9. November 2007

Was ist eigentlich “Collaboration” genau?

Es gibt wohl kaum ein Thema im ECM-Umfeld, bei dem es so viele Missverständnisse gibt, als beim Thema “Collaboration”. Schon die oft genutzte deutsche Übertragung zu “Kollaboration” ist fragwürdig (wenn auch nicht falsch), was jedoch damit genau gemeint ist, ist überall unterschiedlich.

Selbst die allwissende Müllhalde fasst sich hierbei sehr unkonkret und verweist beispielsweise auf eine Definition im fme-Glossar, die da heißt:

“Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von mehreren Personen in einer Gruppe (Team) zur Erreichung eines (gemeinsamen) Ziels.”

Eine solch allgemeine Definition bringt jedoch niemanden voran – erst recht nicht ein (IT-)Projekt!

Es fällt Vieles in den Bereich “Collaboration”. Ganz pauschal lässt sich in

• synchrone Collaboration und
• asynchrone Collaboration

unterscheiden.

Erstere enthält dabei beispielsweise Videokonferenzen, letztere ist komplexer. In den Bereich der asynchronen Collaboration fällt alles angefangen von der E-Mail, über das gemeinsame Zugreifen auf Dokumente in einem zentralen Arbeitsbereich bishin zu komplexen Projekträumen inkl. Terminkoordination und Ressourcenplanung.

Leider scheinen viele, die die Vokabel “Collaboration” verwenden, von der von ihnen vereinnahmten Definition so überzeugt zu sein, dass sie davon ausgehen, dass jeder andere es genau so definieren müsste. Und hier entstehen viele Missverständnisse, die in einem Projekt nachhaltige Schäden hinterlassen können.

So kann es beispielsweise gut sein, dass eine Fachabteilung bei der zentralen IT anfordert, das man dringend mehr “Collaboration” bräuchte, insbesondere “endlich einen zentralen Ablagebereich für Dateien”, aber “auch alles andere, was so dazu gehört”.

Doch was erhält die Abteilung dann letztendlich? Aus der Erfahrung zeigt sich, dass die IT hier mitnichten Workshops mit der Abteilung durchführt, um einzugreifen, was mit “Collaboration” gemeint ist, sondern eine eigene – meist sehr pragmatische – Definition genutzt wird, um die Lösung zu erstellen.

Die Abteilung hat zwar mit dem “zentralen Arbeitsbereich” eine ihrer wichtigsten Forderungen konkret dargestellt, geht aber davon aus, dass die IT “schon weiß, was wir sonst noch dazu gehört” und ist am Ende sehr verwundert, wenn das Thema “Collaboration” – wie vielfach auch von Softwareanbietern propagiert wird – “im DMS enthalten” ist.

Dabei ist Collaboration eigentlich genau das, was man mit einem DMS – außer der Archivierung von Dokumten – erreichen will: Die Stärkung der Zusammenarbeit. Entsprechend muss in einem ECM-Projekt viel mehr (auch) der Fokus darauf gelegt werden, wie die Mitarbeiter konkret arbeiten und wie insbesondere die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander und mit Externen unterstützt werden kann. Nur ein Stück Software auf dem “Collaboration” steht kaufen und dann hoffen, dass damit alle Anforderung an die Zusammenarbeit abgedeckt sind, führt in keinster Weise zum Ziel.

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