Anwendungsfall Rechnungseingangsbearbeitung

Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung müssen Sachbearbeiter die fakturierungsrelevanten Informationen aus den Rechnungen händisch in die EDV-Systeme (z. B. ERP-Systeme) übertragen. Der Buchhalter prüft die Rechnung formal auf Korrektheit und vergleicht die Inhalte, falls vorhanden, mit korrespondierenden Bestelldaten. Ein Großteil der Rechnungen muss zudem noch inhaltlich freigegeben werden, wobei sich die Freigabe über mehrere Stufen erstrecken kann. Je mehr Personen an dem Rechnungsbearbeitungsprozess beteiligt sind, desto länger werden die Transportwege und Liegezeiten der Rechnung. Aufgrund des hohen manuellen Aufwands, entgangenen Skonti und anfallenden Mahngebühren kann die Prozessabwicklung mit nicht zu vernachlässigenden Kosten verbunden sein.

Bei der automatischen Rechnungseingangsbearbeitung werden die Rechnungen zuerst digitalisiert und die Inhalte mit OCR-Werkzeugen in editierbaren Text umgewandelt. Das System extrahiert die fakturierungsrelevanten Daten mittels der Extraktionskomponente. Die so gewonnenen Informationen können zum Zweck der Qualitätssicherung mit korrespondierenden Daten aus Drittsystemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten in ERP-Systemen) verglichen werden. Im Falle von Abweichung und Fehlern wird der verantwortliche Anwender automatisch informiert. Zudem prüfen die Systeme die Rechnungen auf Vollständigkeit und Korrektheit. Im Rahmen der inhaltlichen Freigabe schickt das System Abbilder der Rechnung digital per Workflow an die zuständigen Mitarbeiter. Diese können die Rechnungen freigeben oder eine Freigabe ablehnen, wodurch ein Eskalationsprozess ausgelöst wird. Nach den Prüfschritten übergibt das System die fakturierungsrelevanten Daten in strukturierter Form an die Warenwirtschaftssysteme, hier kann die eigentliche Zahlung erfolgen.

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