Rubrik: Know-how
13. Februar 2007
Whitepaper: Qualitätsmerkmale von Websites
“Vermeintliche Patentrezepte für den Erfolg kommerzieller Websites gibt es viele. Wenige greifen, da die Ansprüche und Erwartungen der Internetnutzer zu unterschiedlich sind.”, meint der WCM-Anbieter Inforpark.
Im neuen Whitepaper “Qualitätsmerkmale von Websites”, dass das Unternehmen kostenfrei auf seiner Website zur Verfügung stellt, will es darum vorschläge geben, welche anerkannten Konventionen eingehalten werden sollten und wie dies technisch realisiert werden kann.
Ganz neutral ist das Whitepaper jedoch nicht, schließlich ist es (auch) auf das hausiegene Produkt gemünzt: “Infopark CMS Fiona erfüllt alle hier genannten Anforderungen.” heißt es im Whitepaper.
12. Februar 2007
Buchtipp: Website Boosting
“Viele Unternehmen präsentieren sich im Internet mit eigenen Websiten. Doch Hand aufs Herz: Nicht viele Firmen haben wirklich Erfolg damit.”
Eine professionelle Website zu betreiben ist nicht so einfach, wie sich viele Unternehmen (und leider auch viele Agenturen) dies vorstellen. Das Ergebnis sieht man vielfach mit erschrecken: Undurchsichtige Navigation, unkomfortable Eingabefelder, komische URLs und “Suchmaschinenoptimierung”, die genau das Gegenteil bewirkt. Und Achtung: Selbst auf Websites von Konzernen und Großunternehmen sind solche massiven Fehler zu besichtigen. In der täglich Projektpraxis kann beobachtet werden, wie es im Dreieck “Geschäftsführung – Marketing – Agentur” immer wieder zu allergrößten Fehlern kommt, weil einfach keiner Ahnung hat und viele heute erst verstehen, was das Internet vor drei Jahren bewegt hat.
Aus dem Herzen spricht dem Autor dieses Weblogs daher das Buch “Website Boosting” von Mario Fischer. In einfacher Sprache und mit vielen Beispielen führt er – auch und besonders für bisher mit der Materie unbedarfte Menschen – aus, auf was zu achten ist, um eine Website erfolgreich zu machen.
Hinweis: Zu diesem und ähnlichen Themen können auch individuelle Workshops bei Jörg Dennis Krüger gebucht werden – denn gute Website werden nicht nur durch das passende WCMS gut. Sprechen Sie ihn an!
12. Februar 2007
Datenschutz bei DMS
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist eine der wichtigsten Herausforderungen, der sich heute öffentliche Verwaltungen stellen müssen. Unterstützt durch die Entwicklungen beim eGovernment und zur Digitalisierung der Verwaltung, wie z.B. mit der Einführung der elektronischen Akte, bieten eine Vielzahl von Herstellern DMS auf dem Markt an. Neben der Beschleunigung der Verwaltungsvorgänge ist ein wesentliches Ziel dieser neuen Technologie, Informationen jeder Art, die in der Verwaltung vorhanden sind, erschließbar zu machen.”
Mit diesem Absatz beginnt die Orientierungshilfe “Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen”, die einer Arbeitsgruppe des Arbeitskreises eGovernment der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder erarbeitet wurde. Das Dokument behandelt auf rund 50 Seiten die Themen Datenhaltung, organisatorische Rahmenbedingungen, rechtliche Aspekte, Sicherheitsziele, Signaturen, PKI, technische Maßnahmen zum Datenschutz, Datenschutz bei der Posteingangsverarbeitung und im Workflow-Management.
31. Januar 2007
Wissensmanagement – eine besondere Herausforderung
Wissensmanagement ist ein schwieriger Begriff. Besonders zu Zeiten des „New Economy Hypes“ wurde er vielfach als „Buzz-Word“ missbraucht und dadurch stark entwertet. Der dahinter stehende Gedanke wurde jedoch in diesen Zeiten fast nie wirklich verstanden, obwohl er jedoch eines der wichtigsten (IT-?)Themen der Zukunft beschreibt.
Wichtige Fragen, die oft ignoriert wurden sind z.B.: Was ist „Wissen“ überhaupt? Kann „Wissen“ gespeichert und sogar verwaltet („gemanaged“) werden? Wissen besteht in Köpfen von Menschen. Wissen kann nicht in gleicher Form digital abgelegt werden. Meisten werden aus dem Wissen eines Menschen Daten generiert.
Daten sind unstrukturierte Fragmente z.B. Text, aber auch Grafiken, Bilder und andere Dokumente. Daten alle sind jedoch eher nutzlos, bzw. sehr schwierig zu gebrauchen. Es wird viel Arbeit (und damit Zeit und letztendlich Geld) dabei verschwendet, Daten nach relevanten Objekten zu durchsuchen. Ein guten Beispiel für Daten-„Müllhalden“ in Unternehmen ist ein Fileserver, auf den jeder Mitarbeiter je nach eigenem Interesse Dateien abgelegt.
Aus Daten können jedoch Informationen gewonnen werden. Daten werden zu Informationen, wenn sie strukturiert bzw. organisiert werden. Informationen können so leicht gefunden und benutzt werden. Informationen bieten einen Mehrwert im Unternehmen. Viele Unternehmen sind mittlerweile auf der Stufe angekommen, nicht mehr Daten zu verwalten, sondern mit Informationen zu arbeiten. Jedoch gibt es hier im besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen und in großen Unternehmen auf Abteilungsebene auch hier noch großen Nachholbedarf, da selten benutzbare „Werkzeuge“ existieren.
Wenn Informationen in Bezug zueinander gesetzt werden, werden diese Informationen noch wertvoller und erreichen eine Ebene, die nach Prof. Dr. Maurer als Wissen bezeichnet werden kann. Dieses Wissen ist zwar immer noch nicht mit „echtem“ – also menschlichem – Wissen vergleichbar. Es kann jedoch sehr effektiv genutzt werden. „Zueinander in Bezug setzen“ heißt hierbei, dass vielfältige Informationen miteinander verbunden werden und der darauf zugreifende so eine umfassenden Überblick – und damit echtes Wissen – zum entsprechenden Thema abrufen kann.
„Software für Wissensmanagement“ anzubieten, wie es in der Vergangenheit oft gemacht wurde, ist aus diesem Grunde eigentlich falsch. Nur weil Daten in ein Wissensmanagement System „geworfen“ werden, sind diese kein Wissen.
Es werden zwar Systeme benötigt, die es erlauben, Daten zu strukturieren und diese zueinander in Bezug zu setzen. Die hauptsächliche Arbeit beim Wissensmanagement kann jedoch nicht durch eine Software erfüllt werden, diese ist nur Werkzeug. Natürlich werden an so ein Werkzeug hohe Ansprüche gestellt! Nicht jedes System zum Verwalten von Daten („Content Management System“) eignet sich für effektives Wissensmanagement. Die eigentliche Arbeit muss von Menschen erledigt werden, die Daten aufbereiten. Hierzu gehört ein funktioneller konzeptioneller Ansatz.
Ein konzeptioneller Ansatz darf sich aber auch hier nicht auf die reine Software und die Wege sie mit „Wissen“ zu füllen beziehen, sondern nur wenn diese beiden Faktoren, ein echtes Konzept zum Wissensmanagement und effektive Software, zusammentreffen, kann soetwas wie “Wissen” ansatzweise verwaltet und konserviert werden.
24. Januar 2007
Goldene Regel #22: Funktionalität ist gut, Sympathie und Know-how sind besser.
Die Auswahl einer passenden Softwarelösung muss auf nachvollziehbaren Fakten basieren und gut dokumentiert durchgeführt werden. Dies ist die Grundlage für eine erfolgreiche Softwareauswahl – jedoch nicht immer für ein erfolgreiches Projekt.
Neben den reinen Funktionalitäten des auszuwählenden Softwareprodukts, sind auch andere, nicht so klar zu analysierende und subjektive Kriterien ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Produktauswahl.
Zwar ist es wichtig, dass die ausgewählte Software die Anforderungen erfüllt – genauso wichtig sind jedoch auch z.B. die Qualität der Kundenbetreuung, die Flexibilität des Unternehmens, die generell Verfügbarkeit und das individuelle Know-how der Integration- oder Implementationspartner sowie letztendlich auch die individuelle Sympathie und das Vertrauen zum Unternehmen und seinen Mitarbeitern.
Hierbei lassen sich teilweise genau keine objektiven Kriterien anbringen und ein Berater tut sich schwer, hier objektive Aussagen zu treffen – eine Auswahlberatung ohne (möglichst objektiv formulierte) Einschätzung der “Projekttauglichkeit” des ausgewählten Anbieters und seiner Partner muss aber elementarer Bestandteil einer seriösen Produktauswahl sein.
Wichtig: Die “harten Kritierien” können die “weichen Kriterien” nicht überstimmen. Wenn die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Unternehmen fragwürdig ist, sind die Fähigkeiten der Software irrelevant.
16. Januar 2007
Beratung nach Baukastensystem
Die Einbeziehung von externen Beratern in Enterprise Content Management Projekte ist sinnvoll und wird auch von den meisten Anwendern so gesehen. Abschreckend wirken jedoch häufig die Erfahrungen mit Beratern, die ein vollständiges Projekt begleiten – und entsprechend hohe Honorare berechnen. Dabei ist externes Wissen nicht in jeder Phase eines Projekte notwendig bzw. die externe Erbringung von Leistungen sogar aufwendiger, als wenn dies intern geschehen würde.
Genau aus diesem Grund sollte die Zusammenarbeit mit Beratern nicht projekt-, sondern projektphasen- oder sogar themenbezogen organisiert werden. Hierbei übernimmt der gute Berater die Rolle eines Moderators und Webweisers. Er bringt sich in die Bereiche ein, wo es notwendig ist und zeigt zeitgleich auf, wie die nächsten Schritte aussehen müssten. Durch granulare Angebote des Beraters bleiben so auch die Kosten im Projekt überschaubar.
Damit diese effektive und zielgenaue Nutzung von externen Ressourcen funktioniert, ist ein umfassendes Projektmanagement notwendig. Auch dieses kann extern erbracht werden! Ohne Projektmanagement ist ein Projekt leider schon zu Beginn zum Scheitern verurteilt.
15. Januar 2007
Suchanfragen [2]
Viele Besucher des ECM-Blogs kommen über Google und verschiedene andere Suchmaschinen hierher. Die Anfragen der Benutzer sind vielfältig und zeigen oft interessante Fragestellungen auf. Das Besondere an diesen Fragestellungen ist der hohe Praxisbezug, der sich darin ausdrückt. In unregelmäßigen Abständen werden die interessanteten Suchabfragen vorgestellt und beantwortet.
sharepoint server 2007 easy software easy enterprise saperion
Der Ansatz ist gut! Sharepoint 2007, Easy Enterprise und Saperion sind drei Systeme die man ruhig in eine Shortlist schreiben kann, die zur Auswahl der passenden Lösung dient. Leider sidn standardisierte Vergleiche, wie man sie vielleicht bei Google unter Angabe dieser Suchebegriffe finden könnte, für eine Auswahlentscheidung nicht geeignet. Vielmehr ist es wichtig, die individuellen Anforderungen des Unternehmens bei der Auswahl zu berücksichtigen. Die Kernunterschiede der drei Systeme sollten sich schon bei einem kurzen blick auf die Produkte erschließen, da es hier teilweise grundlegende konzeptionelle Unterschiede gibt. Für Unterstützung bei der konkreten Anforderungsdefinition und fundierten Vergleichsanalyse sprechen Sie mich einfach an.
doq magazin elisabeth grenzebach
Das Magazin “DoQ” wurde leider eingestellt. Frau Grenzebach hat sich auf die eigenen Beine gestellt.
7. Januar 2007
Suchanfragen [1]
Viele Besucher des ECM-Blogs kommen über Google und verschiedene andere Suchmaschinen hierher. Die Anfragen der Benutzer sind vielfältig und zeigen oft interessante Fragestellungen auf. Das Besondere an diesen Fragestellungen ist der hohe Praxisbezug, der sich darin ausdrückt. In unregelmäßigen Abständen werden die interessanteten Suchabfragen vorgestellt und beantwortet.
“alfresco produkten unterschiede enterprise”
Alfresco wird in drei Versionen angeboten:
- “Community Network”
- “Small Business Network”
- “Enterprise Network”
Die erst genannte ist die Open Source Variante der Software. Sie ist kostenfrei erhältlich, enthält aber keinerlei Garantien oder Unterstützungsleistungen für Installation und Betrieb der Software. Die beiden anderen Varianten sind kostenpflichtig erhältlich und bieten Gewährleistung, definierte Servicelevel und Support. Small Business und Enterprise unterscheiden sich nur in der Anzahl der Benutzer und in der Höhe des Preises.
Ein besonders entscheidender Unterschied zwischen der kostenfreien und der kostenpflichtigen Variante ist, dass für letztere Updates früher zur Verfügung stehen. Der derzeitige Fehler in der WebDAV-Implementierung des “Community Networks” ist bereits in der kostenpflichtigen Version behoben.
Zertifizierte Alfresco-Partner unterstützen zudem nur Kunden, die eine kostenpflichtige Version im Einsatz haben.
Eine (marketinglastige) Übersicht über die genauen Unterschiede der einzelnen Versionen findet sich auch direkt bei Alfresco.
“enterprise search kongress”
Enterprise Search – oder einfach “unternehmensweise Suche” – ist ein Thema, dass gerade sehr heiß gehandelt wird. Das Besondere daran ist, dass man einen Teil des Nutzens von Enterprise Content Management, nämliche jederzeitige die Verfügbarkeit sämtlicher Unternehmensinformationen von jedem Ort aus, unter Beibehaltung der bisherigen Systeme erreichen kann. Zu diesem sehr pragmatischen Ansatz mit schnellem ROI gibt es einige Veranstaltungen.
- International am bedeutensten ist der “Enterprise Search Summit” in New York.
- Im Frühjahr 2007 gibt es von KongressMedia einen Workshop zu Enterprise Search in verschiedenen deutschen Städten.
14. Dezember 2006
ECM/DMS-Ausbildungen – Teil 1: CompTIA CDIA+
Die Zertifizierung als “Document Imagaging Architec” von CompTIA ist die wohl älteste am Markt verfügbare Zertifizierung im DMS-/ECM-Umfeld. Zielgruppe des Zertifikats sind vorallem Berater und Projektleiter in DMS- und Archivierungprojekten.
Das Zertifizierungsprogramm richtet sich an Personen, die über min. 12 Monate beruflicher Praxis im Bereich der “elektronischen Dokumenten-Verwaltung und -Vernetzung, Workflow-Optimierung oder Bildbearbeitung durch Scan- und Capture-Techniken” (Zitat CompTIA) verfügen.
Thematischer Schwerpunkt des Zertifikats sind Techniken und Technologien des Dokumentenmanagement und insbesondere der Archivierung von Dokumenten, aber auch Grundlagen zur Durchführung eines Einführungsprojekts in diesem Umfeld.
Die Gewichtung der einzelnen Bereiche der Zertifizierung ist wie folgt:
25% Aufnahme von Geschäftsanforderungen
22% Analyse von Geschäftsprozessen
16% Lösungsempfehlung
24% Lösungsdesign
13% Planung der Implementation
Auch wenn sich die Bereiche sehr “managementorientiert” anhören, sind die Inhalte größtenteils stark technischer Natur. Beispiel aus dem Bereich “Aufnahme von Geschäftsanforderungen”:
”
1.9 Determine the capacity requirements for server processing and storage (e.g., peak processing)
1.10 Document quantities of documents (both electronic and paper if applicable)
1.11 Determine the long-term storage capacity requirements 1.12 Define query requirements (e.g., number per day, number of query users)
1.13 Analyze the input requirements (resolution, image size, volume, scanner performance) to select the
appropriate input devices and interfaces based on the characteristics of the source documents (e.g., color, weight, finish)
1.14 Calculate the amount of image and indexing data (database or file
system) to be stored based on the document life cycle requirements
1.15 Determine the needed capacity, response times, and throughput rates
1.16 Collect all detailed information required for solution design (e.g., technological environment, infrastructure, types of operating systems, databases)
1.17 Determine growth needs and plan for scalability
1.18 Determine the required service levels for maintenance
”
(Die genauen Inhalte der Zertifizierung können hier abgerufen werden.)
In den vergangen 10 Jahren seit Etablierung von CDIA (und fünf Jahre nach Start seines Nachfolgers CDIA+) wurden weltweit nur ca. 7.000 Zertifikate ausgestellt.
Die Vorbereitung auf das Zertifikat kann im Selbststudium oder im Rahmen eines idR. 4-tägigen Kurses (inkl. Zertifizierung) durchgeführt werden. Material zum Selbststudium ist nur englischsprachig und nicht im offiziellen Buchhandel, sondern nur über einige spezielle Onlinehändler direkt aus den USA, erhältlich.
Einziger Anbieter für Schulungen zu CDIA+ in Deutschland ist Project Consult. Offene Schulungen werden nur im Hamburg angeboten. Kurs- und Prüfungssprache ist größtenteils Englisch. Hier kostet das Seminar 2.650,00 Euro inkl. den Kosten der Zertifizierung und des Unterrichtsmaterials. Die Prüfung findet standardisiert in einem Computertestcenter statt.
Fazit: Kein Schulungsangebot, sondern nur ein Zertifikat – der Weg dahin ist offen und nicht standardisiert oder qualitätsgesichert. Abfrage umfangreicher Inhalte, aber auf niedrigem Niveau. Der Inhalt ist zudem veraltet und wird anscheinend nicht mehr oder nur noch sporadisch gepflegt und weiterentwickelt. Zu geringe Verbreitung des Zertifikats und zu geringe Anerkennung insbesondere im deutschen Markt.
13. Dezember 2006
Goldene Regel #21: Ein WCMS darf keine Designeinschränkungen bieten
Agenturen sind kreativ – und werden genau dafür bezahlt. Um erfolgreich zu sein, müssen sich Webseiten abheben – in Punkte Design, Usability und Bedienkonzept (auch wenn die beiden letzten Punkte oft nicht leicht miteinander vereinbar sind). In Agenturen werden keine Techniker beschäftigt, sondern “Kreative”, die eine ganz andere Sicht auf die Dinge haben und haben sollen.
Ein Internetprojekt – aber auch Projekte im Bereich Intranet, Extranet etc. – lebt nur sekundär von Integration oder Funktionalität, die dem Benutzer angeboten wird, sondern primär von Design und Inhalt – wobei vorallem Letzteres durch Einsatz eines Web Content Management Systems möglichst gut zu verwalten sein soll.
Eine Grundlage von Web Content Management ist daher die Trennung von Design, Inhalt und Funktionalität. Für ein Internetprojekt ist es daher förderlich bis tödlich, wenn aufgrund von technischen Limitationen des WCMS ein Design nicht umgesetzt werden kann. Nicht nur, dass das Design verändert werden muss – die Probleme liegen meist tiefer. Wenn ein Design nicht umsetzbar ist, sind auch andere elemenatere Ansprüche an eine moderne Website (“sauberer” Quellcode, Barrierefreiheit, Suchmaschinenoptimierung, generelle Website Usability) meist nicht erfüllbar – womit der Einsatz des Systems ausscheidet.
Ausnahmen von dieser Regel gibt es keine: Was als HTML/XHTML/CSS realisierbar ist, muss auch mit dem WCMS realisierbar sein – sonst funktioniert die Trennung von Design und Inhalt nicht und weitere Probleme werden alsbald folgen.
