Rubrik: Technik
14. März 2007
Rausgewachsen?
Ein erfolgreiches Content- und Dokumentenmanagement-Projekt wächst stetig. Richtig erfolgreiche Projekte haben jährlich meist mindestens eine Verdopplung der Anzahl der Seiten, Sites, Objekte o.ä. vorzuweisen. Das macht nicht jedes System mit. Auch ändern sich durch dieses Wachstum auch nach einiger Zeit die Anforderungen an ein System. Waren zunächst nur zwei Websites mit vier Redakteuren zu betreuen, muss man nun zehn Websites mit 30 Redakteuren warten. Auch wenn eine professionelle Auswahl durchgeführt wurde und hierbei ein gewisses Wachstum eingeplant wurde, ist man ggf. irgendwann aus der vorhandenen Software herausgewachsen. Dieser Prozess ist nicht linear, denn auch der Softwareanbieter entwickelt sich weiter. Meist ist aber nach einigen Jahren der Punkt erreicht, wo man sich Gedanken über eine neue Lösung machen muss.
Aber jetzt kommen erst die Probleme. Oft wurde bei der Einführung nicht berücksichtigt, dass man 1:1 migrieren wollen würde und viele Systeme bieten hier keine oder wenig Funktionalität. Gut beraten ist man da, einen Systemwechsel zusammen mit einem Relaunch durchzuführen, wer (z.B. Intranets) ohne große Änderungen migrieren will, muss hierfür viel Zeit einplanen.
Das Herauswachsen aus einer bestehenden Lösung ist nur schwer zu vermeiden. Gleich eine größere Lösung kaufen – wie es Oma vielleicht für Kinderkleidung vorgeschlagen hätte – ist nicht die Lösung, denn große Softwaresysteme sind nicht nur deutlich teurer als kleine (der Preisunterschied zwischen zwei Kindergrößen ist – das muss ich Oma zugute halten – zu vernachlässigen), sondern bedürfen auch meist erheblich mehr Anpassung als kleinere. Wer gleich auf eine zu großes System setzt wird also die Wachtumsphase erst gar nicht erreichen – ein Teufelskreis.
Die Lösung? Gibt es nicht. Außer vorbereitet zu sein, die Augen offen zu halten und früh genug Probleme bemerken und Risiken bewerten. Denn nichts wäre schlimmer, als das ein gut gewachsener Webauftritt auf einmal aus technischen Gründen an den Folgen seines Erfolgs erliegt.
13. Oktober 2006
Web Content aus Dokumenten
Auch wenn besonders Webagenturen oder Freelancer mit Webfokus die Intention Web Content automatisiert aus Dokumenten (z.B. Word oder Open Office) erstellen zu lassen, nicht verstehen, gibt es genügend Einsatzszenarien, bei denen dies sinnvoll ist. Nicht umsonst bieten kommerzielle Anbieter wie Coextent oder Stellent schon seit Jahren Standardlösungen, um Dokumente aus der Textverarbeitung automatisch in Web Content zu transformieren.
Dies ist nicht nur sinnvoll für Technikdokumentation, sondern erleichtert vielfach auch den Workflow im Unternehmen. Eine einmal geschriebene Pressemeldung z.B. muss nicht per “Copy/Paste” ins WCMS übernommen werden, sondern das WCMS holt sich aus dem (gut ausgezeichneten) Dokument die notwendigen Informationen und kann gleichzeitig auch noch ein PDF zum Download generieren.
Wer es etwas günstiger haben will, als mit den beiden Schwergewichten, kann z.B. auf Typo3 oder Alfresco zurückgreifen. Typo3 bietet mit seinem OpenOffice-Konverter eine Grundlage für Projekte dieser Art. Die ODF-Funktionen von Alfresco sind derzeit noch Beta, werden aber bald vollständig zur Verfügung stehen. Hier ergibt sichd er Vorteil, dass die Dokumente gleichzeitig in einem modernen DMS gehalten werden, was gleichzeitig das Repository für das WCMS bildet. Zwar erreicht man hier (Typo3 und Alfresco) nicht die Möglichkeiten der beiden erstgenannten Systeme (insbesondere die Nutzung von Microsoft Word Dokumenten), aber für viele Anwendungsfälle mag dies ausreichend sein.
Diskussion und weitere Infomationen bei OpenBC.
19. September 2006
Kurzanalyse: EMC/Documentum Content Builder
Wie bereits in den Kommentaren diskutiert, scheint auf den ersten Blick der Content Builder von EMC/Documentum keinerlei Funktionalität zu liefern, die es so nicht bereits mehr als ausreichend in vielen anderen Produkten gibt und eigentlich auch bereits von Documentum bereits seit längerem angeboten wird.
Tatsächlich ist das neue Produkt kein Quantensprung, sondern setzt die bisherigen Arbeit des Unternehmens nur logisch fort. So ist die Kernfunktionalität des “Content Builder” das browserbasierte Webdesign. Hiermit soll Abteilungen die Möglichkeit gegeben werden, nicht nur strikt nach der Corporate Identity zu gestalten, sondern auch gewisse Freiheiten zu nutzen. Nach Aussagen von EMC/Documentum ist es zudem möglich, den Content Builder für die Benutzer so einzusetzen, dass diese nur in bestimmten Bereich der Website (z.B. nur im Content-Bereich und das nur innerhalb der Abteilungswebsite im Intranet) frei zu gestalten.
Das Publizieren von Content findet nach wie vor entweder per Formular statt oder wird durch die Konvertierung von Dokumenten (z.B. Microsoft Word) in XML generiert. Zusätzlich wird nun ein WYSIWYG-Editor angeboten.
Hiermit will (und kann) Documentum keinen Vollblut-WCM-Lösungen Konkurrenz machen, sondern erfüllt vielmehr den Wunsch der eigenen Kunden nach einer Anreicherung der bisher bereits angebotenen Funktionalitäten, um bereits vorhandene Inhalte, Content und Dokumente im Web zu publizieren.
8. September 2006
Preview auf Alfresco 1.4 ab sofort verfügbar.
Die Neuigkeiten im neuen Release sollen Folgende sein:
- Unterstützung komplexer Workflows durch JBoss jBPM Integration
- Records Management – Erweiterte Regelverwaltung, Retention- und Archivierungsregeln, Policies, DOD 5015.2 Definitionen, Aktenplanunterstützung
- Service Oriented Auditing – Prüfbarkeit jedes Serviceaufrufs mit vollständigem Abfrage-basierten Reporting
- “My Alfresco” Steuertafel mit Unterstützung von Workflow Tasks, Status and Repository Reporting
- Image Capture Integration mit Kofax-Integration
Das Preview kann ab sofort downloaded werden.
Meinung: Alfresco nimmt gerade richtig Fahrt auf, um zu einem erstzunehmenden “Gegner” für die kommerziellen Anbieter zu werden. Wollen Sie vielleicht Alfresco doch als Ernstzunehmend anerkennen, Kollege Zöller? 
6. September 2006
Serverseitiges Capturing als benutzerfreundliche Alternative
Die neue Kombination aus otris-Schnittstelle und AutoStore Capture-Server soll all das bieten, was auch eine “normale” Capturing-Software kann. Der Unterschied: Durch den Einsatz der sogenannten Multifunktionsgeräte (Scanner/Kopierer/Fax) als Inputgeräte ist die Einarbeitungszeit kürzer und die Bedienung einfacher. Eine mühsame Erfassung mit komplizierter Scan-Software ist nicht mehr nötig. Die Informationen aus den Dokumenten sollen durch serverseitiges Capturing gewonnen werden. Verschiedene Verarbeitungsschritte sollen vorab definiert und direkt über das Display des Multifunktionsgerätes angesteuert werden können. Mögliche Schritte sollen beispielsweise eine automatische OCR oder die Heftung durch Barcode-Erkennung sein. Per Eingabe am Multifunktionsgerät soll dann die Zuordnung zu neuen oder bestehenden Vorgängen erfolgen. Die Steuerung dieser Verarbeitungsschritte soll auch über normale Office-Programme möglich sein.
6. September 2006
Océ mit erweitertet Dokumentenklassifikation
Océ Document Technologies legt bei der automatischen Dokumentenklassifikation nach. Mit der Adaptive Classification Technology (ACT) wird nach Angaben des Unternehmens ein selbstlernendes Klassifikationsverfahren in das Produkt DOKuStar aufgenommen. Der Ausbau soll die frühe Digitalisierung des Posteingangs deutlich vereinfachen. Hierbei soll das System eingehende Dokumente klassifizieren, indem es diese mit Beispieldokumenten vergleicht. Um das System zu trainieren, soll es dabei ausreichen, für jede Dokumentenklasse einige Beispiele zu hinterlegen. Auch Änderungen an der Klassifikationsaufgabe sollen sich ebenfalls einfach durchführen lassen, z. B. indem neue Beispiele für neue Dokumentenklassen hinterlegt werden.
Das Verfahren ergänzt die bereits verfügbaren Klassifikationsverfahren des Unternehmens: eine layoutbasierte und eine regelbasierte Freeforms-Klassifikation. Ein kombinierter Einsatz der Technologies bietet sich laut Johannes Schacht, Marketingleiter bei Océ Document Technologies, an: “Mit dem Layout-Verfahren lassen sich Formulare sehr gut identifizieren, die Freeforms-Klassifikation erkennt Dokumente an standardisierten Floskeln. DOKuStar ACT punktet vor allem dann, wenn die Dokumentenklasse aus dem Inhalt eines Schreibens erschlossen werden muss.”
Für eine automatische Postverteilung reicht die Dokumentenklasse nach meist aber nicht aus. Dokumente werden nach Meinung des Unternehmens häufig anhand von Aktennummern oder Postleitzahlen auf Mitarbeiter verteilt. Die Dokumentenklasse identifiziert in der Regel den Geschäftsprozess, die Indexwerte steuern die
Sachbearbeiterzuordnung. DOKuStar ACT soll sich darum mit der Freeforms-Erkennung DOKuStar Extraction kombinieren lassen.
5. September 2006
Ovidius GmbH (Halle 8, Stand G091 – Forum ITC)
Die Berliner Ovidius GmbH stellt auf der DMS Expo die aktuelle Version Ihres XML-Redaktions- und Content-Management-Systems TCToolbox vor. Mit der Software soll technische Dokumentationen wie Handbücher, Betriebsanleitungen oder Schulungsunterlagen modular erstellt, verwaltet und publiziert werden können. In
der Version 5.5. soll TCToolbox neben funktionalen Erweiterungen mit crossTCT eine enge Anbindung an das Translation Memory System across bieten. Daneben will das Unternehmen ein neues XMetaL Plug-in präsentieren: crossAuthor für XMetaL soll das übersetzungsgerechte Schreiben in XMetaL durch interaktiven Zugriff auf across unterstützt werden. Das nahtlose Zusammenspiel von TCToolbox, across und XMetaL soll die schnelle und effiziente Bearbeitung von
Dokumentationen und spart Zeit und Übersetzungsaufwand ermöglichen.
4. September 2006
Tipp am Rande: Alfresco installieren
Wer Alfresco installieren will und dabei auf dem entsprechenden Server “Deutsch” als Standardsprache eingestellt hat, sollte alle unter tomcat/shared/classes/alfresco/messages aufgeführten Lokalisierungen bootstrap-* löschen. 1.) Funktioniert sonst die Installation nicht und 2.) ist eine deutsche Fassungen ohnehin wenig sinnvoll, wenn das System noch keine Mehrsprachigkeit beherrscht.
31. August 2006
Geeint im Schicksal
Enterprise Content Management ist zwar schon in mehr Köpfen angekommen, als SOA – prinzipiell teilen sich beide Bereiche jedoch ein ähnliches Schicksal, was nicht zuletzt daraus resultiert, dass diese Technologien sehr eng miteinander einher gehen. SOA als Infrastrukturkonzept ist eine wunderschöne Grundlage für ECM – nur umsetzen muss man es erstmal. Doch hier stößt man bei beiden Themen auf das selbe Problem: Man muss eine Nummer größer denken, um wirklich SOA bzw. wirklich ECM einzuführen. Hier scheuen viele Unternehmen noch.
Aber, es ist keine Frage des “ob”, es ist eine Frage des “wann” solche Lösungen eingeführt werden.
28. August 2006
Blog + Enterprise Search = ECM?
Blogs sind keine Alternative zu ECM – das sollte soweit klar sein. Wohl können sie aber ein interessanter Baustein in einem ECM-Konzept sein. Jedoch fehlt es an geeigneten Wegen, diese in ECM-Umgebungen sinnvoll zu integrieren. Einen interessanten Schritt nach vorn geht deshalb FAST, Anbieter von unternehmensweiten Suchtechnologien und -lösungen, die jüngst eine OEM-Partnerschaft mit dem Blogging-Spezialisten Traction Software eingegangen sind.
Ziel dieser Zusammenarbeit soll es sein, Enterprise Blogging mit Enterprise Search zu kombinieren, damit in Unternehmen geschäftskritische Informationen einfach gesucht und ausgetauscht werden können. Dafür will Traction Software seine Collaboration-Anwendung “TeamPage” mit der OEM-spezifischen Enterprise Search-Lösung FAST InStream ausrüsten, die nach Angaben von FAST speziell für die komplexen, Applikations-basierten Suchanforderungen von unabhängigen Softwareanbietern entwickelt wurde.
