Ad-hoc-Lösungen und ihre Probleme

Gegenüber herkömmlichen Geschäftsprozessen sind wissensintensive Prozesse semi- bis unstrukturiert in ihrer Ausgestaltung und können dadurch nur schwer mit den bestehenden, eher workfloworientierten, Anwendungssystemen abgebildet werden. Gängige Herangehensweisen an die Prozessoptimierung, bspw. unter Zuhilfenahme von geschäftsprozessorientierten Modellierungstools und nachfolgender Software-seitiger Implementierung, gelangen schnell an ihre Grenzen oder weiten sich zu kostenintensiven und langwierigen Projekten aus.

Die aus den betrieblichen Notwendigkeiten abgeleitete Anforderung nach schnellen Lösungen für die intensive Kollaboration zwischen den Projektbeteiligten, lässt andererseits ohne passende informationstechnische Unterstützung bei den beteiligten Wissensarbeitern einen beträchtlichen Leidensdruck in Hinblick auf die adäquate Sammlung, Verbindung und Fortentwickelung von Wissen und Erfahrung zurück. Dieser Leidensdruck wird auf Grund der fehlenden passenden Vorgehensweisen, generellen Budgetrestriktionen und dem Bedarf an schneller Amortisation häufig durch Ad-hoc- Lösungen gemindert, die kurzfristigen Erfolg versprechen. Zu diesen Lösungen gehören bekannte webbasierte Dienste wie Dokumentenaustauschportale, Online-Messaging-Systeme, aber auch zunehmend moderne Social-Software-Applikationen wie Blogs und Wikis. Oftmals stehen diese Lösungen innerhalb weniger Minuten einsatzbereit zur Verfügung und sind durch SaaS-Konfigurationen ohne zusätzliche Hardware-Anforderungen nutzbar. Im Ergebnis entstehen für den Moment kostensparende und nutzbringende Alternativen, die konkrete praktische Probleme bei geringem Mitteleinsatz lösen, mittel- und langfristig aber zu Problemen führen. Denn mit steigender Zahl derartiger Anwendungen entstehen im Unternehmen voneinander entkoppelte Datensammlungen, sog. Datensilos, die nicht oder nur unter großen Anstrengungen miteinander verknüpft und damit einer erweiterten Nutzung zugeführt werden können. Hinzu kommt eine redundante Datenhaltung, die wiederum zu manueller Zusatzarbeit oder unter Umständen zu Medienbrüchen im Arbeitsprozess führt. Zusätzliche Gefahren durch eine konkrete Bindung an einen Anbieter - der oftmals noch nicht einmal im rechtlichen Einflussbereich der Nutzer sitzt - und damit einhergehende Sicherheitsrisiken für kritische Unternehmensdaten machen Ad-hoc-Lösungen schnell zu langfristigen Problemfällen. Aufgrund ihrer Ausgestaltung sind diese Systeme damit keine langfristig erfolgversprechende Lösung für den systematischen Auf- und Ausbau von Wissensmanagement und Kollaboration. Gerade im Hinblick auf Datensicherheit, adäquate Datenhaltung und zentrale, plattformübergreifende Sammlung von organisationalem Wissen können Ad-hoc-Lösungen nicht das leisten, was für einen langfristigen Erfolg auf organisationaler Ebene notwendig ist.

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