Rubrik: Know-how
21. Februar 2008
Fünf populäre Irrtümer über Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007
- Microsoft verfolgt eine klare Produktstrategie
- Die vielen Zusatzpodukte, die praktisch jeder mögliche und unmögliche Softwareanbieter anbietet, sind rein optionale Komponenten, Sharepoint ist auch so wunderbar zu nutzen.
- “Wir haben das ganz schnell installiert bekommen, da wird es auch kein großer Aufwand mehr sein, die Lösung im Unternehmen auszurollen.”
- Portal, WCMS, Workflow, Dokumentenmanagement – Alles in einem, alles out-of-the-box.
- “Wir haben es ja schon im Unternehmen, darum sollten wir es auch nutzen.”
(Reihenfolge rein zufällig, Fortsetzung folgt)
30. Januar 2008
Lustige Agenturen
Es ist immer wieder lustig anzusehen, wenn (Web-, Design- oder Kommunikations-) Agenturen Konzepte für Websites oder gar Intranets erstellen – und über ihre Kompetenzen hinaus gehen. Da wird lustig vorgeschlagen, für eine Blog-Funktionalität Serendipity zu installieren oder die Agentur wehrt sich stark gegen neue Ideen – nicht, weil man meint, dass die Idee nicht ins Konzept passt, sondern weil man davon einfach keine Ahnung hat.
Dies ist nicht nur schade, sondern behindert einen Projekterfolg schon in einer sehr frühen Phase. Im Prinzip ist dies genauso, als wenn man einen Programmierer, Design und Bedienung entwerfen lassen würden: Es klappt meistens einfach nicht.
Darum: Schuster bleib bei deinen Leisten! Gerade im Bereich von Businessapplikationen ist “Alles aus einer Hand” kein Vorteil!
23. Januar 2008
Goldene Regel #23: Ergebnisse kontrollierbar machen
Das Enterprise Content Management mehr als Software ist und das Konzept der wichtigste Teil der gesamten Arbeiten ist, sollte bei jedem Projektverantwortlichen bekannt sein. Aber auch ein gutes Konzept bringt noch keinen Erfolg, wenn in dem Konzept nicht Kriterien definiert sind, was das Projekt eigentlich erfolgreich macht.
Dabei ist es nicht nur im Interesse des Unternehmens, es ist auch im größten Interesse aller Projektteilnehmer, wenn klar und deutlich schon früh im Projekt kommuniziert und später eindeutig formuliert wird, was die entscheidenden Faktoren für den Projekterfolg sind – und wie man diesen messen will.
Zwar ist es nicht einfach, messbare Kriterien für den Projekterfolg zu finden und nie werden einzelne Kritierien den Gesamterfolg oder -misserfolg abbilden – aber ohne irgendwelche Kriterien gerät das ganze Projekt ins wanken. Denn woran will man eigentlich fest machen, dass sich das Projekt gut entwickelt? Mit was soll ein weiterer Ausbau argumentiert werden? Nur auf subjektiven Argumenten? Dies führt nicht zum Ziel und sorgt nur für Unzufriedenheit. Je deutlichere Kriterien es gibt, desto deutlicher lässt sich der Erfolg messen.
Und was spricht dagegen, beispielsweise die Dauer, die Mitarbeiter pro Tag im System arbeiten als Bewertungskriterium zu wählen? Am besten in Verbindung mit der Anzahl von Supportanfragen. Aber es gibt noch viele weitere, oft höchst individuelle, Punkte, die gut berücksichtigt werden können und sollten.
14. Dezember 2007
Zukunft ist alles!
Die Kriterien, nach denen eine Softwarelösung – insbesondere im ECM-Umfeld – ausgewählt werden sollte, sind vielfältig. Leider konzentrieren sich einzelne Anwender immer auf eine sehr kleine Zahl von für sie wichtigen Punkten und blicken nicht über den Tellerrand.
So auch jüngst bei einem europaweit tätigen Unternehmen, dass mit seiner DMS- und Intranet-Lösung einen Großteil seiner Arbeitsprozesse abbildet. Das praktisch einzige Kriterium bei der Auswahl war nach Aussagen des Verantwortlichen nicht die Funktion oder der Preis: Es wurde vorallem darauf geguckt, dass der Anbieter finanziell gut darsteht und auch noch in den nächsten Jahren am Markt sein wird.
Ergebnis: Es wurde eine sehr, sehr teure Lösung angeschafft, die maximal 50% der benötigten Funktionen bietet und sich nur schleppend weiter entwickelt. Aber das Ziel wurde erreicht: Das Unternehmen ist immer noch am Markt und zählt nach wie vor zu den “Dickschiffen” der Branche, was man auch an den jährlichen Wartungskosten ablesen kann.
13. Dezember 2007
Es war aber viel günstiger, als die anderen!
Die Grundlage zur Entscheidung für ein Softwareprodukt überrascht nicht selten. So habe ich letztens vom IT-Leiter eines Konzerns eine ganz einfache Rechnung aufgemacht bekommen: Das System, dass gekauft wurde, kostet nur ein viertel von dem, was – das auch in Frage kommende – Documentum-System kosten würde.
Weitere harte Kriterien? Fehlanzeige.
Zwar wurde natürlich die prinzipielle Einsetzbarkeit für das zu geplante Szenario geprüft, vieles andere wurde aber zu Gunsten des Preises unter den Tisch fallen gelassen.
Dies kann sinnvoll sein – und wird auch von mir so empfohlen – wenn man mit dem eingesparten Geld (die Summe kann schnell auch mal siebenstellig sein), die benötigten und bei der günstigeren Software nicht vorhandene Funktionen viel besser individuell realisieren kann. Dies trifft jedoch nur selten zu, da die Komplexität von Softwareentwicklung nicht unterschätzt werden darf.
Der Preis ist ein wichtiges Kriterium, darf aber nicht das Einzige belastbare sein.
5. Dezember 2007
Ist Sharepoint ein Virus?
CMS Watch stellt in ihrer neuesten Veröffentlichung die These auf, dass Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007 ein “ECM virus” sei. Das System würde noch stärker als die Vorversion eingesetzt. Diese zeige auf der einen Seite die Vorteile der einfachen und schnell zu nutzenden Collaborationsfunktionen des Systems, jedoch führe auf der anderen Seite auch dazu, dass es zu ernst zunehmenden Problemen beim Management des Systems gibt, für die Microsoft keine Lösung verfügbar hat.
Als Beispiele werden angeführt, dass eine nordamerikanische Bank mehr als 5.000 unkontrollierte und nicht freigegebene Instanzen von Sharepoint gemeldet hat. Und ein großer Energieversorger bei der genauen Suche über 15.000 bisher unbekannte Installationen aufspürte.
Das hier von CMS Watch aufgezeigte Problem ist gut bekannt und wird von vielen Unternehmen stark unterschätzt. Abteilungen, die sich in der bisherigen Infrastruktur des Unternehmens nicht wiederfinden oder denen die zentralen Entscheidungen zu langsam sind, installieren einfach einen Sharepointserver und nutzen diesen als Ablage für die Abteilung. Dies löst vielleicht die Probleme der Abteilung, führt im Gesamtunternehmen jedoch zu keiner Besserung: Informationen sind nicht zentral zugänglich, werden mehrfach abgelegt, gehen verloren usw. Nicht selten ist sogar zu sehen, dass IT-Abteilungen – meist um den Druck auf die eigene Abteilung zu vermindern – dazu übergehen und Sharepoint aktiv in den Abteilungen propagieren.
Die IT-Abteilungen, die so etwas dulden und sogar unterstützen, handeln verantwortungslos und müssen umgehend eine ganzheitliche Strategie entwickeln, um dies in den Griff zu bekommen. Hierbei darf sich kein Entscheider von der einfachen Bedienbarkeit und kurzen Zeit bis zur Nutzbarkeit der Microsoft Lösung blenden lassen: die wirklichen Herausforderungen kommen erst hinterher.
Auch in Deutschland ist “Compliance” ein wichtiges Thema – es geht hierbei um die generelle Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen. Dies kann mit einer unkontrollierten Umgebung nicht erreicht werden. Unternehmen riskieren großen und teuren Ärger.
Fazit
Sharepoint hat eine hohe Anwenderakzeptanz. Gepaart mit den richtigen Konzepten zur Einführung und ggf. der ein oder anderen Softwarelösung zur “Abrundung” der Funktionen des MOSS 2007 kann es eine sehr gute Plattform für Dokumentenmanagement und Collaboration entstehen. Einfach loszulegen ohne nachzudenken führt mit dem MOSS 2007 jedoch besonders oft in die Sackgasse.
4. Dezember 2007
Vorurteil: Suchmaschinenoptimierung und CMS
Damit eine Website erfolgreich wird, muss sie in den führenden Suchmaschinen zu den richtigen Begriffen möglichst weit vorne angezeigt werden. In den letzten Jahren hat sich hierzu eine eigene Branche der “Suchmaschinenoptimierer” gebildet. Die genauen Kriterien, nach denen die Suchmaschinen Websites bewerten und ihre Rankings zusammen stellen, ist nicht bekannt. Wohl hat man aber Kenntnis über einzelne Faktoren sehr wichtige Faktoren, die man entsprechend beeinflussen kann und will.
Grundlage ist in jedem Fall, dass die Suchmaschine die Website gut “lesen” kann und jede Seite auf der Website unter einer eindeutigen und sich nicht veränderten URL erreichbar ist. Wird dies nicht eingehalten, ist es Suchmaschinen praktisch unmöglich, eine Website zu ranken. Aus diesem Grund sind Konstruktionen mit Frames und I-Frames nicht mehr zeitgemäß.
Dank moderner WCMS ist es auch nicht mehr notwendig, Navigationen in Frames abzubilden, nur um sie einfacher wartbar zu machen. Diese werden heutzutage dynamisch erzeugt.
Sämtliche Vorurteile gegen Web Content Management Systeme in Bezug auf Suchmaschinenoptimierung sind hingegen veraltet. War es vor einigen Jahren noch üblich, dass WCMS sehr kryptische – teilweise sogar vollkommen dynamische - URLs erzeugen, so ist es heute Standard, dass feststehende und größtenteils sogar sprechende URLs erzeugt werden. (jdk.de ist ein gutes Beispiel hierfür)
Durch den Einsatz von WCMS lässt sich im Gegenteil eine Website erheblich besser für Suchmaschinen optimieren. Viele notwendigen Faktoren lassen sich automatisieren, was eine durchgängige und stets aktuelle Form der Suchmaschinenoptimierung möglich macht. Da moderne WCMS auch nur reines XHTML produzieren, kann eine Suchmaschine sogar praktisch nicht mehr erkennen, dass eine Website mit einem CMS gepflegt wird.
4. Dezember 2007
Der Web Content Management Markt
Es ist schwer im Markt für Web Content Management Lösungen eine Übersicht zu finden. In Kundenprojekten stehe ich so regelmäßig vor dem Problem, den Markt für den Kunden vor dem Hintergrund seiner Anforderungen transparent darzustellen. Aus so einem Kundenprojekt ist folgende Sicht auf den Markt entstanden, die sehr schön zeigt, wo die unterschiedlichen Einsatzbereiche bei Produkten wie Contenido, Typo3, RedDot, Day und anderen sind.
Die in der Grafik gezeigten Produkte sind jedoch rein beispielhaft für Produkte in diesem Segment zu sehen. Auch ist so eine Darstellung keine exakte Wissenschaft, sondern ein Hilfsmittel, um komplexe Themen etwas transparenter zu machen.
Der WCM-Markt vereinfacht dargestellt (PDF-Datei, 156kb)
Natürlich darf man nicht vergessen, dass wir über Software reden. Ein gutes Programmierteam schafft es auch, mit Contenido eine Hochlastwebsite mit 100 Redakteuren zu betreiben. Dies ist objektiv betrachtet aber nicht sinnvoll.
21. November 2007
Gewährleistung für Open Source Software (OSS)
Schöner Beitrag von Oliver Meyer, Kendra Stockmar und Stefan Luckner zu den Risiken beim Verkauf von kommerzieller Software (oder Werkleistungen) zusammen mit Open Source Software.
Trotz aller Erfolge von Open Source Software (OSS) in Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft stellen rechtliche Unsicherheiten vor allem im Bereich der Gewährleistung und Haftung ein Hemmnis beim Vertrieb dar. Der OSS zusammen in einem Paket mit proprietärer Software vertreibende Vertriebsberechtigte ist im Hinblick auf die erleichterten Haftungs- und Gewährleistungsregelungen im BGB-Schenkungsrecht regelmäßig bestrebt, das einheitliche Softwarepaket aufzuspalten und die Entgeltpflicht auf denjenigen Teil des Paketes zu beschränken, den er neben der OSS verschaffen muss.
Dieser Beitrag untersucht Möglichkeiten der Ausgestaltung des Vertriebs von OSS zusammen mit kommerziellen Programmen in einem Paket und bewertet diese im Hinblick auf die vertragstypologische Zuordnung der Überlassungsverträge mit den Nutzern.
Download des Gesamtbeitrags (PDF).
(via Handakte)
12. November 2007
Verschlüsselung ist nicht alles
In einem aktuellen Beitrag berichtet Spiegel Online – wohl auch vor dem Hintergrund der Vorratsdatenspeicherung – über die Wichtigkeit der Verschlüsselung von Daten. Schon vor vielen Jahren revolutionierte Pretty Good Privacy (PGP) den Verschlüsselungsmarkt und lehrte Geheimdienste das Fürchten. Zwar sind die damaligen Algorithmen mittlerweile schneller dechiffrierbar, die moderne Kryptographie hat jedoch neue Wege entwickelt, Daten sicher zu verschlüsseln.
Doch wie sicher ist “sicher”? Und was leistet Verschlüsselung überhaupt?
Verschlüsselung ist in der Regel eine Einbahnstraße: Daten werden beim Sender verschlüsselt und auf die Reise geschickt. Der berechtigte Empfänger hat den Gegenschlüssel und kann die Daten lesen. Davon bekommt der Sender jedoch nichts mehr mit. Er kann auch nicht steuern, dass ein ehemals berechtigter keinen Zugriff mehr hat. Einmal übersandte Daten liegen beim Empfänger wieder im Klartext vor und sind von ihm jederzeit zu lesen.
Klassische Verschlüsselung schützt so zwar vor Datendiebstahl (beispielsweise bei verschwundenem Laptop). In den viel wichtigeren Fällen ist eine reine Verschlüsselung jedoch nicht zu gebrauchen: Wirtschaftsspionage wird nicht wirksam unterbunden.
Hierzu werden leistungsfähige “Information Rights Management” Systeme (IRM) benötigt, die reine Verschlüsselung und die Verwaltung von Zugriffsrechten verbinden und so sicherstellen, dass wirklich nur derjenige die Daten sehen kann, der zum Zeitpunkt des Zugriffs hierzu berechtigt ist. Bei jedem Zugriff auf ein so geschütztes Dokument werden die Rechte des zugreifenden Benutzers von einem zentralen Server abgefragt und nur soviel Zugriff zugelassen, wie dem Benutzer erlaubt ist (“nur lesen”, “lesen und drucken”, “lesen und schreiben” usw.).
Dies geschieht unabhängig vom Speicherort der Datei, benötigt jedoch – wie die normale Verschlüsselung auch – die Installation einer besonderen Software.
Natürlich lässt sich IRM auch wunderbar mit Dokumentenmanagement verbinden, was nicht nur einen höchst möglichen Schutz, sondern auch höchst mögliche Funktionalität bietet.
Mehr zu Information Rights Management findet sich auch hier auf jdk.de.
