Mit on demand-Diensten den Rechnungsprozess optimieren

Evolution statt Big Bang

Um einen hohen Grad an Effizient zu erreichen, müssen verschiedener Prozesse über Abteilungs- und Kostenstellengrenzen hinweg in Financial Shared Service Zentren zusammengefasst werden. Doch die effektive Verarbeitung von Eingangsrechnungen steht in vielen Unternehmen noch am Anfang. Die Grundlage für eine effiziente Weiterverarbeitung von Rechnungen an einem zentralen Ort ist, dass alle Dokumente im selben digitalen Format vorliegen. Noch zu selten ist dies der Fall, wie eine aktuelle Umfrage von Itella (www.itella.de) ergab: In Europa werden nur 15 Prozent der Rechnungen im Posteingang zur späteren Bearbeitung digitalisiert. Hier klafft also eine große Lücke. Den kompletten Empfang von Rechnungen von heute auf morgen zu digitalisieren, ist jedoch schwer.

Praktisch bewährt hat sich ein evolutionäres Vorgehen. Dieses erlaubt dem Empfänger die Digitalisierung der gesamten Debitor-Korrespondenz, ohne dass die Rechnungssteller ihren Versand umstellen müssen. Dabei ist es auch egal, ob die Rechnungen auf Papier, via EDI oder als E-Mail eingehen. So werden Papierrechnungen beispielsweise von einem Dienstleister eingescannt, via Optical Character Recognition intelligent ausgelesen und in einem einheitlichen Datenformat an den Empfänger weitergeleitet. Die Kosten entstehen dabei nur in Höhe des Transaktionsvolumens. Zudem unterstützen Dienstleister den Kunden dabei, die Anzahl der von vornherein elektronisch eingehenden Rechnungen zu erhöhen, indem die Einstiegshürden gesenkt werden, sowie die Rechnungen in elektronische Freigabe-Workflows eingebunden werden.

Da das Unternehmen selber keine Soft- oder Hardware für diesen Prozess vorhalten muss, wandelt es auf einen Schlag alle fixen Prozesskosten in variable um. Gleichzeitig gibt es jedoch nur genau so viel Kontrolle über seine Prozesse an den Dienstleister ab, wie sie es in der gegenwärtigen Situation möchten. Noch einen weitere Vorteil hat der modulare Aufbau: Zusätzliche Services wie Workflows oder der Rechnungsausgang können jederzeit hinzugebucht werden.

Welche Leistungen in welchem Umfang und wann an einen Partner abgegeben werden sollen, lässt sich am besten in einer Roadmap festlegen, die das Unternehmen gemeinsam mit einem erfahrenen Partner entfernt. So wird die Zusammenarbeit so flexibel wie möglich gestaltet.

Fazit

Wenn ein Unternehmen über Effizienz nachdenkt, soll es sich fragen, ob es wirklich alle Prozesse in seine Überlegung miteinbezieht. Oft übersehen wird der Rechnungsprozess. Selbst ein so rudimentärer Prozess birgt Optimierungspotenzial. So lassen sich der gesamte Prozess oder Teile von ihm an on demand-Dienstleister auslagern. Die Angst, Kontrolle über einen so wichtigen Prozess zu verlieren, ist unberechtigt. Anders als beim traditionellen Outsourcing sind on demand-Dienste sind keine Entweder-oder-Entscheidung. Vielmehr gibt es Abstufungen, die es dem Unternehmen erlauben, auf die angrenzenden Unternehmensprozesse und die Prozesse seiner Zulieferer und Kunden einzugehen. Geht ein Unternehmen strategisch und zukunftsorientiert vor, stehen am Ende mehr Effizienz.

Von Raimund Schlotmann, Director Business Unit Purchase to Pay and Global Solution Marketing bei Itella Information www.itella.de

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