Rubrik: Know-how
10. November 2007
Scan = Kopie?!
Wenn Dokumente archiviert werden sollen, stellt sich stehts die Frage nach der Notwendigkeit der revisionssicheren Speicherung. Diese ist im Gegensatz zur einfachen Speicherung nicht nur mit einem erheblich höheren initialen Aufwänden verbunden, sondern auch im laufenden Betrieb erheblich teurer.
Doch was muss eigentlich revisionssicher – also geprüft unveränderbar – gespeichert werden? Meine alte Faustregel:
“Was in der Regel auch als Kopie ausreichend wäre, kann auch ganz normal gespeichert werden.”
Unterstützt wird dies vom Oberlandesgericht Bamberg, was – jedoch im Zusammenhang mit der Abrechnung von “Ablichtungen” – die Kopie dem Scan gleichstellt.
9. November 2007
Was ist eigentlich “Collaboration” genau?
Es gibt wohl kaum ein Thema im ECM-Umfeld, bei dem es so viele Missverständnisse gibt, als beim Thema “Collaboration”. Schon die oft genutzte deutsche Übertragung zu “Kollaboration” ist fragwürdig (wenn auch nicht falsch), was jedoch damit genau gemeint ist, ist überall unterschiedlich.
Selbst die allwissende Müllhalde fasst sich hierbei sehr unkonkret und verweist beispielsweise auf eine Definition im fme-Glossar, die da heißt:
“Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von mehreren Personen in einer Gruppe (Team) zur Erreichung eines (gemeinsamen) Ziels.”
Eine solch allgemeine Definition bringt jedoch niemanden voran – erst recht nicht ein (IT-)Projekt!
Es fällt Vieles in den Bereich “Collaboration”. Ganz pauschal lässt sich in
- synchrone Collaboration und
- asynchrone Collaboration
unterscheiden.
Erstere enthält dabei beispielsweise Videokonferenzen, letztere ist komplexer. In den Bereich der asynchronen Collaboration fällt alles angefangen von der E-Mail, über das gemeinsame Zugreifen auf Dokumente in einem zentralen Arbeitsbereich bishin zu komplexen Projekträumen inkl. Terminkoordination und Ressourcenplanung.
Leider scheinen viele, die die Vokabel “Collaboration” verwenden, von der von ihnen vereinnahmten Definition so überzeugt zu sein, dass sie davon ausgehen, dass jeder andere es genau so definieren müsste. Und hier entstehen viele Missverständnisse, die in einem Projekt nachhaltige Schäden hinterlassen können.
So kann es beispielsweise gut sein, dass eine Fachabteilung bei der zentralen IT anfordert, das man dringend mehr “Collaboration” bräuchte, insbesondere “endlich einen zentralen Ablagebereich für Dateien”, aber “auch alles andere, was so dazu gehört”.
Doch was erhält die Abteilung dann letztendlich? Aus der Erfahrung zeigt sich, dass die IT hier mitnichten Workshops mit der Abteilung durchführt, um einzugreifen, was mit “Collaboration” gemeint ist, sondern eine eigene – meist sehr pragmatische – Definition genutzt wird, um die Lösung zu erstellen.
Die Abteilung hat zwar mit dem “zentralen Arbeitsbereich” eine ihrer wichtigsten Forderungen konkret dargestellt, geht aber davon aus, dass die IT “schon weiß, was wir sonst noch dazu gehört” und ist am Ende sehr verwundert, wenn das Thema “Collaboration” – wie vielfach auch von Softwareanbietern propagiert wird – “im DMS enthalten” ist.
Dabei ist Collaboration eigentlich genau das, was man mit einem DMS – außer der Archivierung von Dokumten – erreichen will: Die Stärkung der Zusammenarbeit. Entsprechend muss in einem ECM-Projekt viel mehr (auch) der Fokus darauf gelegt werden, wie die Mitarbeiter konkret arbeiten und wie insbesondere die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander und mit Externen unterstützt werden kann. Nur ein Stück Software auf dem “Collaboration” steht kaufen und dann hoffen, dass damit alle Anforderung an die Zusammenarbeit abgedeckt sind, führt in keinster Weise zum Ziel.
25. Oktober 2007
User-Spielwiese
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines DMS, CMS oder von neuer Software allgemein, ist die Einbeziehung, Schulung und Motivation der Anwender. Die einen haben einfach keine Lust, etwas Neues zu lernen, die anderen haben Angst, etwas kaputt zu machen und Dritte sagen, dass sie das alles sowieso nicht brauchen würden.
Ein wunderbarer Ansatz, hier ein wenig Hilfestellung zu geben und den Anwender auch außerhalb von Schulungen die Möglichkeit zu geben, sich mit dem System vertraut zu machen und etwas auszuprobieren ist eine kleine “Spielwiese” im System. Richten Sie einfach einen Bereich ein, auf den alle Zugriff haben und in dem jeder machen kann, was er möchte. Löschen Sie diese Bereiche regelmäßig (z.B. jede Woche) und lassen Sie den Dingen dort freien Lauf.
Ein einfaches, schnell und sehr effektives Mittel, Anwendern die Angst zu nehmen und ihnen zeigen zu können, was das neue System eigentlich alles kann. Außerdem ist es eine tolle Möglichkeit der Vertiefung des Gelernten aus einer – hoffentlich auch stattfindenden – Schulung.
24. Oktober 2007
Lost in marketing speech
Aus einem Gespräch zwischen Kunde und Anbieter:
Anbieter “Wie bieten die Dokumentkonvertierung als Service an.”
Kunde “Als Webservice?”
Anbieter “Ja, natürlich als Webservice.”
Kunde “Also braucht unser interner Redaktionsserver Zugriff auf das Internet?”
Anbieter “Ahrg…”
In diesem Moment muss dann der unabhängige Berater eingreifen und beide Seiten miteinander synchronisieren. 
23. Oktober 2007
Bill und Nicolay
Er fiel dabei mit großer fachlicher Expertise auf und konnte die Vorzüge seines Systems – aber auch die Limitationen – sehr professionell beschreiben. Bei kritischeren Punkten wäre er zusammen mit seinem Kollegen wohl gerne in den Quellcode gesprungen und hätte für den Kunden direkt Anpassungen vorgenommen. Auf jeden Fall wirkte es so.
Bill Rogers sollte mal Nicolay Mausz von Flying Dog kennen lernen. Ich bin mir sicher, die beiden würden sich – zumindest fachlich – sehr gut verstehen.
9. Oktober 2007
Enterprise Wiki
Neben MediaWiki gibt es auch professionelle Wiki-Software. Sehr empfehlenswert, mit sehr guter Architektur, wenn auch nicht unaufwendig im Betrieb, ist “Deki Wiki” von Mindtouch. Besonders schön: Es gibt eine “Virtual Appliance” auf Basis von VMware – eignet sich auch gut zum Testen.
Die Software ist Open Source, Supportverträge stehen in verschiedenen Abstufungen (ab ca. 500 US-Dollar) zur Verfügung. Die Community ist jedoch auch aktiv und liefert schnelle Antworten.
Highlights: Offene API, Windows-Explorer-Integration, LDAP-fähig, WYSIWYG-Editor.
27. September 2007
Kleiner Livetest zu Worldsoft
Der Onlinemarketing-Spezialist Philipp Ronicke befasst sich, inspiriert durch die großen und kleinen Wünsche, die Worldsoft an das ECM-Blog richtete, einmal ausführlich mit Worldsoft. Lesenswert.
Für die Mitbewerber von Worldsoft, die hier mitlesen: Wollt Ihr das auf Euch sitzen lassen?
“Das Worldsoft-CMS ist das mit ABSTAND schnellste CMS auf dem Markt.” (Hervorhebungen 1:1 vom Original übernommen.)
Abgesehen davon, dass solch pauschale Aussagen eigentlich immer falsch sein müssen, darf aus rein wissenschaftlicher Sicht bezweifelt werden, dass umfangreiche Vergleichtest durchgeführt hat, um diese Aussage treffen zu können – insbesondere in verschiedensten Konstellationen.
12. September 2007
ECM-Anbieter verwirrt…
Welche wunderbaren Verwirrungen es in Unternehmen geben kann, die ein breites Produktportfolio (unter anderem durch Übernahmen) aufgebaut haben, habe ich letztens erfahren dürfen. Es geht um nicht ganz unkomplexes Projekt, wobei insbesondere Dokumentenmanagement, Intranet und Web Content Management in gewissem Maße miteinander verwoben werden soll.
Das recht umfangreiche Lastenheft ist so geschrieben, dass die angeschriebenen Anbieter alle Möglichkeiten und Chancen haben, die Anforderungen individuell mit ihrem Produktportfolio zu erfüllen. Es wird nicht vorgeschrieben, wie die einzelnen Funktionen umgesetzt werden sollen – sogar die Hard- und Softwareplattform wird nicht vorgegeben. Der Kunde ist sehr flexibel und eine gute ECM-Lösung ist ihm wichtiger, als Lieferantenpolitik.
Eine perfekte Grundlage sollte man meinen?
In der Praxis zeigte sich ein Anbieter davon nicht so überzeugt, wobei er für mich eigentlich eine Favoritenrolle hätte bekleiden können. In einer Telefonkonferenz – die jedem Anbieter zur Durchsprache des Lastenheftes und Beantwortung von Fragen angeboten wurde – werde ich von den Mitarbeitern eines großen, weltweit tätigen Anbieter von (u.a. auch ECM-) Software tatsächlich gefragt, welches seiner Produkte er denn nun anbieten solle! Man habe eine so große Produktpalette, wobei jedes Produkt ja andere Funktionen und Ausrichtungen hat, dass man das schon wissen müsste, um ein Angebot abzugeben.
Auf meinen Hinweis, dass der Anbieter selbst ja wohl am besten wissen sollte, mit welchem Produkt er die Anforderungen abdecken kann und er ja gerne auch Alternativen aufzeigen könne, wurde fast beleidigt reagiert.
Und am Ende hat der Milliarden Dollar schwere Konzern es nicht geschafft, ein Angebot abzugeben. Aus “Zeitgrunden” natürlich. Natürlich. Da wird der Kunde seine drei, vier Millionen Euro für Lizenzkosten wohl bei jemand anderem abgeben müssen.
1. September 2007
Dünnes Lastenheft oder einfach Inkompetenz?
Die Findung eines passenden Softwareprodukts ist nicht einfach – insbesondere aufgrund der Vielzahl der Anbieter und der großen Unterschiede der Software. Aus diesem Grund wird oft in einem zweistufigen Vorgehen zunächst eine Longlist gebildet (8-10 Anbieter) und diese auf eine Shortlist von 2-3 Anbieter herunter gebrochen.
Die Auswahl der Longlist erfolgt meist auf Basis von Erfahrungen, bestehenden Kontakten und den grundlegenden Rahmenanforderungen an einen Anbieter (regionale Verfügbarkeit, unterstützte Systemplattformen etc.)
Vielmehr soll als Antwort auf ein Lastenheft ausführlich aufgezeigt werden, wie die gezeigten Anforderungen mit dem eigenen Produkt erfüllt werden können. So kann der zukünftige Kunde sehen, mit welchem Produkt die Anforderungen wohl am Besten erfüllen kann. Ein unverbindliches Angebot kann, wo möglich, die Antwort auf ein Lastenheft abrunden.
Mit den zwei bis drei Anbietern, die hier überzeugen, kann in nähere Gespräche gegangen werden. Wer in dieser Phase nur wenig zeigt, wird schnell von dem Projekt ausgeschlossen.
Wie im Anschluss an die Auswahl einer Software die genaue Umsetzung stattfindet, muss zusammen mit dem auf dieser Basis ausgewählten Anbieter entschieden werden – und erst dann kann auch ein verbindliches Wertangebot abgegeben werden.
Diese Situation ist für einige Anbieter wohl nicht leicht. Die verantwortlichen Mitarbeiter können die Lastenheftphase nicht zuordnen und beschweren sich dauerhaft und lautstark, dass man auf “sowas” ja wohl kein Angebot abgeben kann – einfach, weil man keine Ahnung hat. Sie scheuen sich davor, konkret auf die Anforderungen des potenziellen Kunden einzugehen und Vorschläge zur Realisierung der Anforderungen mit ihrem Produkt zu machen.
Solche umfangreichen Lastenheftphasen werden meist nur in Projekten gemacht, wo es um große Investitionen geht – es ist daher doppelt nicht zu verstehen, warum manche Anbieter hier leichtfertig ihre Chance verspielen, im Projekt genauere Beachtung zu finden und sich durch ihr Verhalten meist auch die Chance nehmen, zukünftig wieder betrachtet zu werden.
28. August 2007
PDF selbstverständlich?
Viele Unternehmen – insbesondere Softwareanbieter – gehen davon aus, dass die Nutzung und die Nutzbarkeit von PDF-Dokumenten mittlerweile selbstverständlich ist. Das dem nicht so ist und es zu echten Problemen kommen kann, zeigt Rechtsanwalt Hönig in seinem Weblog.
