Rubrik: Projekte
1. April 2008
Special: Collaboration
Kein Aprilscherz, sondern geballtes Wissen: das Portal www.jdk.de steht im Monat April ganz unter der Überschrift “Collaboration”. In einem umfangreichen Themenspecial gibt es umfangreiche Fachartikel zu lesen und Webcasts zu hören. Auch das ECM-Blog wird diesen Themenmonat mit einer Artikelserie “Fünf Aspekte und fünf Expertentipps für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit im Unternehmen” unterstützen.
Die Artikelserie setzt sich aus folgenden Beiträgen zusammen, die über den Monat verteilt erscheinen und dann von hier auch verlinkt sind:
- Aspekt #1: Mitarbeiter
- Aspekt #2: Strategie
- Aspekt #3: Software
- Aspekt #4: Kultur
- Aspekt #5: Scheitern
- Tipp #1: Prozess
- Tipp #2: Usability
- Tipp #3: Collaboration 2.0
- Tipp #4: Pragmatismus
- Tipp #5: Kontrolle
21. November 2007
Gewährleistung für Open Source Software (OSS)
Schöner Beitrag von Oliver Meyer, Kendra Stockmar und Stefan Luckner zu den Risiken beim Verkauf von kommerzieller Software (oder Werkleistungen) zusammen mit Open Source Software.
Trotz aller Erfolge von Open Source Software (OSS) in Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft stellen rechtliche Unsicherheiten vor allem im Bereich der Gewährleistung und Haftung ein Hemmnis beim Vertrieb dar. Der OSS zusammen in einem Paket mit proprietärer Software vertreibende Vertriebsberechtigte ist im Hinblick auf die erleichterten Haftungs- und Gewährleistungsregelungen im BGB-Schenkungsrecht regelmäßig bestrebt, das einheitliche Softwarepaket aufzuspalten und die Entgeltpflicht auf denjenigen Teil des Paketes zu beschränken, den er neben der OSS verschaffen muss.
Dieser Beitrag untersucht Möglichkeiten der Ausgestaltung des Vertriebs von OSS zusammen mit kommerziellen Programmen in einem Paket und bewertet diese im Hinblick auf die vertragstypologische Zuordnung der Überlassungsverträge mit den Nutzern.
Download des Gesamtbeitrags (PDF).
(via Handakte)
4. April 2007
Pflichtenheft verkürzen
Ein Lastenheft zu schreiben ist “daily business”, da dies die Grundlage für ein erfolgreiches Pprojekt (und eine sinnvolle Lösungsauswahl ist). Besonders der hohe Strukturierungsgrad eines solchen Dokuments sorgt dafür, dass sich wirklich mit dem Projekt befasst und Funktionalitäten granularisiert werden.
Da kommt es auch vor, dass bestimmte Funktionen einfach direkt herausgelöst werden können. Was beispielsweise soll eine umfangreicher Bereich zum Dokumentenaustausch inkl. WebDAV etc. im WCM-Projekt – wenn gar keine Integration mit der Website notwendig ist? Hier wurde dem Kunden schnell und gut mit einer “kleinen” Open Source DMS-Lösung geholfen – die kann sogar einiges mehr als gefordert war und war erheblich günstiger, als wenn man dem WCMS dies hätte beibringen müssen.
27. März 2007
Zwischen 25.000 und 300.000 Euro
Bei der Analyse von Angeboten wundert man sich schon öfter. Da wird die gleiche Anforderungsdefinition an fünf Anbieter geschickt – und zurück kommen Angebote mit drei bis 50 Seiten, in denen das Projekt einmal mit 25.000 Euro, mal mit 65.000 Euro und mal mit 300.000 Euro (ohne Lizenzkosten!) angeboten wird.
Zu Einen lernen wir daraus, dass die Anforderungsdefinition nicht gut war (dieser hat der Kunde in Eigenregie erstellt). Sie ließ augenscheinlich viel zu viel Platz für Interpretationen des wirklichen Funktionsumfangs. Wenn man jedoch betrachtet, dass es bei dem Angebot eigentlich “nur” um eine Website ging, hätte ein erfahrener Anbieter auch gut einen realistischen Wert schätzen können.
Zum Anderen lernen wir aber, dass einige Anbieter vor Selbstbewusstsein strotzen – und andere sehr unsicher sind. Um bei dem Projekt auf Anpassungsaufwände im Wert von 300.000 Euro zu kommen, muss man einen unglaublichen Risikozuschlag einrechnen. Sieht man dann noch, dass die neue, vollkommen runderneuerte Version der Software gerade erst auf den markt gekommen ist, heißt es eigentlich “Finger weg!”. Der Anbieter hat sein Produkt überhaupt nicht im Griff und kann überhaupt nicht abschätzen, was das wird.
Der 25.000 Euro Anbieter scheint jedoch darauf zu kalkulieren, dass er am Ende doch eine erheblich größere Rechnung schreiben kann – auch kein gutes Geschäftsgebaren.
Aber: Am Ende muss immer alles eine Einzelfallentscheidung sein, basierend auf dem Angebot, den tatsächlichen Leistungen des Produkts und dem zwischenmenschlichen Miteinander.
14. März 2007
Rausgewachsen?
Ein erfolgreiches Content- und Dokumentenmanagement-Projekt wächst stetig. Richtig erfolgreiche Projekte haben jährlich meist mindestens eine Verdopplung der Anzahl der Seiten, Sites, Objekte o.ä. vorzuweisen. Das macht nicht jedes System mit. Auch ändern sich durch dieses Wachstum auch nach einiger Zeit die Anforderungen an ein System. Waren zunächst nur zwei Websites mit vier Redakteuren zu betreuen, muss man nun zehn Websites mit 30 Redakteuren warten. Auch wenn eine professionelle Auswahl durchgeführt wurde und hierbei ein gewisses Wachstum eingeplant wurde, ist man ggf. irgendwann aus der vorhandenen Software herausgewachsen. Dieser Prozess ist nicht linear, denn auch der Softwareanbieter entwickelt sich weiter. Meist ist aber nach einigen Jahren der Punkt erreicht, wo man sich Gedanken über eine neue Lösung machen muss.
Aber jetzt kommen erst die Probleme. Oft wurde bei der Einführung nicht berücksichtigt, dass man 1:1 migrieren wollen würde und viele Systeme bieten hier keine oder wenig Funktionalität. Gut beraten ist man da, einen Systemwechsel zusammen mit einem Relaunch durchzuführen, wer (z.B. Intranets) ohne große Änderungen migrieren will, muss hierfür viel Zeit einplanen.
Das Herauswachsen aus einer bestehenden Lösung ist nur schwer zu vermeiden. Gleich eine größere Lösung kaufen – wie es Oma vielleicht für Kinderkleidung vorgeschlagen hätte – ist nicht die Lösung, denn große Softwaresysteme sind nicht nur deutlich teurer als kleine (der Preisunterschied zwischen zwei Kindergrößen ist – das muss ich Oma zugute halten – zu vernachlässigen), sondern bedürfen auch meist erheblich mehr Anpassung als kleinere. Wer gleich auf eine zu großes System setzt wird also die Wachtumsphase erst gar nicht erreichen – ein Teufelskreis.
Die Lösung? Gibt es nicht. Außer vorbereitet zu sein, die Augen offen zu halten und früh genug Probleme bemerken und Risiken bewerten. Denn nichts wäre schlimmer, als das ein gut gewachsener Webauftritt auf einmal aus technischen Gründen an den Folgen seines Erfolgs erliegt.
4. Oktober 2006
Der Referenztermin (oder: Wie mache ich es nicht.)
Nun war er endlich, der Referenztermin. Mein Kunde war mit zwei Mitarbeitern angereist, die ich bereits am Bahnhof in Empfang nahm. Wir nutzen die Zeit bis zum Termin, um beim Mittagessen letzte Absprachen zu treffen und nahmen dann ein Taxi Richtung Referenzkunde. Da uns leider keine Anfahrtsskizze übermittelt wurde, mussten wir – trotz Hilfe des Taxifahrers – ordentlich suchen, um den Eingang zu finden. Dieser versteckt sich weit Abseits des Haupteingangs des Mutterunternehmens recht versteckt in einer Parkhauszufahrt.
Kaum gefunden, begrüßte uns der herbeigerufene Projektleiter des DMS-Projekts und führte uns vorbei am regen Geschäftsbetrieb in einen Meetingraum. Er erklärte, dass man gerade stark expandieren würde, jeder Platz benötigt würde und er froh ist, dass wenigstens dieser Meetingraum noch kein Büro geworden ist. Gleichzeitig nutze er die Chance uns mitzuteilen, dass er nicht viel Zeit hat, uns aber konkret und möglichst detailiert über das Projekt, die Erfahrungen mit dem Integrationspartner und dem Softwareanbieter zu berichten.
Beeindruckend war, dass das Projekt wirklich lauffähig und sehr funktional war. fme, die seinerzeit das Projekt aufgesetzt hatten, haben augenscheinlich gute Arbeit geleistet, auch wenn nach über zwei Jahren die Umsetzung leicht antiquiert anmutet. Man sei aber gerade in der Planung und Realisierung einer neuen, dann auch vollständig webbasierten Version.
Wir waren sehr angetan, vom virtuellen Postkorb und der damit erreichten Verteilung der Arbeit über das ganze Bundesgebiet. Zwar wünscht sich mein Kunde noch mehr – aber die Grundlage sah sehr gut aus!
Guter Dinge nahmen wir diese Eindrücke mit nach Hause. Der Kunde erhielt ein ausführliches Protokoll und eine Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise. Alle waren recht zufrieden und das Instrument “Referenztermin” wurde hier dazu genutzt, schnell und effektiv zu entscheiden, ob ein weiterer Anbieter in die engere Wahl genommen wird oder nicht.
Ist aufgefallen, wer/was fehlt? Richtig! Der Vertriebsmitarbeiter des großen ECM/DMS-Anbieters war nicht da. Er hat auch nicht mehr angerufen oder eine E-Mail geschickt. Weder mir, noch dem Kunden. Entsprechend war es nicht schwer zu entscheiden, ob auch dieser Anbieter auf die Liste kommt.
Schade. Denn er hätte Chancen gehabt und ich habe viel Zeit hinein gesteckt, um den Anbieter dem Kunden vorzustellen, weil ich sicher war, dass das sehr gut passen könnte. Aber wer keine Kunden braucht, bekommt auch keine.
28. September 2006
Goldene Regel #16: Werden Sie Fan der “neuen Einfachheit”!
Für IT-Architekten ist Enterprise Content Management eine Spielwiese, auf der Lösungen beliebiger Komplexitätsstufe umgesetzt werden können. Sämtliche Abläufe eines Unternehmens können kombiniert mit sämtlichen Informationen, Inhalten und Dokumenten weltweit individualisiert und beliebig miteinander verknüpft zur Verfügung gestellt werden.
Nur allein: Wer möchte mit so einer Lösung arbeiten? Die “Eierlegende Wollmilchsau” ist einfach zu kompliziert zu halten.
Denn so schön die Technik auch ist, am Ende steht der Benutzer, dem die Lösung bei der effektiven Bewältigung seines Arbeitsalltags helfen soll. Immer komplexer werdende Oberflächen, um immer mehr Funktionalität abzubilden, sind hier kein geeignetes Instrument.
Werden Sie deshalb Fan der “neuen Einfachheit” und machen Sie Ihre Benutzern zu Ihren Fans: Eine Aufgabe in jedem etwas komplexeren ECM-Projekt muss auch sein, sich mit den Arbeitsweisen der Benutzer auseinanderzusetzen und – wenn irgendwie möglich – vereinfachte und auf bestimmte Arbeitsprozesse zugeschnittene Oberflächen zu entwickeln.
So braucht z.B. in einem Projekt eine große Gruppe Sachbearbeiter in 99% der Fälle nur die Funktion zur Suche nach Dokumenten anhand einer Kundennummer und zum Durchblättern der Akte (vorwärts – zurück). Hier kann durch einen einfachen, spezialisierten Client eine enorme Einsparung erzielt werden. Gleichzeitig werden viele Vorurteile der Anwender abgebaut, weil man ihnen wirklich helfen will.
Beispiele hierfür gibt es zu genüge. Überall finden sich große Anwendergruppen, die nur einen Bruchteil der Funktionen brauchen und sich dafür durch umfassende Menüs hangeln müssen. Besondere Clients – Fatclients, wie auch Webclients – sind, bei maßvollem Einsatz, ein optimales Instrument, um das komplexe Thema ECM für den Anwender benutzbar zu machen.
21. September 2006
Endlich: Ein Termin!
Nach vielem Hin und Her haben wir endlich in einer Woche einen Termin für einen Referenzbesuch bei einer mittelgroßen Bank hier in München. Der Kunde muss zwar anreisen – der Weg ist aber nicht so weit und ich habe die Möglichkeit eines meiner Lieblingsrestaurants (nicht billig, aber gut – der Mittagstisch ist sehr empfehlenswert) zu präsentieren.
19. September 2006
Jetzt aber: Der EAX ist online.
Nachdem schon vor rund einem Monat viel über den EAX – den ECM-Aktienindex – im Blog zu lesen war, ist nun endlich die zugehörige Website online.
Der EAX (Abk. für “Enterprise Content Management Aktenindex”) ist ein gewichteter Aktienindex, der vom unabhängiges Enterprise Content Management (ECM) Berater, Analysten und Fachautor Jörg Dennis Krüger entworfen wurde. Der EAX berechnet sich aus den aktuellen Börsenkursen der sechzehn an einer deutschen Börse notierten ECM-Unternehmen mit der höchsten Marktkapitalisierung. Als ECM-Unternehmen zählen hierbei Unternehmen, deren Tätigkeit wenn nicht größtenteils, dann zumindest im Markt deutlich wahrnehmbar, in den Umfeld des Enterprise Content Management fällt. Letztendlich unterliegt die Aufnahme in den EAX der Entscheidung von Jörg Dennis Krüger.
Die Basis des EAX, und damit einen Indexwert von 1.000 Punkten, bilden die Kurse vom 9.8.2006.
Da weder die Gewichtung, noch die Auswahl der Unternehmen bisher “perfekt” ist, startet der Dienst in einer Beta-Phase. Anregungen werden gerne entgegen genommen.
14. September 2006
Das Jahresende naht!
Es scheint wieder soweit zu sein: Das Jahresende steht vor der Tür und es sind noch Etats vorhanden, die dringend ausgegeben werden wollen. So schlugen in den letzten Tagen einige Projektanfragen bei mir auf. Meist mittlere Projekte im WCM- und DMS -Umfeld. Teils sogar richtig Interessante!
Natürlich war auch mal wieder ein Projektvermittler am Telefon – leider (für ihn) kannte ich das Projekt aber schon. So kann der Kunde bestimmt 30% Honorarkosten sparen. Da es zudem noch ein mittleres Unternehmen ist, wundert es mich, dass die überhaupt über einen Projektvermittler gegangen sind.
Wer also noch Beratungs- oder Analysebedarf in Projekten rund um die Informationsverwaltung und das Enterprise Content Management hat, darf sich gerne mit mir in Verbindung setzen!
