Alle Beiträge mit dem Tag "DMS"
4. September 2006
Dokumentenmanagement: Gestern, Heute, Morgen.
Am ersten Messetag der DMS Expo wird vom VOI eine Podiumsdiskussion zu “Grundlagen des Dokumentenmanagements” veranstaltet. Teilnehmer sind fünf Hersteller, die unter Moderation von Bernhard Zöller ihre Meinungen zum empfohlenen Standard-Funktionsumfang eines DMS, zu Produktunterschieden, zu großen und kleinen Anbietern und zu Dokumentenformaten austauschen. Unter anderem soll ein Thema sein “was ein DMS von heute mehr kann, als eines von vor zehn Jahren” .
Liebe “DMS-Anbieter”, lieber Kollege Zöller,
Ihr meidet geradezu wie der Teufel das Weihwasser den Begriff “Enterprise Content Management” bzw. “ECM”. Warum? Habt ihr Angst, dass Eure Kunden tatsächlich integrierte Lösungen wünschen und Ihr diese nicht liefern könnt? Habt Ihr Angst, dass doch der Mitbewerb, der sich nicht nur auf Archiv- und Storage-Themen konzentriert, an Euch vorbeizieht? Oder haben Sie, Kollege Zöller, Angst, Ihre Reputation einzubüßen, wenn Sie einen durch Kollege Kampffmeyer geprägten Begriff verwenden?
Meine Meinung hierzu: Entweder Ihr lernt, dass DMS nur ein Teilaspekt ist oder die – von Euch bisher nicht wahrgenommene und tatsächlich nur schwach vorhandenen – Konsolidierung, trifft Euch. ECM und DMS sind nicht nur Marketingaussagen. Es sind fundiert definierte Technologien, die vom Markt gefordert werden – wenn nicht vom Namen her, dann von der Technologie und dem Funktionsumfang.
Und: Open Source kommt langsam auch im DMS-Bereich an. Wollt ihr enden, wie Gauss, Obtree, Webedition und Co.?
Nochmal und: Wenn Ihr einen Berater braucht, der Eure Unternehmensstrategie durchleuchtet und aufzeigt, was Euch im Markt voranbringt – ruft mich einfach an.
Denn: Die Kunden wissen schon längst, dass es bei ECM keine Frage gibt, ob man eine solche Strategie einführen soll, sondern vielmehr “Wann?” die Frage ist. Viele antworten darauf auch schon. Und zwar mit “Sehr bald!”.
4. September 2006
Filesystemreplacement
Ich schreibe gerade an einem kurzen Paper, wie man kleineren und mittleren Unternehmen den Umstieg auf ein DMS schmackhaft machen kann. Die These, die Inhalt des Papiers sein soll, ist, dass diesen Unternehmen zunächst durch einfachen, transparenten Ersatz ihrer Filesysteme durch ein DMS (ohne, dass die Nutzen zunächst wirklich etwas davon merken!) ein leichter Einstieg geboten wird. Später können dann weitere Funktionalitäten, wie Workflow, Metadaten, etc. hinzugefügt werden.
Meinungen zu dieser Grundidee sind willkommen!
29. August 2006
ECM goes Open Source
Nicht nur dmc will seinen Kunden ECM auf Basis von Open Source Produkten anbieten. Auch Domino GmbH IT & Services, nach eigenen Angaben bekannt als Lösungsanbieter für Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow, geht diesen Weg. Hierfür wurde der Geschäftsbereiche “Open ECM” gegründet, der sich auf einer eigenen Website gar nicht so unumfangreich präsentiert. Leider gibt es auch hier noch keine Referenzen. Besonders Merkwürdig: Open ECM schreibt auch nicht, welche Open Source Lösungen zum Einsatz kommen sollen. Man darf also gespannt sein.
16. August 2006
Goldene Regel #7: Geben Sie dem Kind einen Namen.
Schon Kinder bekommen von Michael Ende die Bedeutung eines Namens eindrucksvoll vermittelt. Ein Name ist mehr als eine Bezeichnung, ein Name birgt eine gewissen Kraft für das Individuum, dass ihn erhält. Eine wichtige Funktion eines Namens ist auch die eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person – oder auch einem bestimmten Projekt.
Gerade aufgrund der “babylonischen Sprachverwirrung”, die als Metapher nicht erst von Dr. Kampffmeyer erfunden wurde, und den damit bezeichneten Kommunikationsschwierigkeiten selbst innerhalb eines Projektteams, sind klare Konventionen notwendig. Oft wird in einem Projekt parallel über die gleichen Funktionen und Konzepte mit verschiedenen Namen gesprochen: “Content Management”, “Portal”, “Dokumentenmanagement”, “Wissensmanagement” usw. sind nicht eindeutig genug definiert, um ohne besondere Absprachen eine eindeutige Differenzierung bei jedem Projektmitarbeiter und insbesondere jedem Anwender zu erwarten.
Es ist auch für ein Projekt nicht wichtig, ob man es nun als “Content Management”, “Enterprise Content Management” oder der Einfachheit halber einfach als “DMS” bezeichnet. Wichtig ist, dass alle Beteiligten damit das Selbe verbinden und somit eine klare Übereinkunft herrschaft, über was gesprochen und mit was gearbeitet werden soll.
Wer sich scheut, hier die teilweise recht abgenutzten Bezeichnungen zu verwenden, macht es wie Bastian Baltasar Bux im eingangs erwähnten Märchen: Er gibt dem Ganzen einen eigenen Namen. Nicht nur die Identifikation mit dem Projekt, sondern auch die Kommunikation in und über das Projekt kann dadurch verstärkt und verbessert werden.
Mein DMS heißt “Cairon”. Mitraten, woher der Name kommt, darf gerne jeder in den Kommentaren.
14. August 2006
Gehört in jeden Schrank
“Zur DMS EXPO wird der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. eine neue Marktübersicht zu Dokumenten Management Systemen (DMS) vorstellen. Damit möchten die Initiatoren das Thema DMS mit mehr Transparenz versehen und Investitionshemmnisse abbauen. Mit dieser herstellerneutralen Marktübersicht werden Interessenten umfassende Informationen zu Herstellern und Produkten zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig werden die Funktionsschwerpunkte der Systeme beschrieben, um eine Auswahl zu erleichtern und Entscheidungsaufwand und Projektzeiträume zu verkürzen. Das Werk ist ab Ende September zum Preis von 150,00 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer und Versandkosten über den VOI Shop erhältlich.”
9. August 2006
Alfresco im Praxiseinsatz
Wenn über Open Source im ECM-Bereich gesprochen wird, kommt immer wieder der Name “Alfresco” auf den Tisch. Das Unternehmen, gegründet 2005 von John Newton, Mitgründer von Documentum und John Powell, ehemaliger COO von Business Objects, finanziert von Unternehmen wie Accel Partners und Mayfield Fund, hat mittlerweile eine recht umfangreiche ECM-Suite entwickelt, die vollständig unter Open Source Lizenz verfügbar ist.
Praktische Lösungen mit Alfresco fehlten jedoch – besonders in Deutschland – bisher. Um so erfreulicher ist es, dass vom Dienstleister dmc auf der DMS Expo (Halle 8, Stand H087) Lösungen mit Alfresco live vorstellen werden. Darüber hinaus hat das Unternehmen Dienstleistungspakete geschnürt, um Alfresco erfolgreich einzuführen – so dmc in einer Pressemeldung.
Über das Einsparungspotenzial kann man nur orakeln – richtig eingesetzt kann Alfresco aber auch in großes Dimensionen die richtige Lösung sein und – nicht nur durch das Fehlen der Lizenzkosten, sondern auch durch bessere Anpassbarkeit als kommerzielle Lösungen – erhebliche Einsparungen bringen.
2. August 2006
Heilig und Schubert (Halle 8, Stand E020/C021)
Ausstellungsschwerpunkte bei H&S sollen Lösungen für die E-Mail-Archivierung im Exchange- und Notes Domino-Umfeld und der Bereich des Dokumentenmanagements und der Archivierung sein. exchange@PAM soll das Lifecycle Management von MS-Exchange-Mails steuern und so den Speicherplatz im Exchange-Server entlasten und E-Mails revisionssicher und gesetzeskonform speicheren. Die Lösung soll sich besonders für den Einsatz im hochvolumigen Bereich eignen und wird hierzu individuell an die IT-Landschaft und die Bedürfnisse des Unternehmens angepaßt.
Die Daten-Archivierungslösung file@PAM soll nach definierten Regeln archivierfähige Daten auf Microsoft-Fileservern prüfen und diese auf kostengünstigere Speichermedien aus auslagern um den Speicherbedarf einer Datei im Fileserver auf ein Kilobyte zu reduzieren.
Eine Neuheit von H&S auf der DMS Expo soll office@PAM sein. Die Software soll eine klassische DMS-Lösung für kleinere mittelständische Unternehmen bzw. Kleinunternehmen mit fünf bis 50 User sein und dem Anwender die komplette Funktionalität eines DMS inklusive Workflow zur Verfügung stellen.
Außerdem präsentiert das Unternehmen nach eigenen Angaben ein neues Release der Archivschnittstelle notes@PAM für Notes-Mails, die Notes-Mails einschließlich Anhänge aus dem Notes-Server zielen und diese in dem hierarchischen Storage-System “PAM-STORAGE HSM Archive” ablegen soll, um Kapazitäten der Notes-Datenbank zu schonen und Antwortzeiten zu Verbessern.
20. Juli 2006
Weiter so, Bernhard!
Das neue DMS-Seminar von Zöller & Partner begeistert vorallem dadurch, dass es ECM selbstverständlich integriert und es nicht (mehr) gezwungen als Thema anspricht. Entsprechend ist es auch aus dem Seminartitel gefallen – was aber dem Gesamtkonzept keinen Abbruch tut. Im Gegenteil.
30. Juni 2006
Mach zeigt E-Government-Lösungen (Halle 8, Stand F 63)
Auf der DMS Expo in Köln zeigt das auf öffentliche Verwaltungen spezialisierten Software- und Beratungshauses Mach AG integrierte IT-Systeme für Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung und Archivierung als Basis für erfolgreiches E-Government und optimierte Verwaltungsprozesse.
Mit der Biologischen Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft, dem Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit sowie dem Bundesamt für Sera und Impfstoffe haben im vergangenen Jahr drei Bundesbehörden MACH InformationManager im Rahmen der Initiative BundOnline eingeführt. Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung versetzt diese Einrichtungen in die Lage, eingehende Anträge zügiger und in höherer Qualität zu bearbeiten. Suchzeiten konnten durch den besseren Zugriff auf Informationen reduziert und interne sowie externe Prozessteilnehmer schneller beteiligt werden. Die positive Folge: Lauf- und Liegezeiten wurden verringert.
Neben den Projektergebnissen will das Software- und Beratungshaus auch den erweiterten Funktionsumfang von MACH InformationManager zeigen. Nach Aussagen des Unternehmens wurde die Teilaktenplanverwaltung optimiert – um die gewachsenen Strukturen der einzelnen Behörden möglichst einfach abbilden sowie flexibel auf Umorganisationen reagieren zu können. Auch das Dokumentenmanagement soll sich komfortabler zeigen: Benutzer soll auf Dokumente sowie ergänzende Informationen zur Bearbeitung noch schneller als bislang zugreifen können, so dass sich Rechercheaufwände weiter reduzieren.
27. Juni 2006
Integrator goes Produkthersteller
Der ursprünglich reine Systemintegrator DMSFACTORY hat sich strategisch neu ausgerichtet und tritt am Markt künftig verstärkt auch als Produktanbieter auf. Die Software “TINCA” wurde aus dem langjährigen Einsatz in DMS-Großprojekten heraus entwickelt, wo sie bereits vielfach als Anwenderoberfläche kombiniert mit Servertechnologien etablierter DMS-Hersteller installiert ist. “Nach diversen Weiterentwicklungen umfasst TINCA nun sämtliche DMS-Standardfunktionen von der Erfassung bis zum Retrieval und bietet damit auch Einzelnutzern denselben DMS-Komfort wie Großanwendern, die zusätzlich die Funktionen des TINCA ContentServers nutzen – und das zu einem Preis deutlich unter dem Marktniveau.” wirbt das Unternehmen.
Der Markt ist hart umkämpft und viele Produktanbieter graden den Integratoren den Markt durch eigene Berater ab. Das Ganze einmal andersherum zu sehen, ist auch nicht schlecht.
