Rubrik: Know-how
14. Mai 2008
Think big, start bigger?
Unternehmen, die Enterprise Content Management verstanden haben, sind eindeutig der Kategorie “Think big” zuzuordnen. ECM wird ganzheitlich verstanden und ein umfangreiches Konzept für die Umsetzung entworfen. Soweit so gut. Hier durch kann insbesondere das Ziel erreicht werden, alle Inhalte jederzeit und überall verfügbar zu haben sowie die Unternehmensprozesse optimal zu unterstützen.
Nicht selten wird jedoch dann auf einmal der zweite Schritt vor dem ersten getan: weil der ECM-Gedanke so gut verstanden wird und alle begeistert sind, werden auch weitere Arten von “Content” in die Strategie einbezogen, beispielsweise Kundendaten. Hier wird leicht über das Ziel hinaus geschossen, ist doch CRM als dritte Säule neben ECM und ERP im Unternehmen ein eigenständiges Thema.
Eine gewisse Integration zwischen diesen Säulen ist selbstverständlich sinnvoll und oft gewünscht – wenn jedoch alles in einen Topf geworfen wird, besteht nicht nur die Gefahr, dass Funktionen zu flach implementiert werden, sondern insbesondere ein hohes Kostenrisiko – und ein generelles Risiko des Scheitern des Projektes, da das Projekt Dimensionen annimmt, die nicht oder nur sehr schwer zu verwalten sind.
“Think big” ist in jedem Fall der richtige Ansatz, um von vorne herein eine umfassende Infrastruktur zu planen. “Start small” gilt jedoch auch bei ECM: das Projekt muss in kleinen Stücken umgesetzt werden und stets überschaubar bleiben. Insbesondere wenn vergleichbar große Themenkomplexe wir CRM oder ERP auf den Tisch kommen, sollten diese in klar abgegrenzten Projekten mit klar definierten Schnittstellen betrachtet werden.
Dies ist nicht nur dem Projektrisiko geschuldet, sondern oft auch den einzelnen Arbeitsprozessen. In der Regel sind die Mitarbeiter, die massiv mit einem CRM-System arbeiten nicht deckungsgleich mit denen, die massiv Dokumente verwalten und austauschen. Die Anforderungsprofile der Nutzer sind also vollkommen unterschiedlich. Dies muss bei der Ausplanung der Projekte, der Anforderungserhebung und bei der gesamten Umsetzung berücksichtigt werden.
14. Mai 2008
Herr Augenarzt, mein Hals tut weh
Wer Probleme mit den Augen hat, tut gut darin, nicht zu irgendeinem Mediziner zu gehen, sondern einen Spezialisten aufzusuchen Für eine grundlegende Diagnose reicht wohl auch der (paradox betitelte) “Facharzt für Allgemeinmedizin”, die Feindiagnose und die Behandlung sollte man jedoch einem Experten überlassen.
Im Bereich des Informationsmanagement im Unternehmen ist dies für viele Entscheider nicht selbstverständlich. Da werden Intranetprojekte mit einer Designagentur angestoßen oder Workflows mit einem Programmierer designed.
Das Ergebnis: Erfolglose Projekte, schlechte Ergebnisse und fehlende Akzeptanz.
8. Mai 2008
Daten sicher speichern – Amazon S3
Ein wichtiger Bestandteil von Enterprise-Content-Management ist die dauerhafte und sichere Speicherung aller Daten. Insbesondere für kleinere Unternehmen stellt dies eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar, sind doch professionalle Storagedevices oder Datenjukeboxen mit erheblichen Anschaffungskosten und Betriebsaufwänden verbunden. Auch tägliches, professionelles Backup inkl. Lagerung und Prüfung ist ein erheblicher Aufwand, der mit hohen Kosten verbunden ist.
Eine Möglichkeit, das Problem einzudämmen und auf Technologie zuzugreifen, die intern nicht oder nur schwer zu betreiben wäre, ist die Nutzung von Amazons Simple Storage Service (S3). Amazon bietet hiermit jederman die Möglichkeit Daten auf Amazon-Servern zu speicher und damit die selbe Architektur zu nutzen, die Amazon auch für den Betrieb der eigenen Lösungen verwendet. S3 ist in den USA und Europa verfügbar, so dass Daten aus Europa auch in Europa bleiben, was nicht nur bei Datenschutzaspekten ein wichtige Thema ist.
Amazon sichert eine Verfügbarkeit der Daten von 99,99% zu und schließt einen Verlust von Daten vollkommen aus, da die Daten redundant in verschiedenen Rechenzentren verteilt gespeichert werden. Die Abrechnung erfolgt rein nach tatsächlicher Nutzung, basierend auf Datentransfer, Datenspeicher und Anzahl der Transaktionen (Datei speichern, abrufen, löschen, verschieben etc.). Bei angenommener Datenmenge von 5 GB und Datentransfer von 3 GB/Monat entstehen Kosten von rund einem Euro. Hier ist schön zu sehen, für welche Volumina die Technologie ausgelegt ist und genutzt wird.
Dabei verwendet S3 ein offenes Protokoll, mit dem jeder Softwareanbieter einen eigenen Zugriff auf die Daten realisieren kann. Für einen einfachen Zugriff wie auf ein Laufwerk bieten sich Softwareprodukte wie JungleDisk an, das sich unter Windows, MacOS und Linux wie ein Laufwerk verhält.
6. Mai 2008
Hosted Sharepoint
Besonders kleine und mittlere Unternehmen können von der Umstellung der Dokumentenablage weg von freigegebenen Laufwerken hin zu Dokumentenmanagementsystemen schnell einen großen Nutzen erzielen. Jedoch ist es besonders für diese Zielgruppe nicht einfach, eine Lösung zu finden, die nicht nur initial bezahlbar ist, sondern auch betrieben werden kann.
Eine interessante Lösung kann hier die Nutzung eines gehosteten Lösung sein. Insbesondere Microsoft Sharepoint (genauer die Windows Sharepoint Services) werden verstärkt als ASP-Lösung (Application Service Providing) am Markt angeboten. Für kleine Unternehmen ist dies – auch aufgrund der tiefen Integration mit Microsoft Office – eine gute Lösung, um Dokumentenmanagement zu betreiben.
Jedoch muss dem Unternehmen klar sein, dass eine gehostete Lösung auch Einschränkungen bietet. Am schwersten wiegt das Bandbreitenproblem. Wenn mit großen Dateien gearbeitet wird, ist es praktisch unmöglich, diese über Internetverbindungen zu speichern ohne den normalen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Hier muss entweder eine Terminalserver-Lösung eingesetzt werden, die – da z.B. im gleichen Rechtenzentrum wie das DMS betrieben – eine breitbandigere Anbindung an das DMS hat, die Bandbreite zwischen den lokalen Arbeitsplätzen und dem DMS stark erhöht oder auf den Einsatz einer gehosteten DMS-Lösung verzichtet werden.
Weitere Herausforderungen sind die Anpassbarkeit einer gehosteten Lösung und die Datensicherheit. Hier muss vor Auswahl eines passenden Hosting-Anbieters unbedingt genau geprüft werden, welche Möglichkeiten sich geben. In diesem Zusammenhang ist der Zusammenarbeit mit spezialisierten Premiumhostern unbedingt der Vorrang vor unspezialisierten Massenhostern zu geben. Letztere versuchen den Markt insbesondere für Sharepoint Hosting massiv zu besetzten, können jedoch in vielen Punkten nur eine halbe Lösung anbieten.
22. April 2008
Collaboration – Aspekt #1: Mitarbeiter
Das zentrale Element bei der Zusammenarbeit im Unternehmen sind weder Prozesse noch Technologien oder Arbeitsweisen. Es sind zunächst einmal die Menschen, die miteinander arbeiten sollen. Menschen sind jedoch immer stark unterschiedlich, abhängig von Lebensalter, Vorkenntnissen, Erfahrungen, Zielen und vielem mehr. Entsprechend ist auch die Art, wie der einzelne Mensch mit anderen Menschen zusammenarbeitet immer stark unterschiedlich. Dies muss als elementare Grundlage für die Einführung von digitalen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Unternehmen (“Collaboration”) zwingend in den Mittelpunkt gestellt werden. Diese Sichtweise muss die Ausgangslage für das gesamte Projekt mit all seinen Komponenten und Facetten sein.
Die Menschen, deren Arbeit durch Collaboration vereinfacht und Arbeitsweisen möglicherweise standardisiert werden sollen, nutzen bereits Arbeitsweisen. Oft sind diese Arbeitsweisen über Jahre und Jahrzehnte erprobt und entwickelt worden. Oft sind sie vielleicht nicht besonders effektiv, jedoch als Routine verinnerlicht. Es ist daher zwingend notwendig, diese bisherigen Arbeitsweisen und Routinen bereits zu Beginn des Projektes ausführlich zu betrachten und zu verinnerlichen. Denn wenn diese Abläufe nicht aufgenommen und das neue Konzept anhand dieser entwickelt wird, wird der Erfolg der digitalen Zusammenarbeit arg geschmälert werden.
Der Mensch ist jedoch noch aus anderen Gründen die wichtigste Komponente im Collaboration-Puzzle. Schließlich sollen seine Wege der Kommunikation verändert werden und er soll mit diesen neuen Wegen zu Recht kommen. Mitarbeitern müssen deshalb für das Thema stark sensibilisiert und in dieses eingeführt werden. Hierbei ist es nicht mit einem kurzen Gespräch getan: damit Collaboration erfolgreich ist, muss der Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen. Er muss nicht nur erzählt bekommen, dass Collaboration ihn unterstützen soll, er muss dies auch in allen Prozessen merken – am besten, weil er die Arbeitsweisen und Prozesse selbst mitgestalten konnte.
1. April 2008
Special: Collaboration
Kein Aprilscherz, sondern geballtes Wissen: das Portal www.jdk.de steht im Monat April ganz unter der Überschrift “Collaboration”. In einem umfangreichen Themenspecial gibt es umfangreiche Fachartikel zu lesen und Webcasts zu hören. Auch das ECM-Blog wird diesen Themenmonat mit einer Artikelserie “Fünf Aspekte und fünf Expertentipps für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit im Unternehmen” unterstützen.
Die Artikelserie setzt sich aus folgenden Beiträgen zusammen, die über den Monat verteilt erscheinen und dann von hier auch verlinkt sind:
- Aspekt #1: Mitarbeiter
- Aspekt #2: Strategie
- Aspekt #3: Software
- Aspekt #4: Kultur
- Aspekt #5: Scheitern
- Tipp #1: Prozess
- Tipp #2: Usability
- Tipp #3: Collaboration 2.0
- Tipp #4: Pragmatismus
- Tipp #5: Kontrolle
26. März 2008
Usability für Unternehmensanwendungen
Wenn es in Projekten auf das Thema “Usability” oder “Anwenderfreundlichkeit” geht, fehlt in vielen Unternehmen das Verständnis dafür. Oft wird darunter verstanden, dass “eben alle Funktionen da sind, die man braucht” und es ist schwer zu vermitteln, dass moderne Anwendungen erst dadurch effizient werden, dass die Oberfläche stark optimiert wird. Die Optimierung ist dabei kein Standardwerk, sondern muss für jede Situation neu durchdacht werden. Leider sind viele Softwarehersteller hier auch noch nicht sehr weit: die Oberflächen sind kryptisch, selbst nach einfachen Eingabehilfen sucht man vergeblich und oft muss viel geklickt und gescrollt werden.
Ein sehr schönes, sehr einfaches Beispiel, wie sich die Anwenderfreundlichkeit von Applikationen unterscheidet, habe ich auf StuffThatHappens.com gefunden. Und jetzt sind wir mal ehrlich: Applikationen wie in der Abbildung “Your Company’s App…” findet sich in jedem Unternehmen… obwohl es viel Optimierungspotenzial gäbe.
10. März 2008
Sechs populäre Irrtümer zur Erstellung von Unternehmenswebsites
- Ein Grafikdesigner ist immer auch ein (guter) Webdesigner
- Typo3 ist das beste und günstigste WCMS
- Suchmaschinenoptimierung macht man erst hinterher
- Usabilitytests kosten nur Geld
- Mit einem groben Konzept ist die Arbeit des Unternehmens erledigt – den Rest machen die Dienstleister.
- Die Website bleibt für mindestens zwei Jahre
3. März 2008
Wann ist eine digitale Rechnung zulässig?
Gerade beim Rechnungsversand lassen sich durch digitale Prozesse große Summen sparen. Es geht jedoch nicht so einfach, wie viele es sich vorstellen: Ein per E-Mail gesendetes PDF ist keine korrekte Rechnung!
Die Kanzlei für IT-Recht hat in ihrem Weblog ausführlich dargestellt, was man bei digitalen Rechnungen rund um EDI, digitale Signatur, Fax und E-Mail beachten muss und wie es richtig geht.
22. Februar 2008
Liebe DMS-Berater…
Cara Europe und ich haben uns klar fokussiert. Der Schwerpunkt der Beratungsleistungen behandelt – obwohl wir pauschal von “Enterprise Content Management” sprechen – vor allem Content-bezogene Konzepte, Systeme und Technologien. Hierzu gehören Portale, Collaboration, Web Content Management und insbesondere modernste Ansätze des Wissens- und Informationsmanagement im Unternehmen (“Enterprie 2.0″).
Dokumentenmanagement, Archivierung, digitale Signatur, COLD, Output Management und all diese klassischen Themen werden periphär abgedeckt; wenn es in einem Projekt jedoch im Kern darum geht, werden wir das Projekt nicht alleine übernehmen. Genauso gibt es keine Analysen zu den Tiefen von Dokumentenmanagementsystemen und ähnlichem von uns.
Nicht nur, dass die grundlegenden technologischen Ansätze vollkommen unterschiedlich sind, auch die Kundenanforderungen unterscheiden sich in den beiden (grob gezeichneten) Bereichen enorm. Eine Fokussierung ist darum nicht nur sinnvoll, sondern geradezu notwendig, um dem Kunden effektive Beratung anbieten zu können.
Deshalb, liebe Kollegen, erinnert Euch an Eure Kernkompetenzen, bevor Ihr Analysen schreibt oder Meinungen veröffentlicht! Nicht nur BARC hat sich etwas bloß gestellt, wie “Web Content Management” als Kriterium für DMS-Lösungen integriert wurde (und die Bewertungen sehr lustig waren), auch andere Marktgrößen sollten sich Gedanken machen.
