Rubrik: Know-how
29. September 2011
Der neue Sceye: Dokumentenkamera für den täglichen Gebrauch
Seit 2006 beschäftige ich mich mit der Dokumentenkamera “Sceye” von Silvercreations. Der erste Kontakt mit dem Gerät war dabei nicht gerade positiv: es wurde als etwas angepriesen, was es einfach nicht war und die ganze Lösung steckte noch sehr in den Kinderschuhen.
Das hat sich geändert – beides. Silvercreation hat mir erneut einen aktuellen Sceye zur Verfügung gestellt. Sceye ist mittlerweile in der 5. Generation angekommen und hat sich merklich verändert. Zuerst fällt auf, dass sich das Gerät gar nicht stark verändert hat. Die Funktionsweise ist nach wie vor gleich und äußerlich fällt nur die Beleuchtung und insbesondere die Laser-Markierung auf. Die meisten Veränderungen gab es bei den inneren Werten: der neue Sceyse hat eine bessere Auflösung und ist schneller.
Immer noch kein Dokumentenscanner…
Wenn es Akten zu digitalisieren gibt, kann ich nach wie vor nicht zum Sceye raten. Ein Einzugscanner macht da einen besseren Dienst. Jedoch ist der Sceye für alles abseits vom massenhaften Erfassen in Standardformaten einen Schritt voraus. Der beste Anwendungfall ist jetzt das Scannen von Kleinbelegen. Das geht so schnell und einfach von der Hand, dass man nie wieder das ganze kleine Beleggut in den normane Einzugscanner stopfen will.
Das ist jedoch nicht primär ein Verdienst der Hardware, als vielmehr der Software. Hier wurde wirklich mitgedacht und es macht Spaß auf die schnelle einen Beleg nach dem anderen zu digitalisieren. Haben Sie schonmal Belege für eine Reisekostenabrechnung gescannt? Mit Sceye geht das in einem Bruchteil der Zeit!
Scannen im Kontext ist unschlagbar
Silvercreations hat die Chance genutzt und die Möglichkeiten von Sceye logisch weiter gedacht. Dabei herausgekommen ist das Scannen im Kontext. Diese Idee ist wunderbar und wird durch die Funktionsweise von Sceye erst richtig sinnvoll: Dokumente werden genau dann gescannt, wenn man sie in einem logischen Prozess braucht.
Beispiel gefällig? Sie möchten ein Konto eröffnen und die Bank brauch dafür Ihren Personalausweis.
- Der übliche Ablauf: Der Mitarbeiter kopiert den Ausweis und legt ihn in die Akte. Diese wird an die zentrale Erfassung versendet, dort gescannt und ist dann digital im System verfügbar.
- Mit Sceye: Der Mitarbeiter hält den Ausweis bei der Einrichtung des Kontos unter die Kamera. Der Ausweis wird gescannt und direkt in Ihrer neuen Bankakte digital abgelegt. Das geht schneller, ist einfacher und spart Kosten.
Und das ist nur ein Beispiel von vielen. Im täglichen Unternehmenseinsatz gibt es noch viele weitere Anwendungsfälle. Diese sind meist kein Standard und müssen individuell angepasst werden. Dafür bietet Silvercreations jedoch eine Sceye-API, die dies recht einfach ermöglicht.
Neid muss man sich verdienen
Das Silvercreations mit Sceye Erfolg hat und es genügend Anwendungsfälle gibt, zeigt sich nicht nur daran, dass die Firma noch am Markt ist – es gibt auch die ersten Nachahmer. Beim Blättern im Neuesten Pearl-Katalog fand ich ein sehr ähnliches Gerät der Marke “Sumikon”. Der Beschreibung nach liest es sich so, wie ein Sceye aus einer früheren Generation. Für 49,00 Euro ein echtes Schnäppchen – aber wohl nicht für den professionellen Einsatz geeignet, bei der die neueste Sceye-Generation glänzt.
19. März 2009
Neuer J.Boye Report: “What Web Managers Need To Know”
Janus Boye, unabhängiger CMS-Berater aus Dänemark, bietet auf der Website seines Unternehmens einen neuen Report an, den ich vielen Anwendern sehr ans Herz legen kann. Für nur 135 Euro gibt der Report “What Web Managers need to know” einen tollen Überblick, wie eine Webstrategie aufzubauen ist, um daraus auch wirklich Nutzen zu ziehen.
Enthalten ist zudem eine Checkliste zu einer guten Strategie und möglichen Problemstellen, umfangreiche Beispiele und umfangreiche Instrumente, die 1:1 angewendet werden können.
Empfehlenswert!
10. Februar 2009
Typo3 updaten – sofort!
Heute wurde offiziell eine kritische Sicherheitslücke im beliebten Open Source WCMS Typo3 veröffentlicht. Allen Betreibern einer mit Typo3 realisierten Website ist ein sofortiges Update auf die aktuelle Version unbedingt zu empfehlen, wenn man keine bösen Überraschungen erleben will. Für ältere Typo3-Versionen stehen Patches zur Verfügung.
4. Februar 2009
Signaturgesetz zu kompliziert
Endlich! Die EU-Kommission hat sich dem Wirrwarr um die digitale Signatur von Rechnungen angenommen und möchte die bisherigen Regelungen kippen (berichtet heise.de). Die Kommission hat richtig erkannt, dass die scharfen Regeln des deutschen Umsatzsteuergesetzes die Verbreitung der digitalen Rechnung massiv hemmen und weit über das Ziel hinaus geschossen sind. Papierhafte Rechnungen brauchen schließlich nichtmal eine normale Unterschrift!
Aber nicht nur die besonders scharfen deutschen Regeln sind im Visier der Kommission – auch die “normalen” Signaturregelungen in unseren Nachbarländern stehen auf dem Prüfstand. Dies könnte ein großer Durchbruch für die Digitalisierung vieler Unternehmen sein und noch höhere Einsparungspotenziale eröffnen, als die digitale Signatur bisher versprochen hat.
27. August 2008
Out-of-the-box DMS für Anfänger
Für viele kleine Unternehmen ist der Einstieg in die DMS-Welt noch immer praktisch unmöglich. Zwar gibt es mit Alfresco, Docuportal und einer Reihe von kleineren Systeme Möglichkeiten auch für kleines Geld ein DMS aufzusetzen, aber sowie man es etwas komplexer nutzen will, hört es schon auf – oder wird schnell teuer.
Es müsste ein System geben, dass schnell installiert ist, praktisch sofort genutzt werden kann und die wichtigsten Prozesse bereits mitbringt, z.B.
- Scan- und OCR-Integration für einfache Posteingangsbearbeitung
- Postkörbe für verschiedene Mitarbeiter
- Dokumentenrouting (“Postmappen”)
Die Erfassung von Metadaten und die Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Prozessen kann dabei ruhig manuell erfolgen – sowas voll zu automatisieren ist für kleine Unternehmen mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Wenn dazu das System dann noch einigermaßen state-of-the-art ist (Webinterface etc.) und es Zusatzmodule kostenlos (Community) oder kostenpflichtig gibt, wäre dies eine tolle Einstiegslösung.
Wer bietet so etwas? Weder Docuportal, noch Alfresco, die beide prinzipiell in diese Klasse fallen könnten, haben sowas im Angebot. Andere sind mir auch nicht bekannt.
Tipps? Hinweise? Bei diesem Blogpost ist Anbieterwerbung ausdrücklich erwünscht und kostenfrei 
– also her damit!
11. August 2008
ECM-Anbieter brauchen auch eine gute Rechtsabteilung…
Es ist sehr schade, wenn es dazu kommt – aber manchmal scheint man es nicht verhindern zu können. Kunden sind nicht immer zufrieden und in machen Fällen findet man sich vor Gericht wieder. Dies ist nur ein trauriges Bild für alle Projektbeteiligten, sondern auch finanziell ein Desaster für beide Seiten. Egal, wer am Ende obsiegt, es hat beide Seiten viel Geld gekostet – und den Kunden meist noch sehr viel wertvolle Zeit.
Doch was ist der Hauptstreitpunkt? Zumeist wohl auch das Geld. Oft klafft zwischen den Versprechungen aus der Vertriebsphase und der tatsächlichen Umsetzung ein großes Loch. Was während der Präsentationen und Verhandlungen noch “gar kein Problem” oder “im Standard inbegriffen” war, muss auf einmal teuer neu entwickelt werden. Da ist es nicht selten, dass zu Beginn 500.000 Euro Gesamtprojektkosten avisiert werden und es am Ende 5.000.000 Euro werden.
Natürlich kann man hier nicht alles auf den Vertrieb schieben. Nicht selten ist der Kunde auch zu blauäugig und unerfahren, ändert seine Anforderungen mehrfach und hat nicht den Background um entscheiden zu können, was eine kleine und was eine große Änderung ist (kostentechnisch gesehen).
Sehr häufig verspricht der Vertrieb – gedrängt von Vertriebszielen, Quartalsabschlüssen und mehr – auch das Blaue vom Himmel herunter. Oft meist nichtmal wider besseres Wissens, denn so mancher Vertriebsmitarbeiter hat erschreckend wenig Ahnung von dem, was er da verkauft und genauso erschreckend wenig ausreichend Zugriff auf technisches Personal.
Auch die Kosten für Betrieb und Wartung werden oft von den Anbietern sehr klein geredet. Wer einem Kunden erzählt, dass ein einziger Server und 20 Stunden/Woche Administration ausreicht, hat damit (fast) immer unrecht. Trotzdem hört man dies oft genug – um dann irgendwo zu lesen (oder auf nachfrage erzählt zu bekommen), dass dies die “Minimalen Voraussetzungen” sind.
Die Beweisführung vor Gericht ist leider meist genauso schwierig wie die Evaluation eines Systems. Wenn ein Projekt so weit gekommen ist, gibt es meist auch keine gute Dokumentation des Verlaufs. Ein – nicht ganz günstiges – Gutachten kann helfen; muss es aber nicht.
Am Ende ist man schlauer und steckt beim nächsten Projekt noch mehr Zeit in die Evaluation, in Prototypen, Proof of Concepts, in Testing und Expertenwissen. Denn, auch wenn WYSWIYG bei der Erstellung von Inhalten mittlerweile Standard ist – bei Unternehmen ist man oft weit davon entfernt.
2. Juli 2008
“Echte” Storagelösung für alle
Die zuverlässige Speicherung von Daten ist immer eine Herausforderung – ganz besonders für kleine und mittlere Unternehmen sind redundante, hoch verfügbare Storagesysteme nicht erschwinglich. Bereits vor einiger Zeit wurde in diesem Weblog Amazons Dienst “Simple Storage Service” als Alternative zur Lösung dieser Herausforderung vorgestellt.
Eine weitere Alternative bietet nun seit kurzem der saarländische Hoster manitu an, der seit kurzem Speicherplatz auf einem NetApp-Storagesystem auf Mietbasis anbietet. Der Zugriff auf die Daten erfolgt wahlweise per NFS, iSCSI oder CIFS – Fibrechannel ist auf Anfrage und gegen Aufpreis möglich.
Als Hardware kommen mehrere Systeme von NetApp zum Einsatz, die alle vollständig redundant ausgelegt sind, d.h. redundante Netzteile, Hot-Standby-Geräte mit High Availability (HA) und automatischer Übernahme anderer Geräte, Erweiterbarkeit im Live-Betrieb, 4-fach redundanter Anbindung an den Backbone etc.
Die Kosten sind von der Größe des Speicherplatzes abhängig:
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TB Einmalig Monatlich (zzgl. USt)
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0,25 99,00 59,00
0,50 99,00 109,00
1,00 99,00 199,00
2,00 99,00 389,00
2,50 99,00 479,00
3,00 99,00 579,00
5,00 99,00 939,00
10,00 99,00 1.849,00
Das Angebot bietet sich für viele Einsatzszenarien an und ist eine besonders gute Alternative zu normalen Backup. Wenn Server und Storage im selben Rechenzentrum stehen ergeben sich gegenüber Amazon S3 auch deutliche Vorteile in puncto Ausfallsicherheit und Geschwindigkeit.
Hinweis: manitu ist auch Hoster und Partner von jdk.de.
9. Juni 2008
Was will der Besucher?
Der Shopblogger hat heute im Rahmen seiner unregelmäßigen Linkschau das Interesse der Besucher auf ein Bild gerichtet, dass ein offensichtlich unsinniges Angebot eines Supermarktes zeigt. Unabhängig davon, ob es diese Preisauszeichnung tatsächlich gab oder nur ein Spaß für das Internet ist, sollte man nicht vorschnell entscheiden, wenn es darum geht, welches der Angebote – insbesondere wenn sie nicht gleichzeitig dargestellt werden – den größten Umsatz erzielt.
Viel mehr als vom Preis ist der Erfolg des Angebots abhängig von Platzierung, Präsentation und den Erwartungen der potenziellen Kundschaft in Bezug darauf. So kann es gut sein, dass das günstigste Angebot in einem eher auf hochwertige Produkte spezialisierten Umfeld, nur kritisch aufgenommen und der “Haken an der Sache” gesucht wird. Gleiches gilt vielleicht für ein teureres Angebot beim Discounter.
Um dies nun auf das Thema dieses Weblogs zu übertragen, muss man sich selbst die Frage stellen, ob man die Besucher seiner Webseite überhaupt kennt. Wer weiß genau, mit welchem der drei Angebote er seine Zielgruppe optimal anspricht? Genau diese Frage wird bei Aufbau und Konzeption von Webseiten und Produktpräsentationen im Web viel zu wenig beachtet. Und selbst wenn sich dazu Gedanken gemacht werden, kann niemand exakt voraussagen, welches Angebot wie am Besten funktioniert.
Hier setzen, in den USA längst bekannte und in Europa noch etwas stiefmütterlich behandelte, Konzept wie das A/B-Testing von Websites an. Oft kommt man damit zu beeindruckenden Ergebnissen und schafft endlich Ruhe bei den langen und immer wieder aufflammenden Diskussionen zwischen Vertriebs- und Marketingexperten, was denn nun der beste Ansatz wäre. Nicht raten, sondern testen sollte viel öfter das Motto sein.
Auch auf jdk.de läuft der ein oder andere Test – mit interessanten Ergebnissen, die dazu beitragen, dass jdk.de noch weiter optimiert wird.
6. Juni 2008
Erfolgsfaktoren für Enterprise 2.0
Diesen Monat findet sich auf jdk.de ein Themenspecial zum Thema Enterprise 2.0. Neben den Grundlagen, der Abgrenzung zu Web2.0 und vielen anderen wissenswerten Dingen zum Thema, finden sich dort einige lesenswerte Regeln von Jochen Günther, Projektleiter im Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) für den Erfolg von Enterprise 2.0:
Jochen Günther, Projektleiter im Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) fasste diese Regeln auf Grundlage jahrelanger Zusammenarbeit mit Kunden aus Politik, Wissenschaft und Industrie wie folgt zusammen:
- Beteiligung der Mitarbeiter
- konkrete Anreize
- Kritische Masse“ von Informationen und Teilnehmern
- persönliche Reputation
- Mut zur Offenheit besteht
- Spezifizierung und Weiterentwicklung
- schnell verständliche und leicht lernbare Oberfläche
Die Regeln und Erfahrungen von Herrn Günther scheinen teilweise fast banal, wiederholen sie doch teilweise nur, was wir alle längst wissen. Ich finde es jedoch sehr wichtig, sich auch die einfachen Dinge in jedem Projekt erneut ins Gedächtnis zu rufen und ausdrücklich darauf zu achten.
Natürlich liegt der Mehrwert im Detail, darum ist ein Blick auf die ausführlichen Aussagen von Herrn Günther bestimmt keine verschwendete Zeit.
15. Mai 2008
Usability: Nichts Gutes gewohnt
Wenn das Probleme “Usability” auf den Tisch kommt, sind viele Entscheider überfordert. Sie können das Thema nicht einordnen und stufen es oft als “Modethema” ein. Dies trifft insbesondere IT-Entscheider mit einem stark technischen Background.
“Usability” oder auch “Benutzerfreundlichkeit” ist dabei elementar für alle IT-Systeme, die neu eingeführt werden. Ein bestes Beispiel dafür, wo der Nutzen einer intuitiven Bedienung liegt, ist das iPhone. Dieses Gerät kann von praktischem jeden sofort bedient werden, ohne sich einarbeiten oder gar eine Anleitung lesen zu müssen.
Wer kann dies von seiner Software sagen?
Genau das Problem der mangelnden Benutzerfreundlichkeit ist es jedoch, was Tag für Tag den Projekterfolg schmälert. Benutzer müssen umfangreich geschult werden, sich in technische Abläufe einarbeiten und letztendlich ihre Arbeitsweisen stark der Software anpassen und so manchen “menschlichen Workaround” einüben.
Das Problem liegt jedoch viel tiefer. Schon viele Softwareanbieter sehen das Problem nicht liefern mit ihrem Produkt mehr oder weniger schlechte Oberflächen aus. Oft wird dies damit begründet, dass der Kunde die Oberfläche sowieso seinen eigenen Ansprüchen nach gestaltet und es daher nicht sinnvoll ist, hier schon etwas ausprogrammiertes mitzubringen.
Dies ist jedoch grundlegend falsch. Wirklich gute Software sollte Benutzerfreundlichkeit auf unterster Ebene verinnerlicht haben und es so nicht dem individuellen Projekt überlassen, dass Bedienung und Dialoge optimiert werden. Die Kosten, die hierfür im individuellen Projekt entstehen, können viel effektiver einmal vom Softwareanbieter erzeugt und als releasfähige Basisfunktion an seine Kunden ausgeliefert werden.
Was man alles unter “Usability” zusammen fassen kann und wie man eine Lösung, Dialoge und Abläufe möglichst benutzerfreundlich gestalten kann, ist keine Checkliste, die man nur abarbeiten muss. Es ist eine hoch komplexe Aufgabe, die nicht in kurzer Zeit zu erledigen ist und auch jeweils von der avisierten Zielgruppe abhängt.
