Rubrik: Know-how
10. August 2006
Lieblingsscanner
Bei Businesslösungen ist das zentrale Scannen von Dokumente der meist einzig sinnvolle Weg. Fehlerquellen werden ausgeschlossen, Prozesse beschleunigt und es muss nicht tonnenweise Papier durch die Gegend getragen werden, nur um später wieder zurückgetragen zu werden.
Aber ganz ohne dezentrales Scannen geht es meiner Meinung nach nur selten. Darum habe ich seit mittlerweile fast zwei Jahren ein kleines Wunderding der Technik auf meinem Schreibtisch, das mich nicht durch besonders tolle Funktionen, sondern durch seine Einfachheit begeistert.
Der Fujitsu ScanSnap kann nur eines: scannen. Blätter (oder auch Visitenkarten!) in den Einzug legen und auf Knöpfchen drücken. Das Ergebnis: Dank OCR volltextindizierbare PDF-Dokumente (wahlweise auch Word und Excel – muss man mal ausprobiert haben!). Seit dem wird viel mehr digitalisiert, was eigentlich gar nicht archiviert werden muss: Handschriftliche Notizen, Werbebroschüren, etc. Es wird nicht mehr kopiert – sondern gescannt.
Und das ganze Ding (neuste Version, noch schneller, noch besser, noch mehr Tools) kostet inkl. OCR und Adobe Acrobat je nach Version (mit oder ohne TWAIN) zwischen 400,00 und 600,00 Euro (bei eBay auch günstiger).
Ich gebe meinen nicht mehr her!
10. August 2006
E-Mail Management für den Desktop
Vor einigen Wochen wurde die neue Version des kostenlose E-Mail Management Tools “iMail Light” veröffentlicht. Geworben wurde damit, dass man sich die Einstellung von Regeln in Outlook sparen kann und das Tool die Sortierung – nach einer ersten Trainingsphase – automatisch vornimmt. Grund genug, das Ganze einmal zu testen.
Ich habe das Tool in einer sehr einfachen Konfiguration getestet, so dass es mir aus meinem Posteingang nur Pressemeldungen, die fälschlicherweise direkt an mich und nicht in das dafür vorgehene Postfach gesendet wurden, aussortiert. Außerdem habe ich das Tool als Spamfilter eingerichtet.
Als besondere Schwierigkeit stellte sich heraus, schnell eine ausreichende und aussagekräftige Lernmenge bereitzuhalten, mit der sich das Programm trainieren kann. Hier habe ich ohne eine repräsentative Auswahl zu treffen, wahllos nach Pressemeldungen in meinem Posteingang gesucht und diese in den Ordner verschoben, in den zukünftig auch iMail Nachrichten dieser Art verschieben soll. Am Ende waren es 29 (Pressemeldungen) bzw. 20 (Spam) Nachrichten, die als Trainingsmenge herhalten mussten. Wer bereits seine E-Mail in Ordner vorsortiert hat, kann hier sehr einfach starten und diese Ordner als Trainingsmenge verwenden.
Das initiale Trainieren ging recht schnell. Danach ist das Tool dauerhaft aktiv und sortiert jede neu eingegangene E-Mail automatisch ein oder – wenn kein Ordner zutrifft – läßt sie im “Standard” (Posteingang). Sollte eine E-Mail einmal falsch sortiert worden sein, kann über die Symbolleiste die E-Mail manuell einem Ordner zugeordnet werden. In diesem Fall wird die Engine auch gleich entsprechend trainiert, damit gleichartige E-Mails zukünftig automatisch wegsortiert werden.
Fazit: Für den Desktop-Einsatz eine kleine, feine Lösung. Schon nach dem ersten Training werden 98% aller E-Mails richtig sortiert, obwohl sie teilweise doch sehr unterschiedlich sind. Auch neuartige E-Mail gleichen Typs werden größtenteils automatisch erkannt und zugeordnet. Je länger das Tool benutzt wird, desto höher sind die Zuordnungsraten. Falsch zugeordnet wurden Nachrichten nur sehr selten – und wenn dann in den Spam-Ordner.
10. August 2006
Goldene Regel #2: Empfehlungen müssen wasserdicht gestaltet werden
Immer wieder hört man von “Bauchentscheidungen”. Man weiß zwar nicht genau, wieso man einen Dienstleister oder eine Software ausgewählt hat, aber man habe halt auf das Gefühl gehört.
Schon wenn von irgendwo eine Nachfrage kommt (“Tochterunternehmen XYZ hat gute Erfahrungen mit ZYX gemacht, warum setzen wir das nicht ein?”) und spätestens, wenn das Projekt irgendwann einmal “kränkeln” sollte, ist das Geschrei groß, wenn die getroffene Entscheidung nicht untermauert werden kann.
Darum: Jede Empfehlung für eine Software oder einen Dienstleiter wasserdicht gestalten.
Wie das geht? Eigentlich ganz einfach: Zu allererst werden Kriterien aufgestellt, nach denen die Auswahl erfolgen soll, dann wird jede in Frage kommende Software oder jede in Frage kommende Dienstleister gegen diesen Kriterienkatalog bewertet. Die Bewertung findet dabei in Punkten statt (z.B. 1 bis 10). Darüber hinaus wird jedes Kriterium mit einer Gewichtung versehen. Richtige Umsetzung in Excel vorausgesetzt erhält man so für jeden Anbieter eine gewichtete Wertungszahl, die praktisch 1:1 die endgültige Empfehlung darstellt.
Und wenn jetzt jemand fragt, warum ein System besser/schlechter ist oder im Krisenfall die Entscheidung angezweifelt wird, kann man anhand der Kriterien gut nachweisen, wie es zu der Entscheidung kam. So rettet man am Ende nicht nur seinen eigenen Kopf, sondern findet auch die Fehlerquelle effektiv und kann damit schlußendlich auch das Projekt erheblich einfacher retten.
9. August 2006
Alternative zu Google!?
Schon letztens bin ich durch Zufall auf die schweizer G10 Software AG aufmerksam geworden – heute wurde ich durch eine Pressemitteilung wieder erinnert. G10 bietet Desktop- und Enterprise-Search-Software an, “die mit einer Reihe innovativer Funktionen aufwartet, die nicht nur das Suchen und Finden von Dateien, sondern auch die sich daran anschließende Arbeit mit den gefundenen Informationen deutlich komfortabler machen” (so das Unternehmen).
Zu den Funktionalitäten gehören – neben den normalen Suchen quer über alle lokalen Dateien und Dienste: Drucken und Drag’n’Drop; Filter für Outlook, MP3 und Bilder; Ergebnisverlauf und Differenzabgleich von Ergebnislisten; Individualisierbarkeit und Darstellungsoptionen; Optionen für die Indexaktualisierung.
“Heute müssen Desktop- und Enterprise-Search-Anwendungen optimal an den Bedarf des Benutzers angepasst sein”, erklärt Alexander Rossner, CEO von G10 Software AG in der jüngsten Pressemeldung. Da zeigt auf jeden Fall, dass das Unternehmen in einigen Punkten etwas weiter denkt, als Google, wo zwar alles mehr oder weniger funktioniert, aber keiner weiß “wie” und “warum”.
Ich würde sagen: Angucken. Denn: Es gibt eine kostenlose Basisversion “SVIZZER Personal” auf www.svizzer.com. Einen ausführlichen Testbericht gibts auch bald hier im Blog – wobei ich zu Desktop-Suchen ja gar nicht positiv stehe (auch mehr dazu, bald in diesem Theater 
).
8. August 2006
Goldene Regel #1: Jedes Projekt startet mit einer Konzeptionsphase
Schnelle Ergebnisse erzielen steht bei vielen Projekten – wenn sie denn endlich genehmigt sind – im Vordergrund. Schnell werden Messen besucht, Softwarehersteller eingeladen und Prototypen entwickelt. Schließlich will man ja nur irgendein *** einführen und da muss man sich eben schnell für eine Software entscheiden.
Weit gefehlt…
Das Wichtigste an jedem Projekt, ist eine ordentliche Konzeptionsphase. “Ordentlich” bedeutet nicht, dass sie wochenlang sein muss – wenn man weiß, was man tut, reichen oft wenige Tage. Inhalte der Konzeptionsphase? Klären der Fragen “Für was brauchen wir überhaupt ein ***?”, “Wieso brauchen wir das?”, “Wie machen wir das bisher?”, “Wer braucht das?” und letztendlich und daraus abgeleitet “Welche Funktionalitäten braucht derjenige, der damit arbeiten soll, um seine bisherie Arbeit sicherer, schneller oder sonstwie besser zu erledigen?”.
Anschließend an diese Phase, darf sich die IT nun Gedanken machen, welche technologischen Einschränkungen oder Besonderheiten von einer auszuwählenden Lösung zu erfüllen sind. Und dann könnte man sich evtl. langsam mit Softwareanbietern in Verbindung setzen.
Oder?
Mehr in “Goldene Regel #2″, bald auf diesem Kanal Blog.
*** = Hier bitte das von Ihnen bevorzugte Acronym für eine Softwaregattung aus der Informationsverwaltung eintragen. Beispiel: ECM, CMS, WCMS, DMS, MAM, CMP, LMAA. Für Fortgeschrittene auch ganze Wörter, wie z.B.: Archivierung, E-Mail-Management, etc.
3. August 2006
Ausschreibung
Ein Lieblingskunde (ein Bundesministerium) kommt immer wieder mit neuen Herausforderungen. z.B.
Aufgabe: Eine begrenzte Ausschreibung für ein Webportal ausarbeiten, versenden, vorbewerten, Bieter präsentieren lassen, Abschlussbewertung und zum Vertragsabschluß bringen.
Zeitraum: Drei Wochen
Aber nichts ist unmöglich. Da es “nur” ein Webportal ist und man bereits 1,5 Jahre der Projektlaufzeit mit Dingen vertan hat, die zu keinem Ziel geführt haben, können wir hier mit “unkonventionellen Methoden” 1.) den Zeitrahmen und 2.) die Vergaberichtlinien einhalten. Auch wenn das teilweise etwas Chaos und vorallem sehr restriktive Entscheidungen provoziert.
Aber: Wir habens geschafft und den Vertrag vorher sogar noch über den Schreibtisch von zwei Anwälten gejagt. Sonntags.
2. August 2006
Liebe ist…
…wenn man um sieben durch einen Anruf von einem Integrator aus dem Bett geschmissen wird, der kurzfristig den heutigen Termin um 10.00 Uhr beim Kunden absagen muss und erst übermorgen kann.
Heiße Liebe ist, wenn man extra einen Tag vorher beim Kunden angereist ist.
Ein Scheidungsgrund hingegen, wenn der Produkthersteller sich nicht mit seinem Integrationspartner abgesprochen hat und nur heute und morgen Zeit hat, aber nicht übermorgen.
Na ja… andersherum weiß der Kunde nun, was mit “Projektmanagement und -controlling” im Angebot gemeint war und beauftragt es nach.
31. Juli 2006
Was ist Wissensmanagement?
Projekten, die “Wissensmanagement” im Titel führen, begegne ich oft mit gemischten Gefühlen. Denn: “Wissensmanagement” ist noch schlechter definiert, als praktisch alle anderen Titel, mit denen das Thema “Informationsverwaltung im Unternehmen” sonst noch beschrieben wird. Aber das tolle an vielen Wissensmanagementprojekten ist, dass sie sich nicht an der Technik festhalten, sondern die Konzepte in den Mittelpunkt stellen. Denn beim Wissensmanagement kommt es genau hierauf an! Die Werkzeuge, die am Ende eingesetzt werden, um “Wissensmanagement” umzusetzen, unterscheiden sich nicht von denen, die man sonst mit “Enterprise Content Management” oder vielleicht sogar nur mit “Web Content Management” übertiteln würde.
31. Juli 2006
Automatisierte und standardisierte WCM/ECM-Produktauswahl
Wenn die Anforderungen an die einzuführenden Produkte aufgenommen, sortiert und zu einem Konzept verarbeitet wurden, ist zwar die erste Hürde geschafft – doch es geht steinig weiter. Auf Basis des Konzepts muss nun möglichst standardisiert und nachvollziehbar eine Auswahl für einen oder mehrere Softwareanbieter getroffen werden, mit denen das Konzept umgesetzt werden soll.
Neben der individuellen Beratung durch spezialisierte Berater, gibt es noch weitere Möglichkeiten, hier voranzukommen. Eine ist der wirklich herausragende Dienst des amerikanischen Anbieters “Technology Evaluation Centers”, der für verschiedene Softwaresparten Auswahlprozesse standardisiert und in einer einfach zu bedienenden Software abgebildet hat – so auch für Enterprise Content Management.
Erste Tests mit Daten aus alten Projekten verliefen recht positiv. Zwar sind die abgefragten Anforderungen etwas oberflächlich und nicht auf jedes Projekt anzuwenden und ist die Softwareauswahl auf den amerikanischen Markt zugeschnitten, doch eignet sich das System insbesondere auf Grund seiner durchsichtigen Darstellung der Auswahlentscheidung für eine grobe Systemauswahl als Basis zur Detailevaluation. Hier kann es ein wertvollen Tool sein – und mit 395 US-Dollar nicht mal teuer.
31. Juli 2006
Schreib mit am ultimativen Web Content Management Buch!
Vor fast vier Jahren wurde Jörg Dennis Krügers Buch “Web Content managen” veröffentlicht. Das Buch wurde gut angenommen und ist bereits seit fast zwei Jahren nicht mehr im Handel erhältlich. Eine neue Auflage des alten Buches ist aufgrund der vielen Weiterentwicklungen sinnlos, eine Überarbeitung sehr aufwendig und von den Autoren nebenbei nicht zu schaffen.
Darum wurde das Buch nun in Form eines Wikis veröffentlicht. Jeder kann daran mitarbeiten und das ultimative Web Content Management Buch schaffen.
