Alle Beiträge mit dem Tag "DMS"
9. November 2007
Kommentar: Neue Version von OpenText Livelink
OpenText steht vor großen Herausforderungen und stellt sich diesen zu einem Teil mit der neuen Version seiner ECM-Palette. Wie alle großen Anbietern muss sich Livelink von den klassischen DMS-Funktionen und -Arbeitsweisen trennen, mehr Funktionalität anbieten und hierbei im Browser eine größtmögliche Benutzerfreundlichkeit schaffen.
Nachdem schon EMC in seiner neuen Version von Documentum hier einiges zeigt, zieht OpenText nach. Hinzu kommen die verstärkte Integration der RedDot-Funktionen in Livelink. Zwar wird hier weiterhin mit vollständig getrennten Repositories gearbeitet, was den Nutzen stark schmälert, es ist nun aber möglich, Dokumente gesteuert in das Web Content Management zu überführen.
9. November 2007
Kommentar: agorum ersetzt den Dateiserver
Der Ansatz von Agorum, ein DMS versteckt durch transparenten Ersatz von freigegebenen Laufwerken einzuführen, ist ein guter Ansatz – wenn auch nicht neu oder innovativ. Auch wenn viele der führenden DMS-Anbieter (wie EMC-Documentum) eine solche Art des Zugriffs nicht (mehr) propagieren, ist es ein gangbarer Weg, der insbesondere durch hohe Integrationsmöglichkeit über bereits bekannte Wege und ohne Schulungsaufwand bei den Benutzern auskommt.
Alfresco hat dies auch erkannt und sein sehr leistungsfähiges Dateisystem JLAN, dass sich nahtlos wie ein Windows-Laufwerk integriert, eine Open Source Variante zur Verfügung gestellt.
Es darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass durch diese Art von DMS-Einführung nur ein Bruchteil der möglichen DMS-Funktionen beim Anwender ankommt und der daraus gezogene Nutzen nur minimal ist. Bei der Nutzung eines Dokumentenmanagements als echte Applikation und nicht nur als reine “Datenablage”, kann ein erheblich höherer Nutzen, wenn auch durch höheren Einsatz von Zeit und Geld, erreicht werden.
Ein Schritt weiter gedacht sind entsprechend Lösungen von Anbietern, die nicht nur ein reines Laufwerk anbieten sondern beispielsweise durch ein entsprechendes Windows-Plugin auch DMS-Funktionen direkt im Windows-Explorer verfügbar machen.
Mehr dazu auch in einer interessanten Diskussion bei Xing.
9. November 2007
Was ist eigentlich “Collaboration” genau?
Es gibt wohl kaum ein Thema im ECM-Umfeld, bei dem es so viele Missverständnisse gibt, als beim Thema “Collaboration”. Schon die oft genutzte deutsche Übertragung zu “Kollaboration” ist fragwürdig (wenn auch nicht falsch), was jedoch damit genau gemeint ist, ist überall unterschiedlich.
Selbst die allwissende Müllhalde fasst sich hierbei sehr unkonkret und verweist beispielsweise auf eine Definition im fme-Glossar, die da heißt:
“Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von mehreren Personen in einer Gruppe (Team) zur Erreichung eines (gemeinsamen) Ziels.”
Eine solch allgemeine Definition bringt jedoch niemanden voran – erst recht nicht ein (IT-)Projekt!
Es fällt Vieles in den Bereich “Collaboration”. Ganz pauschal lässt sich in
- synchrone Collaboration und
- asynchrone Collaboration
unterscheiden.
Erstere enthält dabei beispielsweise Videokonferenzen, letztere ist komplexer. In den Bereich der asynchronen Collaboration fällt alles angefangen von der E-Mail, über das gemeinsame Zugreifen auf Dokumente in einem zentralen Arbeitsbereich bishin zu komplexen Projekträumen inkl. Terminkoordination und Ressourcenplanung.
Leider scheinen viele, die die Vokabel “Collaboration” verwenden, von der von ihnen vereinnahmten Definition so überzeugt zu sein, dass sie davon ausgehen, dass jeder andere es genau so definieren müsste. Und hier entstehen viele Missverständnisse, die in einem Projekt nachhaltige Schäden hinterlassen können.
So kann es beispielsweise gut sein, dass eine Fachabteilung bei der zentralen IT anfordert, das man dringend mehr “Collaboration” bräuchte, insbesondere “endlich einen zentralen Ablagebereich für Dateien”, aber “auch alles andere, was so dazu gehört”.
Doch was erhält die Abteilung dann letztendlich? Aus der Erfahrung zeigt sich, dass die IT hier mitnichten Workshops mit der Abteilung durchführt, um einzugreifen, was mit “Collaboration” gemeint ist, sondern eine eigene – meist sehr pragmatische – Definition genutzt wird, um die Lösung zu erstellen.
Die Abteilung hat zwar mit dem “zentralen Arbeitsbereich” eine ihrer wichtigsten Forderungen konkret dargestellt, geht aber davon aus, dass die IT “schon weiß, was wir sonst noch dazu gehört” und ist am Ende sehr verwundert, wenn das Thema “Collaboration” – wie vielfach auch von Softwareanbietern propagiert wird – “im DMS enthalten” ist.
Dabei ist Collaboration eigentlich genau das, was man mit einem DMS – außer der Archivierung von Dokumten – erreichen will: Die Stärkung der Zusammenarbeit. Entsprechend muss in einem ECM-Projekt viel mehr (auch) der Fokus darauf gelegt werden, wie die Mitarbeiter konkret arbeiten und wie insbesondere die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander und mit Externen unterstützt werden kann. Nur ein Stück Software auf dem “Collaboration” steht kaufen und dann hoffen, dass damit alle Anforderung an die Zusammenarbeit abgedeckt sind, führt in keinster Weise zum Ziel.
16. Oktober 2007
Äpfel und Birnen
Ein echter Vergleichstest von Open Source ECM- oder DMS-Systemen wäre etwas. Hier würde Alfresco bestimmt gut abschneiden. Warum jedoch jemand (genauer gesagt InfoWorld) auf die Idee kommt unter der Überschrift “Open source CMSes prove well worth the price” die Systeme Alfresco, DotNetNuke, Drupal, Plone und Joomla zu vergleichen und Alfresco zum Sieger zu erklären, ist mir vollkommen unbegreiflich.
Oder besser: Dieser Test ist einfach nicht ernst zu nehmen.
30. Juli 2007
DMS Expo ist coming!
Ob sich ein Besuch der Messe lohnt, kann man jetzt noch nicht abschätzen. Für echte DMS-Anfänger bestimmt – für den Rest oder für einen Fokus der nicht nur DMS enthält, wahrscheinlich nicht. Sowie – bzw. falls – die Messe den Ausstellerplan veröffentlicht, kann man hierzu mehr sagen.
14. Juni 2007
Application Service Providing (ASP) und Content Management…
Spätestens seit Salesforce mit seinem CRM-Dienst riesige Erfolge feiert, kommt auch allerorts wieder der Gedanke, Content Management (im weitesten Sinne) als Dienst (SaaS, Software as a Service) bzw. als ASP (Application Service Providing) anzubieten. Doch welche Vor- und Nachteile hat dies für den Anwender? Welche Marktchancen ergeben sich daraus für die Branche?
Die Vorteile, die unmittelbar mit ASP oder SaaS verbunden werden, sind meist:
- Kosten fallen abschreibungsfreundlich verteilt über die gesamte Nutzungszeit und oft auch Nutzungsabhängig an.
- Der technische Betrieb wird zentralen durchgeführt und ist vollständig in den Nutzungskosten inkludiert.
- Neue Softwareversionen und Bugfixes werden ohne Verzögerungen eingespielt und stehen sofort zur Verfügung.
Dies sieht auf den ersten Blick verlockend aus. Aber wo sind die Nachteile?
- Es wird keine Lizenz erworben, sondern nur die Nutzung eines Dienstes. Kosten fallen dauerhaft an und erhöhen sich z.B. durch weitere Benutzer schnell.
- Es besteht eine vollkommende Abhängigkeit zum ASP-Provider bzw. SaaS-Betreiber. Engpässe auf den Systemen des Betreibers schlagen sich direkt in die Servicequalität nieder und sind zunächst nicht (direkt) zu beeinflussen.
- Änderungen an der Software sind nicht beeinflussbar. Es kann so zu Problemen zwischen automatischen Programmaktualisierungen und evtl. Modulen oder Anpassungen kommen. Es besteht kein oder wenig Einfluss auf Veränderungen in der Software zu verzichten.
- Die Daten werden nicht bei Ihnen gespeichert. Dies ist bei Web Content wenig schlimm, sowie es aber um Kundendaten geht (z.B. über Formular erfasst Anschriften oder Newsletteradressen), sind die Themen “Datenschutz” und “Wirtschaftspionage” ganz oben auf die Frageliste zu setzen. Wer würde nicht gerne die Anfragen seines Mitbewerbs querlesen können?
Klassisches ASP hat allerdings des Vorteil, dass idR. jederzeit der Umstieg auf eine lokale Lizenzlösung möglich ist. Bei “modernen” Software as a Service Modellen ist dies nicht möglich.
Ganz von diesen Problemen abgesehen, sind ASP-Modelle nur dort wirklich spannend, wo die Bedienung über den Browser erfolgt und wenige Daten übertragen werden. Praktisch unmöglich ist der Betrieb von DMS-Lösung als ASP, da die zu übertragenden Mengen (z.B. Arbeit mit einem Worddokument, was auf dem Server gespeichert ist) zu deutlichen Verzögerungen in der Arbeit führen.
Und wie sehen die Marktchancen aus? In Europa wohl zumindest selbst bei WCM nicht gut. Die meisten mieten lieber einen dedizierten Server und betreiben dort die Software selbst – dafür muss zwar Know-how aufgebaut werden, die Sicherheit, jederzeit direkt eingreifen zu können, läßt Firmenchefs und IT-Verantwortliche wohl besser schlafen. Einzig im Low-End-Segment von Privatleuten und Kleinunternehmen, sind ASP-Lösungen akzeptiert (und oft bei Webhostern inkludiert). Im ECM-Umfeld ist ASP oder SaaS fast unvorstellbar – allein schon deshalb, weil kaum jemand, all seine Daten jemand fremden anvertraut.
12. Juni 2007
DOK Magazin: Wird diese Woche in die Post gelegt
Es ist doch schön zu hören, dass manche Dinge ganz “old school” ihren Lauf gehen. So schreibt mir Uwe Hentschel, Herausgeber des DOK-Magazins: “die aktuelle Ausgabe für das Abo packe ich die Woche separat in die Post”.
Die zweite Ausgabe dieser jüngsten Zeitschrift im DMS-Markt wird also bald auf meinem Tisch liegen – dann mehr davon an dieser Stelle. Ich hoffe, dass das Magazin irgendwie überleben kann – etwas mehr Printlandschaft wäre schon schön…
29. Mai 2007
Emerging Market
Da schreibt mir der CEO eines Unternehmens, dass Lösungen für die digitale Signatur anbietet:
“Zwischen dem ECM/DCM Markt und der digitalen Signatur sind in der Marktreife deutliche Unterschiede. Das eine ist ein etablierter Markt, das andere ist ein emerging market, der sich erst sukzessive definiert.”
Warum bin ich nur der Meinung, dass CEOs aus ECM-Unternehmen – so es solche überhaupt gibt – massiv gegen diese Einstellung argumentieren würden?
16. Mai 2007
Kommerzielle Open Source Software
Open Source Software lebt von der Community. Diese verbreitet die Software, trägt zur Weiterentwicklung bei, übernimmt einen Teil des Supports, stellt Module und Erweiterungen zur Verfügung und vieles mehr. Kein Wunder, dass auch Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren wollen und “kommerzielle Open Source Software” herstellt. Das Konzept ist ganz einfach – es gibt eine praktisch voll einsetzbare Open Source Version der Software und eine kostenpflichtige, die bestimmte Erweiterungen enthält oder andere Vorteile bietet.
So übernimmt die Community den Vertrieb für das Unternehmen.
Schlimm ist es jedoch, wenn (wichtige) Bugfixes, die für den ordnungsgemäßen Betrieb notwendig sind, der Community vorbehalten werden und nur für zahlende Kunden erhältlich sind. Dies ist ein unfaires Ausnutzen der Community, rein um Profit zu generieren.
So wird das nichts, Alfresco.
10. Mai 2007
Anforderungen im medizinischen Bereich
Bei der Einführung von Informationsmanagement-Systemen (DMS, WCM, ECM) im medizinischen Bereich sind neben den Anforderungen des Unternehmens bzw. der Organisation vorallem die rechtlichen Rahmenbedingungen, vorgegeben durch Deutsche, Europäische und US-Amerikanische Gesetze und Verordnungen zu berücksichtigen. Die Vorgaben scheinen dabei auf den ersten Blick komplex und dürfen auch im Laufe des Projekts nicht unterschätzt werden. Als Grundlage lassen sich die Anforderungen aus 21 CFR Part 11 der FDA (Food And Drug Administration), EU Annex 11 auch GCP und ICH (Richt-/Leitlinien für die Gute Klinische Praxis) und ähnlichen, in wenigen Regeln zusammen fassen:
- Stelle sicher, dass nur Berechtige Zugriff erhalten
- Verfolge jede Änderung und Bearbeitung
- Automatisiere wo möglich
- Verifiziere wo möglich
- Dokumentiere alles
Wobei natürlich hinter jedem dieser Punkte viel mehr Arbeit steckt, als es im ersten Moment scheint.
