9. Mai 2008
Angemessenheit der ECM-Nutzung
Nur, weil die Technologie und Konzepte zur automatisierten Abwicklung von Geschäftsvorfällen zur Verfügung stehen, sollte ein Unternehmen wirtschaftliche Belange nicht außer acht lassen. Auch ein automatisierter Geschäftsvorgang erzeugt Kosten – und ggf. Unwill beim Kunden. Beispielsweise, wenn die Lufthansa eine Rechnung über 0,80 Euro versendet.
8. Mai 2008
Daten sicher speichern – Amazon S3
Ein wichtiger Bestandteil von Enterprise-Content-Management ist die dauerhafte und sichere Speicherung aller Daten. Insbesondere für kleinere Unternehmen stellt dies eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar, sind doch professionalle Storagedevices oder Datenjukeboxen mit erheblichen Anschaffungskosten und Betriebsaufwänden verbunden. Auch tägliches, professionelles Backup inkl. Lagerung und Prüfung ist ein erheblicher Aufwand, der mit hohen Kosten verbunden ist.
Eine Möglichkeit, das Problem einzudämmen und auf Technologie zuzugreifen, die intern nicht oder nur schwer zu betreiben wäre, ist die Nutzung von Amazons Simple Storage Service (S3). Amazon bietet hiermit jederman die Möglichkeit Daten auf Amazon-Servern zu speicher und damit die selbe Architektur zu nutzen, die Amazon auch für den Betrieb der eigenen Lösungen verwendet. S3 ist in den USA und Europa verfügbar, so dass Daten aus Europa auch in Europa bleiben, was nicht nur bei Datenschutzaspekten ein wichtige Thema ist.
Amazon sichert eine Verfügbarkeit der Daten von 99,99% zu und schließt einen Verlust von Daten vollkommen aus, da die Daten redundant in verschiedenen Rechenzentren verteilt gespeichert werden. Die Abrechnung erfolgt rein nach tatsächlicher Nutzung, basierend auf Datentransfer, Datenspeicher und Anzahl der Transaktionen (Datei speichern, abrufen, löschen, verschieben etc.). Bei angenommener Datenmenge von 5 GB und Datentransfer von 3 GB/Monat entstehen Kosten von rund einem Euro. Hier ist schön zu sehen, für welche Volumina die Technologie ausgelegt ist und genutzt wird.
Dabei verwendet S3 ein offenes Protokoll, mit dem jeder Softwareanbieter einen eigenen Zugriff auf die Daten realisieren kann. Für einen einfachen Zugriff wie auf ein Laufwerk bieten sich Softwareprodukte wie JungleDisk an, das sich unter Windows, MacOS und Linux wie ein Laufwerk verhält.
6. Mai 2008
Hosted Sharepoint
Besonders kleine und mittlere Unternehmen können von der Umstellung der Dokumentenablage weg von freigegebenen Laufwerken hin zu Dokumentenmanagementsystemen schnell einen großen Nutzen erzielen. Jedoch ist es besonders für diese Zielgruppe nicht einfach, eine Lösung zu finden, die nicht nur initial bezahlbar ist, sondern auch betrieben werden kann.
Eine interessante Lösung kann hier die Nutzung eines gehosteten Lösung sein. Insbesondere Microsoft Sharepoint (genauer die Windows Sharepoint Services) werden verstärkt als ASP-Lösung (Application Service Providing) am Markt angeboten. Für kleine Unternehmen ist dies – auch aufgrund der tiefen Integration mit Microsoft Office – eine gute Lösung, um Dokumentenmanagement zu betreiben.
Jedoch muss dem Unternehmen klar sein, dass eine gehostete Lösung auch Einschränkungen bietet. Am schwersten wiegt das Bandbreitenproblem. Wenn mit großen Dateien gearbeitet wird, ist es praktisch unmöglich, diese über Internetverbindungen zu speichern ohne den normalen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Hier muss entweder eine Terminalserver-Lösung eingesetzt werden, die – da z.B. im gleichen Rechtenzentrum wie das DMS betrieben – eine breitbandigere Anbindung an das DMS hat, die Bandbreite zwischen den lokalen Arbeitsplätzen und dem DMS stark erhöht oder auf den Einsatz einer gehosteten DMS-Lösung verzichtet werden.
Weitere Herausforderungen sind die Anpassbarkeit einer gehosteten Lösung und die Datensicherheit. Hier muss vor Auswahl eines passenden Hosting-Anbieters unbedingt genau geprüft werden, welche Möglichkeiten sich geben. In diesem Zusammenhang ist der Zusammenarbeit mit spezialisierten Premiumhostern unbedingt der Vorrang vor unspezialisierten Massenhostern zu geben. Letztere versuchen den Markt insbesondere für Sharepoint Hosting massiv zu besetzten, können jedoch in vielen Punkten nur eine halbe Lösung anbieten.
22. April 2008
Collaboration – Aspekt #1: Mitarbeiter
Das zentrale Element bei der Zusammenarbeit im Unternehmen sind weder Prozesse noch Technologien oder Arbeitsweisen. Es sind zunächst einmal die Menschen, die miteinander arbeiten sollen. Menschen sind jedoch immer stark unterschiedlich, abhängig von Lebensalter, Vorkenntnissen, Erfahrungen, Zielen und vielem mehr. Entsprechend ist auch die Art, wie der einzelne Mensch mit anderen Menschen zusammenarbeitet immer stark unterschiedlich. Dies muss als elementare Grundlage für die Einführung von digitalen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Unternehmen (“Collaboration”) zwingend in den Mittelpunkt gestellt werden. Diese Sichtweise muss die Ausgangslage für das gesamte Projekt mit all seinen Komponenten und Facetten sein.
Die Menschen, deren Arbeit durch Collaboration vereinfacht und Arbeitsweisen möglicherweise standardisiert werden sollen, nutzen bereits Arbeitsweisen. Oft sind diese Arbeitsweisen über Jahre und Jahrzehnte erprobt und entwickelt worden. Oft sind sie vielleicht nicht besonders effektiv, jedoch als Routine verinnerlicht. Es ist daher zwingend notwendig, diese bisherigen Arbeitsweisen und Routinen bereits zu Beginn des Projektes ausführlich zu betrachten und zu verinnerlichen. Denn wenn diese Abläufe nicht aufgenommen und das neue Konzept anhand dieser entwickelt wird, wird der Erfolg der digitalen Zusammenarbeit arg geschmälert werden.
Der Mensch ist jedoch noch aus anderen Gründen die wichtigste Komponente im Collaboration-Puzzle. Schließlich sollen seine Wege der Kommunikation verändert werden und er soll mit diesen neuen Wegen zu Recht kommen. Mitarbeitern müssen deshalb für das Thema stark sensibilisiert und in dieses eingeführt werden. Hierbei ist es nicht mit einem kurzen Gespräch getan: damit Collaboration erfolgreich ist, muss der Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen. Er muss nicht nur erzählt bekommen, dass Collaboration ihn unterstützen soll, er muss dies auch in allen Prozessen merken – am besten, weil er die Arbeitsweisen und Prozesse selbst mitgestalten konnte.
22. April 2008
Earth Day: Klimaschutz ist wichtig!
Eine der größten Herausforderungen unserer Zeit ist es, unser Umwelt und insbesondere das Klima zu schützen – mit all den bekannten und all den leider noch unbekannten Faktoren und Nebenwirkungen.
Das Earth Day-Motto, “Global denken, lokal handeln”, soll deutlich machen, dass es hier nicht nur um das heutige Wohlbefinden der Menschen geht. Gesunde Erde heißt gesunde Umwelt und lebenswerter Ort für die Zukunft. Dies bedeutet eine Verwirklichung der Visionen des UN-Erdgipfels in Rio 1992 in den Städten und Gemeinden, am Wohnort. (earthday.de)
Der Earth Day soll jedes Jahr darin erinnern und rund um ihn herum wird zu diversen Aktionen aufgerufen. Auch Cara Europe und jdk.de sehen sich diesem Gedanken verpflichtet. Die Server von jdk.de werden mit echtem Ökostrom betrieben und unnötige Reisen durch den Einsatz moderner Collaboration vermieden.
Nicht vermeidbare Emissionen werden zusammen mit dem Klimabund durch Investition in zertifizierte Klimaschutzprojekte neutralisiert.
21. April 2008
Das “E” in “ECM”
Immer wieder muss man erklären, was ECM – und insbesondere das “E” in diesem Akronym – denn nun tatsächlich bedeutet. Leider ist durch die massiven Marketingschlachten innerhalb der Branche vieles verwässert und viele Anbieter haben die Chance genutzt, um eigene Definitionen in den Markt zu treiben.
Bei ECM ist die Lage aber – in der Fachwelt – mittlerweile einigermaßen klar. Das “E” ist nicht alleine zu sehen, sondern bezieht sich direkt auf das “C”. Es geht also um die Verwaltung von “Enterprise Content” und eben genau nicht um “Content Management” auf “Enterprise”-Niveau.
Dies lässt sich seit einigen Jahren sehr klar aus der AIIM-Definition von ECM ablesen und ist weitläufig akzeptiert.
Verwirrend ist, dass viele Anbieter trotzdem immer wieder – obwohl sie nur WCM-Software vertreiben – diese fälschlicher Weise mit dem Begriff ECM “adeln”, um eine besondere Qualität auszudrücken.
Noch verwirrender ist es aber, wenn sogar Alan Pelze-Sharpe von CMS Watch auf die Marketingaussagen herein fällt und erklärt, dass die meisten “ECM Lösungen” nur für Abteilungen entwickelt wurden und oft nicht für 10.000 und mehr Anwender ausgelegt sind. Dies mag en detail richtig sein, ist aber vollkommen irrelevant. ECM-Konzepte und -Lösungen sind in allen Unternehmen sinnvoll – unabhängig von der Größe!
15. April 2008
ELO vs. Barc (Updated)
Denn nun legt sich der DMS-Anbieter ELO mit dem Studienanbieter an – und siegt:
Barc darf die in seiner aktuellen Studie zu ELO veröffentlichten Informationen nicht mehr verbreiten.
Barc macht seine Studie regelmäßig und ruft Anbieter auf, daran teilzunehmen. Die Teilnahme ist prinzipiell kostenlos – abgesehen vom Aufwand, den der Anbieter hat, damit seine Softwarelösung bei Barc getestet werden kann. ELO hat die Teilnahme an der neuen Barc-Studie abgelehnt und sich zum Verbleib der alten Daten in der neuen Studie wohl – so sieht es zumindest Barc – nicht geäußert.
Update
Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH, weißt in einer neuen Presseerklärung die Angaben von Barc weit von sich: „Wir haben uns keinesfalls vor einem Test unserer Produkte durch das BARC-Institut gedrückt. Vielmehr haben wir erst mit Erscheinen der neuen BARC-Studie Anfang 2008 darüber Kenntnis erlangt, dass die BARC Software-Evaluation ECM neu aufgelegt worden ist. Wir stellen unsere Produkte jederzeit gerne für unabhängige Tests zur Verfügung. [...] Leider hat uns eine derartige Anfrage von Seiten BARC in Bezug auf ein Update ihrer Software-Evaluation ECM nie erreicht.“
1. April 2008
Special: Collaboration
Kein Aprilscherz, sondern geballtes Wissen: das Portal www.jdk.de steht im Monat April ganz unter der Überschrift “Collaboration”. In einem umfangreichen Themenspecial gibt es umfangreiche Fachartikel zu lesen und Webcasts zu hören. Auch das ECM-Blog wird diesen Themenmonat mit einer Artikelserie “Fünf Aspekte und fünf Expertentipps für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit im Unternehmen” unterstützen.
Die Artikelserie setzt sich aus folgenden Beiträgen zusammen, die über den Monat verteilt erscheinen und dann von hier auch verlinkt sind:
- Aspekt #1: Mitarbeiter
- Aspekt #2: Strategie
- Aspekt #3: Software
- Aspekt #4: Kultur
- Aspekt #5: Scheitern
- Tipp #1: Prozess
- Tipp #2: Usability
- Tipp #3: Collaboration 2.0
- Tipp #4: Pragmatismus
- Tipp #5: Kontrolle
1. April 2008
jdk.de für 1,5 Millionen verkauft
“Das Enterprise Content Management Portal jdk.de wurde zum 1. April 2008 an eine englische Investorengruppe unter Führung der First Commercial Bank verkauft. Der Kaufpreis beträgt 1,5 Mio. Euro. In diesem Kaufpreis sind sämtliche Marken- und Nutzungsrechte an dem Portal enthalten.”
