Rubrik: Praxis
19. März 2009
Neuer J.Boye Report: “What Web Managers Need To Know”
Janus Boye, unabhängiger CMS-Berater aus Dänemark, bietet auf der Website seines Unternehmens einen neuen Report an, den ich vielen Anwendern sehr ans Herz legen kann. Für nur 135 Euro gibt der Report “What Web Managers need to know” einen tollen Überblick, wie eine Webstrategie aufzubauen ist, um daraus auch wirklich Nutzen zu ziehen.
Enthalten ist zudem eine Checkliste zu einer guten Strategie und möglichen Problemstellen, umfangreiche Beispiele und umfangreiche Instrumente, die 1:1 angewendet werden können.
Empfehlenswert!
27. August 2008
Out-of-the-box DMS für Anfänger
Für viele kleine Unternehmen ist der Einstieg in die DMS-Welt noch immer praktisch unmöglich. Zwar gibt es mit Alfresco, Docuportal und einer Reihe von kleineren Systeme Möglichkeiten auch für kleines Geld ein DMS aufzusetzen, aber sowie man es etwas komplexer nutzen will, hört es schon auf – oder wird schnell teuer.
Es müsste ein System geben, dass schnell installiert ist, praktisch sofort genutzt werden kann und die wichtigsten Prozesse bereits mitbringt, z.B.
- Scan- und OCR-Integration für einfache Posteingangsbearbeitung
- Postkörbe für verschiedene Mitarbeiter
- Dokumentenrouting (“Postmappen”)
Die Erfassung von Metadaten und die Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Prozessen kann dabei ruhig manuell erfolgen – sowas voll zu automatisieren ist für kleine Unternehmen mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Wenn dazu das System dann noch einigermaßen state-of-the-art ist (Webinterface etc.) und es Zusatzmodule kostenlos (Community) oder kostenpflichtig gibt, wäre dies eine tolle Einstiegslösung.
Wer bietet so etwas? Weder Docuportal, noch Alfresco, die beide prinzipiell in diese Klasse fallen könnten, haben sowas im Angebot. Andere sind mir auch nicht bekannt.
Tipps? Hinweise? Bei diesem Blogpost ist Anbieterwerbung ausdrücklich erwünscht und kostenfrei 
– also her damit!
11. August 2008
ECM-Anbieter brauchen auch eine gute Rechtsabteilung…
Es ist sehr schade, wenn es dazu kommt – aber manchmal scheint man es nicht verhindern zu können. Kunden sind nicht immer zufrieden und in machen Fällen findet man sich vor Gericht wieder. Dies ist nur ein trauriges Bild für alle Projektbeteiligten, sondern auch finanziell ein Desaster für beide Seiten. Egal, wer am Ende obsiegt, es hat beide Seiten viel Geld gekostet – und den Kunden meist noch sehr viel wertvolle Zeit.
Doch was ist der Hauptstreitpunkt? Zumeist wohl auch das Geld. Oft klafft zwischen den Versprechungen aus der Vertriebsphase und der tatsächlichen Umsetzung ein großes Loch. Was während der Präsentationen und Verhandlungen noch “gar kein Problem” oder “im Standard inbegriffen” war, muss auf einmal teuer neu entwickelt werden. Da ist es nicht selten, dass zu Beginn 500.000 Euro Gesamtprojektkosten avisiert werden und es am Ende 5.000.000 Euro werden.
Natürlich kann man hier nicht alles auf den Vertrieb schieben. Nicht selten ist der Kunde auch zu blauäugig und unerfahren, ändert seine Anforderungen mehrfach und hat nicht den Background um entscheiden zu können, was eine kleine und was eine große Änderung ist (kostentechnisch gesehen).
Sehr häufig verspricht der Vertrieb – gedrängt von Vertriebszielen, Quartalsabschlüssen und mehr – auch das Blaue vom Himmel herunter. Oft meist nichtmal wider besseres Wissens, denn so mancher Vertriebsmitarbeiter hat erschreckend wenig Ahnung von dem, was er da verkauft und genauso erschreckend wenig ausreichend Zugriff auf technisches Personal.
Auch die Kosten für Betrieb und Wartung werden oft von den Anbietern sehr klein geredet. Wer einem Kunden erzählt, dass ein einziger Server und 20 Stunden/Woche Administration ausreicht, hat damit (fast) immer unrecht. Trotzdem hört man dies oft genug – um dann irgendwo zu lesen (oder auf nachfrage erzählt zu bekommen), dass dies die “Minimalen Voraussetzungen” sind.
Die Beweisführung vor Gericht ist leider meist genauso schwierig wie die Evaluation eines Systems. Wenn ein Projekt so weit gekommen ist, gibt es meist auch keine gute Dokumentation des Verlaufs. Ein – nicht ganz günstiges – Gutachten kann helfen; muss es aber nicht.
Am Ende ist man schlauer und steckt beim nächsten Projekt noch mehr Zeit in die Evaluation, in Prototypen, Proof of Concepts, in Testing und Expertenwissen. Denn, auch wenn WYSWIYG bei der Erstellung von Inhalten mittlerweile Standard ist – bei Unternehmen ist man oft weit davon entfernt.
9. Juni 2008
Was will der Besucher?
Der Shopblogger hat heute im Rahmen seiner unregelmäßigen Linkschau das Interesse der Besucher auf ein Bild gerichtet, dass ein offensichtlich unsinniges Angebot eines Supermarktes zeigt. Unabhängig davon, ob es diese Preisauszeichnung tatsächlich gab oder nur ein Spaß für das Internet ist, sollte man nicht vorschnell entscheiden, wenn es darum geht, welches der Angebote – insbesondere wenn sie nicht gleichzeitig dargestellt werden – den größten Umsatz erzielt.
Viel mehr als vom Preis ist der Erfolg des Angebots abhängig von Platzierung, Präsentation und den Erwartungen der potenziellen Kundschaft in Bezug darauf. So kann es gut sein, dass das günstigste Angebot in einem eher auf hochwertige Produkte spezialisierten Umfeld, nur kritisch aufgenommen und der “Haken an der Sache” gesucht wird. Gleiches gilt vielleicht für ein teureres Angebot beim Discounter.
Um dies nun auf das Thema dieses Weblogs zu übertragen, muss man sich selbst die Frage stellen, ob man die Besucher seiner Webseite überhaupt kennt. Wer weiß genau, mit welchem der drei Angebote er seine Zielgruppe optimal anspricht? Genau diese Frage wird bei Aufbau und Konzeption von Webseiten und Produktpräsentationen im Web viel zu wenig beachtet. Und selbst wenn sich dazu Gedanken gemacht werden, kann niemand exakt voraussagen, welches Angebot wie am Besten funktioniert.
Hier setzen, in den USA längst bekannte und in Europa noch etwas stiefmütterlich behandelte, Konzept wie das A/B-Testing von Websites an. Oft kommt man damit zu beeindruckenden Ergebnissen und schafft endlich Ruhe bei den langen und immer wieder aufflammenden Diskussionen zwischen Vertriebs- und Marketingexperten, was denn nun der beste Ansatz wäre. Nicht raten, sondern testen sollte viel öfter das Motto sein.
Auch auf jdk.de läuft der ein oder andere Test – mit interessanten Ergebnissen, die dazu beitragen, dass jdk.de noch weiter optimiert wird.
15. Mai 2008
Usability: Nichts Gutes gewohnt
Wenn das Probleme “Usability” auf den Tisch kommt, sind viele Entscheider überfordert. Sie können das Thema nicht einordnen und stufen es oft als “Modethema” ein. Dies trifft insbesondere IT-Entscheider mit einem stark technischen Background.
“Usability” oder auch “Benutzerfreundlichkeit” ist dabei elementar für alle IT-Systeme, die neu eingeführt werden. Ein bestes Beispiel dafür, wo der Nutzen einer intuitiven Bedienung liegt, ist das iPhone. Dieses Gerät kann von praktischem jeden sofort bedient werden, ohne sich einarbeiten oder gar eine Anleitung lesen zu müssen.
Wer kann dies von seiner Software sagen?
Genau das Problem der mangelnden Benutzerfreundlichkeit ist es jedoch, was Tag für Tag den Projekterfolg schmälert. Benutzer müssen umfangreich geschult werden, sich in technische Abläufe einarbeiten und letztendlich ihre Arbeitsweisen stark der Software anpassen und so manchen “menschlichen Workaround” einüben.
Das Problem liegt jedoch viel tiefer. Schon viele Softwareanbieter sehen das Problem nicht liefern mit ihrem Produkt mehr oder weniger schlechte Oberflächen aus. Oft wird dies damit begründet, dass der Kunde die Oberfläche sowieso seinen eigenen Ansprüchen nach gestaltet und es daher nicht sinnvoll ist, hier schon etwas ausprogrammiertes mitzubringen.
Dies ist jedoch grundlegend falsch. Wirklich gute Software sollte Benutzerfreundlichkeit auf unterster Ebene verinnerlicht haben und es so nicht dem individuellen Projekt überlassen, dass Bedienung und Dialoge optimiert werden. Die Kosten, die hierfür im individuellen Projekt entstehen, können viel effektiver einmal vom Softwareanbieter erzeugt und als releasfähige Basisfunktion an seine Kunden ausgeliefert werden.
Was man alles unter “Usability” zusammen fassen kann und wie man eine Lösung, Dialoge und Abläufe möglichst benutzerfreundlich gestalten kann, ist keine Checkliste, die man nur abarbeiten muss. Es ist eine hoch komplexe Aufgabe, die nicht in kurzer Zeit zu erledigen ist und auch jeweils von der avisierten Zielgruppe abhängt.
14. Mai 2008
Think big, start bigger?
Unternehmen, die Enterprise Content Management verstanden haben, sind eindeutig der Kategorie “Think big” zuzuordnen. ECM wird ganzheitlich verstanden und ein umfangreiches Konzept für die Umsetzung entworfen. Soweit so gut. Hier durch kann insbesondere das Ziel erreicht werden, alle Inhalte jederzeit und überall verfügbar zu haben sowie die Unternehmensprozesse optimal zu unterstützen.
Nicht selten wird jedoch dann auf einmal der zweite Schritt vor dem ersten getan: weil der ECM-Gedanke so gut verstanden wird und alle begeistert sind, werden auch weitere Arten von “Content” in die Strategie einbezogen, beispielsweise Kundendaten. Hier wird leicht über das Ziel hinaus geschossen, ist doch CRM als dritte Säule neben ECM und ERP im Unternehmen ein eigenständiges Thema.
Eine gewisse Integration zwischen diesen Säulen ist selbstverständlich sinnvoll und oft gewünscht – wenn jedoch alles in einen Topf geworfen wird, besteht nicht nur die Gefahr, dass Funktionen zu flach implementiert werden, sondern insbesondere ein hohes Kostenrisiko – und ein generelles Risiko des Scheitern des Projektes, da das Projekt Dimensionen annimmt, die nicht oder nur sehr schwer zu verwalten sind.
“Think big” ist in jedem Fall der richtige Ansatz, um von vorne herein eine umfassende Infrastruktur zu planen. “Start small” gilt jedoch auch bei ECM: das Projekt muss in kleinen Stücken umgesetzt werden und stets überschaubar bleiben. Insbesondere wenn vergleichbar große Themenkomplexe wir CRM oder ERP auf den Tisch kommen, sollten diese in klar abgegrenzten Projekten mit klar definierten Schnittstellen betrachtet werden.
Dies ist nicht nur dem Projektrisiko geschuldet, sondern oft auch den einzelnen Arbeitsprozessen. In der Regel sind die Mitarbeiter, die massiv mit einem CRM-System arbeiten nicht deckungsgleich mit denen, die massiv Dokumente verwalten und austauschen. Die Anforderungsprofile der Nutzer sind also vollkommen unterschiedlich. Dies muss bei der Ausplanung der Projekte, der Anforderungserhebung und bei der gesamten Umsetzung berücksichtigt werden.
14. Mai 2008
Herr Augenarzt, mein Hals tut weh
Wer Probleme mit den Augen hat, tut gut darin, nicht zu irgendeinem Mediziner zu gehen, sondern einen Spezialisten aufzusuchen Für eine grundlegende Diagnose reicht wohl auch der (paradox betitelte) “Facharzt für Allgemeinmedizin”, die Feindiagnose und die Behandlung sollte man jedoch einem Experten überlassen.
Im Bereich des Informationsmanagement im Unternehmen ist dies für viele Entscheider nicht selbstverständlich. Da werden Intranetprojekte mit einer Designagentur angestoßen oder Workflows mit einem Programmierer designed.
Das Ergebnis: Erfolglose Projekte, schlechte Ergebnisse und fehlende Akzeptanz.
6. Mai 2008
Hosted Sharepoint
Besonders kleine und mittlere Unternehmen können von der Umstellung der Dokumentenablage weg von freigegebenen Laufwerken hin zu Dokumentenmanagementsystemen schnell einen großen Nutzen erzielen. Jedoch ist es besonders für diese Zielgruppe nicht einfach, eine Lösung zu finden, die nicht nur initial bezahlbar ist, sondern auch betrieben werden kann.
Eine interessante Lösung kann hier die Nutzung eines gehosteten Lösung sein. Insbesondere Microsoft Sharepoint (genauer die Windows Sharepoint Services) werden verstärkt als ASP-Lösung (Application Service Providing) am Markt angeboten. Für kleine Unternehmen ist dies – auch aufgrund der tiefen Integration mit Microsoft Office – eine gute Lösung, um Dokumentenmanagement zu betreiben.
Jedoch muss dem Unternehmen klar sein, dass eine gehostete Lösung auch Einschränkungen bietet. Am schwersten wiegt das Bandbreitenproblem. Wenn mit großen Dateien gearbeitet wird, ist es praktisch unmöglich, diese über Internetverbindungen zu speichern ohne den normalen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Hier muss entweder eine Terminalserver-Lösung eingesetzt werden, die – da z.B. im gleichen Rechtenzentrum wie das DMS betrieben – eine breitbandigere Anbindung an das DMS hat, die Bandbreite zwischen den lokalen Arbeitsplätzen und dem DMS stark erhöht oder auf den Einsatz einer gehosteten DMS-Lösung verzichtet werden.
Weitere Herausforderungen sind die Anpassbarkeit einer gehosteten Lösung und die Datensicherheit. Hier muss vor Auswahl eines passenden Hosting-Anbieters unbedingt genau geprüft werden, welche Möglichkeiten sich geben. In diesem Zusammenhang ist der Zusammenarbeit mit spezialisierten Premiumhostern unbedingt der Vorrang vor unspezialisierten Massenhostern zu geben. Letztere versuchen den Markt insbesondere für Sharepoint Hosting massiv zu besetzten, können jedoch in vielen Punkten nur eine halbe Lösung anbieten.
22. April 2008
Collaboration – Aspekt #1: Mitarbeiter
Das zentrale Element bei der Zusammenarbeit im Unternehmen sind weder Prozesse noch Technologien oder Arbeitsweisen. Es sind zunächst einmal die Menschen, die miteinander arbeiten sollen. Menschen sind jedoch immer stark unterschiedlich, abhängig von Lebensalter, Vorkenntnissen, Erfahrungen, Zielen und vielem mehr. Entsprechend ist auch die Art, wie der einzelne Mensch mit anderen Menschen zusammenarbeitet immer stark unterschiedlich. Dies muss als elementare Grundlage für die Einführung von digitalen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Unternehmen (“Collaboration”) zwingend in den Mittelpunkt gestellt werden. Diese Sichtweise muss die Ausgangslage für das gesamte Projekt mit all seinen Komponenten und Facetten sein.
Die Menschen, deren Arbeit durch Collaboration vereinfacht und Arbeitsweisen möglicherweise standardisiert werden sollen, nutzen bereits Arbeitsweisen. Oft sind diese Arbeitsweisen über Jahre und Jahrzehnte erprobt und entwickelt worden. Oft sind sie vielleicht nicht besonders effektiv, jedoch als Routine verinnerlicht. Es ist daher zwingend notwendig, diese bisherigen Arbeitsweisen und Routinen bereits zu Beginn des Projektes ausführlich zu betrachten und zu verinnerlichen. Denn wenn diese Abläufe nicht aufgenommen und das neue Konzept anhand dieser entwickelt wird, wird der Erfolg der digitalen Zusammenarbeit arg geschmälert werden.
Der Mensch ist jedoch noch aus anderen Gründen die wichtigste Komponente im Collaboration-Puzzle. Schließlich sollen seine Wege der Kommunikation verändert werden und er soll mit diesen neuen Wegen zu Recht kommen. Mitarbeitern müssen deshalb für das Thema stark sensibilisiert und in dieses eingeführt werden. Hierbei ist es nicht mit einem kurzen Gespräch getan: damit Collaboration erfolgreich ist, muss der Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen. Er muss nicht nur erzählt bekommen, dass Collaboration ihn unterstützen soll, er muss dies auch in allen Prozessen merken – am besten, weil er die Arbeitsweisen und Prozesse selbst mitgestalten konnte.
26. März 2008
Usability für Unternehmensanwendungen
Wenn es in Projekten auf das Thema “Usability” oder “Anwenderfreundlichkeit” geht, fehlt in vielen Unternehmen das Verständnis dafür. Oft wird darunter verstanden, dass “eben alle Funktionen da sind, die man braucht” und es ist schwer zu vermitteln, dass moderne Anwendungen erst dadurch effizient werden, dass die Oberfläche stark optimiert wird. Die Optimierung ist dabei kein Standardwerk, sondern muss für jede Situation neu durchdacht werden. Leider sind viele Softwarehersteller hier auch noch nicht sehr weit: die Oberflächen sind kryptisch, selbst nach einfachen Eingabehilfen sucht man vergeblich und oft muss viel geklickt und gescrollt werden.
Ein sehr schönes, sehr einfaches Beispiel, wie sich die Anwenderfreundlichkeit von Applikationen unterscheidet, habe ich auf StuffThatHappens.com gefunden. Und jetzt sind wir mal ehrlich: Applikationen wie in der Abbildung “Your Company’s App…” findet sich in jedem Unternehmen… obwohl es viel Optimierungspotenzial gäbe.
