24. November 2008

Ablauf der Einführung von ECM oder einer ECM-Komponente

Alle reden vom Sinn und Unsinn von Enterprise Content Management, von den Technologien, Konzepten und Produkten – aber nur die Wenigsten machen sich wirklich Gedanken, wie die Einführung von Software überhaupt von Statten geht. Insbesondere in einem Umfeld wie Enterprise Content Management ist es aber nicht damit getan, mal über eine Messe zu gehen und sich zwei oder drei Anbieter anzusehen. Für eine erfolgreiche Einführung, muss man erheblich mehr Arbeit investieren.

Die wichtigsten Schritte einer Einführung:

1. Fokussierung
2. Anforderungsdefinition
3. Longlist
4. Request for Proposal
5. Shortlist
6. Lösungsauswahl
7. Feinkonzeption
8. Umsetzung
9. Roll-out
10. (Weiterentwicklung)

Je nach Komplexität der Anforderungen und Größe der einzuführenden Lösung sind die Punkte 7 bis 9 (10) noch deutlich ausführlicher zu gestalten und können noch in einige wichtige Unterpunkte gegliedert werden.

Der Beginn eines Projektes ist aber in jedem die Fokussierung des Projekts. Hierbei muss stark strukturiert gearbeitet und klar abgegrenzt werden. Ein tolles Arbeitsmittel hierfür sind Mindmaps. Zunächst werden alle potenziellen Anforderungen gesammelt und in die Mindmap eingegeben. Danach werden Oberpunkte für einzelne Bereiche gesucht und die einzelnen Anforderungen entweder einem Oberpunkt zugeordnet oder in einer übergreifenden Anforderungskategorie gesammelt. In dieser Phase sollten u.a. folgende Fragen gestellt werden:

• Mit welchen Arten von Informationen arbeiten wir? Wie häufig?
• Wo sind die derzeitigen Informationen gespeichert? Was davon brauchen wir zukünftig? Wie soll es zukünftig gespeichert werden?
• Wie werden diese Informationen bearbeitet?
• Wer arbeitet mit diesen Informationen?
• Wer wird zukünftig mit den Informationen arbeiten?
• Wie wird derzeit auf diese Informationen zugegriffen und wie kann dies zukünftig aussehen?
• Welche Abläuft und Prozesse sollen verbessert werden?
• Soll die neue Lösung sehr flexibel sein oder wollen wir starke Vorgaben für die Arbeit mit Informationen definieren?
• Welche Funktionen bieten bereits vorhandene Lösungen, die zukünftig erhalten bleiben müssen?
• Was hilft uns wirklich bei unserer Arbeit?
• Was für Anforderungen regulativer und rechtlicher Art haben wir zu beachten?

Nun geht es in die Strukturierungs- und Abgrenzungsphase, denn wir werden jetzt eine Menge von Anforderungen und Wünschen gesammelt haben, die nicht immer einfach zueinander passen. Wichtig ist es nun zu erkennen, was zusammen gehört, was sich widerspricht, was in Abhängigkeit zueinander steht und welche Priorität die einzelnen Punkte haben.

Mit etwas Mühe und Engagement entsteht hier eine Roadmap für das Informationsmanagement im Unternehmen, die nun die Grundlage für das weitere Vorgehen bildet.

Mehr zeitnah hier an dieser Stelle.

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