23. März 2007
In letzter Zeit hört man zunehmend von großen Plänen aus den Reihen der Anbieter von Web Content Management Lösungen. Allem voran sind die Konzepte, sich mehr in Richtung “Enterprise Content Management” zu entwickeln und beispielsweise Web Content Management und Dokumentenmanagement zu verbinden. Um diese beiden grundlegend anders aufgebauten Bereiche miteinander zu verbinden, muss häufig viel Arbeit investiert werden. Die einzelnen Funktionen (Versionierung, Zugriffsrechte, Workflow etc.) sind zwar prinzipiell die gleichen – der gesamte Umgang mit den Inhalten ist jedoch ein anderer. Steht beim Dokumentenmanagement vorallem die Verwaltung im Mittelpunkt, ist es bei Web Content Management auch die Kreation von Inhalten inkl. einem ganz anderen Ansatz der Strukturierung.
Das heißt: es wird viel Zeit und Geld hierin investiert.
Doch wo ist der Nutzen? Wo wird wirklich eine Integration dieser beiden Bereiche notwendig, ja wo überhaupt möglich? Bei “normalen” Internetauftritten, die wohl den größten Einsatzbereich von WCMS darstellen, eher nicht. Denn hier wird nicht aktiv mit Dokumenten gearbeitet. im Intranetbereich schon eher – doch auch hier weicht die Nutzung des Intranets als Informationsplattform doch eher von der eines DMS als Arbeitsmittel ab. Die Arbeitsweisen mit diesen Umgebungen sind vollkommen unterschiedlich. Und auch hier ist der Nutzen einer Integration der Anwendungen schwer vorstellbar.
Viel sinnvoller scheint es – bei den meisten denkbaren Szenarien in der Praxis – einfach zwei Systeme zu betreiben, die dafür ihren eigenen Bereich wirklich beherschen.
Kategorie Know-how, Technik | 5 Kommentare »
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Der Autor
Jörg Dennis Krüger ist unabhängiger ECM-Spezialist und seit vielen Jahren Beobachter und Meinungsgeber der Branche. Zudem gilt er als Spezialist für Online-Performance-Marketing mit Schwerpunkt auf Conversion Optimierung.
In seinem ECM-Blog lesen Sie seine Meinung zu aktuellen Themen der Branche, Technologietipps und Erfahrungen zum praktischen Einsatz von Enterprise Content Management im Unternehmen.
Von 2008 - 2010 war er Vice President des weltweiten Verbandes von Content Management Praktikern "Content Management Professionals". Er ist als Senior Manager für Aufbau und Leitung des Geschäftsbereiches Conversion-Optimierung bei QUISMA verantwortlich.
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Am 26. März 2007 um 11:16 Uhr
Hallo JDK,
das ist ja mal ein gefundenes Fressen für mich – ich meine den Artikel.
Ich glaube jetzt in diesem im Moment nicht, dass Sie wirklich ernsthaft die Fragen stellen:
“Doch wo ist der Nutzen? Wo wird wirklich eine Integration dieser beiden Bereiche notwendig, ja wo überhaupt möglich?”
Denn die Antwort geben Sie sich im Grunde genommen in dem Artikel selber – allerdings nicht ganz vollständig: “…zwei Systeme zu betreiben, die dafür ihren eigenen Bereich wirklich beherschen”.
Ich bin aber gerne bereit Ihnen ein wenig Unterstützung zu geben und vielleicht den einen oder anderen Benutzungsfall zu schildern (neuhochdeutsch: usecase).
Also gehen wir mal von einer “normalen” Internetseite aus. Eine, die vielleicht schon ein wenig komplexer ist als die des “Modellbausportvereins Stuttgart e.V.”.
Mmh. erstes Beispiel:
Ein Softwaredistributor/hersteller möchte Software feilbieten. Der Redakteur erstellt die Prosa und will nun zu der eben beschriebenen Software die Dokumentation (User-Manual/Systemanforderungen/Installationsanleitung usw. vielleicht auch noch Treiber, die Software selbst) verknüpfen. Doch wo liegen die Dateien ? Natürlich im DMS. Also dort anmelden, lokal speichern und anschließend mit dem Artikel verknüpfen. (ohne Integration)
Hier wird deutlich – gäbe es eine Integration vom CMS in das DMS wäre es etwas leichter – der Redakteur kann die Dokumente direkt aus dem CMS mit denen im DMS verknüpfen – er braucht keine neue Anmeldung er wechselt nicht das Interface und das DMS weiß um diese Verknüpfung. Jedes mal wenn es eine neue Version gibt triggert das DMS das CMS an und die Seiten auf denen das Dokument referenziert wird werden Webseite publiziert.
Ein anderes Szenario – nehmen wir mal den öffentlichen Dienst.
Es gibt für viele Dinge PDF’s zum downloaden und ausfüllen – manche PDF’s sollen in verschiedenen Bereichen der Webseite (Bürgerdienste) angezeigt werden.
Wäre es hier nicht schön, wenn der Redakteur am Artikel nur sagen braucht “Verlinke hier alle Dokumente aus dem DMS welche bestimmten Kriterien (Metadaten) entsprechen” automatisch und der Redakteur der Webseite nicht weiter kümmern muss ? Das geht, wenn es ein enges Zusammenspiel zwischen DMS und CMS gibt (definierte Suchen über Metadaten aus dem CMS heraus automatisch beziehen).
Das Ergebnis dieser Verknüpfung wird dann entweder statisch (meistens Internet) oder auch dynamisch (meistens Intranet) publiziert.
Was erreichen wir damit: Dokumentaktualität, weniger Arbeit, Speicherplatz gespart, schnelleres Time to Market, Single Sign on (Redakteur) und noch viel mehr.
Ich könnte jetzt aus dem Stehgreif noch 10 weitere Szenarien aufzählen und alle wären logisch und schlüssig.
Die Frage nach dem “wozu” kann nicht wirklich ernst gemeint sein oder ?
grüße
Leser
Am 26. März 2007 um 11:26 Uhr
Lieber Leser,
es war mir klar, dass Sie – aufgrund der strategischen Ausrichtung Ihres Arbeitgebers – hierauf anspringen.
Ihre Beispiele ziehen jedoch nicht, da es nicht sein kann, dass ein DMS anhand von einer Anforderung ausgewählt wird, die nur einen sehr, sehr kleinen Teil der täglichen Arbeit ausmacht. Die von Ihnen dargestellten Szenarien halte ich für – naja – zumindest schwierig und implizieren insbesondere nicht, warum WCM und DMS das selbe System sein sollten! Die Arbeitsweise und meist auch die internen Zielgruppen sind andere.
Arbeitsprozesse sind erheblich komplexer als von Ihnen aufgezeigt und erfordern bei Ihren Beispiel noch erhebliche Zwischenschritte (soll wirklich JEDE neue Version auch im Web verfügbar sein? Wie werden interne Arbeitsversionen gehandelt? Verschiedene Dokumente – dann wäre der Vorteil ja wohl erledigt. Und wer hat die Rechte, Dokumenten zu publizieren – jeder Bearbeiter?).
Ein “Zusammenspiel” ist übrigens etwas anderes, als ein vollintegriertes System. Der Austausch von Daten über eine definierte Schnittstelle ist natürlich immer möglich, aber selbst das ist in 90% der Fälle nicht oder nur eingeschränkt sinnvoll.
Die von Ihnen dargestellte Sicht ist – verzeihen Sie mir das böse Wort – eine Marketingsicht.
Grüße,
Ihr Jörg Dennis Krüger
PS: Eine Integration von WordPress-Kommentaren und Forum ist aber sinnvoll. Hierfür werde ich mich mal einsetzen.
Am 26. März 2007 um 11:48 Uhr
Hallo JDK,
hehehe.
– fasse es daher mal als Kompliment auf. Hätte ich mir als Techniker und Systemarchitekt gar nicht zugetraut. 
Ich ahnte doch, dass sie in das Detail gehen würden.
Natürlich meinte ich den Fall, dass Aufgrund von gewachsenen Strukturen ein DMS bereits vorhanden ist und auch ein CMS schon vorhanden ist.
Oder eben den Fall, dass diese Software gerade evaluiert wird.
Würden Sie sich bei den o. g. Szenarien gegen voll oder teilintegrationsfähige CMS/DMS Systeme entscheiden ?
Der kleine Teil der Arbeit kann auch schnell groß werden, insbesondere wenn es gilt mit ein und dem selben CMS z. B. internet sowie intranet zu betreuen. Ich wollte ja mit meinen Beispielen nur andeuten, dass eine Integration durchaus Sinn machen kann – die Beispiele waren bewusst einfach gewählt.
Dass die Planung komplex ist stell ich nicht in abrede (d. h. auch Beratungsaufwand ist vorhanden), aber es ist doch wirklich schick, wenn sich die von Ihnen angesprochenen Anforderungen umsetzen lassen oder ?
Und dabei ist es egal, ob vollintegriert (generisch) oder teilintegriert (layerbasier).
Mein Bezug ist nicht auf das von meinem AG erstellte Produkt bezogen, sondern ich will hier mein KnowHow einbringen. Andere Leser wissen ja nicht woher ich komme – tut auch nicht zur Sache, da meine Aussagen alle Produktneutral sind (ist ja auch Ihre maxime).
Marketing gebrabbel kann ich eigentlich gar nicht
Leser
Am 26. März 2007 um 12:52 Uhr
Erweiterung zu meiner Antwort auf Ihren Kommentar:
Von Ihnen gestellte Frage:
“Soll wirklich JEDE neue Version auch im Web verfügbar sein?”
Das DMS sollte bei der Versionierung auch die Möglichkeit einer “published” Variante vorsehen. Natürlich sollte auch nur diese zur Veröffentlichung durch Drittsysteme herangezogen werden. Alternativ dazu sollte der Redakteur eine Auswahl treffen können, welche Version eines Dokuments referenziert werden soll. Dabei sollte er auswählen können ob er dieses über eine Kopie des Dokuments auf die Webseite – oder über einen secure Link (Link direkt in das DMS auf die entsprechende Version) machen will.
Wie werden interne Arbeitsversionen gehandelt?
Ist durch die Frage oben beantwortet.
Zitat: “Die von Ihnen dargestellten Szenarien halte ich für – naja – zumindest schwierig und implizieren insbesondere nicht, warum WCM und DMS das selbe System sein sollten!”
Ich sage ja gar nicht, dass es sich um ein und dasselbe System handeln soll. Eher das Gegenteil. Häufig wird ja ein zweites System (entweder DMS oder CMS) evaluiert – und ich bin der Meinung, dass es außerordentlich sinnvoll ist bei großen und komplexen Webseiten darauf zu achten, dass eine Integration realisierbar oder schon vorhanden ist. Um genau die im Ursprungsartikel angemerkten Kosten zu senken und zu vermeiden.
Bei einer Integration welche produktseitig vorhanden ist kommt zudem der Vorteil hinzu, dass der Herrsteller der Software auch die Sicherheit im Rahmen des Wartungsvertrags bietet, dass die Schnittstellen zu Folgeversionen der zu integrierenden Software auch funktionieren. Auch hier eine Entlastung für den Lizenznehmer.
Zitat: “Verschiedene Dokumente – dann wäre der Vorteil ja wohl erledigt. Und wer hat die Rechte, Dokumenten zu publizieren – jeder Bearbeiter?).”
So sehe ich das nicht – Vorteil erledigt ? Warum?
Der Redakteur sieht durch SSO im DMS nur das was er sehen darf. Verknüpfungen mit Dokumenten können genauso Workflowkritisch sein wie textuelle Änderungen. Außerdem kann über Dateiattribute (Metadaten am Dokument) ausgeschlossen werden, dass ein Dokument publiziert wird. Entweder über eine einfache Checkbox oder über für den technischen Publisher User fehlende Berechtigungen auf ein Dokument.
Aber so was festzulegen und zu konzeptionieren ist ja Aufgabe des Beraters und nicht nicht des Softwareanbieters.
Je besser die Integration, desto mehr Möglichkeiten hat doch auch der Berater hier die richtige Komposition für den Kunden zu finden.
Der Gedanke “Enterprise” sieht doch genau eine solche Verbindung zwischen den Systemen vor. Ob nun im Rahmen von SOA oder “SingleProdukt” ist schlussendlich egal. Wobei ich erwähnen will, dass Sie Recht haben: DMS und CMS sollten getrennt sein, da wir ja “best of all Systems” nutzen wollen.
Beispiele hin oder her. Der Nutzen ist da – Beispiele gäbe es zuhauf. Ein CMS, welches keine oder nur schlechte Schnittstellen im Rahmen von ECM Webseiten bietet macht keinen Sinn. Ansonsten werden unerwünschte Redundanzen erzeugt (Speicherplatz, Wartung, Inkonsistenz). Ich finde als Berater sollte dass ganz klar herausgestellt werden.
Warum fordere ich das so eindringlich ? Weil: Wenn am Ende des Tages das Projekt Zusatzkosten verursacht – oder nicht mehr handhabbar ist – oder oder wird gerne die Schuld auf den Softwarehersteller geschoben, weil er dies nicht bietet oder das nicht bietet….und alles nur, weil die Anforderung der Integration anfangs stiefmütterlich behandelt wurde.
So, jetzt habe ich vor lauter Eifer das PS überlesen und frage mich wie Sie das meinen – sorry da bin ich ein DAU.
Am 27. März 2007 um 09:14 Uhr
Hi again,
nach kurzer Recherche stellte ich fest, dass sich WordPress über den RSS Feed integrieren lässt.
Das wäre sogar sehr simpel umzusetzen.
Leser