Alle Beiträge mit dem Tag "E-Mail"
3. März 2008
Wann ist eine digitale Rechnung zulässig?
Gerade beim Rechnungsversand lassen sich durch digitale Prozesse große Summen sparen. Es geht jedoch nicht so einfach, wie viele es sich vorstellen: Ein per E-Mail gesendetes PDF ist keine korrekte Rechnung!
Die Kanzlei für IT-Recht hat in ihrem Weblog ausführlich dargestellt, was man bei digitalen Rechnungen rund um EDI, digitale Signatur, Fax und E-Mail beachten muss und wie es richtig geht.
10. August 2007
Kunstfehler in der Webprogrammierung
Soeben teilte mir ein Partner mit, der u.a. für viele technische Raffinessen von jdk.de zuständig ist, dass er gleich los muss, “E-Mails zustellen”. Nachdem wir beide gelacht haben, erklärte sein Problem – bzw. das eines neuen Kunden: Der Kunde hat eine Umfrage für die Website programmieren lassen und der Programmierer hat es so eingerichtet, dass die Antworten nicht in eine Datenbank geschrieben, sondern per E-Mail versendet werden!
Also durfte unser Partner nun 360.000 E-Mails – halbautomatisch – auswerten und daraus lesbare und verarbeitbare Daten erzeugen.
Wenn Webprogrammierer Kunstfehler machen können, dann ist dieser mit Sicherheit einer.
3. August 2007
Klage per E-Mail – ohne qualifizierte digitale Signatur nicht möglich
Die praktische Begründung ist ganz einfach und wird aus einem Beschluss des Niedersächsischen Oberverwaltungsgerichts vom 17. Januar 2005 (2 PA 108/05) zitiert: „Diese Sicherung der Authentizität ist durch einfache E-Mails nicht gewährleistet. Der Absender ist, wie im vorliegenden Fall, nicht ausreichend sicher identifizierbar und es besteht eine größere Gefahr von Missbrauch und Täuschung durch Unbefugte“.
19. Juni 2007
Besuch bei FAST Search & Transfer
Den gestrigen Tag nutzte ich, um – nach einigen Verschiebungen – endlich meinen ehemaligen Kollegen Ragnar Heil bei seinem neuen Arbeitgeber – Fast Search & Transfer – zu besuchen.
Seit geraumer Zeit beschäftige ich mich mit dem Thema Suche allgemein und Enterprise Search im Besonderen. Als eines der führenden Unternehmen in diesem Bereich, ist Fast hier ein interessanter Ansprechpartner, der viel zu bieten hat. Insbesondere die technologische Ausrichtung auf Enterprise Search, die technisch eigentlich nur noch wenig mit einer Websearch gemein hat, überzeugt für anspruchsvolle Such- und Datenanalyseanwendungen in geschlossenen Themengebieten.
Fast versteht sich dabei nicht nur als Innovationsführer, sondern konnte auch einige tolle Beispiele live präsentieren. Besonders interessant war der Blick in das interne Knowledgebase-System des Unternehmens, in dem Daten aus den verschiedensten Bereichen (Ticketsystem, E-Mail, Dokumententation u.a.) aggregiert, kategorisiert und über eine einheitliche Schnittstelle angeboten werden.
Begeistern kann einen auch, die interessante Mischung zwischen “Out of the box” und “Framework”: mit wenigen Klicks kann man bereits eine umfangreiche Sucheapplikation erstellen – und mit etwas Zeit kann man diese beliebig anpassen. Zielgruppe sind aber trotzdem in jedem Fall große Unternehmen – der Rest wird mit den Produkten des Unternehmenswohl doch etwas überfordert.
10. April 2007
Kommunikation mit der Software
Wenn das Thema zu Workflows geht oder andere Funktionen beschrieben werden, wo der Benutzer vom System benachrichtigt werden muss/sollte, kommt immer sofort die E-Mail ins Spiel. “Dann erhält der Benutzer eine E-Mail und kann das Dokument prüfen.”, heißt es oft von Anbieterseite. In kleinen Umgebungen mit technisch nicht ganz ambitionierten Mitarbeitern mag das sinnvoll sein, meist scheitert dies in der Praxis jedoch an der tatsächlichen Hanhabbarkeit.
- E-Mails werden nicht als wichtig gesehen, zunächst ignoriert und dann vergessen. Die Vorgänge dazu auch.
- Der/die Freigabeverantwortliche/n werden mit Mails überschüttet und haben keinen Überblick mehr.
- Die E-Mails werden vom Spamfilter erfasst.
- Der Mitarbeiter liest seine Mails nicht.
- usw.
Dabei gibt es genug Möglichkeiten, den Benutzer (zusätzlich) effektiver zu informieren. Ein optimales Beispiel wäre wohl ein RSS-Feed mit den aktuellen Statusinformationen. Einige Vorteile:
- Der Anwender bekommt immer aktuelle und vollständige Informationen.
- Die Informationen können wahlweise im Feedreader, Browser, Portal oder ähnlichen Anwendungen erhalten werden.
- Der RSS-Feed kann vom Anwender oder anderen internen Systemen vielfältig verarbeitet werden.
- Jeder Abruf eines Feeds benötigt die Zugangsdaten des Benutzers – damit wird die Datensicherheit signifikant erhöht und keine unkontrollierbaren Informationen verteilt.
Leider unterstützen derzeit noch nicht viele Systeme RSS-Feeds im Standard. Da die technische Umsetzung aber eher unspektakulär ist, sollte dies schnell umzusetzen sein – und jeder seriöse Anbieter wird dies (wenn nicht schon geschehen) zeitnah im Lieferumfang haben.
2. April 2007
Datenschutz kommt oft zu kurz
Deutschland ist dafür bekannt, alle möglichen und unmöglichen Bereiche ausführlich zu regulieren. Oft ist dies nur begrenzt sinnvoll, wenn es aber um die Rechte und den Schutz des Verbrauchers geht, sind die vorhandenen Regeln sehr sinnvoll und sorgen dafür, dass auch unbedarfte Menschen ohne kaufmännische oder juristische Erfahrung nicht übervorteilt werden.
Leider versteht die Wirtschaft viele Regeln und Gesetze oft nur als Hindernis und missachtet viele Regeln klar und deutlich. Besonders vernachlässigt wird oft das Thema Datenschutz.
Ein Beispiel von der CeBIT: Zusammen mit einem Mitarbeiter informierte ich mich bei einer Firma, die auf E-Mail-Marketing spezialisiert ist, über deren Softwareprodukt. Schnell wurde klar, dass es sich um eine ASP-Lösung handelt – was in diesem Bereich natürlich besondere Anforderungen an den Schutz der Daten stellt! Zum Thema “Sicherheit” wurde uns mehrfach ausgiebig erzählt, wie dicke Türen und wie viele Kameras man im Rechenzentrum hat. Wie aber die Datensicherheit im Sinne des Datenschutzgesetzes realisiert wird, konnte uns nicht verraten werden. Der Schock kam aber am Ende des Gesprächs, als wir aufgeklärt wurde, dass das Rechenzentrum in Paris steht.
Man hatte keine Ahnung ob und wie die Weitergabe der Daten an den ASP-Anbieter möglich ist. Alle kritischen Nachfragen wurden mit großen Referenzen und “das machen wir doch schon immer so, das muss rechtlich zulässig sein” beantwortet.
So oder so ähnlich wird vielerorts mit den Daten der Kunden umgegangen. Dokumentationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind selten vorhanden – und werden noch seltener direkt von den Softwareanbietern wenigstens als Vorlage mitgeliefert. Dabei ist doch das Zentrum der meisten Websites die Generierung von Kontaktdaten potenzieller Kunden!
28. März 2007
Große Herausforderung: E-Mail-Management
Rein rechtlich gesehen gibt es – auf den ersten Blick – bei der Speicherung von geschäftliches E-Mails keine Diskussion: Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails müssen wie Geschäftsbriefe behandelt und entsprechend zehn Jahre lang gespeichert werden. Schnell kommen aber auch Themen wie “Privatsspähre” und “Briefgeheimnis” in das Spiel – und machen das Thema nicht einfacher.
Doch wie sieht die Praxis aus? Nur die wenigsten Unternehmen speichern derzeit den Mailverkehr ihrer Mitarbeiter. Zum Einen, weil es rechtlich zumindest problematisch ist. Zum Anderen, weil es technisch nicht einfach machbar ist, alles zu speichern. Denn “alles” beinhaltet Spam, genauso wie jedes Witz-PPT.
Die Lösung dafür ist bisher noch nicht gefunden – auf jeden Fall wird sie Mehrstufig sein und den gesunden Menschenverstand berücksichtigen. Auch wenn der Gesetzgeber es der Erfahrung nach in ersten Entwürfen erstmal außer acht lassen wird: Niemand hat in den vergangenen hunderten Jahren sichergestellt, dass alle (!) papierhaften Geschäftsbriefe (inkl. Werbung) aufgehoben wurden – wozu auch. Warum sollte dies nun digital geschehen?
Eine Lösung kann sein, dass der Mitarbeiter selbst festlegt, welche Mail wie archiviert werden soll: Die Kundenmail in der digitalen Kundenakte, die interne Mail in seinem gesonderten, private in einem privaten Bereich etc. Auf Basis dieser Vorgaben kann dann festgelegt werden, wie genau die Archivierung im Einzelnen aussehen soll (Dauer, Medium, Zugriff etc.). Natürlich kann (zusätzlich) auch ein Automatismus verwendet werden, der beispielsweise basierend auf Absenderkennung, Betreffzeile o.ä. bestimmte Kriterien vorschlägt oder fest zuweißt.
14. Februar 2007
Aufbewahrungsfristen für E-Mails und andere Geschäftsbriefe
“[...] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde (ggf. der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB oder der Konzernabschluss aufgestellt wurde), der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. [...]”
Im Law-Blog schreibt Sanya Bakshi ausführlich über die Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsbriefen – zu den auch E-Mails gehören – unter handelsrechtlichen Gesichtspunkten.
Leider ist das bisher nur die Theorie – eine praktische Umsetzung zur konsequenten Speicherung aller geschäftlichen E-Mails übr den geforderten Zeitraum, ist derzeit noch ein aufwendiges Unterfangen.
15. Januar 2007
Veranstaltungstipp: Enterprise Search & mehr
IBM Deutschland, der Systemhausdistributor Intellicomp und der schweizer Anbieter von Enterprise Search Software G10 Software AG veranstalten nächste Woche in Frankfurt gemeinsam einen Workshop zum Thema “Enterprise Search als Schlüssel zu erfolgreichem Enterprise Content Management”.
Der Workshop richtet sich an interessierte Entscheider und IT-Verantwortliche von Unternehmen ebenso wie an Systemhäuser und Fachhändler, die mit neuen innovativen Produkten der SVIZZER-Familie im Enterprise Search Umfeld Ihre Kunden zukünftig bedienen möchten.
IBM zeigt im Rahmen des Workshops eine Auswahl der neusten Server-Hardware und stellt die Innovationen und Service-Leistung von “Big Blue” in Deutschland vor. Die Intellicomp, einer der führenden Systemhaus-Dienstleister im Rhein-Main-Gebiet, verdeutlicht im Rahmen des Workshops die Praxistauglichkeit der Enterprise Suchlösung SVIZZER und deren Integration in E-Mail-Archivierungssysteme.
Die Experten Jörg Dennis Krüger und P.J. Pawlowski (AVM-Gründer und Datenschutzbeauftragter) runden mit Ihren unabhängigen Fachvorträgen den Workshop ab. Die Teilnahme ist kostenlos, eine Anmeldung ist notwendig. Die vollständige Agenda kann hier eingesehen werden. Der Workshop findet mit gleichen Inhalten am 22. Januar und am 24. Januar 2007 statt.
Jeder Teilnehmer erhält kostenfrei eine Professional Version von SVIZZER sowie Tagungsunterlagen.
16. Oktober 2006
Group Technologies – Halle A2, Stand 230 (bei Windream)
GROUP Technologies will auf der SYSTEMS das E-Mail-Programmpaket iQ.Suite für Lotus Domino, Microsoft Exchange und SMTP präsentieren. Die Lösung soll umfassende Sicherheit und Organisation der elektronischen Nachrichten bieten und deren Übergabe an Anwendungen wie ERP-, CRM-, Compliance- und Archivsysteme ermöglichen.
Das Unternehmen will mit der Ausstellung am Stand der windream GmbH die konsequente Fortführung des Konzepts, externe Archivierungsanwendungen an die iQ.Suite anzubinden, unterschreichen. Zuletzt sollen dazu Schnittstellen zu den Storage-Systemen von GRAU Data Storage und Network Appliance sowie der Archivierungslösung von COI geschaffen worden sein. Auf der SYSTEMS sollen diese Konfigurationen präsentiert und die geplante Anbindung der iQ.Suite an die DMS-Lösung von windream vorgestellt werden.
Des Weiteren will GROUP Technologies die neue Version von iQ.Suite Store zeigen. Die Software sollnach individuellen Regeln alle Prozesse für die gesetzeskonforme und revisionssichere automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen steuzern. iQ.Suite Store soll alle Nachrichten bereits bei ihrem Eintreffen auf dem Mail-Server abfangen, prüfen sie als „Original“ an das Archivsystem weiterleiten, noch bevor sie der eigentliche Empfänger erhält. Damit soll die Software Unternehmen vor Verlust und Manipulation der zu archivierenden E-Mails schützen.
