Anwendungsfall Posteingangsbearbeitung

Die Zustellung der Firmenpost ist in vielen Unternehmen mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, welcher Kosten verursacht. Die Eingangspost muss sortiert und den verantwortlichen Mitarbeitern zugestellt werden. Briefe, welche den entsprechenden Empfänger (z. B. Muster AG z. H. Herr Müller) direkt adressieren, sind relativ einfach zuordenbar. Dagegen muss die Poststelle Korrespondenz, die nicht direkt an einen Empfänger adressiert ist, inhaltlich analysieren. Aufgrund des jeweiligen Geschäftsvorfalls kann dann der verantwortliche Mitarbeiter identifiziert werden. Teilweise kann es mehrere Tage dauern, bis die Korrespondenz den richtigen Ansprechpartner vorliegt. Da die Briefe in vielen Fällen Informationen enthalten, welche zur Bearbeitung von Geschäftsprozessen notwendig sind, können diese nicht weiterbearbeitet werden und geraten ins Stocken.

Bei der automatischen Posteingangsbearbeitung wird die Korrespondenz zuerst digitalisiert und mittels Texterkennungstechnologien (OCR) in editierbaren Text umgewandelt. Dieser ist wiederum die Grundlage für die automatische Weiterverarbeitung. Anschließend sucht das System nach einem direkten Empfänger. Ist dieser nicht auf dem Brief hinterlegt, wird durch ein Klassifikationswerkzeug eine inhaltliche Zuordnung (bspw. Lieferschein, Vertrag) des Briefes vorgenommen. Den inhaltlichen Klassen sind wiederum die verantwortlichen Sacharbeiter oder Abteilungen als Empfänger zugeordnet. Das System leitet die erzeugten elektronischen Abbilder sowie ergänzende Informationen per Workflow an die Empfänger weiter. Die Dokumente werden zudem revisionssicher im Archiv abgelegt.

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