Information Rights Management: Funktionsweise

Durch die Integration von IRM-Funktionen in Workflows und vertraute Anwendungen, wie Office oder Dokumentenmangement Systeme (DMS),  ist das Erstellen und Öffnen von geschützten Informationen relativ einfach und unterscheidet sich nur marginal von der herkömmlichen Arbeit.

1. Der Autor erstellt Informationen bzw. Dokumente in seinen bisherigen Anwendungen.
2. Der Autor verschlüsselt die Datei mit dem IRM-Programm. Dies geschieht meist im AES bzw. RSA-Standard, so dass, unabhängig von Speicherort und Anzahl der Kopien, ein Schlüssel zum Entschlüsseln benötigt wird. Hierbei weißt er dem Dokument beispielsweise einen Sicherheitskontext ("Streng geheim") und/oder eine Benutzergruppe zu.
   
3. Die Nutzerrechte für die Informationen werden auf dem IRM-Server gespeichert.
4. Die verschlüsselte Datei wird nun an andere Nutzer verbreitet (beispielsweise per E-Mail).
5. Die Empfänger der Datei öffnen das Dokument, wobei automatisch die IRM-Software gestartet wird. Diese entschlüsselt das Dokument und stellt es dem Benutzer mit den Rechten, die ihm zugewiesen wurden, zur Verfügung.
   
6. Der Autor kann jederzeit einsehen, wer bestimmte Aktionen wie "Öffnen’" oder "Drucken’ ausgeführt hat.
7. Jederzeit können Rechte entzogen werden, so dass auch Benutzer, die zwar physisch über die verschlüsselte Datei verfügen, diese nicht mehr öffnen können.
   

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