Alle Beiträge mit dem Tag "DMS"
29. August 2008
Docbox…
Harald Sonntag, Geschäftsführer der DOCBOX GmbH, schreibt als Kommentar in meinem Aufruf zu einfachen DMS für kleine Unternehmens:
[...] Sie denken viel zu kompliziert. Dieses Problem haben übrigens die meisten Männer und ich selbst hatte es am Anfang auch. Frauen hingegen, die tagtäglich mit dem Papier kämpfen, sind Pragmatiker, die wirklich wissen, was sie im Geschäft aufhält. Da können wir Männer viel lernen und auf (anfängliche) Schnörkel verzichten. Den Spruch “90% der Funktionen von WORD werden nur von 10% Prozent der Endanwender genutzt” kennen Sie wahrscheinlich. Nochmal: Die DOCBOX kann viel mehr, man kann Sie – wenn man will – komplett in Branchenlösungen einbinden, Rechnungsläufe komplett automatisieren, etc. etc. aber 98% unseres Umsatzes machen wir mit Kunden, die das (noch) nicht brauchen und wollen. Denken Sie nochmal über meinen Satz “Jeder Knopf mehr kann schon einer zuviel sein” nach.
Darauf hin habe ich eine lange Antwort geschrieben, die ich nicht nur als Kommentar in den Tiefen des Blogs stehen lassen möchte, sondern darum hier her verschoben habe:
Danke für den humorvollen Start ins Wochenende. Wirklich lustig.
Zum Thema Pragmatismus: Was ist daran pragmatisch, alles ausdrucken zu müssen, um es danach zu scannen, statt es direkt in einem DMS abzulegen? Was ist daran pragmatisch, keine Versionierung etc. nutzen zu können, weil man immer den Umweg über das Scannen geht? Was ist daran pragmatisch, den Fileserver nichtmal theoretisch abschaffen zu können und somit nur einen weiteren Poll zu eröffnen, der bei der Suche nach Informationen berücksichtigt werden muss?
Pragmatismus heißt nicht, sich die rechte Hand abzubinden, nur damit man nur noch Arbeitsschritte macht, die man auch mit einer Hand machen kann! Ich kenne niemanden – unabhängig von Geschlecht und Position in einem Unternehmen – der nicht in Quasi-Nullzeit mit einem DMS wie Sharepoint, Docuportal oder Alfresco aus Applikationen wie Word heraus arbeiten kann und sofort die Vorteile sieht. Dafür braucht man übrigens nicht auch nur einen einzigen zusätzlichen Knopf in Word.
Um jedoch Vorteile in Prozessen auch nutzen zu können, muss man schon ab und an den Umgang mit dem richtigen Werkzeug lernen – oder Bohren Sie die Löcher in die Wand mit einem Kastanienbohrer, weil der ja so einfach und ohne Einarbeitung zu bedienen ist?
Die Integration von DMS mit anderen Lösungen steht dagegen meist ganz hinten auf der Wunschliste und bringt erst viel später einen wirklichen Vorteil.
Wenn ich mir Ihre Websites und den (fehlenden) Messeauftritt so ansehe, können diese “98% unseres Umsatzes” absolut auch nicht sehr viel sein. Das unterstreicht das Gesamtkunstwerk. Nirgends findet sich eine Liste von Händlern, es gibt praktisch keine Suchergebnisse zu Docbox und ein Artikel aus 2001 auf Channelpartner spricht von 30.000 Euro für eine Docbox (was mittlerweile wohl nicht mehr annähernd realisierbar ist). Und Sie selbst schreiben, Docbox ist nur ein Archivsystem und ausdrücklich kein DMS.
Oder um es kurz zu sagen: Seit 2001 hat sich der Markt stark verändert. Schon damals ist Docbox kein einschlagender Erfolg gewesen – heute halte ich den konzeptionellen Ansatz für veraltet. Auch die so konkrete Herausstellung der Nutzung von MFPs ist nicht weit genug gedacht bzw. übertreibt das, was man mit “Pragmatismus” bezeichnen kann.
Ein Docuportal oder Alfresco mit integrierter und vorkonfigurierter Scan-, Klassifizierungs- und Postkorb-Funktion wäre da wohl ein erheblich interessantere Lösung, für das gleiche Geld zu machen, wie Docbox und dabei zukunftsträchtiger, flexibler und funktionaler.
Ich lasse mich gerne vom Gegenteil überzeugen – aber nicht durch hohle Worte, sexistische Äußerungen in meinem Weblog oder anmaßende Zeigefinger in meine Richtung.
Ich verabschiede mich jetzt ins Wochenende.
PS: Ein Einzelunternehmer muss nicht wissen, was eine “Kollaborative Komponente” ist, aber er möchte es trotzden nutzen! Es fragt dann halt in seinen Worten danach (”Wir wollen Powerpoints so zentral speichern, dass alle darauf zugreifen können und dann gemeinsam daran arbeiten.”). Dies ist aber ein Fachweblog und nicht der DMS-Kindergarten.
27. August 2008
Out-of-the-box DMS für Anfänger
Für viele kleine Unternehmen ist der Einstieg in die DMS-Welt noch immer praktisch unmöglich. Zwar gibt es mit Alfresco, Docuportal und einer Reihe von kleineren Systeme Möglichkeiten auch für kleines Geld ein DMS aufzusetzen, aber sowie man es etwas komplexer nutzen will, hört es schon auf – oder wird schnell teuer.
Es müsste ein System geben, dass schnell installiert ist, praktisch sofort genutzt werden kann und die wichtigsten Prozesse bereits mitbringt, z.B.
- Scan- und OCR-Integration für einfache Posteingangsbearbeitung
- Postkörbe für verschiedene Mitarbeiter
- Dokumentenrouting (“Postmappen”)
Die Erfassung von Metadaten und die Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Prozessen kann dabei ruhig manuell erfolgen – sowas voll zu automatisieren ist für kleine Unternehmen mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Wenn dazu das System dann noch einigermaßen state-of-the-art ist (Webinterface etc.) und es Zusatzmodule kostenlos (Community) oder kostenpflichtig gibt, wäre dies eine tolle Einstiegslösung.
Wer bietet so etwas? Weder Docuportal, noch Alfresco, die beide prinzipiell in diese Klasse fallen könnten, haben sowas im Angebot. Andere sind mir auch nicht bekannt.
Tipps? Hinweise? Bei diesem Blogpost ist Anbieterwerbung ausdrücklich erwünscht und kostenfrei 
– also her damit!
13. Mai 2008
Updates bei BARC
Es gibt leider nur wenige Anbieter von guten Studien zu Enterprise Content Management. Im englischsprachigen Bereich kann man CMS Watch als Marktführer bezeichnen: Die Qualität der Studien überzeugt, bildet jedoch nicht unbedingt einen europäischen Markt ab.
In Deutschland hat sich BARC immer mehr zu einer Instanz für unabhängige Studien etabliert. Die Sichtweise ist zwar sehr dokumentengetrieben und nur bedingt auf ECM ausgerichtet – für viele Anwendungsfälle sind jedoch die Studien von BARC recht gut geeignet.
Nachdem Debakel mit ELO scheint BARC nun entsprechend in die Offensive zu gehen. Statt die Studie nur in sehr weiten Zyklen zu aktualisieren, wurde heute bekannt gegeben, dass BARC beispielsweise zeitnah einen aktualisierten Test der SER-Lösung DoXiS anbieten will – kostenfrei für alle Käufer der letzten Studie.
Es ist zu beobachten, wie es bei BARC weiter geht. Mittelständler, die ein DMS einführen wollen, sollten die Studie ruhig einmal genauer ansehen! Bei CMS Watch ist man dann eher für weblastigere Themen richtig.
6. Mai 2008
Hosted Sharepoint
Besonders kleine und mittlere Unternehmen können von der Umstellung der Dokumentenablage weg von freigegebenen Laufwerken hin zu Dokumentenmanagementsystemen schnell einen großen Nutzen erzielen. Jedoch ist es besonders für diese Zielgruppe nicht einfach, eine Lösung zu finden, die nicht nur initial bezahlbar ist, sondern auch betrieben werden kann.
Eine interessante Lösung kann hier die Nutzung eines gehosteten Lösung sein. Insbesondere Microsoft Sharepoint (genauer die Windows Sharepoint Services) werden verstärkt als ASP-Lösung (Application Service Providing) am Markt angeboten. Für kleine Unternehmen ist dies – auch aufgrund der tiefen Integration mit Microsoft Office – eine gute Lösung, um Dokumentenmanagement zu betreiben.
Jedoch muss dem Unternehmen klar sein, dass eine gehostete Lösung auch Einschränkungen bietet. Am schwersten wiegt das Bandbreitenproblem. Wenn mit großen Dateien gearbeitet wird, ist es praktisch unmöglich, diese über Internetverbindungen zu speichern ohne den normalen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Hier muss entweder eine Terminalserver-Lösung eingesetzt werden, die – da z.B. im gleichen Rechtenzentrum wie das DMS betrieben – eine breitbandigere Anbindung an das DMS hat, die Bandbreite zwischen den lokalen Arbeitsplätzen und dem DMS stark erhöht oder auf den Einsatz einer gehosteten DMS-Lösung verzichtet werden.
Weitere Herausforderungen sind die Anpassbarkeit einer gehosteten Lösung und die Datensicherheit. Hier muss vor Auswahl eines passenden Hosting-Anbieters unbedingt genau geprüft werden, welche Möglichkeiten sich geben. In diesem Zusammenhang ist der Zusammenarbeit mit spezialisierten Premiumhostern unbedingt der Vorrang vor unspezialisierten Massenhostern zu geben. Letztere versuchen den Markt insbesondere für Sharepoint Hosting massiv zu besetzten, können jedoch in vielen Punkten nur eine halbe Lösung anbieten.
22. Februar 2008
Liebe DMS-Berater…
Cara Europe und ich haben uns klar fokussiert. Der Schwerpunkt der Beratungsleistungen behandelt – obwohl wir pauschal von “Enterprise Content Management” sprechen – vor allem Content-bezogene Konzepte, Systeme und Technologien. Hierzu gehören Portale, Collaboration, Web Content Management und insbesondere modernste Ansätze des Wissens- und Informationsmanagement im Unternehmen (“Enterprie 2.0″).
Dokumentenmanagement, Archivierung, digitale Signatur, COLD, Output Management und all diese klassischen Themen werden periphär abgedeckt; wenn es in einem Projekt jedoch im Kern darum geht, werden wir das Projekt nicht alleine übernehmen. Genauso gibt es keine Analysen zu den Tiefen von Dokumentenmanagementsystemen und ähnlichem von uns.
Nicht nur, dass die grundlegenden technologischen Ansätze vollkommen unterschiedlich sind, auch die Kundenanforderungen unterscheiden sich in den beiden (grob gezeichneten) Bereichen enorm. Eine Fokussierung ist darum nicht nur sinnvoll, sondern geradezu notwendig, um dem Kunden effektive Beratung anbieten zu können.
Deshalb, liebe Kollegen, erinnert Euch an Eure Kernkompetenzen, bevor Ihr Analysen schreibt oder Meinungen veröffentlicht! Nicht nur BARC hat sich etwas bloß gestellt, wie “Web Content Management” als Kriterium für DMS-Lösungen integriert wurde (und die Bewertungen sehr lustig waren), auch andere Marktgrößen sollten sich Gedanken machen.
21. Februar 2008
Fünf populäre Irrtümer über Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007
- Microsoft verfolgt eine klare Produktstrategie
- Die vielen Zusatzpodukte, die praktisch jeder mögliche und unmögliche Softwareanbieter anbietet, sind rein optionale Komponenten, Sharepoint ist auch so wunderbar zu nutzen.
- “Wir haben das ganz schnell installiert bekommen, da wird es auch kein großer Aufwand mehr sein, die Lösung im Unternehmen auszurollen.”
- Portal, WCMS, Workflow, Dokumentenmanagement – Alles in einem, alles out-of-the-box.
- “Wir haben es ja schon im Unternehmen, darum sollten wir es auch nutzen.”
(Reihenfolge rein zufällig, Fortsetzung folgt)
18. Januar 2008
Auch agorum DMS jetzt Open Source: Allheilmittel?
Die Open Source Landschaft an Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ist erheblich kleiner, als die im Web-Content-Management-Umfeld. Gibt es bei letzterer hunderte von Systemen sind es im DMS-Bereich eher rund ein Dutzend. Entsprechend ist die Ankündigung der agorum GmbH das gleichnamige DMS nun unter die GPL zu stellen prinzipiell eine gute Nachricht.
Doch gibt es vielleicht einen Grund, warum es nur so wenige Open Source DMS gibt? Und vielleicht auch einen, warum Agorum sein Heil darin sucht, sein Produkt frei verfügbar zu machen?
Dokumentenmanagement ist nicht nur in den von den Anwendern gestellten Anforderungen komplexer als (reines) Web Content Management, sondern die Zielgruppe ist auch – da praktisch durchweg Unternehmen zur Anwenderschaft zählen – erheblich anspruchsvoller. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Einzelprogrammierer – wie im Bereich WCMS – DMS entwickeln; das Angebot entwickelt sich so sehr langsam. Zudem verfügt der Marktführer der Open Source DMS, Alfresco, nicht nur über einen Vorsprung in der Reichweite, sondern auch bei der Funktionalität. Dies ist für neue Mitbewerber schwer einzuholen.
Open Source ist zudem nur sinnvoll, wenn es gute Community gibt. Vor dieses Problem steht Alfresco (besonders in Deutschland) nach wie vor, schafft es aber langsam, dies zu lösen. Ob Anbieter wie beispielsweise Agorum eine wirklich aktive Community aufbauen können, ist sehr ungewiss.
Wenn jedoch keine/kaum Community verfügbar ist, ist Open Source Software – größtenteils – nicht mehr, als ein “Lockangebot” zur Nutzung der Beratungs- und Programmierleistungen des Softwareherstellers/Programmierers.
14. Dezember 2007
Zukunft ist alles!
Die Kriterien, nach denen eine Softwarelösung – insbesondere im ECM-Umfeld – ausgewählt werden sollte, sind vielfältig. Leider konzentrieren sich einzelne Anwender immer auf eine sehr kleine Zahl von für sie wichtigen Punkten und blicken nicht über den Tellerrand.
So auch jüngst bei einem europaweit tätigen Unternehmen, dass mit seiner DMS- und Intranet-Lösung einen Großteil seiner Arbeitsprozesse abbildet. Das praktisch einzige Kriterium bei der Auswahl war nach Aussagen des Verantwortlichen nicht die Funktion oder der Preis: Es wurde vorallem darauf geguckt, dass der Anbieter finanziell gut darsteht und auch noch in den nächsten Jahren am Markt sein wird.
Ergebnis: Es wurde eine sehr, sehr teure Lösung angeschafft, die maximal 50% der benötigten Funktionen bietet und sich nur schleppend weiter entwickelt. Aber das Ziel wurde erreicht: Das Unternehmen ist immer noch am Markt und zählt nach wie vor zu den “Dickschiffen” der Branche, was man auch an den jährlichen Wartungskosten ablesen kann.
4. Dezember 2007
Wo bleibt der Open Source Mitbewerb?
Auch wenn das Open Source Konzept von Alfresco fragwürdig ist, hat das Unternehmen mit seiner Software großen Erfolg. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass die Software auf sehr modernen Komponenten basiert und bereits standardmäßig vielfältige Funktionen bietet. Einfach installiert ist es für kleinere Unternehmen bereits eine vollkommen ausreichende Lösung für die Verwaltung von Dokumenten. Zwar gibt es auch Mankos, wie beispielsweise die mangelnde Verfügbarkeit von Erweiterungen und Entwickler-Know-how – dies wird sich aber mit dem wachsenden Erfolg geben.
Doch wo bleibt der Mitbewerb? Warum gibt es keine zweite ernstzunehmende DMS-OpenSource-Lösung? Der Bedarf an Dokumentenmanagement ist riesig! Ich hoffe, das hier das ein oder andere Unternehmen schon an einem Konkurrenten bastelt – wenn man das ein oder andere richtig macht, kann man schnell zu Alfresco aufschließen.
9. November 2007
Kommentar: ELO und MOSS
Auch ELO sucht in der Integration mit dem Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007 eine Möglichkeit, neue Kundengruppen anzusprechen und bestehende Kunden zu halten. Viele Anwender, besonders in kleineren und mittleren Unternehmen, sehen viele Vorteile bei der Nutzung von Sharepoint im Vergleich mit ihren DMS-Systemen. Insbesondere sind die sehr enge Integration in Windows und Office sowie die sehr gute Benutzeroberfläche starke Argumente für Sharepoint.
Die DMS-Funktionen von Sharepoint sind jedoch nur rudimentär – wenngleich auch für viele Unternehmen ausreichend. Um echtes Dokumentenmanagement (und mehr) betreiben zu können, ist die Integration eines DMS notwendig, wozu Sharepoint jedoch vielfältige Schnittstellen anbietet.
Die Strategie von ELO hier – wie praktisch alle Marktbegleiter – eine enge Integration anzubieten ist naheliegend und notwendig, insbesondere weil ELO bereits in der Vergangenheit seine Kunden mit einer engen Office-Integration gewonnen hat.
