Alle Beiträge mit dem Tag "Konzept"
24. November 2008
Ablauf der Einführung von ECM oder einer ECM-Komponente
Alle reden vom Sinn und Unsinn von Enterprise Content Management, von den Technologien, Konzepten und Produkten – aber nur die Wenigsten machen sich wirklich Gedanken, wie die Einführung von Software überhaupt von Statten geht. Insbesondere in einem Umfeld wie Enterprise Content Management ist es aber nicht damit getan, mal über eine Messe zu gehen und sich zwei oder drei Anbieter anzusehen. Für eine erfolgreiche Einführung, muss man erheblich mehr Arbeit investieren.
Die wichtigsten Schritte einer Einführung:
- Fokussierung
- Anforderungsdefinition
- Longlist
- Request for Proposal
- Shortlist
- Lösungsauswahl
- Feinkonzeption
- Umsetzung
- Roll-out
- (Weiterentwicklung)
Je nach Komplexität der Anforderungen und Größe der einzuführenden Lösung sind die Punkte 7 bis 9 (10) noch deutlich ausführlicher zu gestalten und können noch in einige wichtige Unterpunkte gegliedert werden.
Der Beginn eines Projektes ist aber in jedem die Fokussierung des Projekts. Hierbei muss stark strukturiert gearbeitet und klar abgegrenzt werden. Ein tolles Arbeitsmittel hierfür sind Mindmaps. Zunächst werden alle potenziellen Anforderungen gesammelt und in die Mindmap eingegeben. Danach werden Oberpunkte für einzelne Bereiche gesucht und die einzelnen Anforderungen entweder einem Oberpunkt zugeordnet oder in einer übergreifenden Anforderungskategorie gesammelt. In dieser Phase sollten u.a. folgende Fragen gestellt werden:
- Mit welchen Arten von Informationen arbeiten wir? Wie häufig?
- Wo sind die derzeitigen Informationen gespeichert? Was davon brauchen wir zukünftig? Wie soll es zukünftig gespeichert werden?
- Wie werden diese Informationen bearbeitet?
- Wer arbeitet mit diesen Informationen?
- Wer wird zukünftig mit den Informationen arbeiten?
- Wie wird derzeit auf diese Informationen zugegriffen und wie kann dies zukünftig aussehen?
- Welche Abläuft und Prozesse sollen verbessert werden?
- Soll die neue Lösung sehr flexibel sein oder wollen wir starke Vorgaben für die Arbeit mit Informationen definieren?
- Welche Funktionen bieten bereits vorhandene Lösungen, die zukünftig erhalten bleiben müssen?
- Was hilft uns wirklich bei unserer Arbeit?
- Was für Anforderungen regulativer und rechtlicher Art haben wir zu beachten?
Nun geht es in die Strukturierungs- und Abgrenzungsphase, denn wir werden jetzt eine Menge von Anforderungen und Wünschen gesammelt haben, die nicht immer einfach zueinander passen. Wichtig ist es nun zu erkennen, was zusammen gehört, was sich widerspricht, was in Abhängigkeit zueinander steht und welche Priorität die einzelnen Punkte haben.
Mit etwas Mühe und Engagement entsteht hier eine Roadmap für das Informationsmanagement im Unternehmen, die nun die Grundlage für das weitere Vorgehen bildet.
Mehr zeitnah hier an dieser Stelle.
30. Januar 2008
Lustige Agenturen
Es ist immer wieder lustig anzusehen, wenn (Web-, Design- oder Kommunikations-) Agenturen Konzepte für Websites oder gar Intranets erstellen – und über ihre Kompetenzen hinaus gehen. Da wird lustig vorgeschlagen, für eine Blog-Funktionalität Serendipity zu installieren oder die Agentur wehrt sich stark gegen neue Ideen – nicht, weil man meint, dass die Idee nicht ins Konzept passt, sondern weil man davon einfach keine Ahnung hat.
Dies ist nicht nur schade, sondern behindert einen Projekterfolg schon in einer sehr frühen Phase. Im Prinzip ist dies genauso, als wenn man einen Programmierer, Design und Bedienung entwerfen lassen würden: Es klappt meistens einfach nicht.
Darum: Schuster bleib bei deinen Leisten! Gerade im Bereich von Businessapplikationen ist “Alles aus einer Hand” kein Vorteil!
23. Januar 2008
Goldene Regel #23: Ergebnisse kontrollierbar machen
Das Enterprise Content Management mehr als Software ist und das Konzept der wichtigste Teil der gesamten Arbeiten ist, sollte bei jedem Projektverantwortlichen bekannt sein. Aber auch ein gutes Konzept bringt noch keinen Erfolg, wenn in dem Konzept nicht Kriterien definiert sind, was das Projekt eigentlich erfolgreich macht.
Dabei ist es nicht nur im Interesse des Unternehmens, es ist auch im größten Interesse aller Projektteilnehmer, wenn klar und deutlich schon früh im Projekt kommuniziert und später eindeutig formuliert wird, was die entscheidenden Faktoren für den Projekterfolg sind – und wie man diesen messen will.
Zwar ist es nicht einfach, messbare Kriterien für den Projekterfolg zu finden und nie werden einzelne Kritierien den Gesamterfolg oder -misserfolg abbilden – aber ohne irgendwelche Kriterien gerät das ganze Projekt ins wanken. Denn woran will man eigentlich fest machen, dass sich das Projekt gut entwickelt? Mit was soll ein weiterer Ausbau argumentiert werden? Nur auf subjektiven Argumenten? Dies führt nicht zum Ziel und sorgt nur für Unzufriedenheit. Je deutlichere Kriterien es gibt, desto deutlicher lässt sich der Erfolg messen.
Und was spricht dagegen, beispielsweise die Dauer, die Mitarbeiter pro Tag im System arbeiten als Bewertungskriterium zu wählen? Am besten in Verbindung mit der Anzahl von Supportanfragen. Aber es gibt noch viele weitere, oft höchst individuelle, Punkte, die gut berücksichtigt werden können und sollten.
16. Mai 2007
Kommerzielle Open Source Software
Open Source Software lebt von der Community. Diese verbreitet die Software, trägt zur Weiterentwicklung bei, übernimmt einen Teil des Supports, stellt Module und Erweiterungen zur Verfügung und vieles mehr. Kein Wunder, dass auch Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren wollen und “kommerzielle Open Source Software” herstellt. Das Konzept ist ganz einfach – es gibt eine praktisch voll einsetzbare Open Source Version der Software und eine kostenpflichtige, die bestimmte Erweiterungen enthält oder andere Vorteile bietet.
So übernimmt die Community den Vertrieb für das Unternehmen.
Schlimm ist es jedoch, wenn (wichtige) Bugfixes, die für den ordnungsgemäßen Betrieb notwendig sind, der Community vorbehalten werden und nur für zahlende Kunden erhältlich sind. Dies ist ein unfaires Ausnutzen der Community, rein um Profit zu generieren.
So wird das nichts, Alfresco.
31. Januar 2007
Wissensmanagement – eine besondere Herausforderung
Wissensmanagement ist ein schwieriger Begriff. Besonders zu Zeiten des „New Economy Hypes“ wurde er vielfach als „Buzz-Word“ missbraucht und dadurch stark entwertet. Der dahinter stehende Gedanke wurde jedoch in diesen Zeiten fast nie wirklich verstanden, obwohl er jedoch eines der wichtigsten (IT-?)Themen der Zukunft beschreibt.
Wichtige Fragen, die oft ignoriert wurden sind z.B.: Was ist „Wissen“ überhaupt? Kann „Wissen“ gespeichert und sogar verwaltet („gemanaged“) werden? Wissen besteht in Köpfen von Menschen. Wissen kann nicht in gleicher Form digital abgelegt werden. Meisten werden aus dem Wissen eines Menschen Daten generiert.
Daten sind unstrukturierte Fragmente z.B. Text, aber auch Grafiken, Bilder und andere Dokumente. Daten alle sind jedoch eher nutzlos, bzw. sehr schwierig zu gebrauchen. Es wird viel Arbeit (und damit Zeit und letztendlich Geld) dabei verschwendet, Daten nach relevanten Objekten zu durchsuchen. Ein guten Beispiel für Daten-„Müllhalden“ in Unternehmen ist ein Fileserver, auf den jeder Mitarbeiter je nach eigenem Interesse Dateien abgelegt.
Aus Daten können jedoch Informationen gewonnen werden. Daten werden zu Informationen, wenn sie strukturiert bzw. organisiert werden. Informationen können so leicht gefunden und benutzt werden. Informationen bieten einen Mehrwert im Unternehmen. Viele Unternehmen sind mittlerweile auf der Stufe angekommen, nicht mehr Daten zu verwalten, sondern mit Informationen zu arbeiten. Jedoch gibt es hier im besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen und in großen Unternehmen auf Abteilungsebene auch hier noch großen Nachholbedarf, da selten benutzbare „Werkzeuge“ existieren.
Wenn Informationen in Bezug zueinander gesetzt werden, werden diese Informationen noch wertvoller und erreichen eine Ebene, die nach Prof. Dr. Maurer als Wissen bezeichnet werden kann. Dieses Wissen ist zwar immer noch nicht mit „echtem“ – also menschlichem – Wissen vergleichbar. Es kann jedoch sehr effektiv genutzt werden. „Zueinander in Bezug setzen“ heißt hierbei, dass vielfältige Informationen miteinander verbunden werden und der darauf zugreifende so eine umfassenden Überblick – und damit echtes Wissen – zum entsprechenden Thema abrufen kann.
„Software für Wissensmanagement“ anzubieten, wie es in der Vergangenheit oft gemacht wurde, ist aus diesem Grunde eigentlich falsch. Nur weil Daten in ein Wissensmanagement System „geworfen“ werden, sind diese kein Wissen.
Es werden zwar Systeme benötigt, die es erlauben, Daten zu strukturieren und diese zueinander in Bezug zu setzen. Die hauptsächliche Arbeit beim Wissensmanagement kann jedoch nicht durch eine Software erfüllt werden, diese ist nur Werkzeug. Natürlich werden an so ein Werkzeug hohe Ansprüche gestellt! Nicht jedes System zum Verwalten von Daten („Content Management System“) eignet sich für effektives Wissensmanagement. Die eigentliche Arbeit muss von Menschen erledigt werden, die Daten aufbereiten. Hierzu gehört ein funktioneller konzeptioneller Ansatz.
Ein konzeptioneller Ansatz darf sich aber auch hier nicht auf die reine Software und die Wege sie mit „Wissen“ zu füllen beziehen, sondern nur wenn diese beiden Faktoren, ein echtes Konzept zum Wissensmanagement und effektive Software, zusammentreffen, kann soetwas wie “Wissen” ansatzweise verwaltet und konserviert werden.
21. November 2006
Woran merkt man, dass jemand nicht mehr “up-to-date” ist?
Beispielsweise an Aussagen wie (sinngemäß) “[Web] Content Management ist überflüssig, da schon längst Bestandteil von Informationsmanagement”.
Diese Aussage stimmt nur, wenn man davon ausgeht, dass
- “Informationsmanagement” eine greifbare und funktionsfähige Technologie ist.
- “Informationsmanagement” out-of-the-box angeboten wird und sich nicht aus verschiedenen Teilbereichnen und/oder Produkten zusammensetzt.
- Die Verwaltung von Website mit den gleichen Tools funktioniert, wie die Verwaltung von Unternehmensinformationen.
- Marketing und Vertrieb gleichzuschalten sind mit Auftragsbearbeitung und Produktion.
Andernfalls hat [Web] Content Management eine große Bedeutung – optimal natürlich vor dem Hintergrund eines Gesamtkonzepts zur Informationsverwaltung. Und Konzept kann hier auch bedeuten, dass absichtlich von einer Integration abgesehen wird.
31. August 2006
Geeint im Schicksal
Enterprise Content Management ist zwar schon in mehr Köpfen angekommen, als SOA – prinzipiell teilen sich beide Bereiche jedoch ein ähnliches Schicksal, was nicht zuletzt daraus resultiert, dass diese Technologien sehr eng miteinander einher gehen. SOA als Infrastrukturkonzept ist eine wunderschöne Grundlage für ECM – nur umsetzen muss man es erstmal. Doch hier stößt man bei beiden Themen auf das selbe Problem: Man muss eine Nummer größer denken, um wirklich SOA bzw. wirklich ECM einzuführen. Hier scheuen viele Unternehmen noch.
Aber, es ist keine Frage des “ob”, es ist eine Frage des “wann” solche Lösungen eingeführt werden.
15. August 2006
Enterprise Content Management und eCommerce
Eine fast vergessene Vokabel, die mittlerweile auch sehr vorsichtig verwendet wird, ist “eCommerce”. Als eines der Schlagwort der “Hype-Zeit” war es danach – wie viele anderen – negativ geprägt. Wer jedoch mit offenen Augen durch den Markt geht, erkennt, dass sich die Anforderungen der Kunden nicht geändert haben: Das Internet soll nicht nur Arbeitsmittel, Broschüre und Informationsspeicher sein, es soll auch aktiv verkaufen. Hiermit meine ich nicht nur Megasites wie Amazon oder die bekannten, großen Versandhäuser, sondern die breite Masse.
Jüngst habe ich auf einer Veranstaltung zum Thema “Content Management & eCommerce” einen sehr simplem Shop als Parabeispiel präsentiert. Standardtechnologien, Marketinggeschickt, “Web 2.0″ und ein Standard-Shop wurden intelligent verwoben und bringen – nach Aussagen des Betreibers – vom Start ab einen nennenswerten Umsatz.
Was dort im Kleinen noch manuell funktioniert, wird im Großen mit “Enterprise Content Management” im Hinterkopf zum echten Erfolg. Denn: eCommerce bedeutet nicht nur Shopsoftware. Es bedeutet, Produktinformationen, Bestandsdaten, Kundendaten und mehr in Geschäftsprozessen standardisiert, optimiert und zuverlässig verfügbar und steuerbar zu machen.
ECM ist mehr als Dokumentenmanagement und Archivierung. Bei ECM geht es um wirklich alle Unternehmensinformationen. Und: ECM ist ein Konzept, eine Strategie. Hier kann man durch kreatives Mitdenken Chancen auftun, fernab von den “vorgetrampelten” Pfaden. Man muss einfach mal mitdenken.
14. August 2006
Goldene Regel #5: Die Anwender stehen im Mittelpunkt!
Projekte aus dem Umfeld der Informationsverwaltung sind traditionell IT getrieben. Dies ist nicht nur darin begründet, dass die IT-Abteilungen gerne “neue Spielzeuge” ausprobieren, sondern auch darin, dass hier Chancen durch den Einsatz von Technologien oft früh erkannt werden. Auch fällt es den IT-Abteilungen oft leichter, sich in neue, teilweise komplexe Denkmodelle von Softwareprodukten einzuarbeiten und die Möglichkeiten zu sehen.
Trotzdem ist es meist fatal, wenn ein Projekt von der IT-Abteilung nicht nur geleitet, sondern die Ideen und Konzepte von dieser inittiert werden.
Fachabteilungen, die letztendlich tagtäglich mit der Lösung arbeiten müssen und von derem reibungslosen Arbeiten der Erfolg des Unternehmen abhängt, müssen nicht nur früh in das Projekt integriert werden, sondern müssen zu den größten Unterstützern des Projekts zählen!
9. August 2006
Pragmatismus
Enterprise-Content-Management in seiner vollen Bandbreite ist ein fantastischer wissenschaftlicher Denkansatz, der in seiner Komplexität und Umfassbarkeit die moderne Arbeitswelt insbesondere auf Hinsicht der anhaltenden Globalisierung, Digitalisierung und Beschleunigung noch weiter revolutionieren wird.
Aber: Enterprise-Content-Management in der Praxis muss von einem gesunden Pragmatismus geprägt sein, alles andere ist riskante Geldverschwendung.
