das Ergebnis von solch einer Sparerei? Das Projekt kommt nicht vom Fleck, Ziele werden nicht erreicht, erhoffte Optimierungen bleiben aus und der interne Personalaufwand steigt mit der Zeit enorm an. Am Ende wurde viel Geld ausgegeben ohne ein Ergebnis zu erreichen.
Die Verwaltung von Informationen (egal, ob übergreifendes ECM, pragmatisches WCM oder angestaubtes DMS) ist ein unternehmenskritisches Thema, das immer professionell angegangen werden muss. Durch gute Planung (Anforderungsanalyse, Projektmanagement) lassen sich Kosten einsparen – nicht durch stupides Streichen.
Besonderes Einsparungspotenzial gibt es in den Bereichen Lizenzen und Integrationsaufwand. Wenn eine gute Anforderungsanalyse vorliegt, kann geprüft werden, ob 1.) eine Open Source Lösung in Frage kommt (Einsparung der Lizenzkosten) und 2.) eine Lösung am Markt zu finden ist, die die Anforderungen möglichst ohne große Anpassungen abdeckt. Optimal wäre eine Kombination aus beidem, was aber nicht häufig zu finden ist.
Deshalb: Sparen im Projekt ist natürlich erlaubt und ein sinnloses Geldausgeben macht niemanden glücklich – wo und wann gespart werden soll, muss jedoch immer mit den Unternehmenszielen abgeglichen werden. Und: Lieber am Anfang zwei, drei Euro mehr ausgeben, um eine gute Grundlage zu haben – dann kann der Rest gut und günstig geplant werden. Aber auch nicht zu groß starten, dann ist oft viel Geld verbrannt, bevor es eigentlich richtig los geht.
22. August 2006
Beschäftigt…
Ich bitte um Nachsicht, dass es in den nächsten Tagen evtl. etwas weniger von mir zu lesen gibt. Da nur “jdk” und nicht der freie ECM-Berater Jörg Dennis Krüger “eingestellt” wurde, kann ich (leider) nicht den ganzen Tag im Blog verbringen und muss mich auch um Kunden und Projekte kümmern.
In der Mittagspause gibts aber was zu lesen! (Und vielleicht time ich den ein oder anderen Beitrag auch für später? Regelmäßiges Vorbeigucken wird nicht negativ bewertet. 
)
Als kleines “Schmankerl”, wie man hier in Bayern sagt: Ein Preview auf den EAX gibts hier.
18. August 2006
Migration
Besonders für richtig große Projekte ist interessant, was Axinom da Neues im Programm hat. Bei kleinen und mittleren bevorzuge ich die “Studenten-Migration”: Studenten holen die Texte per Copy-Paste aus dem einen System ins Andere. Geht schnell, ist sicher und kostet wenig.
16. August 2006
Goldene Regel #7: Geben Sie dem Kind einen Namen.
Schon Kinder bekommen von Michael Ende die Bedeutung eines Namens eindrucksvoll vermittelt. Ein Name ist mehr als eine Bezeichnung, ein Name birgt eine gewissen Kraft für das Individuum, dass ihn erhält. Eine wichtige Funktion eines Namens ist auch die eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person – oder auch einem bestimmten Projekt.
Gerade aufgrund der “babylonischen Sprachverwirrung”, die als Metapher nicht erst von Dr. Kampffmeyer erfunden wurde, und den damit bezeichneten Kommunikationsschwierigkeiten selbst innerhalb eines Projektteams, sind klare Konventionen notwendig. Oft wird in einem Projekt parallel über die gleichen Funktionen und Konzepte mit verschiedenen Namen gesprochen: “Content Management”, “Portal”, “Dokumentenmanagement”, “Wissensmanagement” usw. sind nicht eindeutig genug definiert, um ohne besondere Absprachen eine eindeutige Differenzierung bei jedem Projektmitarbeiter und insbesondere jedem Anwender zu erwarten.
Es ist auch für ein Projekt nicht wichtig, ob man es nun als “Content Management”, “Enterprise Content Management” oder der Einfachheit halber einfach als “DMS” bezeichnet. Wichtig ist, dass alle Beteiligten damit das Selbe verbinden und somit eine klare Übereinkunft herrschaft, über was gesprochen und mit was gearbeitet werden soll.
Wer sich scheut, hier die teilweise recht abgenutzten Bezeichnungen zu verwenden, macht es wie Bastian Baltasar Bux im eingangs erwähnten Märchen: Er gibt dem Ganzen einen eigenen Namen. Nicht nur die Identifikation mit dem Projekt, sondern auch die Kommunikation in und über das Projekt kann dadurch verstärkt und verbessert werden.
Mein DMS heißt “Cairon”. Mitraten, woher der Name kommt, darf gerne jeder in den Kommentaren.
15. August 2006
Goldene Regel #6: Mache niemanden schlecht.
Wie oft hört man, dass Anbieter in einem Pitch die Schwächen der Mitbewerber als Argumente für das eigene System ins Feld führen. Ganz abgesehen davon, dass eine solche Vertriebsstrategie erbärmlich ist, fällt soetwas immer auf einen selbst zurück. Eine solche Strategie kann nicht gut gehen.
Das Selbe gilt für alle Teilnehmer an einem Projekte (bzw. deren Auswahlphase, etc.): Es ist immer von Nachteil, wenn ein Projektteilnehmer einen anderen schlecht darstellt. Sei es, dass der Projektmitarbeiter über die Geschäftsführung spricht, der Integrator über seine Softwarepartner oder eben der eine Mitbewerber über den anderen.
Ausnahme: Konstruktive, belegbare Kritik ist immer und überall erlaubt.
14. August 2006
Goldene Regel #5: Die Anwender stehen im Mittelpunkt!
Projekte aus dem Umfeld der Informationsverwaltung sind traditionell IT getrieben. Dies ist nicht nur darin begründet, dass die IT-Abteilungen gerne “neue Spielzeuge” ausprobieren, sondern auch darin, dass hier Chancen durch den Einsatz von Technologien oft früh erkannt werden. Auch fällt es den IT-Abteilungen oft leichter, sich in neue, teilweise komplexe Denkmodelle von Softwareprodukten einzuarbeiten und die Möglichkeiten zu sehen.
Trotzdem ist es meist fatal, wenn ein Projekt von der IT-Abteilung nicht nur geleitet, sondern die Ideen und Konzepte von dieser inittiert werden.
Fachabteilungen, die letztendlich tagtäglich mit der Lösung arbeiten müssen und von derem reibungslosen Arbeiten der Erfolg des Unternehmen abhängt, müssen nicht nur früh in das Projekt integriert werden, sondern müssen zu den größten Unterstützern des Projekts zählen!
11. August 2006
Goldene Regel #4: Das Projekt endet nie – oder ist ein Flop.
Die Verwaltung von Informationen ist kein Autorennen. Wenn ein Projekt – egal ob primär WCM, DMS, Archivierung, etc. – richtig geplant und überlegt wird, gibt es keine Ziellienie. Ein ECM-Projekt ist viel mehr immer währende Tour de France, die von Etappe zu Etappe immer neue Herausforderungen an das Unternehmen stellt, um die Anforderungen der Anwender, Kunden und Partner zu erfüllen und somit im Wettbewerb bestehen zu können.
Dies heißt natürlich nicht, dass man einen auf Dauer riesigen Kostenblock schafft. Oft reicht es, wenn einfach ein kleines Team dediziert u.a. die Aufgabe zugewiesen bekommt, Optimierungswünsche zu sammeln, offenen Auges mit den Techniken zu arbeiten und die Prozesse im Auge zu behalten. So wird das ursprüngliche Konzept Stück für Stück weiterentwickelt und den neuen Gegenheiten angepaßt – viel kostengünstiger und optimaler, als wenn nach einem gewissen Zeitraum ein komplett neues System eingeführt werden soll. Und sollte doch ein Systemwechsel notwendig sein, ist keine große Konzeptphase mehr notwendig, sondern es kann sofort losgelegt werden.
Im Gegensatz zum französischen Beispiel ist es aber bei der “Tour de ECM” ab und an sinnvoll, stehen zu bleiben und zu überlegen, ob es wirklich die vorgeschriebe Strecke über den Berg sein muss – umdrehen und eine andere Abzweigung nehmen, kann effektiver sein.
Und Doping braucht natürlich bei einem ECM-Projekt auch keiner. Einzig zugelassenes Dopingmittel: Tea, Earl Grey, Hot.
10. August 2006
Goldene Regel #2: Empfehlungen müssen wasserdicht gestaltet werden
Immer wieder hört man von “Bauchentscheidungen”. Man weiß zwar nicht genau, wieso man einen Dienstleister oder eine Software ausgewählt hat, aber man habe halt auf das Gefühl gehört.
Schon wenn von irgendwo eine Nachfrage kommt (“Tochterunternehmen XYZ hat gute Erfahrungen mit ZYX gemacht, warum setzen wir das nicht ein?”) und spätestens, wenn das Projekt irgendwann einmal “kränkeln” sollte, ist das Geschrei groß, wenn die getroffene Entscheidung nicht untermauert werden kann.
Darum: Jede Empfehlung für eine Software oder einen Dienstleiter wasserdicht gestalten.
Wie das geht? Eigentlich ganz einfach: Zu allererst werden Kriterien aufgestellt, nach denen die Auswahl erfolgen soll, dann wird jede in Frage kommende Software oder jede in Frage kommende Dienstleister gegen diesen Kriterienkatalog bewertet. Die Bewertung findet dabei in Punkten statt (z.B. 1 bis 10). Darüber hinaus wird jedes Kriterium mit einer Gewichtung versehen. Richtige Umsetzung in Excel vorausgesetzt erhält man so für jeden Anbieter eine gewichtete Wertungszahl, die praktisch 1:1 die endgültige Empfehlung darstellt.
Und wenn jetzt jemand fragt, warum ein System besser/schlechter ist oder im Krisenfall die Entscheidung angezweifelt wird, kann man anhand der Kriterien gut nachweisen, wie es zu der Entscheidung kam. So rettet man am Ende nicht nur seinen eigenen Kopf, sondern findet auch die Fehlerquelle effektiv und kann damit schlußendlich auch das Projekt erheblich einfacher retten.
