Zwei wesentliche Nutzenaspekt werden bei uns im deutschsprachigen Raum aber oft übersehen, weil weltweit gesehen bei uns in der Diskussion noch immer die Gesetzeslage im Vordergrund steht („muss ich das und jenes signieren?“):

(1) Der Schutz der Anbote, Verträge, Gutachten, Pläne, etc. – Die Essenz jedes betriebswirtschaftlichen Handelns:

Ein „normales“ PDF ist KEIN gesichertes Dokument. Jedes PDF kann am Weg zum Empfänger oder auch beim Empfänger beliebig verändert werden. Ein PDF ist genauso änderbar wie z.B. ein Winword-Dokument. Zudem kann der Empfänger eines PDF-Dokuments niemals sicher sein, wer der Autor ist und zu welchem Zeitpunkt das Dokument erstellt wurde. Eine Beweisführung ist damit unmöglich!

(2) Die hohen Einsparungspotentiale mit voll-digitalen Prozessen durch Vermeidung von Papier(versand) in den Abläufen:

Abhängig davon ob nur z.B. einen Vertrag persönlich unterschreiben werden soll oder hunderttausende Rechnungen, Anbote, Bestellungen usw. pro Stunde automatisiert digital signieren werden sollen sind unterschiedliche Anwendungen der digitalen Signatur sinnvoll:

Wenn ein oder mehrere Menschen ein Dokument – z.B. einen Kaufvertrag – persönlich unterschreiben sollen, dann ist ein Verfahren das die persönliche Unterschrift eines Menschen untrennbar auf ein elektronisches Dokument aufbringt und dieses Dokument vor Veränderungen schützt, die intuitivste Methode für die Menschen.

Wenn tausende Dokumente verschickt werden sollen, dann muss die Lösung automatisiert erfolgen. Hierzu eigenen sich Signaturserver, die möglichst gut konfigurierbar unterschiedlichste Abläufe unterstützen. Wichtig zu beachten ist dabei, dass es relativ „einfach“ ist irgendeine digitale Signatur auf ein Dokument aufzubringen, die spannende Frage ist, was kann der Empfänger mit so einem Dokument tun. Wie erkennt er, dass es digital signiert ist? Wie kann er es einfach überprüfen ohne aufwendige Softwareinstallation? Hat das Dokument auch einen Zeitstempel an dem man zweifelsfrei erkennt, wann es signiert wurde?

Zu all diesen Fragen gibt es sehr gute Lösungen. Viele Großkonzerne haben das wirtschaftliche Potential der digitalen Signatur mittlerweile erkannt und setzen die Lösungen ein. Das geht weit über das bekannte „Medienthema“ e-Billing hinaus, ein sehr großer Spediteur signiert tausende Anbote und Verträge die täglich versandt werden, große Mobilfunkanbieter und Versicherungen setzen auf voll elektronische Kaufverträge.

Der Einzug der digitalen Signatur in die Wirtschaft ist nicht mehr aufzuhalten. Die digitale Signatur bietet für jedermann das Stempeln und Unterschreiben in der digitalen Welt. Dadurch wird die Evolution von Papier zu durchgängig digitalen Abläufen im Geschäftsprozess erst möglich.

Liebe Grüße

Gerald Cäsar
CEO xyzmo Software GmbH