Rubrik: Know-how
19. Juli 2006
Sensible Daten
In vielen Projekten kommt man als Berater in ECM-Projekten mit höchst sensiblen Daten, wie beispielsweise Bonitätsauskünften oder Krankendaten, aber auch geheime Firmeninterna, in Kontakt. Oft müssen solche Daten sogar an die jeweiligen Software- und Integrationspartner verteilt werden, um entsprechende Anpassungen vornehmen zu können. Leider wird in nur wenigen Projekten Wert auf eine streng vertrauliche oder geheime Behandlung der Daten innerhalb des Gesamtprojekts wert gelegt. Im militärischen Bereich ist man hier gut gewappnet und gibt den Externen sogar erst nach Check jedes Einzelnen Zugriff auf einfachste Dokumente, die Firmeninterna betreffen – in vielen Banken und Versicherungen wird beispielsweise mit Kundendaten unbedacht umgegangen.
Das Vorgehen ist jedoch auch nicht einfach. Es müssen alle Mitarbeiter zur Geheimhaltung verpflichtet werden, keine Daten dürfen ungesichert (gesiegelt, verschlüsselt) das Haus verlassen und die Vernichtung von nicht mehr benötigten Daten muss unbedingt sichergestellt werden. Hier ist noch viel zu tun…
13. Juli 2006
Kleine Ausschreibung
“Ein Großteil der Kommunen des Landkreises Coburg plant eine Neustrukturierung des eigenen Internetauftritts”, schreibt der Verantwortliche des “Vorbereitungsteams” an nicht weniger als 130 Unternehmen (per CC 
), die nach Ansicht des Absenders eine passende WCM-Lösung anbieten könnten, und bittet um das Ausfüllen eines Fragenkatalogs. “Er ist die Grundlage für ein Auswahlverfahren, bei dem wir – gemäß der von uns gesetzten Kriterien – die für uns interessanten Anbieter zu einer direkten Vorstellung einladen möchten.”
Prinzipiell eine gute Vorgehensweise: Zuerst Anforderungen aufnehmen und dann standardisiert die Leistungen der einzelnen Anbieter vergleichen.
Aber einen Fragenkatalog mit nicht weniger als 120 Fragen (die nicht per “ja/nein”, sondern ausführlich zu beantworten sind!) an über 130 Anbieter versenden? Das ist kein Auswahlprozess, sondern eine umfangreiche Marktstudie – und zudem schlecht vorbereitet. Selbst ohne großes Konzept ist es totaler Unsinn 130 Anbieter (mit einer Bandbreite von Webedition bis OpenText) anzuschreiben.
Es wird nur wenige Anbieter geben, die hierauf antworten. Es muss viel Arbeit investiert werden und die Chancen, den Kunden zu gewinnen, sind mehr als gering.
Also was soll sowas? Vielleicht kann ja mal jemand bei Bürgermeister Brunner anrufen – schließlich ist er als Ansprechpartner in der E-Mail angegeben.
PS: Betreff der E-Mail war tatsächlich “Kleine Ausschreibung CMS”…
29. Juni 2006
CMS für KMU
Unter der Überschrift “CMS für KMU” fragt eine (mutmaßliche) Mitarbeiterin von Pestalozzi nach “Marktanalysen und Produktvergleiche mit Fokus auf die Anwendung in KMUs”.
Da 99% aller Unternehmen in Deutschland KMUs sind, sollte eine solche Frage eigentlich nicht schwer zu beantworten sein – die Lage ist jedoch vollkommen anders.
“Ihre Frage nach Informationen zu Web Content Management in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist nicht selten. Trotzdem läßt sich keine klare Aussage dazu treffen. Dies liegt zunächst an äußeren Bedingungen:
1.) Was sind für Sie “KMU” bzw. was ist die genaue Zielgruppe, die Sie meinen?
Da nach allen relevanten Definitionen ca. 99% aller deutschen Unternehmen KMU sind, ist es schwer, hier universale Aussagen zu treffen. Vielmehr muss die genaue Unternehmensgröße und Struktur (!) berücksichtigt werden. Auch ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern, braucht vielleicht nur ein Mini-WCMS (weil sowieso nur zwei Mitarbeiter die Redaktion erledigen) oder ein 20 MA-Unternehmen braucht eine erheblich größere Lösung, da neben allen eigenen Mitarbeitern auch Kunden und Partner darauf arbeiten sollen.2.) Produktvergleiche
Allgemeine Produktvergleiche, wie sie z.B. cmsmatrix.org oder auch Contentmanager.de liefert, sind denkbar ungeeignet, um als Entscheidungsgrundlage zu dienen. Maximal sind sie Recherchetools für einen ersten Eindruck vom Markt.Was will ich damit sagen? Ich schlage ein anderes Vorgehen vor!
Fangen Sie nicht an, sich zuerst mit dem Markt zu beschäftigen, sondern gehen sie auf diesen erst zu, wenn Sie wissen, was Pestalozzi braucht! Mit einem Grobkonzept (5-10 Seiten) können Sie dann ganz gezielt Informationen einholen und eine echte Entscheidungsgrundlage schaffen, da sie einen Bewertungsmaßstab haben.”
20. Juni 2006
Application Service Providing (1/3)
In einer kurzen Serie werde ich das Thema “Application Service Providing”, – also kurz gesagt Software zur Miete – vorstellen und auf die Vor- und Nachteile in Bezug auf WCM und ECM vorstellen.
1: Allgemeines
Wikipedia definiert “Application Service Provider” als einen Dienstleister, der eine Anwendung (z. B. ein ERP-System) betreibt und dem Kunden über öffentliche Netze (z. B. das Internet) anbietet. Der ASP kümmert sich um die gesamte Administration, wie Backup, das Einspielen von Patches usw. Anders als das Applikation-Hosting ist Teil der ASP-Dienstleistung auch ein Service (z. B. Benutzerbetreuung) um die Applikation herum.
Diese Dienstleistung des Application Service Providers nennt sich Application Service Providing.
Die Dienstleistung wird in der Regel im Rahmen eines Dienstvertrags angeboten. Denkbar ist auch eine Ausgestaltung als Mietvertrag oder insbesondere als – langfristig ausgelegter – Pachtvertrag.
ASP hat, neben div. steuerlichen Vorzügen, generelle Vor- und Nachteile. Zu den Vorteilen gehört, dass sämtliche Leistungen zum Betrieb von Hard- und Software durch den Provider erbracht werden und somit das Kerngeschäft des Kunden nicht unnötig stören. Zum Betrieb von Datenbank, Application Server und Applikationen ist im Unternehmen (besonders im 24/7-Betrieb) viel teures Personal notwendig. Da der ASP mehrere Kunden betreut und somit das Personal auf die Kunden umgelegt werden kann, wird dies zudem als deutliche Kostenersparnis fühlbar. Das Gleiche trifft auf die Hardware zu. Um einen reibungslosen Betrieb zu garantieren, muss eine Applikation in rechenzentrumsähnlicher Umgebung betrieben und Austauschhardware vorrätig gehalten werden. Dies ist nur für wenige, sehr große Unternehmen machbar und sinnvoll.
Der häufig angebrachte Nachteil, dass sämtliche Daten “aus der Hand” gegeben werden, ist nicht von der Hand zu weisen und muss bei der Auswahl eines Providers berücksichtigt werden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Daten bei einem ASP meist besser geschützt sind, als im eigenen Unternehmen. Weitere potenzielle Nachteile sind die Verfügbarkeit von Supportpersonal und die Geschwindigkeit der Applikation. Läßt sich ersteres noch mit SLAs gut absichern, ist letzteres ab und an ein echtes Problem. Denn: Der Provider kann noch so viel Bandbreite zur Verfügung stellen, wenn die Anwender mit DSL arbeiten, wird schon der Austauch kleinerer Dateien ein Geduldsspiel.
Klassischste Formen des ASP ist übrigens das Webhosting. Auch hier wird gegen ein Entgelt Software, Hardware und Netzanbindung zur Verfügung gestellt und gewartet. Entsprechend werden auch viele WCMS in Form von Application Service Providing genutzt. Mehr dazu im zweiten Teil dieser Serie “Application Service Providing und WCMS”.
26. Januar 2006
Outlook als ECM-Client
Die Diskussionen, wie der Zugriff auf die im Unternehmen vorliegenden Informationen am besten gestaltet werden soll, führt immer wieder zu sehr interessanten Lösungsansätzen.
Der neuste Trend liegt darin, die bereits in vielen Unternehmen vorhandenen Groupware-Anwendungen wie Microsoft Outlook oder Lotus Notes, in den Mittelpunkt zu stellen und in diese sämtliche Funktionalitäten zum Zugriff auf alle vorhanden ECM-Systeme und -Technologien zu integrieren. Dies hat verschiedene Vor- und Nachteile. Natürlich ist eine Anwendung, die bereits von vielen Anwender verwendet wird eine sehr gute Grundlage, insbesondere um die Akzeptanz zu erhöhen. Schwierig wird es jedoch bei der Frage, welche Funktionen wie dort angelegt werden sollen. In Outlook und Notes ergeben sich schnell die gleichen Problematiken wie bei Portalanwendung: Um wirklich Funktionalität abzubilden, muss ein recht großer Aufwand betrieben werden, der schnell die Kosten in die Höhe treibt. Zudem sind gängige Groupware-Anwendungen bisher nicht besonders gut darauf ausgerichtet, externe Anwendungen zu integrieren.
Der generelle Gedanke ich jedoch sehr gut! Man sollte sich in jedem Projekte Gedanken machen, ob individuelle Webclients oder gar ein Portal sinnvoll sind oder ob der Benutzer mit einer Integration in beispielsweise Lotus Notes nicht zufriedener ist. Und: Eine Groupware-Integration ist allemal besser, als ein individueller “Fatclient”, der vielfach noch Einsatz findet.
