Funktionen des IRM

Information Rights Management – Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen und Eigenschaften zum Schutz vertraulicher Informationen. Durch die Trennung der Speicherung von den Informationsnutzrechte und den Informationen selbst, ist es beispielsweise möglich unauthorisierten Personen die Nutzung gezielt zu verweigern. Die Rechtevergabe ist in verschiedenen Abstufungen möglich.

Gegenwärtige und verweigerte Zugriffe auf Informationen können zentral überprüft und gespeichert werden, und bei Bedarf können Berichte erstellt werden.  Diese Berichte zeichnen den vollständigen Weg von Online- und Offline-Zugriffen auf die Dokumente auf, so dass die Nutzung lückenlos überwacht wird.

Vorteile von IRM-Systeme

Wenn Mitarbeiter beispielsweise aus dem Unternehmen ausscheiden, können Rechte zentralisiert, verändert oder aufgehoben werden, auch wenn diese die Daten auf externen Datenträgern gespeichert haben. Dokumentenmanagement System (DMS)-Funktionen, wie das Records-Management (systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und –ergebnissen) und Versionsverwaltung, können so auf Bereiche außerhalb von Repositories ausgedehnt werden. Beispielsweise kann durch Information Rights Management sichergestellt werden, dass Mitarbeiter immer mit aktuellen Versionen arbeiten. Dabei hat man bei manchen IRM-Produkten die Möglichkeit einzustellen, dass Mitarbeiter, die ein lokal gespeichertes Dokument nutzen, automatisch zur aktuellen Version weitergeleitet werden. Dies verhindert das Arbeiten mit alten Ständen. Die Versionierung sichert alle erstellten Kopien und verfolgt die weitere Verwendung dieser auch außerhalb des eigenen Unternehmensnetzwerks.

Einige Systeme unterstützen auch das Offline-Arbeiten, indem die Rechtedaten vom Server auf den Mitarbeiterrechnern lokal synchronisiert werden. Durch die Synchronisation von IRM-Diensten mit LDAP-Directories, wie Microsofts Active Directory, kann der administrative Aufwand gesenkt werden. Manche IRM-Systeme bieten innerhalb bestimmter Workflows eine automatisierte Entschlüsselung der Dokumente an. Dies ist nützlich, wenn für die Enterprise Search ein Such-Index vorhandener Dokumente aufgebaut werden soll oder in andere Dateiformate konvertiert werden soll. Das automatisiere Verschlüsseln von Informationen ist insbesondere bei Daten wichtig, die z.B. in Repositories von Collaborations-Software oder Content Management Systemen (CMS) ausgelesen oder geschrieben werden.

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