Alle Beiträge mit dem Tag "Goldene Regeln"
14. August 2006
Goldene Regel #5: Die Anwender stehen im Mittelpunkt!
Projekte aus dem Umfeld der Informationsverwaltung sind traditionell IT getrieben. Dies ist nicht nur darin begründet, dass die IT-Abteilungen gerne “neue Spielzeuge” ausprobieren, sondern auch darin, dass hier Chancen durch den Einsatz von Technologien oft früh erkannt werden. Auch fällt es den IT-Abteilungen oft leichter, sich in neue, teilweise komplexe Denkmodelle von Softwareprodukten einzuarbeiten und die Möglichkeiten zu sehen.
Trotzdem ist es meist fatal, wenn ein Projekt von der IT-Abteilung nicht nur geleitet, sondern die Ideen und Konzepte von dieser inittiert werden.
Fachabteilungen, die letztendlich tagtäglich mit der Lösung arbeiten müssen und von derem reibungslosen Arbeiten der Erfolg des Unternehmen abhängt, müssen nicht nur früh in das Projekt integriert werden, sondern müssen zu den größten Unterstützern des Projekts zählen!
11. August 2006
Goldene Regel #4: Das Projekt endet nie – oder ist ein Flop.
Die Verwaltung von Informationen ist kein Autorennen. Wenn ein Projekt – egal ob primär WCM, DMS, Archivierung, etc. – richtig geplant und überlegt wird, gibt es keine Ziellienie. Ein ECM-Projekt ist viel mehr immer währende Tour de France, die von Etappe zu Etappe immer neue Herausforderungen an das Unternehmen stellt, um die Anforderungen der Anwender, Kunden und Partner zu erfüllen und somit im Wettbewerb bestehen zu können.
Dies heißt natürlich nicht, dass man einen auf Dauer riesigen Kostenblock schafft. Oft reicht es, wenn einfach ein kleines Team dediziert u.a. die Aufgabe zugewiesen bekommt, Optimierungswünsche zu sammeln, offenen Auges mit den Techniken zu arbeiten und die Prozesse im Auge zu behalten. So wird das ursprüngliche Konzept Stück für Stück weiterentwickelt und den neuen Gegenheiten angepaßt – viel kostengünstiger und optimaler, als wenn nach einem gewissen Zeitraum ein komplett neues System eingeführt werden soll. Und sollte doch ein Systemwechsel notwendig sein, ist keine große Konzeptphase mehr notwendig, sondern es kann sofort losgelegt werden.
Im Gegensatz zum französischen Beispiel ist es aber bei der “Tour de ECM” ab und an sinnvoll, stehen zu bleiben und zu überlegen, ob es wirklich die vorgeschriebe Strecke über den Berg sein muss – umdrehen und eine andere Abzweigung nehmen, kann effektiver sein.
Und Doping braucht natürlich bei einem ECM-Projekt auch keiner. Einzig zugelassenes Dopingmittel: Tea, Earl Grey, Hot. 
11. August 2006
Goldene Regel #3: Nichts anschaffen, der Anschaffung wegen.
Enterprise-Content-Management-Konzepte, -Technologien und -Produkte sollen eingeführt werden, um Prozesse im Unternehmen zu optimieren und nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu stärken. Obwohl dies prinzipiell für jedes Unternehmen wünschenswert ist, verliert die alte Grundregel der IT “Never touch a running systems” nicht ihre Gültigkeit.
Es ist vollkommen nicht zielführend, obwohl die Arbeitsprozesse performant funktionieren und Informationen unternehmesweit in ausreichendem Maße verfügbar sind, umfassende neue Konzepte und Lösungen einzuführen. Selbst wenn im Endstadium eine kleine weitere Optimierung der Arbeitsprozesse erreicht werden kann, wird die Produktivität in der Einführungszeit und auch noch danach zunächst deutlich sinken, was – kombiniert mit Entwicklungs-, Wartung- und Schulungskosten – den ROI schnell vollständig aus der Sicht verlieren lassen kann.
10. August 2006
Goldene Regel #2: Empfehlungen müssen wasserdicht gestaltet werden
Immer wieder hört man von “Bauchentscheidungen”. Man weiß zwar nicht genau, wieso man einen Dienstleister oder eine Software ausgewählt hat, aber man habe halt auf das Gefühl gehört.
Schon wenn von irgendwo eine Nachfrage kommt (“Tochterunternehmen XYZ hat gute Erfahrungen mit ZYX gemacht, warum setzen wir das nicht ein?”) und spätestens, wenn das Projekt irgendwann einmal “kränkeln” sollte, ist das Geschrei groß, wenn die getroffene Entscheidung nicht untermauert werden kann.
Darum: Jede Empfehlung für eine Software oder einen Dienstleiter wasserdicht gestalten.
Wie das geht? Eigentlich ganz einfach: Zu allererst werden Kriterien aufgestellt, nach denen die Auswahl erfolgen soll, dann wird jede in Frage kommende Software oder jede in Frage kommende Dienstleister gegen diesen Kriterienkatalog bewertet. Die Bewertung findet dabei in Punkten statt (z.B. 1 bis 10). Darüber hinaus wird jedes Kriterium mit einer Gewichtung versehen. Richtige Umsetzung in Excel vorausgesetzt erhält man so für jeden Anbieter eine gewichtete Wertungszahl, die praktisch 1:1 die endgültige Empfehlung darstellt.
Und wenn jetzt jemand fragt, warum ein System besser/schlechter ist oder im Krisenfall die Entscheidung angezweifelt wird, kann man anhand der Kriterien gut nachweisen, wie es zu der Entscheidung kam. So rettet man am Ende nicht nur seinen eigenen Kopf, sondern findet auch die Fehlerquelle effektiv und kann damit schlußendlich auch das Projekt erheblich einfacher retten.
8. August 2006
Goldene Regel #1: Jedes Projekt startet mit einer Konzeptionsphase
Schnelle Ergebnisse erzielen steht bei vielen Projekten – wenn sie denn endlich genehmigt sind – im Vordergrund. Schnell werden Messen besucht, Softwarehersteller eingeladen und Prototypen entwickelt. Schließlich will man ja nur irgendein *** einführen und da muss man sich eben schnell für eine Software entscheiden.
Weit gefehlt…
Das Wichtigste an jedem Projekt, ist eine ordentliche Konzeptionsphase. “Ordentlich” bedeutet nicht, dass sie wochenlang sein muss – wenn man weiß, was man tut, reichen oft wenige Tage. Inhalte der Konzeptionsphase? Klären der Fragen “Für was brauchen wir überhaupt ein ***?”, “Wieso brauchen wir das?”, “Wie machen wir das bisher?”, “Wer braucht das?” und letztendlich und daraus abgeleitet “Welche Funktionalitäten braucht derjenige, der damit arbeiten soll, um seine bisherie Arbeit sicherer, schneller oder sonstwie besser zu erledigen?”.
Anschließend an diese Phase, darf sich die IT nun Gedanken machen, welche technologischen Einschränkungen oder Besonderheiten von einer auszuwählenden Lösung zu erfüllen sind. Und dann könnte man sich evtl. langsam mit Softwareanbietern in Verbindung setzen.
Oder?
Mehr in “Goldene Regel #2″, bald auf diesem Kanal Blog.
*** = Hier bitte das von Ihnen bevorzugte Acronym für eine Softwaregattung aus der Informationsverwaltung eintragen. Beispiel: ECM, CMS, WCMS, DMS, MAM, CMP, LMAA. Für Fortgeschrittene auch ganze Wörter, wie z.B.: Archivierung, E-Mail-Management, etc.
