Agiles Vorgehen mit iterativen Mikroprojekten

Gegenüber den oben beschriebenen Ad-hoc-Lösungen bildet das im Folgenden vorzustellende agile Projektvorgehen mittels iterativer Mikroprojekte eine erfolgversprechende Lösung. Einerseits wird dem Bedarf an schneller Benutzbarkeit und überschaubaren Kosten unter Verwendung modernster Tools und Technologien (Enterprise 2.0, Social Software, das Analysetool cm|navigator, Enterprise Content Management System Alfresco) entsprochen, ohne auf der anderen Seite strategische Handlungsoptionen zu verlieren.

Hinzu kommen Elemente klassischer Vorgehen aus dem Bereich der Geschäftsprozessoptimierung in Verbindung mit fundierten Erkenntnissen aus der Organisationsentwicklung. Das Vorgehen gliedert sich dabei in fünf zentrale Schritte:

1.Wisensarbeiter identifizieren

Wie bereits beschrieben, profitieren insbesondere die Wissensarbeiter im Unternehmen von den Möglichkeiten, die Kommunikations- und Wissensteilungsplattformen bieten. Daher sind sie auch besonders affine first adopter von entsprechenden Technologien. Derartige Integrationsvorhaben in Unternehmen erhalten folglich die größten Akzeptanz- und Umsetzungschancen, wenn sie möglichst viele dieser Wissensarbeiter partizipativ an der Einführung und Umsetzung beteiligen. Aufgabe der ersten Stufe des Projektvorgehens ist es, zunächst diese Wissensarbeiter im Unternehmen zu identifizieren und konkrete Bedarfe zu ermitteln. Dies geschieht mit Hilfe des cm|navigator, der die individuelle Wahrnehmung der Mitarbeiter hinsichtlich der Wissensintensität ihrer täglichen Arbeit transparent macht. Dazu werden in einer kurzen Online-Befragung drei Dimensionen erhoben und beschrieben: (a) individuelle Informationserstellung und Informationsnachfrage (Wissensmarkt), (b) die wahrgenommene Kollaborations-Intensität in der täglichen Arbeit, (c) wahrgenommene Rahmenbedingungen der Wissensteilung.

2. Wisens-Comunity bilden

Die Aufgabe des Projektmanagements im nächsten Schritt ist es nun, aus diesem Personenkreis eine aktive Wissens-Community zu formen. Dies gelingt, indem partizipativ und schrittweise Microprojekte generiert, umgesetzt, evaluiert und ausgeweitet werden. Der cm|navigator beinhaltet dafür Standard-Vorgehensweisen und Workshop-Konzepte, die der Ausbildung und Ausweitung der Wissens-Community dienen. Dabei werden insbesondere solche Projekte ins Auge gefasst, die Personen vernetzen, spezifische Kollaborationsaufgaben beinhalten und gängige Medienbrüche überwinden. Das Design der späteren Anwendung und die Modellierung von kollaborationsorientierten Funktionalitäten bzw. workfloworientierten Prozessabläufen als Vorarbeit der Implementierung findet dabei ebenfalls gemeinsam mit Mitarbeitern aus den Wachstumsinseln statt, um eine breite Akzeptanz unter den Beteiligten zu erreichen.

3. Mikroprojekte implementieren

Die technische Implementierung der im zweiten Schritt definierten Lösungsansätze findet auf Basis einer leistungsfähigen quelloffenen Integrationssoftware statt. Das Enterprise Content Management System Alfresco ist dabei sowohl plattformübergreifende Basistechnologie, als auch funktionaler Ausgangspunkt für konkrete Anwendungen.

Erster Schritt

In einem ersten Schritt werden Probleme in der Haltung und dem Umgang mit vorhandenen Dokumenten beseitigt, indem herkömmliche Filesysteme durch intelligente Alfresco-Workspaces abgelöst werden. Dadurch wird ein modernes Rechtemanagement etabliert, die Versionierung auf Dokumentenebene ermöglicht, und zudem eine solide Ausgangsbasis für darauf aufbauende Workflow-Implementierungen geschaffen.

Zweiter Schritt

Zur Akzeptanzsteigerung und schnellen Adaption des Basissystems findet eine tiefe Integration der Lösung in bestehende Windows- und Office-Anwendungen über das Microsoft© Sharepoint©-Protokoll statt. Zudem werden via WebDAV oder CIFS Netzlaufwerke etabliert, die für den Wissensarbeiter keinen Unterschied zu dem von ihm gewohnten Filesystem darstellen, jedoch vollständig mit den intelligenten Alfresco-Workspaces verknüpft sind. Hinzu kommen leistungsfähige Suchfunktionalitäten im Sinne moderner „Enterprise Search“-Technologien.

Dritter Schritt

Die gemeinsam mit der Wissens-Community in Schritt 2 konzeptionierten Anwendungen werden nun auf Basis der etablierten Grundfunktionalitäten umgesetzt. Dabei spielt es für das Projektvorgehen eine untergeordnete Rolle, ob es sich dabei um stärker geschäftsprozessorientierte Mikroprojekte oder stark kollaborative Elemente handelt. Wichtig ist allein, die konkreten Anforderungen der Wissensarbeiter mit Hilfe von Software-Komponenten so zu realisieren, dass eine merkliche und in der Größenordnung erhebliche Verbesserung gegenüber dem Ausgangszustand eintritt. Da das ECM Alfresco neben klassischen Dokumentenmanagementfunktionalitäten eine Reihe weiterer Lösungen für Workflowmanagement, Records Management, Imaging, Web Content Management und Kollaboration bietet, sind die Ausgangsbedingungen für erfolgreiche praxisorientierte Lösungen gegeben. Auf dieser Grundlage können nun Anwendungen implementiert werden die von einfachen Workflows über komplexe Prozessabbildungen bis hin zu Applikationen reicht, die für die Kollaboration unabdinglich sind. Hier sind insbesondere Wiki-Lösungen, Corporate Blogs, Microblogging-Elemente und Dokumentenaustauschplattformen gefragt, die Alfresco bereits mit AlfrescoShare von Hause aus mitbringt. Durch die offene Architektur des Systems lassen sich weiterhin besonders individuelle Anforderungen der Wissens-Community schnell und kostengünstig realisieren.

4. Evaluieren

Während der gesamten Projektlaufzeit und nach Einführung der Lösung findet eine Messung des unternehmensweiten Gesamtfortschritts mit Hilfe prozessbegleitender Bestandsaufnahmen (u.a. erneut mit dem cm|navigator) mit dem Ziel statt, signifikante Verbesserungen in Qualität, Zeit und Ergebnis der Wissensarbeit zu erreichen. Die erhobenen Daten werden anhand praxisorientierter Messgrößen bewertet und bilden den Ausgangspunkt für weitere Mikroprojekte.

5. Folgeprojekte initiieren

Auf Basis erfolgter Evaluierung werden Folgeprojekte in lohnenswerten Felder auch außerhalb der Wissensarbeiter-Community initiiert, also auch in Bereichen ungünstigerer Rahmenbedingungen der Wissensteilung, geringerer Wissensintensität und bei Medienbrüchen. Die Wissensarbeiter aus den vorangegangenen erfolgreichen Mikroprojekten dienen dabei als Promotoren und fördern die Etablierung eines organisationsweit benötigtem kollaborativen Klimas, während Alfresco den wachsenden Anforderungen auf technologischer Ebene nachkommt und entsprechend skaliert.

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