3. September 2008
Vortrag zu E-Collaboration auf den Xinnovations
Am 23.09.2008 halte ich einen halbstündigen Vortrag zum Thema “Collaboration ist der Schlüssel” im E-Collaboration-Track der Xinnovations 2008.
Unternehmen leben von Kommunikation. Das wichtigste Unternehmensgut sind Informationen. Ohne diese beiden Komponenten zu fördern und zu stärken ist ein modernes Unternehmen schnell nicht mehr wettbewerbsfähig. E-Collaboration ist so der Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg unter den geänderten Bedingungen. In seinem Vortrag zeigt Jörg Dennis Krüger die Unterschiede zwischen verschiedenen Ansätzen der Collaboration auf, zieht die Verbindung zu Enterprise Content und Dokumentenmanagement, spricht über die Veränderungen des Marktes und gibt einen Blick auf die Entwicklungen, die uns noch bevor stehen.
Der Besuch der Veranstaltung ist kostenlos. Registrierung erbeten.
29. August 2008
Docbox…
Harald Sonntag, Geschäftsführer der DOCBOX GmbH, schreibt als Kommentar in meinem Aufruf zu einfachen DMS für kleine Unternehmens:
[...] Sie denken viel zu kompliziert. Dieses Problem haben übrigens die meisten Männer und ich selbst hatte es am Anfang auch. Frauen hingegen, die tagtäglich mit dem Papier kämpfen, sind Pragmatiker, die wirklich wissen, was sie im Geschäft aufhält. Da können wir Männer viel lernen und auf (anfängliche) Schnörkel verzichten. Den Spruch “90% der Funktionen von WORD werden nur von 10% Prozent der Endanwender genutzt” kennen Sie wahrscheinlich. Nochmal: Die DOCBOX kann viel mehr, man kann Sie – wenn man will – komplett in Branchenlösungen einbinden, Rechnungsläufe komplett automatisieren, etc. etc. aber 98% unseres Umsatzes machen wir mit Kunden, die das (noch) nicht brauchen und wollen. Denken Sie nochmal über meinen Satz “Jeder Knopf mehr kann schon einer zuviel sein” nach.
Darauf hin habe ich eine lange Antwort geschrieben, die ich nicht nur als Kommentar in den Tiefen des Blogs stehen lassen möchte, sondern darum hier her verschoben habe:
Danke für den humorvollen Start ins Wochenende. Wirklich lustig.
Zum Thema Pragmatismus: Was ist daran pragmatisch, alles ausdrucken zu müssen, um es danach zu scannen, statt es direkt in einem DMS abzulegen? Was ist daran pragmatisch, keine Versionierung etc. nutzen zu können, weil man immer den Umweg über das Scannen geht? Was ist daran pragmatisch, den Fileserver nichtmal theoretisch abschaffen zu können und somit nur einen weiteren Poll zu eröffnen, der bei der Suche nach Informationen berücksichtigt werden muss?
Pragmatismus heißt nicht, sich die rechte Hand abzubinden, nur damit man nur noch Arbeitsschritte macht, die man auch mit einer Hand machen kann! Ich kenne niemanden – unabhängig von Geschlecht und Position in einem Unternehmen – der nicht in Quasi-Nullzeit mit einem DMS wie Sharepoint, Docuportal oder Alfresco aus Applikationen wie Word heraus arbeiten kann und sofort die Vorteile sieht. Dafür braucht man übrigens nicht auch nur einen einzigen zusätzlichen Knopf in Word.
Um jedoch Vorteile in Prozessen auch nutzen zu können, muss man schon ab und an den Umgang mit dem richtigen Werkzeug lernen – oder Bohren Sie die Löcher in die Wand mit einem Kastanienbohrer, weil der ja so einfach und ohne Einarbeitung zu bedienen ist?
Die Integration von DMS mit anderen Lösungen steht dagegen meist ganz hinten auf der Wunschliste und bringt erst viel später einen wirklichen Vorteil.
Wenn ich mir Ihre Websites und den (fehlenden) Messeauftritt so ansehe, können diese “98% unseres Umsatzes” absolut auch nicht sehr viel sein. Das unterstreicht das Gesamtkunstwerk. Nirgends findet sich eine Liste von Händlern, es gibt praktisch keine Suchergebnisse zu Docbox und ein Artikel aus 2001 auf Channelpartner spricht von 30.000 Euro für eine Docbox (was mittlerweile wohl nicht mehr annähernd realisierbar ist). Und Sie selbst schreiben, Docbox ist nur ein Archivsystem und ausdrücklich kein DMS.
Oder um es kurz zu sagen: Seit 2001 hat sich der Markt stark verändert. Schon damals ist Docbox kein einschlagender Erfolg gewesen – heute halte ich den konzeptionellen Ansatz für veraltet. Auch die so konkrete Herausstellung der Nutzung von MFPs ist nicht weit genug gedacht bzw. übertreibt das, was man mit “Pragmatismus” bezeichnen kann.
Ein Docuportal oder Alfresco mit integrierter und vorkonfigurierter Scan-, Klassifizierungs- und Postkorb-Funktion wäre da wohl ein erheblich interessantere Lösung, für das gleiche Geld zu machen, wie Docbox und dabei zukunftsträchtiger, flexibler und funktionaler.
Ich lasse mich gerne vom Gegenteil überzeugen – aber nicht durch hohle Worte, sexistische Äußerungen in meinem Weblog oder anmaßende Zeigefinger in meine Richtung.
Ich verabschiede mich jetzt ins Wochenende.
PS: Ein Einzelunternehmer muss nicht wissen, was eine “Kollaborative Komponente” ist, aber er möchte es trotzden nutzen! Es fragt dann halt in seinen Worten danach (”Wir wollen Powerpoints so zentral speichern, dass alle darauf zugreifen können und dann gemeinsam daran arbeiten.”). Dies ist aber ein Fachweblog und nicht der DMS-Kindergarten.
27. August 2008
Out-of-the-box DMS für Anfänger
Für viele kleine Unternehmen ist der Einstieg in die DMS-Welt noch immer praktisch unmöglich. Zwar gibt es mit Alfresco, Docuportal und einer Reihe von kleineren Systeme Möglichkeiten auch für kleines Geld ein DMS aufzusetzen, aber sowie man es etwas komplexer nutzen will, hört es schon auf – oder wird schnell teuer.
Es müsste ein System geben, dass schnell installiert ist, praktisch sofort genutzt werden kann und die wichtigsten Prozesse bereits mitbringt, z.B.
- Scan- und OCR-Integration für einfache Posteingangsbearbeitung
- Postkörbe für verschiedene Mitarbeiter
- Dokumentenrouting (“Postmappen”)
Die Erfassung von Metadaten und die Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Prozessen kann dabei ruhig manuell erfolgen – sowas voll zu automatisieren ist für kleine Unternehmen mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Wenn dazu das System dann noch einigermaßen state-of-the-art ist (Webinterface etc.) und es Zusatzmodule kostenlos (Community) oder kostenpflichtig gibt, wäre dies eine tolle Einstiegslösung.
Wer bietet so etwas? Weder Docuportal, noch Alfresco, die beide prinzipiell in diese Klasse fallen könnten, haben sowas im Angebot. Andere sind mir auch nicht bekannt.
Tipps? Hinweise? Bei diesem Blogpost ist Anbieterwerbung ausdrücklich erwünscht und kostenfrei 
– also her damit!
25. August 2008
Schattendateien im CMS?
Aus einem wohl aktuellem Anlass erklärt stern.de-Kolumnist Carsten Scheibe auf dem Level von Lach- und Sachgeschichten, wo seiner Meinung nach die nächste Abmahngefahr für viele Websitebetreiber liegt: in den “Schattendateien”, die WCMS angeblich hinterlassen.
Nicht nur, dass Herr Scheibe bei WCMS schnell zu Superlativen wie “Software-Riesen” und “Giganten” greift (und im gleichen Absatz Wordpress erwähnt), er geht auch davon aus, dass WCMS statische HTML-Dateien erstellen und die dann beim Löschen der Seite im WCMS auf der Festplatte “vergessen”. Danach verknüpft er Phrasen über die angebliche Komplexität von Servern, Internet und Suchmaschinen so, dass man den Eindruck bekommen kann, ein unbedarfster Wordpress-User kann genau wegen der Nutzung eines WCMS wie Wordpress Probleme bekommen kann.
Selten habe ich in letzter Zeit einen so schlechten Beitrag gelesen. Nicht nur, dass Herr Scheibe verkennt, dass moderne WCMS wie insbesondere Wordpress überhaupt keine HTML-Daten ablegen, sondern jede abgerufene Seite dynamisch aus der Datenbank generieren, so dass HTML-Leichen erst gar nicht entstehen können. Der ganze Beitrag ist – hoffentlich nur durch die angewandten Vereinfachungen durch Herrn Scheibe – an allen Ecken inkorrekt und suggeriert, dass Suchmaschinen, CMS und vor allem abmahnende Industrie jedem Webseiten-Betreiber übel mitspielen.
Die eigentliche Aussage des Beitrag von Herrn Scheibe ist nicht zu erkennen. Soll es nur der erste Satz des letzten Absatzes sein, dass man doch seinen Webserver mal wieder aufräumen sollte? Dieser Rat ist bestimmt nicht falsch – der Rest des Beitrags über weite Strecken und insbesondere in der Kombination aber schon.
Und, Herr Scheibe, ein ganz persönlicher Tipp: Nutzen Sie doch auch ein volldymanisches WCMS und richten Sie die Einstellungen für Suchmaschinen-Robots korrekt ein. Dann gibt es auch kein Problem mit illegalen Daten, die Sie vielleicht vor Jahren mal auf Ihrem Webspace hatten.
23. August 2008
Andrew Wilcox new president of CM Professionals
Unfortunatly Linda Burman had so resign as president of Content Management Professionals due to personal reasons. She leaves the board of directors as well. Linda was for the last six month a wonderful president! Thank you so much Linda! I hope everything is going to be alright and we can count on you as a supporter of our organization.
As new president Andrew Wilcox was elected by the board of directors. Until the next election in february next year the board of directors of CM Pros will consist of only five members.
With Andrew we found a very good new president. Thank you Andy for your commitment!
23. August 2008
Kostenlos zur DMS Expo
Der Trend bei Fachmessen geht klar dahin, die Besucher kostenlos auf die Messe zu lassen und im Gegenzug nur die Kontaktdaten zu erheben. Dies ist auch bei der DMS Expo so.
Eine kostenlose Eintrittskarte, einen Messekatalog und eine kostenfreie Fahrkarte für die Zeit gibt es kostenfrei bei der Koelnmesse.
22. August 2008
Mehr Sex, die Herren!
Warum nutzt so machner Anbieter von webbasierter Software die modernen Möglichkeiten der Oberflächengestaltung und Applikationsbedienung eigentlich so wenig? Da muss man in einem System mehrere Metadaten anlegen und jedes Mal erzeugt man durch “Speichern” und “Neues Metadatum” einen Reload der Seite – der entsprechend 3-5 Sekunden dauert. Da Anlegen eines Metadatums verursacht also min. 6 Sekunden reine Wartezeit… Da wundert es nicht, dass die Benutzer lieber weniger Metadaten anlegen – oder es gleich bleiben lassen.
Dabei bietet AJAX besonders bei Oberflächen im Administrationsbereich Vorteile – und praktisch keine Nachteile! Im Backend muss auch nicht (oder nur sehr selten) auf alte oder sehr sensibel konfigurierte Browser Rücksicht genonmmen werden.
Also, liebe Produktmanager: Die Oberflächen dürfen ruhig etwas sexier zu bedienen sein. Eure User danken es Euch!
21. August 2008
Open Text stabilisiert sich
Open Text hat die aktuelle Quartalszahlen veröffentlicht und die Wallstreet beruhigt sich – Open Text hat die Prognosen übertroffen. Das ist wirklich eine kleine Überraschung, scheint Open Text damit doch den Analysten zu trotzden und weiterhin bzw. wieder Stärke zu zeigen. Nicht zu unterschätzen ist jedoch die Brisanz, die sich aus dem Anteil von Support und Service am Gesamtumsatz ergibt. So stehen 68,3 Mio. US$ an Lizenzeinnahmen, 132,2 Mio. US$ an Einnahmen aus Support & Service gegenüber – keine besonders gute Quote für einen Softwareanbieter und keine fest Untermauerung einer gefestigten Position.
Eine komplette Niederschrift der Telefonkonferenz in der die Ergebnisse vorgestellt wurden, gibt es bei Seekingalpha.com.
21. August 2008
Fragen ist Silber, Testen ist Gold
Wenn es darum geht herauszufinden, was ein Benutzer wirklich braucht oder wie ein Anwender ein System wirklich bedient, ist Fragen nur eine schlechte Lösung. Die Ergebnisse von Befragungen weichen weit von der Wirklichkeit ab – aus unterschiedlichsten Gründen. Entweder weiß der Benutzer gar nicht, wie er wirklich arbeitet bzw. reagiert oder er möchte es nicht angeben. Es gibt viele Gründe, warum bei Befragungen nur mittelmäßige Ergebnisse entstehen.
Besser als Fragen, ist Testen. Wenn man drei verschiedenen möglichst vergleichbaren Gruppen drei unterschiedliche Formulare gibt und schaut, welches Formular besser funktioniert hat (also öfter erfolgreich ausgefüllt wurde), erhält man eindeutige Aussagen darüber, welches Formular besser ist. Wenn man die Formulare nur zeigen und jeden Besucher das für ihn oberflächlich Beste aussuchen lassen würde, hätte man wahrscheinlich deutlich andere Ergebnisse.
Dies gilt für Benutzeroberflächen oder auch für Websites genauso. Wichtig ist nur, dass die Gruppe von Testern auch groß genug ist – mit herkömmlichen Usability-Tests beispielsweise erhält man auch nur mittelmäßige Ergebnisse (die dazu dann sogar ziemlich teuer sind).
20. August 2008
Contentmanager.Days adé
ECM World, entworfen von Thomas Koch (KongressMedia) und Björn Negelmann zur Fortführung und Weiterentwicklung der ehemals als “CM Forum” gelaufenen Veranstaltungen, kommt mit einer Neuigkeit daher: dem “ECM World Summit”. Der Summit ersetzt die Contentmanager.Days, die KongressMedia bereits vor einiger Zeit übernommen hatte.
Die Veranstaltung liest sich in den ersten Ankündigungen sehr groß. In den zwei Tagen sollen eine Menge Themen abgedeckt werden – es bleibt abzuwarten, ob dies erreicht werden kann. Auf jeden Fall, ist es toll zu sehen, dass sich der Kongress weiter entwickelt. Dem Namen “Contentmanager.Days” wurde die Veranstaltung durch die Ausrichtung auf ECM nicht mehr gerecht – und die Marke ist auch etwas verbraucht und abgenutzt. Da ist ein neues Erscheinungsbild eine gute Wahl.
Erste Sponsoren sind mit RedDot, Day und Alfresco schon gefunden. Allein das zeigt schon, was für einen Spagat die Veranstaltung zeigen will – und hoffentlich wird. Björn Negelmann, Programmverantwortlicher bei KongressMedia, hat in der Vergangenheit immer hervorragende Arbeit geleistet – man darf gespannt sein, wie es beim ECM World Summit funktioniert.
Als erstes Keynote-Speaker wurde Lee Bryant gefunden, der einen Vortrag zu “Herausforderungen und Erfolgsfaktoren für Enterprise 2.0 Projekte” halten soll. Drei weitere Keynotes sollen noch folgen – und es würde mich wundern, wenn nicht auch wieder Herr K. seine Folien recyclen darf.
Der Event wird bestimmt spannend. Schade nur, dass nun auch die letzte Hoffnung für einen wirklich Fachkongress zu Content Management gestorben ist. Ein Innovationskongress wie der ECM World Summit ist aber bestimmt auch eine höchst interessante Veranstaltung!
Hinweis: jdk.de ist Medienpartner des ECM World Summit