IRM: Rechteeinstellungen

Die Informations- und Dokumentenrechte werden auf einem zentralen Server gespeichert. Diese Rechte basieren auf den Rollenprofilen der Mitarbeiter bzw. den bestehenden Geschäftsprozessen. Je nach IMR-System kann man die Rechte unterschiedlich differenziert einstellen.

Ein Beispiel für die Abstufungen bei der Vergabe von Rechten zur Nutzung von Inhalten könnte die Einteilung in: Lesen, Ändern oder den uneingeschränkten Vollzugriff sein.

Lesezugriff

Der Lesezugriff erlaubt ein Dokument zu lesen, aber nicht das Bearbeiten, Drucken oder Kopieren der Datei bzw. Auszügen davon. Das Kopieren einer Textzeile von einem Microsoft Word Dokument in ein Anderes wird hierbei unterbunden.

Änderungsrecht

Wenn an einem Dokument das Recht zum Ändern besteht, kann dieses gelesen, bearbeitet und gespeichert werden. Allerdings ist das Drucken und Weiterleiten in diesem Fall auch untersagt.

Vollzugriff

Der Vollzuggriff ermöglicht Autoren den vollständigen Zugriff und maximale Berechtigungen. Die Berechtigungen können jederzeit geändert werden, auch wenn das Dokument außerhalb des Unternehmensnetzwerks liegt. Rollen können anhand der Prozesse verwaltet werden oder entsprechend der Struktureinheiten im Organigramm, wie z.B. Vertrieb oder Einkauf, abgebildet werden. Anhand von Klassifikationen, wie z.B. „Vorstandskommunikation“ oder „Streng geheim“, sind weitere Einstellungen möglich. Die Rechtevergabe kann bei einigen Systemen auch deligiert werden, so dass Aufgaben der Rechtevergabe über die Hierachieebenen besser verteilt werden.

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