27. August 2008
Für viele kleine Unternehmen ist der Einstieg in die DMS-Welt noch immer praktisch unmöglich. Zwar gibt es mit Alfresco, Docuportal und einer Reihe von kleineren Systeme Möglichkeiten auch für kleines Geld ein DMS aufzusetzen, aber sowie man es etwas komplexer nutzen will, hört es schon auf – oder wird schnell teuer.
Es müsste ein System geben, dass schnell installiert ist, praktisch sofort genutzt werden kann und die wichtigsten Prozesse bereits mitbringt, z.B.
- Scan- und OCR-Integration für einfache Posteingangsbearbeitung
- Postkörbe für verschiedene Mitarbeiter
- Dokumentenrouting (“Postmappen”)
Die Erfassung von Metadaten und die Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Prozessen kann dabei ruhig manuell erfolgen – sowas voll zu automatisieren ist für kleine Unternehmen mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Wenn dazu das System dann noch einigermaßen state-of-the-art ist (Webinterface etc.) und es Zusatzmodule kostenlos (Community) oder kostenpflichtig gibt, wäre dies eine tolle Einstiegslösung.
Wer bietet so etwas? Weder Docuportal, noch Alfresco, die beide prinzipiell in diese Klasse fallen könnten, haben sowas im Angebot. Andere sind mir auch nicht bekannt.
Tipps? Hinweise? Bei diesem Blogpost ist Anbieterwerbung ausdrücklich erwünscht und kostenfrei 
– also her damit!
Kategorie Know-how, Praxis | 12 Kommentare »
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Der Autor
Jörg Dennis Krüger ist unabhängiger ECM-Spezialist und seit vielen Jahren Beobachter und Meinungsgeber der Branche. Zudem gilt er als Spezialist für Online-Performance-Marketing mit Schwerpunkt auf Conversion Optimierung.
In seinem ECM-Blog lesen Sie seine Meinung zu aktuellen Themen der Branche, Technologietipps und Erfahrungen zum praktischen Einsatz von Enterprise Content Management im Unternehmen.
Von 2008 - 2010 war er Vice President des weltweiten Verbandes von Content Management Praktikern "Content Management Professionals". Er ist als Senior Manager für Aufbau und Leitung des Geschäftsbereiches Conversion-Optimierung bei QUISMA verantwortlich.
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Am 29. August 2008 um 10:02 Uhr
Hallo, Herr Krüger!
Wie gut haben Sie sich denn unser Produkt schon mal angesehen?
DocuPortal 7 liefert Out-of-the-box genau alles das mit, was Sie als “Missing Features” aufgeführt haben.
Wir zeigen Ihnen das gerne mal auf der DMS Expo. Aber Sie können unbesorgt sein – fast alle ECM Berater, wie z.B. auch Herr Kampffmeyer, glauben, unser Produkt bewerten zu können, ohne das Produkt im Ganzen auch nur mal genutzt oder gesehen zu haben. Sie haben es immerhin schon mal kurz genutzt
Mfg
Jens Büscher
Am 29. August 2008 um 10:29 Uhr
Bei meinem letzten Test antworteten Sie mir, dass die OCR-Einbindung Aufwand ist und Zusatzkosten verursacht. Hat sich hier etwas extrem verändert? Prinzipiell stimmt das Gesamtkonzept von Docuportal gewiß – ich wenn es in gewisser Weise zu Lasten der Flexibilität (=Konfigurationsmöglichkeit) geht.
Am 29. August 2008 um 14:21 Uhr
Sehr geehrter Her Krüger,
wir haben genau so eine Software, unsere Händler – ausschliesslich Bürofachhändler – installieren die DOCBOX in 1 Minute. Die Mitarbeiter der Endkunden arbeiten damit ohne Schulung. Das ganze läuft so: 10 Minuten Installation (mit MFP), 10 Minuten vorführen – 10 Minuten verkaufen.
Wir können uns gerne auch auf der DMS Expo
treffen. Dann mehr.
Am 29. August 2008 um 14:27 Uhr
Meines Wissens nach ist Docbox ein reines Archivsystem. Weder Workflows, noch typische DMS-Funktionen sind vorhanden und lassen sich abbilden. Es geht einzig um die Archivierung papierhafter Informationen. Eine reine digitale Archivierung vollkommen losgelöst von den Geschäftsprozessen ist nicht richtig spannend, schließlich ist ein DMS viel mehr als nur die Ablage von Geschäftsdokumenten, sondern eine zentrale Anlaufstelle für alle Unternehmensinformationen. Ich lasse mich gerne bzgl. Docbox updaten – schicken Sie mir Material zu oder posten Sie hier einen Link.
Am 29. August 2008 um 14:42 Uhr
Für die meisten Kunden (1-50 Mitarbeiter) geht es am Anfang nur um das Papier, da wird am meisten Zeit mit Suchen verbröselt. Die DOCBOX kann natürlich mehr, auch Drucken in die DOCBOX, mit Formularanalyse. Aber je mehr Funktionen ein System hat, umso länger muss man sich einarbeiten. Also: Zuerst DOCBOX – dann Datenübernahme nach z.B DocuWare – dann damit DMS und Workflow. Jeder Button mehr kann schon einer zuviel sein. Step-by-Step, und keiner bricht sich das Genick. Soll mit der Einführung von ERP-Software eines Anbieters aus Walldorf schon vorgekommen sein, zumindest schlaflose Nächte.
Was letztendlich zählt: Wie toll findet der Endkunde was! Du da haben wir die “Schnauze” vorn.
Allerdings natürlich nicht bei Gross-Konzernen, das ist nicht unser Zielmarkt. Schicken Sie mir Ihre Emailadresse, dann sende ich Ihnen einen Download-Link.
Am 29. August 2008 um 14:45 Uhr
Was Sie dort beschreiben, hat wenig mit modernem DMS zu tun. Ich bin natürlich gespannt darauf, mehr zu erfahren. Aber was beispielsweise an einer Datenübernahme in ein anderes System die Komplexität verringern soll, verstehe ich nicht. Zudem ist die reine Abschaffung des Papiers oft eher Problem als Lösung – ein DMS ohne kollaborative Komponente hat bei den meisten Unternehmen wenig Chance auf einen produktiven Einsatz.
Meine Mailadresse ist – seit über 10 Jahren – jdk@jdk.de und eigentlich branchenweit bekannt.
Am 29. August 2008 um 15:04 Uhr
Sehr geehrter Herr Krüger,
ich glaube nicht, dass man als Klein-Unternehmer wissen muss, was eine “kollaborative Komponente” ist. Sie denken viel zu kompliziert. Dieses Problem haben übrigens die meisten Männer und ich selbst hatte es am Anfang auch. Frauen hingegen, die tagtäglich mit dem Papier kämpfen, sind Pragmatiker, die wirklich wissen, was sie im Geschäft aufhält. Da können wir Männer viel lernen und auf (anfängliche) Schnörkel verzichten. Den Spruch “90% der Funktionen von WORD werden nur von 10% Prozent der Endanwender genutzt” kennen Sie wahrscheinlich. Nochmal: Die DOCBOX kann viel mehr, man kann Sie – wenn man will – komplett in Branchenlösungen einbinden, Rechnungsläufe komplett automatisieren, etc. etc. aber 98% unseres Umsatzes machen wir mit Kunden, die das (noch) nicht brauchen und wollen. Denken Sie nochmal über meinen Satz “Jeder Knopf mehr kann schon einer zuviel sein” nach.
Am 29. August 2008 um 15:22 Uhr
Kommentar verschoben nach: http://www.jdk.de/de/ecmblog/2008/08/29/docbox/
Am 29. August 2008 um 18:42 Uhr
Sehr geehrter Herr Krüger,
ich habe Ihnen ja den Link zum Download der DOCBOX geschickt. Wenn Sie die Software ausprobiert hätten, dann würden Sie den Satz:
“Zum Thema Pragmatismus: Was ist daran pragmatisch, alles ausdrucken zu müssen, um es danach zu scannen, statt es direkt in einem DMS abzulegen?”
nicht schreiben.
Die DOCBOX kann – und das schon seit 2001 !!! – direktes Drucken ohne den Umweg “Drucken und dann Scannen” – wäre ja wirklich etwas krass!!!
Seit 2003 gibt es sogar die automatische Formularanalyse, mit der z.B. eine grosse Firma in Stuttgart täglich 500 Rechnungen in die DOCBOX übernimmt, das alles voll automatisiert.
Ich habe heute, nach Ihrem Beitrag, mal gegoogelt. Was Sie zitieren ist X Jahre alt und kommt bei Google erst auf der 10ten Trefferseite, also der zirka 160ste Treffer. Seitdem die DOCBOX GmbH auch die Vermarktung übernommen hat, läuft alles anders. Wir hören den Endkunden zu und machen genau das, was verlangt wird. Und wir überlassen die Endkunden, die wirklich was Mächtiges und daher Kompliziertes und das von Anfang an benötigen, gerne der Firma DocuWare.
Gerne halte ich Sie bezüglich unserer Erfolgsstory auf dem Laufenden und wünschen Ihnen viel Spass mit der DOCBOX und auch ein schönes Wochenende.
Und nehmen Sie Blogs nicht so ernst, man schreibt mal schnell was und meint es nicht so. Eigentlich sind wir ja alle sehr lieb zueinander.
Schönes Grüße auch an die Wettbewerber.
Am 30. August 2008 um 01:21 Uhr
Herr Sonntag… was Sie schreiben stimmt einfach nicht. Entsprechend gehe ich da nicht weiter drauf ein – Sie wollen mich zudem wohl missverstehen (Drucken != Speichern). Das ist okay, darauf antworten werde ich jedoch nicht.
Grüße,
Ihr Jörg Dennis Krüger
Am 4. September 2008 um 12:50 Uhr
Hallo,
bitfarm-Archiv DMS kann das auch alles und ist Open-Source, d.h. auch für kleines Geld einführbar.
Viele Grüße,
Heino Schneider
Am 7. April 2010 um 11:22 Uhr
Guten Tag,
als bisher “nur” eigriger Leser, habe ich diesen schon etwas betagteren Blogbeitrag gefunden und nutze nun die Möglichkeit, etwas hierzu beizutragen.
Angefangen bei der Überschrift und im weiteren Verlauf auf den Punkt gebracht kann ich dem Thema und dem Bedarf 100%ig beipflichten: ja, auch jetzt, 2 Jahre später, gibt es eine solche Lösung meiner Meinung nach immer noch nicht. Eine Lösung die wirklich einfach, gut bzw. gut genug, verständlich, bezahlbar und ausbaufähig ist.
Derzeit testen wir bei uns bitfarmArchiv und Archivista. Wir sind gespannt, wie die Testkandidaten abschneiden.
Viele Grüße aus Köln
Johannes Rieger