Alle Beiträge mit dem Tag "DMS"
8. Mai 2007
Schönes Lesertreffen
Am vorvergangenen Mittwoch fand das erste jdk.de Lesertreffen statt. Wie zu erwarten war, kamen ob der späten Einladung und da es die erste Veranstaltung war, nur ein paar Interessierte und Leser vorbei. Diese kleine Runde hatte so aber die Möglichkeit ausschweifend und konstruktiv Themen zu diskutieren. Besonders im Mittelpunkt standen Open Source DMS und das Thema Barrierefreiheit.
Die Veranstaltung endete gegen 22.00h in der Gleiswirtschaft, nachdem sie um 19.00h im Biergarten selbiger begonnen hatte.
Vielen Dank den Teilnehmern und bis zum nächsten Mal. Das nächste jdk.de Lesertreffen findet am 6. Juni 2007 statt – gleiche Zeit (19.00 Uhr), gleicher Ort (Gleiswirtschaft am Giesinger Bahnhof).
13. April 2007
Viele Gedanken zur Zukunft von Enterprise Content Management
Schon bevor ECM wirklich in den Unternehmen angekommen ist, machen sich einige in der Branche Gedanken, wie sich das Thema denn zukünftig entwickeln wird. Allen voran prescht John Newston, Gründer von Alfresco, und stellt in seinem Blog einige Prognosen zur Diskussion, die insbesondere darauf hinaus laufen, dass Alfresco den Markt ordentlich durchrütteln und als “letzter unahhängiger ECM-Anbieter” dominieren wird, da alle anderen Anbieter sich in “Nischen zurückziehen werden”.
Alfresco ist eine gute Software und wenn John von seiner Software nicht begeistert wäre, wäre er am falschen Platz. Die Realität sieht – zumindest für Europa – jedoch etwas anders aus.
Um überhaupt eine Prognose für die Zukunft abgeben zu können, ist es wichtig, sich Gedanken dazu zu machen, was ECM eigentlich ist. ECM ist nicht mehr und nicht weniger als ein integriertes Konzept zur Verwaltung von Informationen im Unternehmen. Die Betonung liegt hier auf Konzept! Kein Anbieter feiert damit Erfolge, eine “ECM Suite” an den Kunden zu bringen. Auch Alfresco scheitert an den gleichen Problemen, wie die “klassischen” Anbieter: Wenn man viele Funktionen anbietet, sinkt die Qualität der einzelen Funktion.
Es ist in einem relativ ungewissen Markt – wenn auch mit großen Ambitionen – zudem relativ unwahrscheinlich, dass ein wirklich großes “Gekaufe” entsteht. Wir werden noch einige bedeutende Übernahmen sehen – wir werden jedoch auch sehen, dass sich in breites Portfolio an Anbietern etablieren wird. Die Anforderungen der Anwenderunternehmen im Bereich “Enterprise Content Management” (Was ein riesiger Themenkomplex ist!) sind jeweils zu unterschiedlich, als dass ein sehr kleine Zahl von Anbietern den Markt dominieren könnten. Für bestimmte Nischen mag dies geschehen, integrierte Lösungen haben jedoch hier kein Potenzial. Wer will schon durch die Auswahl eines passenden DMS zwangsweise an ein bestimmtes WCMS gebunden sein?
11. April 2007
CRM und ECM in einem Boot?
Salesforce, Anbieter einer wirklich guten ASP-Lösung für Customer Relationship Management (CRM) hat Koral, Anbieter einer in Europa recht unbekannten und noch sehr jungen ECM bzw. DMS bzw. Collaborationslösung, gekauft. Schon kommen die Rufe, dass CRM ja auch nur Unternehmenscontent sei und deshalb CRM und ECM möglichst eng zusammen zu sehen sind – am besten in der selben Softwarelösung.
Bevor nun aber die großen ECM-Anbieter die Geldbörsen zücken und Angebote für CRM-Anbieter unterbreiten: Keine Hektik. CRM und ECM haben vollständig unterschiedliche Grundlagen nicht nur bei der Verwaltung der Inhalte, sondern auch darin, was “Content” überhaupt ist. In einem CRM werden traditionell hoch strukturierte Daten verarbeitet (Kontaktdaten, Listen, Datenbanken), im ECM-Bereich eher unstrukturierte Daten (Dokumente im Allgemeinen oder auch Web Content).
Es ist daher nur schwer vorzustellen, dass ein Unternehmen hochwertige Lösungen aus beiden Bereichen oder gar eine Lösung mit professionellen Funktionen in beiden Bereichen im Angebot hat. In der Praxis dürfte dies meist schief gehen, insbesondere da der Anwender Flexibilität braucht und nicht zwingend die zum passenden DMS gehörende CRM-Software auch zum Kunden passt. (Ausnahme: Kleine Unternehmen. Hier gibt es gute Suiten, die beides bieten.)
Der Deal von Salesforce ist daher aus einem anderen Grund gar nicht dumm. Salesforce sieht sich ganz absichtlich nicht als Softwareanbieter und werben sehr offensiv damit. Man bietet Services an! Genauso wird das neue “SalesForceContent” eine reine ASP-Lösung sein. Hier gibt es einen Markt, der erschlossen werden will.
4. April 2007
Pflichtenheft verkürzen
Ein Lastenheft zu schreiben ist “daily business”, da dies die Grundlage für ein erfolgreiches Pprojekt (und eine sinnvolle Lösungsauswahl ist). Besonders der hohe Strukturierungsgrad eines solchen Dokuments sorgt dafür, dass sich wirklich mit dem Projekt befasst und Funktionalitäten granularisiert werden.
Da kommt es auch vor, dass bestimmte Funktionen einfach direkt herausgelöst werden können. Was beispielsweise soll eine umfangreicher Bereich zum Dokumentenaustausch inkl. WebDAV etc. im WCM-Projekt – wenn gar keine Integration mit der Website notwendig ist? Hier wurde dem Kunden schnell und gut mit einer “kleinen” Open Source DMS-Lösung geholfen – die kann sogar einiges mehr als gefordert war und war erheblich günstiger, als wenn man dem WCMS dies hätte beibringen müssen.
23. März 2007
Integration von WCM und DMS
In letzter Zeit hört man zunehmend von großen Plänen aus den Reihen der Anbieter von Web Content Management Lösungen. Allem voran sind die Konzepte, sich mehr in Richtung “Enterprise Content Management” zu entwickeln und beispielsweise Web Content Management und Dokumentenmanagement zu verbinden. Um diese beiden grundlegend anders aufgebauten Bereiche miteinander zu verbinden, muss häufig viel Arbeit investiert werden. Die einzelnen Funktionen (Versionierung, Zugriffsrechte, Workflow etc.) sind zwar prinzipiell die gleichen – der gesamte Umgang mit den Inhalten ist jedoch ein anderer. Steht beim Dokumentenmanagement vorallem die Verwaltung im Mittelpunkt, ist es bei Web Content Management auch die Kreation von Inhalten inkl. einem ganz anderen Ansatz der Strukturierung.
Das heißt: es wird viel Zeit und Geld hierin investiert.
Doch wo ist der Nutzen? Wo wird wirklich eine Integration dieser beiden Bereiche notwendig, ja wo überhaupt möglich? Bei “normalen” Internetauftritten, die wohl den größten Einsatzbereich von WCMS darstellen, eher nicht. Denn hier wird nicht aktiv mit Dokumenten gearbeitet. im Intranetbereich schon eher – doch auch hier weicht die Nutzung des Intranets als Informationsplattform doch eher von der eines DMS als Arbeitsmittel ab. Die Arbeitsweisen mit diesen Umgebungen sind vollkommen unterschiedlich. Und auch hier ist der Nutzen einer Integration der Anwendungen schwer vorstellbar.
Viel sinnvoller scheint es – bei den meisten denkbaren Szenarien in der Praxis – einfach zwei Systeme zu betreiben, die dafür ihren eigenen Bereich wirklich beherschen.
14. März 2007
Rausgewachsen?
Ein erfolgreiches Content- und Dokumentenmanagement-Projekt wächst stetig. Richtig erfolgreiche Projekte haben jährlich meist mindestens eine Verdopplung der Anzahl der Seiten, Sites, Objekte o.ä. vorzuweisen. Das macht nicht jedes System mit. Auch ändern sich durch dieses Wachstum auch nach einiger Zeit die Anforderungen an ein System. Waren zunächst nur zwei Websites mit vier Redakteuren zu betreuen, muss man nun zehn Websites mit 30 Redakteuren warten. Auch wenn eine professionelle Auswahl durchgeführt wurde und hierbei ein gewisses Wachstum eingeplant wurde, ist man ggf. irgendwann aus der vorhandenen Software herausgewachsen. Dieser Prozess ist nicht linear, denn auch der Softwareanbieter entwickelt sich weiter. Meist ist aber nach einigen Jahren der Punkt erreicht, wo man sich Gedanken über eine neue Lösung machen muss.
Aber jetzt kommen erst die Probleme. Oft wurde bei der Einführung nicht berücksichtigt, dass man 1:1 migrieren wollen würde und viele Systeme bieten hier keine oder wenig Funktionalität. Gut beraten ist man da, einen Systemwechsel zusammen mit einem Relaunch durchzuführen, wer (z.B. Intranets) ohne große Änderungen migrieren will, muss hierfür viel Zeit einplanen.
Das Herauswachsen aus einer bestehenden Lösung ist nur schwer zu vermeiden. Gleich eine größere Lösung kaufen – wie es Oma vielleicht für Kinderkleidung vorgeschlagen hätte – ist nicht die Lösung, denn große Softwaresysteme sind nicht nur deutlich teurer als kleine (der Preisunterschied zwischen zwei Kindergrößen ist – das muss ich Oma zugute halten – zu vernachlässigen), sondern bedürfen auch meist erheblich mehr Anpassung als kleinere. Wer gleich auf eine zu großes System setzt wird also die Wachtumsphase erst gar nicht erreichen – ein Teufelskreis.
Die Lösung? Gibt es nicht. Außer vorbereitet zu sein, die Augen offen zu halten und früh genug Probleme bemerken und Risiken bewerten. Denn nichts wäre schlimmer, als das ein gut gewachsener Webauftritt auf einmal aus technischen Gründen an den Folgen seines Erfolgs erliegt.
12. Februar 2007
Datenschutz bei DMS
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist eine der wichtigsten Herausforderungen, der sich heute öffentliche Verwaltungen stellen müssen. Unterstützt durch die Entwicklungen beim eGovernment und zur Digitalisierung der Verwaltung, wie z.B. mit der Einführung der elektronischen Akte, bieten eine Vielzahl von Herstellern DMS auf dem Markt an. Neben der Beschleunigung der Verwaltungsvorgänge ist ein wesentliches Ziel dieser neuen Technologie, Informationen jeder Art, die in der Verwaltung vorhanden sind, erschließbar zu machen.”
Mit diesem Absatz beginnt die Orientierungshilfe “Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen”, die einer Arbeitsgruppe des Arbeitskreises eGovernment der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder erarbeitet wurde. Das Dokument behandelt auf rund 50 Seiten die Themen Datenhaltung, organisatorische Rahmenbedingungen, rechtliche Aspekte, Sicherheitsziele, Signaturen, PKI, technische Maßnahmen zum Datenschutz, Datenschutz bei der Posteingangsverarbeitung und im Workflow-Management.
26. Januar 2007
Freelancerdatenbank
Leider gibt es keine gute Freelancerdatenbank für echte Spezialisten zur Projektrealisierung im DMS/ECM-Umfeld. Immer wieder erreichen mich Anrufe von Unternehmen, die Projektmitarbeiter suchen – in der Realisierung. Solche Projekte mache ich persönlich nicht (sondern bereite dies konzeptionell vor, betreue als Projektmanager, etc.), aber bestimmt gibt es unter den Blogleser den ein oder anderen Spezialisten!
Aktuell wird gesucht:
Freelancer im Bereich SAP/PDMS-Archivierung
- Mitarbeit bei der Erstellung eines internationalen Berechtigungskonzeptes, ca. 2 MW
- Spezifikation und Realisierung der Umsetzung von Attributen aus SAP-UNICODE-Systemen und Übernahme nach ADeBar2, ca. 2 MW
verwendete Systemumgebung:
- openText Livelink PDMS V9.5 als Weboberfläche für systemunabhängigen Zugriff auf archivierte Daten / Dokumente, nicht zu verwechseln mit dem originären Livelink-DMS-System
erforderliche Kenntnisse:
- gute Kenntnisse über SAP-Archivelink, Archivierungsszenarien mit IXOS / openText, SAP V4.7
- grundlegende Kenntnisse über Archivierung Fähigkeiten, Kompetenzen gemäß ITEC-Kategorie 4a, 4b
- gute bis sehr gute Kenntnisse über Livelink PDMS V9.5
- gute Kenntnisse in PERL-Programmierung
Start: April 2007
Dauer: 5 MM+
Ort: Karlsruhe
Interessenten wenden sich bitte formlos inkl. Profil an jdk@jdk.de. Alle Einsendungen werden vertraulich behandelt.
15. Dezember 2006
ECM/DMS-Ausbildungen – Teil 2: DokumentenManager
Die Ausbildung “DokumentenManager” der DMS-Akademie ist mit 9.300 Euro (inkl. 790,00 Euro Prüfungsvorbereitung und 200,00 Euro Prüfungskosten) die teuerste auf dem Markt verfügbare Ausbildung im ECM/DMS-Bereich. Der Gesamtumfang der Ausbildung beträgt 13 Schulungstage, ein 90 minütiger Test schließt die Ausbildung ab – bei richtiger Beantwortung von min. 75% der Fragen hat der Teilnehmer bestanden und bekommt das Zertifikat: “Zertifizierter DokumentenManager der DMS-Akademie”. An der Prüfung kann nur teilnehmen, wer auch die Ausbildung zum Dokumentenmanager bei der DMS Akademie besucht hat. Die Basis für die Ausbildung ist das “Praxisseminar Dokumentenmanagement und ECM” der DMS-Akademie (1.200,00 Euro), dessen Inhalte während der Ausbildung in 15 Lektionen vertieft wird.
Das Praxisseminar (Vergleichbar mit dem “Intensivseminar DMS/ECM” von Zöller&Partner, das auch demnächst an dieser Stelle vorgestellt wird) kann auch alleine als Grundausbildung im Thema ECM/DMS gesehen werden, vermittelt aber vorallem Überblickswissen.
Ziel der Ausbildung zum “DokumentenManager” ist es, umfangreiche und komplexe DMS-/ECM-Projekte technisch wie organisatorisch umsetzen und leiten zu können. Anforderungen an Vorkenntnisse werden keine gestellt. In den einzelnen Seminarteilen werden Themen wie “Elektronische Posteingangsverarbeitung”, “Migration von ECM-Systemen”, “Betriebswirtschaft in ECM-Projekten” und “DMS/ECM mit SAP” behandelt. (Eine vollständige Auflistung der Inhalte finden Sie hier.)
Die Trainer der Seminarreihe rekrutieren sich aus dem Beratungsunternehmen “Pentadoc” und Kooperationspartnern. Pentadoc ist auch Hauptgesellschafter der DMS Akademie. Sämtliche Seminarteile des “DokumentenManager” sind auch als “Themenseminare” einzeln belegbar (zu 395,00 bzw. 790,00 Euro).
Fazit: Die Ausbildung zum “DokumentenManager” ist recht umfangreich und deckt viele Facetten von ECM ab. Sie hat die Bezeichnung “Ausbildung” vom Umfang her verdient und ist für zukünftige ECM/DMS-Projektmitarbeiter eine gute Grundlage für die Arbeit, wobei aufgrund der erst kurzen Verfügbarkeit am Markt noch nicht bekannt ist, wie gut die Teilnehmer in der Breite für den Projekteinsatz vorbereitet werden. Das Zertifikat als “DokumentenManager” hat zum jetzigen Zeitpunkt keinerlei Wert. Weder prüft eine unabhängige Instanz, noch ist das Prüfverfahren offen gelegt. Auch der Bekanntheitsgrad der DMS Akademie ist viel zu gering, dass das so solches Zertifikat sehr werthaltig wäre.
14. Dezember 2006
ECM/DMS-Ausbildungen – Teil 1: CompTIA CDIA+
Die Zertifizierung als “Document Imagaging Architec” von CompTIA ist die wohl älteste am Markt verfügbare Zertifizierung im DMS-/ECM-Umfeld. Zielgruppe des Zertifikats sind vorallem Berater und Projektleiter in DMS- und Archivierungprojekten.
Das Zertifizierungsprogramm richtet sich an Personen, die über min. 12 Monate beruflicher Praxis im Bereich der “elektronischen Dokumenten-Verwaltung und -Vernetzung, Workflow-Optimierung oder Bildbearbeitung durch Scan- und Capture-Techniken” (Zitat CompTIA) verfügen.
Thematischer Schwerpunkt des Zertifikats sind Techniken und Technologien des Dokumentenmanagement und insbesondere der Archivierung von Dokumenten, aber auch Grundlagen zur Durchführung eines Einführungsprojekts in diesem Umfeld.
Die Gewichtung der einzelnen Bereiche der Zertifizierung ist wie folgt:
25% Aufnahme von Geschäftsanforderungen
22% Analyse von Geschäftsprozessen
16% Lösungsempfehlung
24% Lösungsdesign
13% Planung der Implementation
Auch wenn sich die Bereiche sehr “managementorientiert” anhören, sind die Inhalte größtenteils stark technischer Natur. Beispiel aus dem Bereich “Aufnahme von Geschäftsanforderungen”:
”
1.9 Determine the capacity requirements for server processing and storage (e.g., peak processing)
1.10 Document quantities of documents (both electronic and paper if applicable)
1.11 Determine the long-term storage capacity requirements 1.12 Define query requirements (e.g., number per day, number of query users)
1.13 Analyze the input requirements (resolution, image size, volume, scanner performance) to select the
appropriate input devices and interfaces based on the characteristics of the source documents (e.g., color, weight, finish)
1.14 Calculate the amount of image and indexing data (database or file
system) to be stored based on the document life cycle requirements
1.15 Determine the needed capacity, response times, and throughput rates
1.16 Collect all detailed information required for solution design (e.g., technological environment, infrastructure, types of operating systems, databases)
1.17 Determine growth needs and plan for scalability
1.18 Determine the required service levels for maintenance
”
(Die genauen Inhalte der Zertifizierung können hier abgerufen werden.)
In den vergangen 10 Jahren seit Etablierung von CDIA (und fünf Jahre nach Start seines Nachfolgers CDIA+) wurden weltweit nur ca. 7.000 Zertifikate ausgestellt.
Die Vorbereitung auf das Zertifikat kann im Selbststudium oder im Rahmen eines idR. 4-tägigen Kurses (inkl. Zertifizierung) durchgeführt werden. Material zum Selbststudium ist nur englischsprachig und nicht im offiziellen Buchhandel, sondern nur über einige spezielle Onlinehändler direkt aus den USA, erhältlich.
Einziger Anbieter für Schulungen zu CDIA+ in Deutschland ist Project Consult. Offene Schulungen werden nur im Hamburg angeboten. Kurs- und Prüfungssprache ist größtenteils Englisch. Hier kostet das Seminar 2.650,00 Euro inkl. den Kosten der Zertifizierung und des Unterrichtsmaterials. Die Prüfung findet standardisiert in einem Computertestcenter statt.
Fazit: Kein Schulungsangebot, sondern nur ein Zertifikat – der Weg dahin ist offen und nicht standardisiert oder qualitätsgesichert. Abfrage umfangreicher Inhalte, aber auf niedrigem Niveau. Der Inhalt ist zudem veraltet und wird anscheinend nicht mehr oder nur noch sporadisch gepflegt und weiterentwickelt. Zu geringe Verbreitung des Zertifikats und zu geringe Anerkennung insbesondere im deutschen Markt.
