Orte der Informationslagerung

Die Informationsmenge in Unternehmen steigt täglich an. Viele Terabyte (TB) an Daten sind auf verschiedenen Informationsinseln gespeichert und können so nicht oder nicht ausreichend schnell aufgefunden werden. Meist fehlen auch einheitliche Ablagestrukturen oder Ablagesysteme.

Wissen kann in Form von Dokumenten im DMS (Dokumentenmanagementsystem) des Unternehmens lagern. Es kann sich stattdessen oder zusätzlich dazu auch auf einfachen Filesystemen in verschachtelten Ordnerstrukturen befinden. Auch Intranet und Enterprise Portale stecken voll potenziell relevanter Informationen. Häufig werden Unterlagen auch direkt per E-Mail-Anhang, statt als Link, verschickt. Somit steckt auch in E-Mail-Postfächern enormes Potenzial, welches durch eine Enterprise Search erschlossen werden kann.

Bei Unternehmen mit mehreren Standorten kommt es häufiger vor, dass mehrere Systeme der gleichen Art redundant betrieben werden. Somit ist es von großer Bedeutung, eine standortübergreifende Suche zu ermöglichen. Oft werden Informationen auch nicht gefunden, obwohl einem bekannt ist, in welchem System gesucht werden muss. Dies wird dadurch verstärkt, dass viele Dateiformate nicht von allen Mitarbeitern geöffnet werden können, da sie nicht über die entsprechenden Rechte oder Programme verfügen. Dadurch werden Mitarbeiter stark in ihrer Arbeitsfähigkeit eingeschränkt.

Vorteile der Enterprise Search

Die unternehmensweite Suche verbindet alle bestehenden Systeme und füllt die Lücken bei der Suche im Unternehmen. Sie bietet einen zentralen Einstieg und eine Integration der vorhandenen Lösungen. Arbeitsprozesse werden vereinheitlicht und auch Informationen werden verfügbar, die früher nur einem kleinen Nutzerkreis zugänglich waren.

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