10. April 2007
Wenn das Thema zu Workflows geht oder andere Funktionen beschrieben werden, wo der Benutzer vom System benachrichtigt werden muss/sollte, kommt immer sofort die E-Mail ins Spiel. “Dann erhält der Benutzer eine E-Mail und kann das Dokument prüfen.”, heißt es oft von Anbieterseite. In kleinen Umgebungen mit technisch nicht ganz ambitionierten Mitarbeitern mag das sinnvoll sein, meist scheitert dies in der Praxis jedoch an der tatsächlichen Hanhabbarkeit.
- E-Mails werden nicht als wichtig gesehen, zunächst ignoriert und dann vergessen. Die Vorgänge dazu auch.
- Der/die Freigabeverantwortliche/n werden mit Mails überschüttet und haben keinen Überblick mehr.
- Die E-Mails werden vom Spamfilter erfasst.
- Der Mitarbeiter liest seine Mails nicht.
- usw.
Dabei gibt es genug Möglichkeiten, den Benutzer (zusätzlich) effektiver zu informieren. Ein optimales Beispiel wäre wohl ein RSS-Feed mit den aktuellen Statusinformationen. Einige Vorteile:
- Der Anwender bekommt immer aktuelle und vollständige Informationen.
- Die Informationen können wahlweise im Feedreader, Browser, Portal oder ähnlichen Anwendungen erhalten werden.
- Der RSS-Feed kann vom Anwender oder anderen internen Systemen vielfältig verarbeitet werden.
- Jeder Abruf eines Feeds benötigt die Zugangsdaten des Benutzers – damit wird die Datensicherheit signifikant erhöht und keine unkontrollierbaren Informationen verteilt.
Leider unterstützen derzeit noch nicht viele Systeme RSS-Feeds im Standard. Da die technische Umsetzung aber eher unspektakulär ist, sollte dies schnell umzusetzen sein – und jeder seriöse Anbieter wird dies (wenn nicht schon geschehen) zeitnah im Lieferumfang haben.
Kategorie Know-how, Technik | 0 Kommentare »
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Der Autor
Jörg Dennis Krüger ist unabhängiger ECM-Spezialist und seit vielen Jahren Beobachter und Meinungsgeber der Branche. Zudem gilt er als Spezialist für Online-Performance-Marketing mit Schwerpunkt auf Conversion Optimierung.
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Von 2008 - 2010 war er Vice President des weltweiten Verbandes von Content Management Praktikern "Content Management Professionals". Er ist als Senior Manager für Aufbau und Leitung des Geschäftsbereiches Conversion-Optimierung bei QUISMA verantwortlich.
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