28. März 2007
Große Herausforderung: E-Mail-Management
Rein rechtlich gesehen gibt es – auf den ersten Blick – bei der Speicherung von geschäftliches E-Mails keine Diskussion: Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails müssen wie Geschäftsbriefe behandelt und entsprechend zehn Jahre lang gespeichert werden. Schnell kommen aber auch Themen wie “Privatsspähre” und “Briefgeheimnis” in das Spiel – und machen das Thema nicht einfacher.
Doch wie sieht die Praxis aus? Nur die wenigsten Unternehmen speichern derzeit den Mailverkehr ihrer Mitarbeiter. Zum Einen, weil es rechtlich zumindest problematisch ist. Zum Anderen, weil es technisch nicht einfach machbar ist, alles zu speichern. Denn “alles” beinhaltet Spam, genauso wie jedes Witz-PPT.
Die Lösung dafür ist bisher noch nicht gefunden – auf jeden Fall wird sie Mehrstufig sein und den gesunden Menschenverstand berücksichtigen. Auch wenn der Gesetzgeber es der Erfahrung nach in ersten Entwürfen erstmal außer acht lassen wird: Niemand hat in den vergangenen hunderten Jahren sichergestellt, dass alle (!) papierhaften Geschäftsbriefe (inkl. Werbung) aufgehoben wurden – wozu auch. Warum sollte dies nun digital geschehen?
Eine Lösung kann sein, dass der Mitarbeiter selbst festlegt, welche Mail wie archiviert werden soll: Die Kundenmail in der digitalen Kundenakte, die interne Mail in seinem gesonderten, private in einem privaten Bereich etc. Auf Basis dieser Vorgaben kann dann festgelegt werden, wie genau die Archivierung im Einzelnen aussehen soll (Dauer, Medium, Zugriff etc.). Natürlich kann (zusätzlich) auch ein Automatismus verwendet werden, der beispielsweise basierend auf Absenderkennung, Betreffzeile o.ä. bestimmte Kriterien vorschlägt oder fest zuweißt.
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Am 28. März 2007 um 20:40 Uhr
Eine interessante Variante ist jeden Mailaccount automatisch mit mehreren Unterordnern aufzusetzen, darunter ein Ordner namens Spam. Das intelligente Mailsystem mit Spamfilter scant alle eingehenden Mails darauf ob sie Spam sind, wenn dies mit ausreichender Sicherheit der Fall ist (spamassassin arbeitet zum Beispiel mit 2 Schwellwerten) wird die Mail automatisch in den Spam-Unterordner des User geschoben. Organisatorisch werden die Mitarbeiter dazu angehalten regelmässig den Spamordner zu prüfen und Mails im Spamordner älter n Wochen werden automatisch gelöscht. Andere Mails werden nie gelöscht. Funktioniert ziemlich gut.